醫(yī)藥公司檔案數(shù)字化管理規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在適應醫(yī)藥行業(yè)發(fā)展需求，提升公司檔案管理效率與質(zhì)量，推動檔案數(shù)字化建設(shè)，確保檔案信息的安全、完整與有效利用，更好地服務于公司各項業(yè)務及決策。秉持公司“關(guān)愛生命，品質(zhì)至上”的企業(yè)文化與“以科技創(chuàng)新驅(qū)動，為患者提供優(yōu)質(zhì)醫(yī)藥產(chǎn)品與服務”的經(jīng)營理念，堅持扁平化管理原則，力求簡化流程，提高檔案管理工作的時效性與靈活性，兼顧社會效益與經(jīng)濟效益，特制定本規(guī)章。二、適用范圍本規(guī)章適用于醫(yī)藥公司全體員工。同時，涉及客戶相關(guān)檔案數(shù)字化管理的，遵循本規(guī)章相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，以保障客戶信息的保密性、完整性和可用性，維護客戶合法權(quán)益，提升客戶滿意度。三、組織架構(gòu)與職責分工1.檔案數(shù)字化管理領(lǐng)導小組由公司高層領(lǐng)導組成，負責制定檔案數(shù)字化管理戰(zhàn)略規(guī)劃與方針政策，協(xié)調(diào)跨部門資源，對重大決策進行審議與批準，確保檔案數(shù)字化管理與公司整體發(fā)展戰(zhàn)略相契合。2.信息技術(shù)部門負責搭建與維護檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)平臺，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行與安全防護。提供技術(shù)支持，包括數(shù)據(jù)存儲、備份、加密等技術(shù)手段，推動檔案數(shù)字化技術(shù)的創(chuàng)新應用，提高檔案管理的信息化水平。3.檔案管理部門承擔檔案數(shù)字化工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施與監(jiān)督檢查職責。負責檔案的收集、整理、分類、編目等基礎(chǔ)工作，指導各部門開展檔案數(shù)字化工作，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量與規(guī)范性。4.各業(yè)務部門負責本部門檔案的收集、整理與初步數(shù)字化處理，并及時移交至檔案管理部門。配合檔案管理部門開展相關(guān)工作，提供必要的業(yè)務信息支持，確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整地反映業(yè)務活動。四、管理內(nèi)容與流程1.檔案數(shù)字化規(guī)劃-檔案管理部門結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略與業(yè)務需求，制定年度與長期檔案數(shù)字化規(guī)劃，明確工作目標、任務、步驟與資源需求，報檔案數(shù)字化管理領(lǐng)導小組審批后實施。-規(guī)劃應充分考慮醫(yī)藥行業(yè)特點，涵蓋各類檔案，如研發(fā)檔案、生產(chǎn)檔案、銷售檔案、客戶檔案等，確保全面覆蓋公司核心業(yè)務領(lǐng)域。2.檔案收集與整理-各業(yè)務部門按照規(guī)定的范圍、時間與要求，收集本部門在業(yè)務活動中形成的各類文件、資料、記錄等，進行初步整理，確保檔案內(nèi)容齊全、手續(xù)完備。-檔案管理部門對各部門移交的檔案進行審核、分類、編號、編目等工作，建立紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字化處理做好準備。3.檔案數(shù)字化處理-掃描：采用專業(yè)掃描設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進行高質(zhì)量掃描，確保圖像清晰、完整。根據(jù)檔案重要性與使用頻率，確定合適的掃描分辨率與圖像格式。-圖像處理：對掃描圖像進行糾偏、裁剪、去噪等處理，提高圖像質(zhì)量。同時，對圖像進行分類命名，建立與紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫的關(guān)聯(lián)。-數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像數(shù)據(jù)與相應的檔案目錄信息進行準確掛接，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索與利用。-存儲：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲于安全的存儲設(shè)備或云端存儲平臺，建立備份機制，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案數(shù)字化利用-檔案管理部門通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)平臺，為公司內(nèi)部員工提供檔案查詢、借閱等服務。員工根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的權(quán)限與流程進行操作，確保檔案信息的合理使用。-對于涉及客戶信息的檔案，嚴格遵循保密規(guī)定，在獲得客戶授權(quán)或法律許可的情況下，提供有限的查詢與利用服務，保護客戶隱私。5.檔案數(shù)字化安全管理-技術(shù)安全：采用防火墻、入侵檢測、加密等技術(shù)手段，保障檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全與數(shù)據(jù)安全。定期進行系統(tǒng)漏洞掃描與安全評估，及時修復安全隱患。-人員安全：加強對涉及檔案數(shù)字化管理員工的安全培訓，簽訂保密協(xié)議，明確安全責任。嚴格權(quán)限管理，根據(jù)員工工作職責與業(yè)務需求，分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限。-制度安全：建立健全檔案數(shù)字化安全管理制度，包括數(shù)據(jù)備份恢復制度、安全審計制度、應急處置制度等，確保在發(fā)生安全事件時能夠快速響應與處理。五、權(quán)利與義務1.員工權(quán)利-有權(quán)按照規(guī)定的權(quán)限與流程，查詢、借閱與工作相關(guān)的檔案數(shù)字化信息，以支持業(yè)務開展與決策制定。-對檔案數(shù)字化管理工作提出意見與建議，促進管理工作的改進與完善。2.員工義務-嚴格遵守檔案數(shù)字化管理規(guī)章，保守檔案信息秘密，不得泄露、篡改、刪除檔案數(shù)據(jù)。-積極配合檔案管理部門開展工作，及時移交本部門應歸檔的文件資料，確保檔案數(shù)字化工作的順利進行。3.客戶權(quán)利-有權(quán)了解公司對其檔案數(shù)字化管理的方式、范圍與安全措施，確保自身信息得到妥善保護。-在符合法律法規(guī)與公司規(guī)定的情況下，有權(quán)查詢、更正與自身相關(guān)的檔案信息。4.客戶義務-按照公司要求，提供真實、準確、完整的檔案信息資料，配合公司完成檔案數(shù)字化工作。六、監(jiān)督與考核機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對檔案數(shù)字化工作進行檢查與評估，包括檔案收集的完整性、數(shù)字化處理的質(zhì)量、系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性等方面，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。-內(nèi)部審計部門定期對檔案數(shù)字化管理工作進行審計，檢查制度執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)安全管理情況等，防范風險。2.考核機制-建立檔案數(shù)字化管理績效考核體系，將檔案數(shù)字化工作納入員工績效考核指標體系。對在檔案數(shù)字化工作中表現(xiàn)突出的部門與個人，給予表彰與獎勵；對工作不力、違反規(guī)定的部門與個人，進行相應的處罰。-考核指標包括檔案移交的及時性與準確性、數(shù)字化處理的質(zhì)量與效率、系統(tǒng)操作的規(guī)范性、信息安全的遵守情況等方面，確保各項工作任務得到有效落實。七、附則1.本規(guī)章自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由檔案數(shù)字化