行政事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化流程手冊前言為規(guī)范公司行政事務(wù)處理流程，提高工作效率，統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，保證各項(xiàng)行政工作有序開展，特制定本手冊。本手冊適用于公司各部門日常行政事務(wù)的處理，涵蓋會(huì)議組織、辦公用品管理、差旅安排、文件流轉(zhuǎn)、固定資產(chǎn)管理、訪客接待及印章使用等核心場景，旨在為行政人員及業(yè)務(wù)部門提供清晰的操作指引，實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。一、適用范圍與典型場景本手冊適用于公司各部門及全體員工在日常工作中涉及的行政事務(wù)處理，典型場景包括但不限于：會(huì)議組織：包括部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、外部對接會(huì)等各類會(huì)議的籌備與執(zhí)行；辦公用品管理：包括辦公文具、耗材、設(shè)備的申領(lǐng)、采購、發(fā)放及庫存盤點(diǎn)；差旅安排：包括員工因公出差的交通、住宿、行程規(guī)劃及費(fèi)用報(bào)銷；文件資料流轉(zhuǎn)：包括公司內(nèi)部文件、外來文件的起草、審核、分發(fā)、歸檔；固定資產(chǎn)管理：包括辦公設(shè)備、家具等固定資產(chǎn)的申購、領(lǐng)用、維護(hù)、報(bào)廢；訪客接待：包括外部客戶、合作伙伴、單位等來訪人員的接待安排；印章使用：包括公司公章、合同章、財(cái)務(wù)章等印章的申請、審批及使用管理。二、通用處理流程所有行政事務(wù)均需遵循“需求發(fā)起—初步審核—部門審批—行政部復(fù)核—執(zhí)行實(shí)施—結(jié)果反饋—?dú)w檔記錄”的通用流程，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任明確、可追溯。1.需求發(fā)起發(fā)起人：業(yè)務(wù)部門員工或行政專員；操作：根據(jù)事務(wù)類型填寫對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化表單（如《會(huì)議申請表》《辦公用品申領(lǐng)表》），明確需求細(xì)節(jié)（時(shí)間、地點(diǎn)、物品、預(yù)算等），并提交至部門負(fù)責(zé)人。2.初步審核審核人：需求發(fā)起部門負(fù)責(zé)人；操作：核對表單信息完整性、需求合理性（如辦公用品是否符合部門實(shí)際需求、會(huì)議時(shí)間是否與部門工作沖突等），簽字確認(rèn)后提交至行政部。3.部門審批審批人：分管部門領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)事務(wù)重要性確定審批層級）；操作：審核事務(wù)的必要性、預(yù)算合規(guī)性（如差旅費(fèi)用是否超標(biāo)、固定資產(chǎn)申購是否符合部門規(guī)劃等），審批通過后轉(zhuǎn)交行政部。4.行政部復(fù)核復(fù)核人：行政部專員/負(fù)責(zé)人；操作：根據(jù)公司制度及資源現(xiàn)狀復(fù)核需求（如會(huì)議室是否空閑、辦公用品庫存是否充足、差旅行程是否合理等），若需調(diào)整（如變更會(huì)議時(shí)間、替換同類辦公用品），與需求部門溝通確認(rèn)后反饋審批結(jié)果。5.執(zhí)行實(shí)施執(zhí)行人：行政部專員或指定對接人；操作：根據(jù)審批結(jié)果及表單信息落實(shí)具體事務(wù)（如預(yù)訂會(huì)議室、采購辦公用品、安排差旅行程等），執(zhí)行過程中需與需求部門保持溝通，保證滿足實(shí)際需求。6.結(jié)果反饋反饋人：執(zhí)行人/需求部門；操作：事務(wù)完成后，執(zhí)行人向需求部門反饋結(jié)果（如會(huì)議紀(jì)要、辦公用品發(fā)放記錄、差旅行程確認(rèn)單等），需求部門確認(rèn)無誤后簽字；若存在未達(dá)預(yù)期的部分（如會(huì)議設(shè)備故障、物品規(guī)格不符），需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋至行政部整改。7.歸檔記錄歸檔人：行政部專員；操作：將事務(wù)處理過程中的表單、憑證、紀(jì)要等資料整理歸檔（電子檔存入OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按年度分類存放），保存期限不少于3年（重要文件長期保存）。三、核心事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）會(huì)議組織標(biāo)準(zhǔn)化流程目標(biāo)：規(guī)范會(huì)議籌備、召開及后續(xù)工作，保證會(huì)議高效有序。1.需求提出（會(huì)議發(fā)起前3-5個(gè)工作日）發(fā)起人填寫《會(huì)議申請表》，注明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含職務(wù)）、會(huì)議議程、所需設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、白板等）、是否需要茶歇及用餐等。示例：市場部經(jīng)理需召開“Q3產(chǎn)品推廣方案研討會(huì)”，參會(huì)人為市場部全體成員（8人）、設(shè)計(jì)部主管，需使用投影儀及白板，時(shí)長2小時(shí)。2.會(huì)議審批部門負(fù)責(zé)人審核會(huì)議必要性及時(shí)間安排；涉及跨部門會(huì)議或單次會(huì)議預(yù)算超過500元（含）的，需提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.會(huì)前準(zhǔn)備（會(huì)議發(fā)起前1-2個(gè)工作日）會(huì)議室預(yù)訂：行政部根據(jù)《會(huì)議申請表》預(yù)訂會(huì)議室，確認(rèn)設(shè)備可用性，若設(shè)備需調(diào)試，提前1天聯(lián)系技術(shù)部支持；材料準(zhǔn)備：發(fā)起人需提前1天將會(huì)議議程、相關(guān)材料（電子版）發(fā)送至參會(huì)人員及行政部，行政部根據(jù)需求打印紙質(zhì)材料（按參會(huì)人數(shù)+2份備用準(zhǔn)備）；通知下發(fā)：行政部通過OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會(huì)議通知，注明時(shí)間、地點(diǎn)、議程及參會(huì)要求，若需線上會(huì)議，需附會(huì)議及密碼。4.會(huì)中服務(wù)會(huì)議開始前30分鐘，行政部到場檢查設(shè)備、擺放席卡、調(diào)試麥克風(fēng)，保證茶水/茶歇就位；會(huì)議開始前10分鐘，引導(dǎo)參會(huì)人員簽到，發(fā)放會(huì)議材料；會(huì)議期間，行政部全程在場，負(fù)責(zé)設(shè)備應(yīng)急處理（如麥克風(fēng)無聲、投影故障等），記錄會(huì)議關(guān)鍵內(nèi)容及待辦事項(xiàng)。5.會(huì)后工作紀(jì)要整理：發(fā)起人需在會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》，明確會(huì)議結(jié)論、責(zé)任分工、完成及時(shí)限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后發(fā)送至參會(huì)人員及抄送行政部；復(fù)原場地：行政部會(huì)后清理會(huì)議室，關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅、回收剩余材料；資料歸檔：將《會(huì)議申請表》《會(huì)議紀(jì)要》、參會(huì)簽到表等資料歸檔，電子版存入OA系統(tǒng)“會(huì)議管理”模塊。（二）辦公用品申領(lǐng)與管理流程目標(biāo)：規(guī)范辦公用品的申領(lǐng)、采購及庫存管理，避免資源浪費(fèi)。1.需求統(tǒng)計(jì)（每月25日前）各部門指定專人（部門行政對接人）填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（需注明具體使用人及項(xiàng)目），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。2.采購審批與執(zhí)行行政部匯總各部門需求，核對庫存（如A4紙庫存不足1箱則需采購），編制《辦公用品采購計(jì)劃》，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行采購；采購原則：單價(jià)500元以下（含）的辦公用品，從公司定點(diǎn)供應(yīng)商采購；單價(jià)500元以上的，需簽訂采購合同并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.入庫與發(fā)放采購物品到貨后，行政部與采購員共同驗(yàn)收（核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量），填寫《辦公用品入庫單》，更新庫存臺(tái)賬；員工申領(lǐng)辦公用品時(shí)，填寫《辦公用品領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，行政部按“按需發(fā)放、杜絕浪費(fèi)”原則發(fā)放，并在臺(tái)賬中登記領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用數(shù)量。4.庫存管理行政部每月末進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，編制《辦公用品盤點(diǎn)表》；對于易耗品（如筆、本、文件夾），庫存量保持在1-2個(gè)月的用量；對于耐用品（如計(jì)算器、訂書機(jī)），以“以舊換新”原則發(fā)放，舊物品需交回行政部登記。（三）差旅安排標(biāo)準(zhǔn)化流程目標(biāo)：規(guī)范員工因公差旅的申請、行程安排及費(fèi)用報(bào)銷，控制差旅成本。1.出差申請（出差前3-5個(gè)工作日）員工填寫《出差申請表》，注明出差人、部門、出差事由、出發(fā)/返回時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具（需注明乘坐標(biāo)準(zhǔn)，如高鐵二等座、飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙）、住宿標(biāo)準(zhǔn)（按公司差旅制度執(zhí)行，如一線城市不超過400元/晚）、出差預(yù)算等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.行程安排行政部根據(jù)審批通過的《出差申請表》，預(yù)訂交通（機(jī)票/火車票）及住宿（需選擇公司協(xié)議酒店，如無協(xié)議酒店需提前報(bào)備），行程確認(rèn)后通過OA系統(tǒng)發(fā)送《出差行程單》至員工。3.差旅保障員工出差前，可憑審批后的《出差申請表》向財(cái)務(wù)部預(yù)支差旅費(fèi)（不超過預(yù)算的80%）；行政部需提前1天將航班/車次信息、酒店地址及聯(lián)系方式發(fā)送至員工，保證行程順利。4.費(fèi)用報(bào)銷（出差后5個(gè)工作日內(nèi)）員工出差歸來后，填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，附交通票據(jù)（發(fā)票需與行程單一致）、住宿發(fā)票、用餐憑證（如無發(fā)票需說明原因），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至財(cái)務(wù)部；財(cái)務(wù)部核對報(bào)銷單與審批流程、票據(jù)合規(guī)性，無誤后5個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷。5.歸檔行政部將《出差申請表》《出差行程單》、報(bào)銷憑證等資料歸檔，電子版存入OA系統(tǒng)“差旅管理”模塊。（四）文件資料流轉(zhuǎn)管理流程目標(biāo)：規(guī)范公司內(nèi)部及外部文件的起草、審核、分發(fā)與歸檔，保證文件傳遞準(zhǔn)確、及時(shí)。1.文件起草起草人根據(jù)業(yè)務(wù)需求撰寫文件，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范（標(biāo)題、字體、字號、頁邊距等按公司《公文管理辦法》執(zhí)行）；涉及多個(gè)部門職責(zé)的文件，需提前征求相關(guān)部門意見。2.文件審核起草人將文件提交至部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容真實(shí)性、必要性及部門職責(zé)匹配性；涉及財(cái)務(wù)、法務(wù)等專業(yè)內(nèi)容的文件，需經(jīng)財(cái)務(wù)部/法務(wù)部審核；重要文件（如公司制度、合同、對外函件）需提交總經(jīng)理審批。3.文件簽發(fā)與分發(fā)審核通過后，由起草人根據(jù)審批意見修改定稿，按公司規(guī)定格式排版（加蓋電子公章或紙質(zhì)公章）；行政部根據(jù)文件分發(fā)范圍（如全公司、特定部門）通過OA系統(tǒng)或紙質(zhì)形式分發(fā)，填寫《文件分發(fā)記錄表》，注明分發(fā)部門、份數(shù)、接收人及日期。4.執(zhí)行與歸檔接收部門收到文件后，需在1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)簽收，并按要求執(zhí)行（如落實(shí)制度要求、反饋意見等）；文件執(zhí)行完畢后，行政部將文件原稿、審批記錄、分發(fā)記錄等資料歸檔，電子版存入OA系統(tǒng)“文件中心”，紙質(zhì)版按“年度-類別-文號”分類存放。（五）固定資產(chǎn)管理流程目標(biāo)：規(guī)范固定資產(chǎn)的申購、領(lǐng)用、維護(hù)與報(bào)廢，保證資產(chǎn)安全與完整。1.資產(chǎn)申購部門因工作需要新增固定資產(chǎn)（如電腦、打印機(jī)、辦公家具），填寫《固定資產(chǎn)申購表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、用途、使用人，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政部、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。2.采購與驗(yàn)收行政部根據(jù)審批通過的《固定資產(chǎn)申購表》執(zhí)行采購（單價(jià)1000元以上的需公開招標(biāo)）；資產(chǎn)到貨后，行政部、使用部門、財(cái)務(wù)部共同驗(yàn)收，核對資產(chǎn)信息與申購表一致后，填寫《固定資產(chǎn)驗(yàn)收單》，貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號、名稱、使用人、日期）。3.領(lǐng)用與臺(tái)賬管理使用部門填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到行政部領(lǐng)用資產(chǎn)，行政部更新《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（記錄資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、領(lǐng)用部門、使用人、領(lǐng)用日期、存放地點(diǎn)）。4.維護(hù)與盤點(diǎn)使用人負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常維護(hù)（如定期清潔、避免超負(fù)荷使用），若出現(xiàn)故障，及時(shí)報(bào)行政部聯(lián)系維修；行政部每半年組織一次資產(chǎn)盤點(diǎn)，保證賬實(shí)相符，編制《固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表》，對盤盈、盤虧資產(chǎn)查明原因并報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批后處理。5.資產(chǎn)報(bào)廢固定資產(chǎn)達(dá)到使用年限（如電腦5年、打印機(jī)8年）或損壞無法修復(fù)時(shí)，使用部門填寫《固定資產(chǎn)報(bào)廢申請表》，經(jīng)行政部鑒定、財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一處置（如回收變賣），并更新臺(tái)賬。（六）訪客接待標(biāo)準(zhǔn)化流程目標(biāo)：規(guī)范訪客接待流程，展現(xiàn)公司良好形象，保證接待工作有序高效。1.接待申請（訪客到訪前1-2個(gè)工作日）接待部門填寫《訪客接待申請表》，注明訪客單位、姓名、職務(wù)、到訪時(shí)間、事由、陪同人員、是否需要用車/住宿/用餐等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至行政部。2.接待準(zhǔn)備行政部根據(jù)《訪客接待申請表》安排：會(huì)議室預(yù)訂：根據(jù)訪客人數(shù)預(yù)訂會(huì)議室（5人以下用小型會(huì)議室，5人以上用中型會(huì)議室），布置席卡、茶水（礦泉水、茶杯、紙巾）、紙筆；物料準(zhǔn)備：若需展示產(chǎn)品或資料，提前與接待部門確認(rèn)，擺放至?xí)h室；通知前臺(tái)：將訪客信息（姓名、到訪時(shí)間、車牌號等）告知前臺(tái)，要求前臺(tái)提前10分鐘引導(dǎo)訪客至接待區(qū)。3.訪客接待到訪接待：前臺(tái)引導(dǎo)訪客至接待區(qū)，通知接待部門陪同人員；陪同人員到接待區(qū)迎接，主動(dòng)握手、自我介紹（“您好，我是市場部*經(jīng)理，歡迎來到公司””），引導(dǎo)訪客入座；接待過程：陪同人員與訪客溝通時(shí)，需注意禮儀（如保持微笑、認(rèn)真傾聽、適時(shí)記錄），若需參觀公司，由行政部安排專人引導(dǎo)；送客：接待結(jié)束后，陪同人員送訪客至公司門口，握手道別（“感謝您的到訪，期待下次合作””），并通知前臺(tái)送客。4.記錄與歸檔接待部門填寫《訪客接待記錄表》，注明訪客信息、接待事由、溝通結(jié)論、待辦事項(xiàng)，經(jīng)陪同人員簽字后提交至行政部；行政部將《訪客接待申請表》《訪客接待記錄表》歸檔，電子版存入OA系統(tǒng)“訪客管理”模塊。（七）印章使用管理流程目標(biāo)：規(guī)范公司印章的使用與管理，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保證印章使用合規(guī)。1.用印申請用印部門填寫《印章使用申請表》，注明用印事由、文件名稱、份數(shù)、用印單位、用印人、審批人，附文件電子版（需與用印文件一致）；嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信上加蓋印章。2.用印審批一般文件用?。航?jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；合同/協(xié)議用?。航?jīng)法務(wù)部審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對外函件/證明用?。航?jīng)總經(jīng)理審批。3.用印執(zhí)行行政部收到《印章使用申請表》后，核對審批流程完整性及文件內(nèi)容與申請事由是否一致；核對無誤后，由印章管理員（行政部專員）在指定位置加蓋印章，保證清晰、端正，騎縫章需覆蓋文件連接處；用印后，在《印章使用登記表》中登記用印日期、用印部門、用印人、文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。4.用印后管理用印文件需留存1-2份原件（行政部留存1份，用印部門留存1份），電子版存入OA系統(tǒng)“印章管理”模塊；若用印文件作廢，需將作廢文件交回行政部，加蓋“作廢”章并留存，嚴(yán)禁私自銷毀。四、標(biāo)準(zhǔn)化表單模板（一）會(huì)議申請表序號項(xiàng)目內(nèi)容1會(huì)議名稱例：Q3產(chǎn)品推廣方案研討會(huì)2會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分3會(huì)議地點(diǎn)例：3樓第一會(huì)議室4參會(huì)人員姓名：經(jīng)理、主管、*專員等（注明部門及職務(wù)）5會(huì)議議程1.產(chǎn)品推廣方案匯報(bào)（主講人：專員）；2.討論與反饋（全體）；3.結(jié)論確認(rèn)（經(jīng)理）6所需設(shè)備投影儀、麥克風(fēng)、白板、筆記本電腦7其他需求是否需要茶歇：是/否（如需，注明人數(shù)及標(biāo)準(zhǔn)）；是否需要打印材料：是（份數(shù)：10份）8申請人*某某（市場部）9部門負(fù)責(zé)人*某某（簽字）10分管領(lǐng)導(dǎo)*某某（簽字，如需）（二）辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門：*某某部申領(lǐng)日期：年月日序號物品名稱—————-1A4紙2簽字筆3文件盒（三）出差申請表出差人：*某某部門：*某某部出差日期：年月日至年月日出差地點(diǎn)例：上海（客戶拜訪）出差事由與公司洽談Q4合作事宜交通工具高鐵二等座（G123次）住宿標(biāo)準(zhǔn)350元/晚（協(xié)議酒店）出差預(yù)算3000元（含交通、住宿、餐飲）部門負(fù)責(zé)人*某某（簽字）分管領(lǐng)導(dǎo)備注需提前預(yù)訂往返機(jī)票（四）訪客接待申請表接待部門：*某某部接待日期：年月日訪客單位科技有限公司訪客姓名*某某到訪時(shí)間上午10:00-11:30接待事由洽談年度合作方案陪同人員經(jīng)理、專員接待需求需使用投影儀、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料申請人*某某（五）印章使用申請表用印部門：*某某部用印日期：年月日用印事由簽訂《設(shè)備采購合同》文件名稱《設(shè)備采購合同》（合同編號：HT2023-X）份數(shù)一式兩份（甲乙雙方各執(zhí)一份）用印人*某某備注合同已法務(wù)部審核通過五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避1.流程時(shí)效性各環(huán)節(jié)審批需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成，緊急事務(wù)（如突發(fā)會(huì)議、臨時(shí)差旅）可啟動(dòng)“綠色通道”，但需事后補(bǔ)全審批手續(xù)；會(huì)議需提前至少1個(gè)工作日預(yù)訂，避免臨時(shí)預(yù)訂導(dǎo)致無合適會(huì)議室；差旅費(fèi)用需在出差后5個(gè)工作日內(nèi)報(bào)銷，超期需提交《超期報(bào)銷說明》，經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。2.信息準(zhǔn)確性填寫表