企業(yè)編寫與審核規(guī)范手冊(cè)一、總則（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部各類的編寫與審核流程，保證模板內(nèi)容完整、格式統(tǒng)一、合規(guī)實(shí)用，提升文檔編制效率與質(zhì)量，減少重復(fù)勞動(dòng)，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、管理活動(dòng)中涉及的各類模板編制與審核工作，包括但不限于管理制度、流程文件、報(bào)告表單、合同協(xié)議、方案計(jì)劃等。二、職責(zé)分工（一）編寫部門/人員需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際工作需求，明確模板的使用場(chǎng)景、核心內(nèi)容及適用對(duì)象。初稿編寫：由部門指定專人（如文員或業(yè)務(wù)骨干）負(fù)責(zé)模板初稿編制，保證內(nèi)容覆蓋關(guān)鍵要素，符合業(yè)務(wù)邏輯。（二）審核專家組技術(shù)審核：由技術(shù)部門負(fù)責(zé)人（如技術(shù)總監(jiān)）審核模板的業(yè)務(wù)邏輯、技術(shù)可行性及操作細(xì)節(jié)。合規(guī)審核：由法務(wù)/合規(guī)部門負(fù)責(zé)人（如法務(wù)經(jīng)理）審核模板內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度。格式審核：由行政/管理部門負(fù)責(zé)人（如行政主管）審核模板格式是否統(tǒng)一、排版是否規(guī)范，是否符合企業(yè)VI標(biāo)準(zhǔn)。（三）管理部門行政部（或指定文檔管理部門）負(fù)責(zé)模板的最終發(fā)布、版本管理、歸檔存儲(chǔ)及培訓(xùn)宣貫工作。三、編寫規(guī)范（一）需求分析與明確梳理使用場(chǎng)景：明確模板的應(yīng)用場(chǎng)景（如“新員工入職流程指引”“月度銷售數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)”）、使用對(duì)象（內(nèi)部員工/外部客戶）、使用頻率（日常/臨時(shí)）及核心目標(biāo)（規(guī)范操作/信息匯總）。收集核心要素：通過與業(yè)務(wù)部門溝通，梳理模板必須包含的關(guān)鍵信息（如“合同模板需包含甲乙雙方信息、標(biāo)的、金額、違約條款”），避免冗余或缺失。（二）模板結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)模板結(jié)構(gòu)需邏輯清晰，層級(jí)分明，一般包含以下模塊（可根據(jù)模板類型增刪）：封面：模板名稱、編號(hào)、版本號(hào)、生效日期、編制部門、密級(jí)（如“內(nèi)部公開”“機(jī)密”）。目錄：適用于10頁(yè)以上的模板，自動(dòng)頁(yè)碼。按業(yè)務(wù)邏輯分章節(jié)，如“1.目的”“2.適用范圍”“3.職責(zé)分工”“4.操作流程”“5.相關(guān)表單”等。附錄：可選，包含參考文件、示例說明、術(shù)語(yǔ)解釋等。修訂記錄：記錄版本號(hào)、修訂日期、修訂內(nèi)容、修訂人、審核人。（三）內(nèi)容要素填充核心內(nèi)容：根據(jù)需求分析結(jié)果，填充必備字段（如“表單模板需包含‘申請(qǐng)人’‘部門’‘日期’’審批意見’等必填項(xiàng)”），語(yǔ)言表述需簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、無歧義。提示信息：對(duì)復(fù)雜字段或易錯(cuò)內(nèi)容添加“說明”（如“’金額’欄需填寫大寫+小寫，單位：元”），或標(biāo)注“*”為必填項(xiàng)。示例文本：對(duì)格式特殊或內(nèi)容抽象的模塊（如“報(bào)告模板的‘問題分析’部分”），提供示例文本供參考。（四）格式規(guī)范字體與字號(hào)：封面：模板名稱用二號(hào)黑體，其他信息用四號(hào)宋體；標(biāo)題用小三號(hào)黑體，一級(jí)標(biāo)題用四號(hào)黑體，二級(jí)標(biāo)題用小四號(hào)黑體，內(nèi)容用小四號(hào)宋體。段落與間距：行距1.5倍，段前段后間距0.5行；表格內(nèi)文字居中，表頭加粗。樣式統(tǒng)一：同一層級(jí)標(biāo)題格式、表格樣式、編號(hào)規(guī)則（如“1.1”“1.1.1”）需保持一致。頁(yè)眉頁(yè)腳：頁(yè)眉左側(cè)標(biāo)注企業(yè)LOGO，右側(cè)標(biāo)注模板名稱；頁(yè)腳居中標(biāo)注頁(yè)碼（如“第X頁(yè)共Y頁(yè)”）。（五）試修訂與優(yōu)化內(nèi)部測(cè)試：模板初稿完成后，由編寫部門組織2-3名業(yè)務(wù)人員進(jìn)行試用，填寫《模板試用反饋表》（見附件1），記錄操作難點(diǎn)、內(nèi)容缺失等問題。優(yōu)化調(diào)整：根據(jù)反饋意見修改模板，重點(diǎn)優(yōu)化易錯(cuò)字段、復(fù)雜流程及格式問題，保證用戶操作便捷。四、審核流程（一）初審（編寫部門內(nèi)部）審核內(nèi)容：檢查模板完整性（是否覆蓋核心要素）、邏輯性（章節(jié)順序是否合理）、準(zhǔn)確性（數(shù)據(jù)計(jì)算、術(shù)語(yǔ)使用是否正確）。輸出結(jié)果：編寫部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理）審核通過后，在《審核表》（見附件2）“初審意見”欄簽字確認(rèn)，提交至審核專家組。（二）復(fù)審（專家組專項(xiàng)審核）技術(shù)審核：技術(shù)部門負(fù)責(zé)人*審核模板的業(yè)務(wù)流程、操作步驟是否符合實(shí)際工作場(chǎng)景，是否存在邏輯漏洞。合規(guī)審核：法務(wù)/合規(guī)部門負(fù)責(zé)人*審核模板內(nèi)容是否符合《民法典》《勞動(dòng)合同法》等法律法規(guī)，是否規(guī)避企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)。格式審核：行政/管理部門負(fù)責(zé)人*審核模板格式是否符合本規(guī)范第三章要求，字體、間距、頁(yè)眉頁(yè)腳等是否統(tǒng)一。輸出結(jié)果：審核專家組在《審核表》中填寫“復(fù)審意見”，如需修改，明確修改內(nèi)容及時(shí)限；審核通過后，提交至管理部門。（三）終審（管理部門確認(rèn)）審核內(nèi)容：審核模板的版本號(hào)、生效日期、修訂記錄是否規(guī)范，審核流程是否完整。輸出結(jié)果：管理部門負(fù)責(zé)人（如行政總監(jiān)）終審?fù)ㄟ^后，在《審核表》“終審意見”欄簽字確認(rèn)，模板方可正式發(fā)布。（四）審核結(jié)果處理通過：管理部門將審核通過的模板歸檔，并至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)（如“OA系統(tǒng)”），供各部門使用。駁回：若審核不通過，由管理部門將《審核表》反饋至編寫部門，編寫部門需在5個(gè)工作日內(nèi)完成修改并重新提交審核。五、模板表格示例附件1：模板試用反饋表模板名稱編號(hào)試用人員所屬部門試用場(chǎng)景試用意見1.內(nèi)容完整性：□優(yōu)□良□需補(bǔ)充（補(bǔ)充內(nèi)容：________）2.操作便捷性：□優(yōu)□良□需優(yōu)化（優(yōu)化建議：________）3.格式規(guī)范性：□優(yōu)□良□需調(diào)整（調(diào)整項(xiàng)：________）其他建議試用人員簽字日期附件2：審核表模板名稱編號(hào)版本號(hào)編制部門初審意見編寫部門負(fù)責(zé)人簽字：________日期：________復(fù)審意見技術(shù)審核：________簽字：________日期：________合規(guī)審核：________簽字：________日期：________格式審核：________簽字：________日期：________終審意見管理部門負(fù)責(zé)人簽字：________日期：________審核結(jié)論□通過□不通過（需修改：________）六、模板管理與維護(hù)（一）發(fā)布與歸檔發(fā)布：審核通過的模板由管理部門統(tǒng)一編號(hào)（如“QG/ZD-2024-001”），標(biāo)注生效日期，并通過企業(yè)文檔管理系統(tǒng)發(fā)布，同時(shí)同步更新《模板清單》（見附件3）。歸檔：模板電子版存儲(chǔ)于指定服務(wù)器路徑（如“企業(yè)服務(wù)器\2024年”），紙質(zhì)版（如需）由行政部歸檔保存，保存期限不少于3年。（二）更新與廢止更新觸發(fā)條件：法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化；業(yè)務(wù)流程或組織架構(gòu)調(diào)整；用戶反饋模板存在重大缺陷。更新流程：參照“編寫-審核”流程執(zhí)行，更新后需重新標(biāo)注版本號(hào)（如V1.0→V1.1），并更新《模板清單》中的“生效日期”和“修訂說明”。廢止處理：新模板生效后，舊版模板自動(dòng)廢止，管理部門需在系統(tǒng)中標(biāo)注“已廢止”，并限制權(quán)限，歷史版本保留1年以備查閱。（三）存儲(chǔ)與查閱權(quán)限管理：模板查閱權(quán)限分為“全員可查”“部門可查”“授權(quán)可查”三類，由管理部門根據(jù)模板密級(jí)設(shè)置權(quán)限。查閱記錄：系統(tǒng)自動(dòng)記錄模板人員、時(shí)間、版本，便于追溯。七、注意事項(xiàng)（一）內(nèi)容合規(guī)性模板內(nèi)容不得違反國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)政策及企業(yè)內(nèi)部制度，避免使用模糊或易引發(fā)歧義的表述（如“盡量”“大概”）。涉及數(shù)據(jù)安全、商業(yè)秘密的模板，需標(biāo)注密級(jí)，并嚴(yán)格控制查閱權(quán)限。（二）格式一致性嚴(yán)格遵循本規(guī)范第三章“格式規(guī)范”要求，保證同類模板格式統(tǒng)一（如所有“報(bào)告模板”的標(biāo)題字體、表格樣式一致）。禁止隨意使用藝術(shù)字、彩色字體（除非企業(yè)VI要求特殊標(biāo)識(shí)），保持專業(yè)、簡(jiǎn)潔的視覺效果。（三）版本管理模板版本號(hào)規(guī)則：主版本號(hào)（重大修訂，如V1.0→V2.0）+次版本號(hào)（minor修訂，如V1.0→V1.1）+修訂號(hào)（文字調(diào)整，如V1.1→V1.1.1）。修訂記錄需詳細(xì)記錄每次修改的內(nèi)容、原因及人員，避免版本混亂。（四）反饋與改進(jìn)各部門在使用模板過程中發(fā)覺問題，可通過“文檔管理系統(tǒng)”或直接向管理部門反饋，管理部門需在10個(gè)工作日內(nèi)響應(yīng)。管理部門每季度組織一次模板評(píng)審會(huì)議，收集用戶意見，對(duì)高頻問題模板進(jìn)行集中優(yōu)化。（五）培訓(xùn)與宣貫新員工入職時(shí)，由行政部組織“模板編寫與審核規(guī)范”培訓(xùn)，保證全員掌握基本要求。模板更新或新模板發(fā)布時(shí)，管理部門需通過郵件、企業(yè)公告等方式同步通知各部門，并附《