醫(yī)療公司會議記錄管理規(guī)定?

一、總則本規(guī)定旨在加強公司會議記錄的規(guī)范化管理，確保會議信息準(zhǔn)確、完整、有效保存與傳遞，為公司決策、工作推進及經(jīng)驗總結(jié)提供可靠依據(jù)。以公司“關(guān)愛生命、追求卓越”的企業(yè)文化為引領(lǐng)，秉持“高效、精準(zhǔn)、負(fù)責(zé)”的經(jīng)營理念，促進公司各項業(yè)務(wù)的順利開展，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的雙提升。本規(guī)定適用于公司全體員工參與的各類正式會議。二、適用范圍本規(guī)定適用于醫(yī)療公司各部門、各層級組織召開的所有會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、項目專項會議等。涵蓋參與會議的全體員工及因工作需要獲取會議記錄信息的相關(guān)人員。對于涉及客戶參與的會議，如客戶溝通會、產(chǎn)品介紹會等，會議記錄管理在遵循本規(guī)定的基礎(chǔ)上，需注意保護客戶信息安全與隱私。三、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）會議召集部門負(fù)責(zé)確定會議的主題、目的、時間、地點、參會人員等基本信息，提前發(fā)布會議通知。在會議過程中，引導(dǎo)會議流程，控制會議節(jié)奏，確保會議討論圍繞主題有序進行。指定專人負(fù)責(zé)會議記錄工作，明確記錄要求與重點內(nèi)容。（二）會議記錄人認(rèn)真聆聽會議內(nèi)容，準(zhǔn)確、完整地記錄會議中的重要發(fā)言、討論結(jié)果、決策事項、任務(wù)安排等信息。及時整理會議記錄，按照規(guī)定格式進行編輯排版，并在規(guī)定時間內(nèi)提交審核。對會議記錄的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，若因記錄失誤導(dǎo)致信息傳遞錯誤或工作延誤，需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）審核部門與人員由會議召集部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)上級領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任審核人，對會議記錄進行審核。重點審核記錄內(nèi)容是否準(zhǔn)確反映會議實際情況，關(guān)鍵信息有無遺漏或錯誤，語言表達是否清晰、規(guī)范。審核通過后簽字確認(rèn)，若發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時反饋給記錄人進行修改完善。（四）存檔管理部門公司行政部門作為會議記錄的存檔管理部門，負(fù)責(zé)建立統(tǒng)一的會議記錄檔案庫，對審核通過的會議記錄進行分類、編號、存儲。按照公司檔案管理規(guī)定，定期對會議記錄進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。為公司內(nèi)部人員提供會議記錄的查詢、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行借閱登記手續(xù)，確保檔案的完整性和保密性。四、管理內(nèi)容與流程（一）會前準(zhǔn)備會議召集部門在確定會議信息后，應(yīng)提前向參會人員發(fā)送詳細的會議通知，包括會議主題、時間、地點、議程、需準(zhǔn)備的資料等內(nèi)容。對于重要會議，可提前收集參會人員的意見和建議，以便在會議中進行充分討論。會議記錄人在會前應(yīng)熟悉會議主題和議程，準(zhǔn)備好記錄工具，了解記錄重點和特殊要求。若涉及專業(yè)術(shù)語或特定業(yè)務(wù)內(nèi)容，可提前向相關(guān)人員咨詢，確保記錄的準(zhǔn)確性。（二）會中記錄采用紙質(zhì)或電子方式進行記錄，確保記錄過程清晰、有條理。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議基本信息（會議名稱、時間、地點、參會人員等）、會議議程、發(fā)言要點、討論情況、形成的決議、任務(wù)分配（責(zé)任人、完成時間、具體要求）等。對于重要的觀點、數(shù)據(jù)、案例等，要詳細記錄。注重記錄會議中的關(guān)鍵問題、分歧點及解決方案，如實反映會議現(xiàn)場的真實情況。采用錄音、錄像等輔助手段時，需提前告知參會人員，并在會后及時整理轉(zhuǎn)化為文字記錄。記錄過程中要保持專注，盡量不打斷會議進程，確保會議的流暢性。（三）會后整理會議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時對會議記錄進行整理，對模糊不清的內(nèi)容，可向相關(guān)發(fā)言人或參會人員核實確認(rèn)。按照規(guī)定的格式和模板對記錄進行編輯排版，確保文字規(guī)范、格式統(tǒng)一。將整理好的會議記錄提交給審核人進行審核，審核人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并反饋審核意見。記錄人根據(jù)審核意見進行修改完善，直至審核通過。（四）存檔與檢索審核通過的會議記錄由存檔管理部門按照分類規(guī)則進行編號、歸檔。建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，方便查詢和檢索。電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或云盤上，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，做好防潮、防蟲、防火等措施。建立便捷的檢索系統(tǒng)，可根據(jù)會議主題、時間、參會人員等關(guān)鍵詞進行快速檢索，提高工作效率。（五）借閱與使用公司內(nèi)部人員因工作需要借閱會議記錄，需填寫借閱申請表，注明借閱人姓名、部門、借閱原因、借閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到存檔管理部門辦理借閱手續(xù)。存檔管理部門應(yīng)記錄借閱情況，包括借閱時間、歸還時間等。借閱人應(yīng)妥善保管會議記錄，不得擅自涂改、復(fù)制、傳播記錄內(nèi)容。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱時間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。對于涉及公司機密的會議記錄，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，防止信息泄露。五、權(quán)利與義務(wù)（一）員工權(quán)利有權(quán)獲取與自身工作相關(guān)的會議記錄信息，以便了解公司決策、工作安排和業(yè)務(wù)進展情況。對會議記錄內(nèi)容存在疑問時，有權(quán)向記錄人或相關(guān)審核人員提出咨詢，要求進行解釋和說明。在符合公司規(guī)定的情況下，可申請借閱會議記錄，用于工作參考和學(xué)習(xí)。（二）員工義務(wù)按時參加會議，積極參與討論，認(rèn)真履行會議賦予的職責(zé)。按照會議要求及時完成相關(guān)工作任務(wù)，不得無故拖延或推諉。在會議中應(yīng)尊重他人發(fā)言，遵守會議紀(jì)律，不得隨意打斷或干擾會議進程。對會議記錄中涉及的公司機密信息嚴(yán)格保密，不得向外部人員泄露。未經(jīng)授權(quán)，不得擅自修改、刪除會議記錄內(nèi)容。（三）公司權(quán)利對會議記錄擁有所有權(quán)和管理權(quán)，有權(quán)制定和調(diào)整會議記錄管理規(guī)定。根據(jù)工作需要，對會議記錄進行查閱、使用和共享，以促進公司內(nèi)部信息流通和協(xié)同工作。對違反會議記錄管理規(guī)定的員工進行批評教育或相應(yīng)的紀(jì)律處分。（四）公司義務(wù)為員工提供必要的會議記錄培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助員工提高記錄水平和信息處理能力。按照規(guī)定為員工提供會議記錄的查詢、借閱服務(wù)，確保員工能夠及時獲取所需信息。保護員工在會議記錄中表達的個人觀點和意見，不得將其用于不當(dāng)目的。六、監(jiān)督與考核機制（一）監(jiān)督機制公司行政部門定期對各部門會議記錄管理情況進行檢查，包括記錄的及時性、準(zhǔn)確性、完整性，存檔的規(guī)范性等方面。設(shè)立監(jiān)督舉報渠道，鼓勵員工對違反會議記錄管理規(guī)定的行為進行舉報。對于舉報屬實的情況，給予舉報人一定的獎勵。審計部門在進行內(nèi)部審計時，將會議記錄管理作為審計內(nèi)容之一，檢查是否存在信息不實、違規(guī)借閱等問題，并提出改進建議。（二）考核機制將會議記錄管理工作納入部門和員工的績效考核體系。對會議記錄工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，如評選“優(yōu)秀會議記錄部門”“優(yōu)秀會議記錄員”等，給予一定的物質(zhì)獎勵或榮譽證書。對違反會議記錄管理規(guī)定的部門和個人進行扣分處理，影響績效考核成績。具體考核指標(biāo)包括會議記錄的按時提交率、審核通過率、信息準(zhǔn)確率、檔案完好率等。對于因會議記錄失誤導(dǎo)致公司重大損失或不良影響的，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至解除勞