員工假勤補卡標準化申請流程表一、前言在企業(yè)日常管理中，假勤數(shù)據(jù)的準確性直接影響員工薪資核算、績效考核及企業(yè)勞動紀律的執(zhí)行。因突發(fā)事務(wù)、系統(tǒng)故障或個人疏忽等原因?qū)е碌奈创蚩ㄊ录r有發(fā)生，為規(guī)范補卡申請流程、避免隨意性、保障員工合法權(quán)益，特制定本員工假勤補卡標準化申請流程。本流程旨在通過明確責(zé)任主體、規(guī)范操作步驟、設(shè)定時間要求，實現(xiàn)補卡管理的“可追溯、可核查、高效化”，確保企業(yè)假勤體系的公平性與嚴肅性。二、員工假勤補卡標準化申請流程表以下流程表涵蓋補卡申請的全環(huán)節(jié)，明確了各節(jié)點的責(zé)任主體、操作要求、時間限制及所需材料，為員工、部門及HR提供清晰的行動指引。**流程環(huán)節(jié)****責(zé)任主體****操作說明****時間要求****所需材料****注意事項**1.申請發(fā)起未打卡員工登錄企業(yè)假勤系統(tǒng)，進入“補卡申請”模塊，填寫**未打卡日期、時間段、原因說明**（需具體描述事件背景），上傳佐證材料。未打卡事件發(fā)生后的**3個工作日內(nèi)**（特殊情況需提前聯(lián)系HR）①未打卡情況說明（含日期、時間段、原因）；②佐證材料（如加班審批單、會議記錄、出差申請、突發(fā)疾病證明等）。①原因需真實具體，不得隱瞞；②佐證材料需與未打卡事件直接關(guān)聯(lián)（如加班需提供審批通過的《加班申請表》）。2.部門審核員工所在部門負責(zé)人登錄系統(tǒng)查看待審核申請，核對員工填寫的原因與佐證材料，確認是否符合部門管理規(guī)定，點擊“通過”或“不通過”（不通過需填寫具體原因）。收到申請后的**1個工作日內(nèi)**①員工提交的補卡申請單；②佐證材料原件/掃描件。①需核實員工未打卡的真實性（如詢問團隊同事、查看工作群記錄）；②不得隨意審批不符合邏輯的申請（如“忘記打卡”但無工作痕跡）。3.HR審核HR假勤管理專員查看部門審核意見，核對申請材料是否符合公司《假勤管理制度》（如補卡時間是否在規(guī)定期限內(nèi)、原因是否屬于可補卡范疇），做出最終審核結(jié)論。收到部門審核后的**1個工作日內(nèi)**①部門審核通過的申請單；②佐證材料；③部門審核意見。①需嚴格依據(jù)公司制度判斷（如“個人疏忽”需確認是否為首次，多次疏忽需提醒員工）；②對不符合規(guī)定的申請，需向員工說明拒絕理由（如“超過補卡期限”“佐證材料無效”）。4.數(shù)據(jù)更新HR假勤管理專員審核通過后，在假勤系統(tǒng)中更新員工考勤數(shù)據(jù)（將“未打卡”標記修正為“正常出勤”或?qū)?yīng)假別），同步至薪資核算系統(tǒng)。審核通過后的**當(dāng)日內(nèi)**①審核通過的補卡申請單；②系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改記錄。①需確保數(shù)據(jù)修改的準確性（如日期、時間段與實際出勤一致）；②同步薪資系統(tǒng)時需核對員工當(dāng)月考勤統(tǒng)計。5.結(jié)果反饋HR假勤管理專員/系統(tǒng)通過系統(tǒng)消息、郵件或企業(yè)微信通知員工申請結(jié)果（通過/不通過）；不通過的需明確說明原因（如“佐證材料不足”“超過補卡期限”）。數(shù)據(jù)更新后的**當(dāng)日內(nèi)**①補卡申請結(jié)果通知；②系統(tǒng)操作日志。①反饋需及時，避免員工因未知結(jié)果影響工作情緒；②結(jié)果需留痕（系統(tǒng)自動記錄通知時間與內(nèi)容）。三、操作指南（分角色）（一）員工端操作步驟1.登錄系統(tǒng)：通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)或手機APP登錄假勤管理系統(tǒng)（如釘釘、企業(yè)微信或自研系統(tǒng)）；2.發(fā)起申請：進入“考勤”模塊，點擊“補卡申請”，選擇未打卡的日期與時間段（上午/下午/加班）；3.填寫原因：在“原因說明”欄填寫具體事件（如“10月15日下午因參加客戶緊急會議，忘記打卡”），避免模糊表述（如“忘記打卡”需補充背景）；4.上傳材料：點擊“附件”按鈕，上傳佐證材料（如會議通知截圖、客戶溝通記錄、加班審批單等）；5.提交申請：確認信息無誤后，點擊“提交”，等待部門審核。（二）部門端操作步驟1.查看申請：登錄系統(tǒng)后，點擊“待辦事項”，查看“補卡申請”列表；2.核對信息：點擊申請單，查看員工填寫的“原因說明”與“佐證材料”，確認是否與部門工作安排一致（如員工聲稱“出差”，需核對《出差申請表》是否經(jīng)部門審批）；3.做出結(jié)論：若確認原因真實，點擊“通過”；若原因不合理（如“個人遲到未打卡”但無正當(dāng)理由），點擊“不通過”并填寫拒絕原因（如“未打卡原因不符合部門勞動紀律要求”）；4.提交意見：審核完成后，系統(tǒng)自動將申請流轉(zhuǎn)至HR部門。（三）HR端操作步驟1.接收申請：登錄系統(tǒng)，查看“部門審核通過”的補卡申請；2.合規(guī)檢查：核對以下內(nèi)容：①補卡時間是否在“3個工作日內(nèi)”；②原因是否符合《假勤管理制度》（如“突發(fā)疾病”需提供醫(yī)院證明，“系統(tǒng)故障”需提供IT部門的故障記錄）；③部門審核意見是否合理；3.最終審批：符合規(guī)定的，點擊“通過”并更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)；不符合規(guī)定的，點擊“不通過”并填寫拒絕理由（如“超過補卡期限，依據(jù)《假勤管理制度》第X條，不予補卡”）；4.數(shù)據(jù)同步：通過審核后，在假勤系統(tǒng)中修改員工考勤狀態(tài)（如將“缺卡”改為“正常”），并同步至薪資系統(tǒng)（確保薪資核算時不扣除未打卡部分）；5.結(jié)果通知：通過系統(tǒng)向員工發(fā)送結(jié)果通知（如“您的補卡申請已通過，考勤數(shù)據(jù)已更新”）。四、注意事項（一）時間限制要求申請時限：補卡申請必須在未打卡事件發(fā)生后的3個工作日內(nèi)發(fā)起，超過期限的申請默認不予受理（特殊情況如“突發(fā)疾病無法及時操作”，需提供醫(yī)院證明并經(jīng)HR負責(zé)人審批）；審核時限：部門與HR需嚴格遵守“1個工作日內(nèi)完成審核”的要求，避免因拖延導(dǎo)致員工考勤數(shù)據(jù)延遲更新。（二）材料真實性要求員工需提供與未打卡事件直接關(guān)聯(lián)的佐證材料，不得偽造或篡改（如用舊會議記錄冒充當(dāng)前事件的證明）；部門負責(zé)人需對材料的真實性負責(zé)（如發(fā)現(xiàn)員工提供虛假材料，需及時反饋HR并按公司制度處理）。（三）違規(guī)處理規(guī)定對多次未打卡且無合理原因的員工（如月度內(nèi)補卡超過2次），HR將發(fā)起“談話提醒”，并在績效考核中扣減“勞動紀律”分項得分；對偽造佐證材料的員工（如PS加班審批單、虛構(gòu)會議記錄），將視為“嚴重違反公司制度”，情節(jié)嚴重者可解除勞動合同。五、常見問題解答（FAQ）Q1：補卡申請未通過，能否再次提交？A：可以。若未通過原因是“佐證材料不足”，可補充材料后重新提交；若因“超過補卡期限”，需聯(lián)系HR負責(zé)人說明特殊情況（如突發(fā)疾病、緊急事務(wù)），經(jīng)審批后可再次發(fā)起。Q2：忘記打卡但有工作記錄（如工作群消息、客戶溝通記錄），能否補卡？A：可以。需將工作記錄作為佐證材料上傳，部門負責(zé)人核實后可通過申請（注：“忘記打卡”屬于可補卡范疇，但月度內(nèi)超過2次需提醒員工注意）。Q3：補卡通過后，薪資會受影響嗎？A：不會。補卡通過后，假勤系統(tǒng)將恢復(fù)員工的正常出勤記錄，薪資核算時將按照正常出勤計算（如加班補卡將計入加班時長，不影響加班費發(fā)放）。Q4：系統(tǒng)故障導(dǎo)致未打卡，如何處理？A：需聯(lián)系IT部門出具《系統(tǒng)故障證明》（含故障時間、影響范圍），作為佐證材料上傳；HR將優(yōu)先處理此類申請，確保員工權(quán)益不受影響。Q5：補卡申請需要線下簽字嗎？A：不需要。所有流程通過系統(tǒng)完成，系統(tǒng)將自動記錄審核痕跡（如部門負責(zé)人的審核時間、HR的修改記錄），無需線下簽字確認。六、結(jié)語員工假勤補卡標準化流程的推行，是企業(yè)精細化管理的重要體現(xiàn)。通過明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任與要求，既保障了員工的合法權(quán)益（如因突發(fā)情況未打卡可補卡），又維護了企業(yè)勞動紀律的嚴肅性（如禁止偽造材料、限制補卡次數(shù)）。希望員工、部門及HR嚴格遵守本流程，共同維護假勤數(shù)據(jù)的準確性與公平性。如有疑問，可聯(lián)系HR假勤管理專員咨詢（聯(lián)系方式：企業(yè)微信/內(nèi)部郵箱）。附件：