銷售合同審查及簽訂流程表工具指南一、適用場景與價(jià)值在商業(yè)活動中，銷售合同是明確交易雙方權(quán)利義務(wù)、保障企業(yè)合法權(quán)益的核心法律文件。但許多企業(yè)因合同管理流程不規(guī)范，常出現(xiàn)條款遺漏、風(fēng)險(xiǎn)未識別、審批滯后等問題，導(dǎo)致合同履行爭議或企業(yè)利益受損。本流程表工具適用于各類企業(yè)的銷售部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員，尤其適合中小型企業(yè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化合同管理體系的場景。通過規(guī)范化的審查與簽訂流程，可系統(tǒng)化識別合同風(fēng)險(xiǎn)、明確各環(huán)節(jié)責(zé)任、提升審批效率，最終實(shí)現(xiàn)“風(fēng)險(xiǎn)可控、流程清晰、責(zé)任到人”的合同管理目標(biāo)，為企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的穩(wěn)健開展提供堅(jiān)實(shí)保障。二、全流程操作步驟詳解（一）第一步：需求對接與合同草擬操作目標(biāo)與責(zé)任主體目標(biāo)：根據(jù)客戶需求及公司業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，形成內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確的合同初稿。責(zé)任主體：銷售專員（對接客戶需求）、法務(wù)專員（提供模板支持，若企業(yè)無法務(wù)則由銷售負(fù)責(zé)人*兼任）。具體操作動作說明（1）需求收集：銷售專員*與客戶充分溝通，明確合同核心要素，包括但不限于：合同標(biāo)的（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容）、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總金額、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時間與地點(diǎn)、付款方式、運(yùn)輸方式、包裝要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式、知識產(chǎn)權(quán)條款、保密條款等。對于特殊需求（如定制化產(chǎn)品、長周期履行），需客戶提供書面需求確認(rèn)函。（2）草擬準(zhǔn)備：銷售專員*從公司標(biāo)準(zhǔn)合同庫中選取對應(yīng)類型的銷售合同模板（如《產(chǎn)品銷售合同》《服務(wù)合同》《框架協(xié)議+訂單》等），若無模板則參考行業(yè)通用模板，并保證模板包含《民法典》及行業(yè)法規(guī)規(guī)定的必備條款。（3）內(nèi)容填充：將客戶需求信息填入模板，重點(diǎn)核對以下易錯點(diǎn)：主體信息：客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等需與營業(yè)執(zhí)照一致，避免使用簡稱；標(biāo)的物描述：避免模糊表述（如“一批貨物”），應(yīng)明確具體型號、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)（可附技術(shù)附件）；金額條款：大小寫金額必須一致，明確是否含稅、稅率及發(fā)票類型；時間節(jié)點(diǎn)：交付日期、付款期限等需明確具體日期或觸發(fā)條件（如“驗(yàn)收合格后15個工作日內(nèi)”）。輸出成果與質(zhì)量要求輸出成果：《銷售合同（初稿）》（需包含合同、附件清單如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單等）。質(zhì)量要求：內(nèi)容完整無遺漏、表述無歧義、核心條款明確、符合公司業(yè)務(wù)政策（如價(jià)格底線、付款政策等）。（二）第二步：部門內(nèi)部初審審核重點(diǎn)與責(zé)任主體審核重點(diǎn)：合同商務(wù)條款的合理性、業(yè)務(wù)可行性、與公司政策的匹配性。責(zé)任主體：銷售部門負(fù)責(zé)人（初審主責(zé)）、產(chǎn)品/技術(shù)支持專員（協(xié)助審核標(biāo)的物技術(shù)可行性）。具體操作動作說明（1）初審啟動：銷售專員將《銷售合同（初稿）》及附件提交至銷售部門負(fù)責(zé)人，同時提供客戶需求確認(rèn)函、報(bào)價(jià)單等背景材料。（2）逐項(xiàng)審核：銷售部門負(fù)責(zé)人*重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：商務(wù)條款：價(jià)格是否符合公司定價(jià)策略，付款方式是否在可接受范圍內(nèi)（如預(yù)付款比例、賬期長度），交付時間是否與生產(chǎn)/庫存計(jì)劃匹配；業(yè)務(wù)可行性：客戶信用狀況（可通過歷史合作記錄、征信報(bào)告查詢），是否存在履約障礙（如客戶資金緊張、交付條件不成熟）；文檔完整性：合同與附件是否一致，附件是否齊全（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)需作為附件明確）。（3）技術(shù)支持：若合同涉及復(fù)雜技術(shù)參數(shù)，銷售部門負(fù)責(zé)人需同步提請產(chǎn)品/技術(shù)支持專員審核，保證標(biāo)的物技術(shù)描述準(zhǔn)確、可交付，技術(shù)附件與合同無沖突。問題反饋與修改機(jī)制（1）若初審?fù)ㄟ^，銷售部門負(fù)責(zé)人*在《合同審查表》（詳見工具表格部分）中簽署“同意初審”意見，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門（或企業(yè)指定合規(guī)負(fù)責(zé)人）。（2）若存在問題，銷售部門負(fù)責(zé)人需在《合同審查表》中明確標(biāo)注修改意見（如“預(yù)付款比例過低，調(diào)整為30%”“技術(shù)參數(shù)需補(bǔ)充指標(biāo)”），并反饋至銷售專員進(jìn)行修改。修改完成后重新提交初審，直至通過。（三）第三步：法務(wù)合規(guī)審查審查維度與責(zé)任主體審查維度：合同合法性、合規(guī)性、法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、條款嚴(yán)謹(jǐn)性。責(zé)任主體：法務(wù)專員（若無法務(wù)部門，可由外聘律師或企業(yè)負(fù)責(zé)人承擔(dān)審查職責(zé)）。具體操作動作說明（1）審查啟動：銷售專員將通過初審的合同及《合同審查表》提交至法務(wù)專員，并附上部門初審意見及背景材料。（2）合規(guī)性審查：法務(wù)專員*重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：主體資格：客戶是否為依法設(shè)立并有效存續(xù)的企業(yè)，需核查其營業(yè)執(zhí)照（復(fù)印件）、法定代表人身份證明，必要時要求提供授權(quán)委托書（若簽約人非法定代表人）；合同效力：合同內(nèi)容是否違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，是否存在“以合法形式掩蓋非法目的”等無效情形；核心條款：質(zhì)量條款：明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定標(biāo)準(zhǔn)）、驗(yàn)收方法（如“現(xiàn)場驗(yàn)收”“第三方檢測”）、質(zhì)量異議期；付款條款：明確付款時間、賬戶信息（避免個人賬戶）、逾期付款違約責(zé)任（如“按LPR4倍計(jì)算逾期利息”）；交付條款：明確交付地點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移時點(diǎn)（如“交付后風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至買方”）、運(yùn)輸費(fèi)用承擔(dān)方；違約責(zé)任：雙方違約責(zé)任對等，避免“單方加重我方責(zé)任”條款（如“我方逾期交付需支付違約金，客戶逾期付款無違約金”）；爭議解決：明確爭議解決方式（訴訟或仲裁），若選擇訴訟需明確管轄法院（建議選擇我方所在地法院），若選擇仲裁需明確仲裁機(jī)構(gòu)全稱。（3）風(fēng)險(xiǎn)排查：法務(wù)專員*需識別潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，如：知識產(chǎn)權(quán)條款：若涉及定制化產(chǎn)品，需明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如“技術(shù)成果歸我方所有”）；保密條款：明保證密范圍、保密期限（如“合同終止后2年內(nèi)”）、違約責(zé)任；不可抗力：明確不可抗力的定義、通知義務(wù)、免責(zé)范圍。審查意見反饋與閉環(huán)（1）若審查通過，法務(wù)專員*在《合同審查表》中簽署“同意簽署”意見，流轉(zhuǎn)至審批層級。（2）若存在法律風(fēng)險(xiǎn)或條款問題，法務(wù)專員需出具《法律審查意見書》，詳細(xì)列明問題條款、法律依據(jù)及修改建議（如“第5.3條‘驗(yàn)收合格后付款’表述模糊，建議修改為‘驗(yàn)收合格后15個工作日內(nèi)支付合同總額的90%’”），并反饋至銷售專員。銷售專員*需與客戶溝通修改條款，協(xié)商一致后調(diào)整合同，重新提交法務(wù)審查，直至通過。（四）第四步：客戶溝通與確認(rèn)溝通策略與責(zé)任主體溝通策略：以“專業(yè)、誠懇”態(tài)度向客戶解釋合同條款修改原因，爭取客戶理解與配合。責(zé)任主體：銷售專員（主責(zé)溝通）、銷售部門負(fù)責(zé)人（協(xié)助溝通復(fù)雜條款）。具體操作動作說明（1）溝通準(zhǔn)備：銷售專員*整理法務(wù)審查后的合同修改清單，明確哪些條款是“必須修改”（如法律風(fēng)險(xiǎn)條款）、哪些是“可協(xié)商條款”（如付款周期），并準(zhǔn)備溝通話術(shù)（如“為保障雙方權(quán)益，建議明確違約責(zé)任條款”）。（2）客戶溝通：對于非原則性條款（如付款周期、交付時間），可通過電話、郵件或面談方式與客戶協(xié)商，爭取達(dá)成一致；對于原則性條款（如管轄法院、違約責(zé)任對等），需向客戶解釋法律風(fēng)險(xiǎn)（如“若約定對方所在地法院，我方維權(quán)成本較高”），引導(dǎo)客戶接受修改；若客戶拒絕修改關(guān)鍵條款，銷售專員需及時上報(bào)銷售部門負(fù)責(zé)人及法務(wù)專員*，評估是否可接受風(fēng)險(xiǎn)，或考慮終止合作。（3）確認(rèn)書簽署：客戶對合同條款無異議后，銷售專員*需向客戶發(fā)送《合同確認(rèn)函》（可通過郵件、蓋章掃描件等方式），要求客戶在3個工作日內(nèi)書面確認(rèn)（蓋章或簽字掃描件）。確認(rèn)函需注明：“客戶已確認(rèn)本合同全部條款，無任何異議，同意按此條款簽訂正式合同。”（五）第五步：內(nèi)部審批流程審批層級設(shè)置原則審批層級根據(jù)合同金額、客戶重要性及風(fēng)險(xiǎn)等級設(shè)置，一般分為：金額≤10萬元：銷售部門負(fù)責(zé)人*審批；10萬元＜金額≤50萬元：銷售部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)專員+分管副總*審批；金額＞50萬元：銷售部門負(fù)責(zé)人+法務(wù)專員+分管副總+總經(jīng)理審批。具體操作動作說明（1）審批啟動：銷售專員將客戶確認(rèn)后的合同、《合同審查表》《法律審查意見書》（若有）及《客戶確認(rèn)函》提交至第一審批層級（銷售部門負(fù)責(zé)人）。（2）逐級審批：各審批人需在2個工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)審核：合同金額是否符合審批權(quán)限；核心條款是否與客戶確認(rèn)內(nèi)容一致；風(fēng)險(xiǎn)是否可控（如大額合同需評估客戶支付能力）。審批通過后，審批人在《合同審批流程表》（詳見工具表格部分）中簽署“同意簽署”意見，流轉(zhuǎn)至下一層級；若審批不通過，需注明原因并退回至銷售專員*。（3）緊急處理機(jī)制：若因業(yè)務(wù)需要緊急簽署合同，可啟動“加急審批流程”，由審批人直接在合同上簽署“加急同意”意見并注明原因，事后補(bǔ)簽書面審批手續(xù)。（六）第六步：合同簽署與歸檔簽署方式與規(guī)范簽署方式：根據(jù)合同重要性及客戶要求，可選擇紙質(zhì)簽署或電子簽署（需符合《電子簽名法》規(guī)定，使用可靠的電子簽名）。責(zé)任主體：銷售專員（負(fù)責(zé)簽署對接）、行政專員（負(fù)責(zé)合同蓋章歸檔）。具體操作動作說明（1）簽署準(zhǔn)備：紙質(zhì)合同：審批通過后，銷售專員向行政專員提交《合同審批流程表》，申請加蓋公司公章或合同專用章（嚴(yán)禁蓋部門章或個人章）；電子合同：銷售專員*通過公司指定的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）發(fā)起簽約，將合同發(fā)送至客戶指定簽約人，并提醒客戶及時簽署。（2）簽署執(zhí)行：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章后，原件至少一式兩份（我方留存一份，客戶留存一份）；若涉及多個客戶，需按客戶數(shù)量增加份數(shù)；電子合同：雙方完成電子簽名后，系統(tǒng)自動帶電子簽名的合同PDF，銷售專員*需并核對簽名有效性，保證與客戶信息一致。（3）合同交付：簽署完成后，銷售專員*在3個工作日內(nèi)將合同原件（或電子合同PDF）交付至客戶，并要求客戶簽收《合同交付確認(rèn)書》（若為紙質(zhì)合同，可由客戶在《合同登記表》上簽收）。歸檔流程與電子化備份（1）歸檔責(zé)任：行政專員為合同歸檔主責(zé)部門，銷售專員配合提供合同背景材料。（2）歸檔要求：紙質(zhì)合同：按“合同編號”順序歸檔，檔案袋內(nèi)包含：合同原件、附件、《合同審查表》《法律審查意見書》《客戶確認(rèn)函》《合同交付確認(rèn)書》等材料；電子合同：將合同PDF及歸檔材料至公司OA系統(tǒng)或指定云盤，建立電子檔案庫，按“客戶名稱+合同編號”分類存儲；歸檔時限：合同簽署完成后5個工作日內(nèi)完成歸檔。（3）檔案管理：紙質(zhì)檔案保存期限：一般合同保存10年，重要合同（如金額＞50萬元、涉及核心知識產(chǎn)權(quán)）保存20年以上；電子檔案需定期備份（每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失；建立合同臺賬，記錄合同編號、客戶名稱、簽訂日期、金額、履行狀態(tài)、歸檔日期等信息，便于查詢。三、核心工具表格模板（一）《合同基本信息與審查表》合同編號合同名稱甲方（客戶）名稱統(tǒng)一社會信用代碼乙方（我方）名稱統(tǒng)一社會信用代碼合同標(biāo)的合同金額（大寫）￥簽訂地點(diǎn)履行期限銷售負(fù)責(zé)人*聯(lián)系方式法務(wù)審查人*聯(lián)系方式部門審核人*聯(lián)系方式審查要點(diǎn)審查內(nèi)容主體資格甲方是否為合法存續(xù)企業(yè)，營業(yè)執(zhí)照是否有效標(biāo)的物描述是否明確型號、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)，與附件是否一致價(jià)格條款大小寫金額是否一致，是否含稅，發(fā)票類型是否明確付款條款付款時間、方式、賬戶是否明確，違約責(zé)任是否合理交付條款交付時間、地點(diǎn)、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移時點(diǎn)是否明確違約責(zé)任雙方違約責(zé)任是否對等，是否明確違約金計(jì)算方式爭議解決是否明確訴訟/仲裁管轄機(jī)構(gòu)，表述是否準(zhǔn)確審查結(jié)論□同意簽署□修改后重審□不同意簽署（理由：_________）銷售部門負(fù)責(zé)人*意見簽字：_________日期：_________法務(wù)專員*意見簽字：_________日期：_________審批層級意見□分管副總：簽字：_________日期：_________□總經(jīng)理：簽字：_________日期：_________（二）《客戶溝通確認(rèn)記錄表》合同編號客戶名稱溝通日期溝通人*職位聯(lián)系方式溝通方式□電話□郵件□面談□其他：_________溝通內(nèi)容1.客戶對合同條款的疑問反饋：_________2.需修改的條款及客戶意見：_________3.協(xié)商結(jié)果：_________客戶確認(rèn)情況□客戶已確認(rèn)全部條款，無異議（附件：《客戶確認(rèn)函》）□客戶確認(rèn)修改后條款，修改內(nèi)容：_________□客戶未確認(rèn)，原因：_________后續(xù)行動□提交法務(wù)重審□提交客戶審批□終止溝通備注溝通人簽字__________日期：_________（三）《合同審批流程表》合同編號合同名稱合同金額客戶名稱提交日期銷售負(fù)責(zé)人*法務(wù)專員*分管副總*審批層級審批人審批意見審批日期第一層級（銷售負(fù)責(zé)人*）□同意□不同意（理由：_________）第二層級（法務(wù)專員*）□同意□不同意（理由：_________）第三層級（分管副總*）□同意□不同意（理由：_________）第四層級（總經(jīng)理*）□同意□不同意（理由：_________）審批結(jié)論□同意簽署□修改后重審□不同意簽署備注（四）《合同簽署與歸檔登記表》合同編號合同名稱客戶名稱簽署日期簽署方式合同金額我方簽字人*客方簽字人*我方蓋章客方蓋章交付日期交付方式客戶簽收人歸檔日期歸檔人合同附件清單1.__________2.__________3.__________電子檔案路徑□OA系統(tǒng)：_________□云盤：_________□其他：_________備注歸檔人簽字__________日期：_________四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作建議（一）主體資格審查風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：簽約主體為“分公司”“辦事處”等不具備獨(dú)立法人資格的主體，或客戶已吊銷、注銷營業(yè)執(zhí)照，導(dǎo)致合同無效或無法追責(zé)。操作建議：簽約前務(wù)必核查客戶營業(yè)執(zhí)照（最新年檢版本），確認(rèn)其是否為合法存續(xù)的企業(yè)法人；若客戶為分公司，需提供總公司出具的《授權(quán)委托書》，并要求總公司承擔(dān)連帶責(zé)任；對新客戶或大額合同客戶，可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用狀況，必