會(huì)議紀(jì)要編寫及信息傳遞通用工具模板一、模板概述本工具旨在規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的編寫流程，保證會(huì)議信息傳遞準(zhǔn)確、高效，助力會(huì)議成果落地。通過結(jié)構(gòu)化記錄會(huì)議核心內(nèi)容，明確責(zé)任分工與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，減少信息傳遞偏差，為后續(xù)工作推進(jìn)、問題追溯及復(fù)盤總結(jié)提供可靠依據(jù)。適用于各類企業(yè)內(nèi)部會(huì)議、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、客戶溝通會(huì)等場景。二、適用范圍常規(guī)工作會(huì)議：如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、季度規(guī)劃會(huì)等，用于同步工作進(jìn)展、部署任務(wù)、解決問題。專項(xiàng)項(xiàng)目會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、需求評(píng)審會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)研討會(huì)、階段驗(yàn)收會(huì)等，用于明確項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、計(jì)劃及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施?？绮块T協(xié)調(diào)會(huì)議：如資源協(xié)調(diào)會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)、協(xié)作問題對(duì)接會(huì)等，用于打破部門壁壘，明確協(xié)作分工與接口人。對(duì)外溝通會(huì)議：如客戶需求溝通會(huì)、供應(yīng)商洽談會(huì)、合作伙伴對(duì)接會(huì)等，用于記錄雙方共識(shí)、需求承諾及后續(xù)跟進(jìn)事項(xiàng)。三、編寫及傳遞流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確框架，夯實(shí)基礎(chǔ)確認(rèn)會(huì)議核心要素提前獲取會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）及議程。若議程未明確，需與主持人溝通確認(rèn)核心討論議題及預(yù)期成果（如“決策事項(xiàng)”“明確任務(wù)分工”）。準(zhǔn)備會(huì)議資料與記錄工具收集與會(huì)議議題相關(guān)的背景資料（如項(xiàng)目計(jì)劃、數(shù)據(jù)報(bào)表、問題清單），供記錄人參考。準(zhǔn)備記錄工具：優(yōu)先使用電子文檔（如Word、在線協(xié)作文檔），方便實(shí)時(shí)編輯與后續(xù)修改；若手寫，需提前準(zhǔn)備規(guī)范模板草稿，保證信息記錄完整。提前溝通關(guān)鍵信息與主持人確認(rèn)會(huì)議重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)（如需重點(diǎn)討論的爭議問題、需決策的事項(xiàng)），避免記錄時(shí)遺漏核心內(nèi)容。若有外部參會(huì)人員，提前知曉其背景及關(guān)注點(diǎn)，便于針對(duì)性記錄相關(guān)發(fā)言。（二）會(huì)中記錄：抓準(zhǔn)重點(diǎn)，客觀詳實(shí)記錄基本信息會(huì)議開始后，第一時(shí)間記錄會(huì)議名稱、時(shí)間（精確到分鐘，如“2024年X月X日14:00-16:30”）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及會(huì)議號(hào)，如“騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)X”）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含主參會(huì)人、列席人員）、缺席人員及原因（如“*（部門）因出差缺席”）。按議程順序記錄核心內(nèi)容議題討論過程：采用“議題+核心觀點(diǎn)+爭議點(diǎn)+結(jié)論”結(jié)構(gòu)記錄，避免逐字逐句復(fù)述發(fā)言。示例：“議題：項(xiàng)目進(jìn)度延遲原因分析核心觀點(diǎn)：（負(fù)責(zé)人）認(rèn)為主要原因?yàn)楣?yīng)商物料交付延遲（占比60%），（技術(shù)負(fù)責(zé)人）補(bǔ)充部分模塊開發(fā)周期超預(yù)期（占比30%）；爭議點(diǎn)：（市場部）認(rèn)為需求變更頻繁是次要因素，（技術(shù)部）認(rèn)為需求變更導(dǎo)致返工是主因；結(jié)論：需優(yōu)先協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決物料問題，同時(shí)啟動(dòng)需求變更管控流程?！睕Q議事項(xiàng)：明確記錄“決策結(jié)果+依據(jù)+適用范圍”，避免模糊表述（如“同意”“盡快處理”）。示例：“決議：同意項(xiàng)目預(yù)算增加5萬元，主要用于采購備用服務(wù)器（依據(jù)：現(xiàn)有服務(wù)器負(fù)載率超閾值，影響測試進(jìn)度；適用范圍：項(xiàng)目組模塊開發(fā)）?！蓖怀鲂袆?dòng)項(xiàng)（ActionItem）行動(dòng)項(xiàng)是會(huì)議紀(jì)要的核心，需單獨(dú)記錄并明確“任務(wù)描述+負(fù)責(zé)人+完成時(shí)間+所需支持/資源”，保證可落地、可追蹤。示例：“行動(dòng)項(xiàng)1：（供應(yīng)商接口人）于X月X日前提交物料交付延遲原因說明及新交付計(jì)劃，支持人：（采購經(jīng)理）；行動(dòng)項(xiàng)2：（產(chǎn)品經(jīng)理）于X月X日前輸出《需求變更申請規(guī)范》，提交（技術(shù)總監(jiān)）審批?！睂?shí)時(shí)標(biāo)注存疑信息對(duì)不確定的發(fā)言（如數(shù)據(jù)未核實(shí)、責(zé)任部門未明確），及時(shí)標(biāo)注“需確認(rèn)”，會(huì)后第一時(shí)間與相關(guān)人員核實(shí)，保證信息準(zhǔn)確。（三）會(huì)后整理：核對(duì)信息，規(guī)范輸出整理初稿，補(bǔ)全細(xì)節(jié)會(huì)議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)完成初稿整理，補(bǔ)充會(huì)中記錄的簡略信息（如未記錄完整的數(shù)據(jù)、發(fā)言要點(diǎn)），保證邏輯連貫、內(nèi)容完整。檢查行動(dòng)項(xiàng)是否包含“任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)間”三要素，避免遺漏。多方核對(duì)，保證準(zhǔn)確將初稿提交主持人審核，重點(diǎn)核對(duì)決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)是否與會(huì)議結(jié)果一致；涉及行動(dòng)項(xiàng)的負(fù)責(zé)人，需單獨(dú)確認(rèn)任務(wù)描述、完成時(shí)間是否清晰可執(zhí)行，避免理解偏差。定稿輸出，規(guī)范格式核對(duì)無誤后，按“會(huì)議基本信息-會(huì)議議程及討論內(nèi)容-會(huì)議決議事項(xiàng)-后續(xù)行動(dòng)項(xiàng)-附件”結(jié)構(gòu)排版，字體統(tǒng)一（如標(biāo)題黑體、宋體）、字號(hào)規(guī)范（如標(biāo)題三號(hào)、四號(hào)），段落清晰。（四）傳遞與歸檔：及時(shí)同步，留存依據(jù)明確傳遞范圍根據(jù)會(huì)議性質(zhì)確定分發(fā)對(duì)象：參會(huì)人員必發(fā)，涉及決議或行動(dòng)項(xiàng)的相關(guān)部門/人員必發(fā)，需知悉會(huì)議結(jié)果的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)作單位按需發(fā)送。傳遞時(shí)注明“請查收會(huì)議紀(jì)要，請相關(guān)人員按行動(dòng)項(xiàng)要求推進(jìn)工作，如有疑問請于X月X日前反饋”。規(guī)范歸檔管理電子版紀(jì)要：按“年份-月份-會(huì)議名稱”命名（如“2024-05-項(xiàng)目進(jìn)度推進(jìn)會(huì)紀(jì)要”），存儲(chǔ)至企業(yè)共享文件夾或指定文檔管理系統(tǒng)，保留期限不少于1年（重要項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要建議長期保留）。紙質(zhì)版紀(jì)要：需打印并由主持人、記錄人簽字確認(rèn)后，交行政部門或項(xiàng)目組歸檔，作為工作追溯依據(jù)。四、會(huì)議紀(jì)要模板示例會(huì)議基本信息項(xiàng)目內(nèi)容會(huì)議名稱項(xiàng)目Q2進(jìn)度推進(jìn)會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年5月20日14:00-16:30會(huì)議地點(diǎn)公司3樓第一會(huì)議室（騰訊會(huì)議號(hào)：X–）主持人*（項(xiàng)目總監(jiān)）記錄人*（項(xiàng)目助理）參會(huì)人員（產(chǎn)品經(jīng)理）、（技術(shù)負(fù)責(zé)人）、（測試負(fù)責(zé)人）、（市場部代表）缺席人員及原因*（運(yùn)營部）因客戶拜訪缺席，已提前提交書面意見會(huì)議主題同步項(xiàng)目Q2進(jìn)度，解決當(dāng)前阻礙問題，明確后續(xù)重點(diǎn)工作計(jì)劃會(huì)議議程及討論內(nèi)容序號(hào)議題討論要點(diǎn)爭議點(diǎn)/結(jié)論1Q2進(jìn)度回顧（技術(shù)負(fù)責(zé)人）：開發(fā)完成80%，測試模塊完成50%，較計(jì)劃延遲5天；（測試負(fù)責(zé)人）：發(fā)覺3個(gè)關(guān)鍵Bug，需開發(fā)優(yōu)先修復(fù)。結(jié)論：延遲主因是第三方接口聯(lián)調(diào)耗時(shí)超預(yù)期，需協(xié)調(diào)接口方加急。2關(guān)鍵Bug解決方案討論（技術(shù)負(fù)責(zé)人）：建議調(diào)整接口調(diào)用邏輯，預(yù)計(jì)3天完成修復(fù)；（產(chǎn)品經(jīng)理）：需評(píng)估對(duì)用戶體驗(yàn)的影響，同步更新測試用例。結(jié)論：按技術(shù)方案修復(fù)，*（產(chǎn)品經(jīng)理）同步更新用戶指引文檔，2個(gè)工作日內(nèi)完成。會(huì)議決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容依據(jù)適用范圍1同步調(diào)整Q2項(xiàng)目計(jì)劃：開發(fā)模塊延期至5月28日完成，測試模塊延期至6月5日完成。接口聯(lián)調(diào)耗時(shí)超預(yù)期、Bug修復(fù)周期項(xiàng)目全組2增加2名測試人員支持回歸測試，所需資源由*（技術(shù)負(fù)責(zé)人）協(xié)調(diào)，5月22日前到位。當(dāng)前測試人力不足，影響進(jìn)度測試組后續(xù)行動(dòng)項(xiàng)序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)間所需支持/資源完成狀態(tài)（選填）1修復(fù)3個(gè)關(guān)鍵Bug并提交測試*（開發(fā)組長）5月23日測試環(huán)境權(quán)限、接口方配合-2更新用戶指引文檔*（產(chǎn)品經(jīng)理）5月24日產(chǎn)品原型、接口變更說明-3協(xié)調(diào)2名測試人員到崗*（技術(shù)負(fù)責(zé)人）5月22日人力部審批、入職流程跟進(jìn)-附件《項(xiàng)目Q2進(jìn)度對(duì)比表》《關(guān)鍵Bug問題描述及修復(fù)方案》分發(fā)與簽字分發(fā)范圍抄送對(duì)象（可選）項(xiàng)目組全體成員、（項(xiàng)目總監(jiān)）、（運(yùn)營部負(fù)責(zé)人）（分管副總）、（人力部）記錄人簽字：__________________審核人（主持人）簽字：__________________日期：2024年5月20日日期：2024年5月20日五、使用要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性：客觀中立，避免主觀臆斷記錄時(shí)需保持中立，不添加個(gè)人觀點(diǎn)或情緒化表述（如“（負(fù)責(zé)人）固執(zhí)己見”應(yīng)改為“（負(fù)責(zé)人）提出不同看法”）；數(shù)據(jù)、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息需經(jīng)多方核對(duì)，保證與會(huì)議實(shí)際結(jié)果一致，避免“聽說”“可能”等模糊表述。（二）行動(dòng)項(xiàng)可執(zhí)行性：明確責(zé)任，閉環(huán)管理行動(dòng)項(xiàng)需遵循“SMART原則”：具體（Specific）、可衡量（Measurable）、可實(shí)現(xiàn)（Achievable）、相關(guān)性（Relevant）、時(shí)限性（Time-bound）；避免使用“盡快”“適時(shí)”等模糊時(shí)間詞，明確“X月X日前”“X個(gè)工作日內(nèi)”等具體節(jié)點(diǎn)；負(fù)責(zé)人需為具體崗位或人員（如“技術(shù)部”改為“*（技術(shù)負(fù)責(zé)人）”），避免責(zé)任不清。（三）傳遞及時(shí)性：高效同步，推動(dòng)落地會(huì)議紀(jì)需在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿并提交審核，48小時(shí)內(nèi)完成定稿傳遞（緊急會(huì)議需縮短至12小時(shí)內(nèi)），保證相關(guān)人員及時(shí)獲取信息；涉及跨部門行動(dòng)項(xiàng)時(shí)，需抄送部門負(fù)責(zé)人，便于協(xié)調(diào)資源與督促跟進(jìn)。（四）保密與合規(guī)：敏感信息分級(jí)管理涉及公司機(jī)密、客戶隱私、未公開決策的會(huì)議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部資料