采購合同范本及審批流程通用工具模板一、工具概述與適用范圍本工具適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、集團(tuán)化公司）的采購合同標(biāo)準(zhǔn)化管理及審批流程規(guī)范，涵蓋原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等常規(guī)場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化合同模板與規(guī)范化審批流程，可有效降低合同法律風(fēng)險(xiǎn)、提升采購效率、保證采購行為符合企業(yè)內(nèi)控要求，同時為跨部門協(xié)作提供清晰指引。二、采購合同審批全流程詳解采購合同審批需遵循“需求導(dǎo)向、權(quán)責(zé)清晰、合規(guī)優(yōu)先”原則，共分為六個核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)責(zé)任人與關(guān)鍵動作（一）需求發(fā)起與采購申請責(zé)任人：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部等）關(guān)鍵動作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度、日常運(yùn)營等），填寫《采購需求申請單》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、到貨時間等核心要素；需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。輸出文檔：《采購需求申請單》（需部門負(fù)責(zé)人簽字）（二）采購部門需求匹配與供應(yīng)商選擇責(zé)任人：采購部門關(guān)鍵動作：采購部門接收《采購需求申請單》后，核對需求的合規(guī)性（如是否超出預(yù)算、是否符合采購政策）與可行性；根據(jù)采購金額與物品類型，啟動供應(yīng)商選擇流程：零星小額采購（如低于[具體金額，如5000元]）：可通過比價(jià)、詢價(jià)確定供應(yīng)商；大額或關(guān)鍵物資采購：需通過招標(biāo)、競爭性談判或供應(yīng)商庫篩選等方式確定合格供應(yīng)商，并保留比價(jià)/招標(biāo)記錄；選定供應(yīng)商后，與供應(yīng)商初步洽談合同條款（如價(jià)格、交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等），形成《采購合同（草案）》。輸出文檔：《采購合同（草案）》、供應(yīng)商比價(jià)/招標(biāo)記錄（如有）（三）法務(wù)與財(cái)務(wù)部門合同審核責(zé)任人：法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門關(guān)鍵動作：法務(wù)部門審核：重點(diǎn)檢查合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性，包括：雙方主體資格（供應(yīng)商是否具備相應(yīng)資質(zhì)，如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等）；權(quán)利義務(wù)條款是否明確（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、違約責(zé)任等）；知識產(chǎn)權(quán)、保密條款、爭議解決方式等是否完備；法務(wù)部門審核后出具《合同審核意見書》，標(biāo)注修改建議并簽字。財(cái)務(wù)部門審核：重點(diǎn)審核與資金相關(guān)的條款，包括：價(jià)格構(gòu)成是否合理、是否符合預(yù)算；付款方式、賬期、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）等是否符合財(cái)務(wù)制度；履約保證金、質(zhì)保金等約定是否清晰；財(cái)務(wù)部門審核后出具《財(cái)務(wù)審核意見書》，簽字確認(rèn)。輸出文檔：《法務(wù)合同審核意見書》、《財(cái)務(wù)審核意見書》（四）管理層審批責(zé)任人：分管采購領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/授權(quán)代表關(guān)鍵動作：分管采購領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購金額、業(yè)務(wù)重要性審批：日常采購（如低于[具體金額，如10萬元]）：由分管采購領(lǐng)導(dǎo)審批；重大采購（如高于[具體金額，如10萬元]）：需提交總經(jīng)理/授權(quán)代表審批；管理層重點(diǎn)審核采購的必要性、成本效益及是否符合企業(yè)戰(zhàn)略，審批通過后在《合同審批單》上簽字。輸出文檔：《合同審批單》（需各級管理層簽字）（五）合同簽訂與用印責(zé)任人：采購部門、行政部/法務(wù)部關(guān)鍵動作：采購部門根據(jù)審批通過的《合同審批單》及審核意見，修訂《采購合同（草案）》并最終定稿；采購部門與供應(yīng)商就最終合同文本確認(rèn)無誤后，雙方簽字蓋章（企業(yè)需加蓋合同專用章或公章，供應(yīng)商需加蓋公章或合同章）；行政部/法務(wù)部核對合同簽字蓋章完整性，辦理用印登記，保證“合同文本與用印申請一致”。輸出文檔：正式簽訂的《采購合同》（一式[份數(shù)，如三份]，采購部門、財(cái)務(wù)部門、供應(yīng)商各執(zhí)一份，如需留存部門可增加份數(shù)）（六）合同履行與歸檔責(zé)任人：需求部門、采購部門、檔案管理部門關(guān)鍵動作：合同履行：需求部門按合同約定接收貨物/服務(wù)，驗(yàn)收合格后簽署《驗(yàn)收單》；采購部門跟蹤供應(yīng)商履約情況，如遇延期、質(zhì)量問題等及時協(xié)調(diào)處理并記錄。合同歸檔：采購部門在合同簽訂后[時限，如5個工作日]內(nèi)，將《采購合同》《采購需求申請表》《審核意見書》《驗(yàn)收單》等資料整理成冊，提交檔案管理部門；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號、歸檔，保證資料完整、可追溯，保管期限符合企業(yè)檔案管理規(guī)定。輸出文檔：《驗(yàn)收單》、合同履約記錄、檔案歸檔編號三、采購合同標(biāo)準(zhǔn)范本（模板）采購合同合同編號：[采購年份]-[采購部門簡稱]-[序號，如CG-2024-CG-001]甲方（采購方）名稱：[甲方全稱]法定代表人：[法定代表人姓名]統(tǒng)一社會信用代碼：[甲方信用代碼]地址：[甲方注冊地址]聯(lián)系人：[甲方聯(lián)系人姓名]聯(lián)系方式：[甲方聯(lián)系電話]乙方（供應(yīng)商）名稱：[乙方全稱]法定代表人：[法定代表人姓名]統(tǒng)一社會信用代碼：[乙方信用代碼]地址：[乙方注冊地址]聯(lián)系人：[乙方聯(lián)系人姓名]聯(lián)系方式：[乙方聯(lián)系電話]鑒于甲方因[生產(chǎn)/經(jīng)營/項(xiàng)目等]需要，向乙方采購本合同約定的貨物/服務(wù)；乙方具備合法資質(zhì)，有能力提供符合甲方要求的貨物/服務(wù)；雙方根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)，本著平等、自愿、公平、誠實(shí)信用原則，經(jīng)友好協(xié)商，達(dá)成如下協(xié)議：第一條采購內(nèi)容與規(guī)格序號貨物/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)單位數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）備注（如技術(shù)參數(shù)、交付地點(diǎn)等）12……合同總價(jià)（大寫）：[人民幣金額大寫]合同總價(jià)（小寫）：￥[阿拉伯?dāng)?shù)字金額]第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗(yàn)收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：乙方提供的貨物/服務(wù)需符合[國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/甲方提供的技術(shù)圖紙/雙方約定的標(biāo)準(zhǔn)，具體列明標(biāo)準(zhǔn)編號或內(nèi)容]，如為貨物，需提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等證明文件。驗(yàn)收流程：貨物到貨后[時限，如3個工作日]內(nèi)，甲方需求部門與乙方共同驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、外觀及初步質(zhì)量；需進(jìn)行試用或檢測的，試用期為[時限，如7個工作日]，試用合格后簽署《驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，甲方應(yīng)在[時限，如2個工作日]內(nèi)書面通知乙方，乙方需在[時限，如3個工作日]內(nèi)更換、補(bǔ)貨或整改，相關(guān)費(fèi)用由乙方承擔(dān)。第三條交付與運(yùn)輸交付時間：乙方應(yīng)于[YYYY年MM月DD日]前完成交付，如遇不可抗力需延期，應(yīng)提前[時限，如3個工作日]書面通知甲方，經(jīng)甲方同意后可延期。交付地點(diǎn)：[甲方指定地點(diǎn)，如市區(qū)路號甲方倉庫]。運(yùn)輸方式與費(fèi)用：由[乙方/甲方]負(fù)責(zé)運(yùn)輸，運(yùn)費(fèi)由[乙方/甲方]承擔(dān)，貨物交付前的毀損、滅失風(fēng)險(xiǎn)由乙方承擔(dān)。第四條付款方式與賬期甲方按以下方式支付合同款項(xiàng)：（1）預(yù)付款：合同簽訂后[時限，如5個工作日]內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的[百分比，如30%]，即￥[金額]，乙方需提供等額合法發(fā)票；（2）到貨款：貨物驗(yàn)收合格且乙方提供全額增值稅專用發(fā)票后[時限，如15個工作日]內(nèi)，甲方向乙方支付合同總價(jià)的[百分比，如60%]，即￥[金額]；（3）質(zhì)保金：合同總價(jià)的[百分比，如10%]，即￥[金額]，作為質(zhì)保金，在質(zhì)保期[時限，如12個月]屆滿且無質(zhì)量問題后[時限，如15個工作日]內(nèi)無息支付。甲方付款賬戶信息：開戶名：[甲方開戶名稱]開戶行：[甲方開戶銀行]賬號：[甲方銀行賬號]乙方收款賬戶信息：開戶名：[乙方開戶名稱]開戶行：[乙方開戶銀行]賬號：[乙方銀行賬號]第五條違約責(zé)任乙方違約：逾期交付的，每逾期1日，按逾期交付部分總價(jià)的[百分比，如0.5%]向甲方支付違約金，累計(jì)不超過逾期部分總價(jià)的[百分比，如10%]；逾期超過[時限，如15日]的，甲方有權(quán)解除合同，乙方退還已付款項(xiàng)并賠償甲方損失。貨物/服務(wù)質(zhì)量不符合約定的，乙方應(yīng)在甲方要求的期限內(nèi)整改，整改仍不合格的，甲方有權(quán)解除合同，乙方退還已付款項(xiàng)并賠償損失。乙方提供的貨物/服務(wù)侵犯第三方知識產(chǎn)權(quán)的，乙方需承擔(dān)全部法律責(zé)任并賠償甲方損失。甲方違約：逾期付款的，每逾期1日，按逾期付款金額的[百分比，如0.05%]向乙方支付違約金。無正當(dāng)理由解除合同的，乙方有權(quán)要求甲方賠償損失（如已產(chǎn)生的運(yùn)輸費(fèi)、生產(chǎn)成本等）。第六條爭議解決因本合同引起的或與本合同有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向[甲方所在地/合同簽訂地]有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。第七條其他約定本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式[份數(shù)]份，雙方各執(zhí)[份數(shù)]份，具有同等法律效力；本合同未盡事宜，可簽訂補(bǔ)充協(xié)議，補(bǔ)充協(xié)議與本合同具有同等法律效力；本合同附件（如《技術(shù)附件》《驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》）為本合同不可分割的組成部分，與合同具有同等效力。（以下無）甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：YYYY年MM月DD日乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：日期：YYYY年MM月DD日四、使用要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）合同條款核心風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主體資質(zhì)審核：簽訂前務(wù)必核實(shí)供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證（如涉及特殊行業(yè)）、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO9001認(rèn)證等），避免與無資質(zhì)主體合作導(dǎo)致合同無效；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確：避免使用“合格”“良好”等模糊表述，需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“符合GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）或提供技術(shù)附件作為合同組成部分；違約責(zé)任對等：設(shè)定違約責(zé)任時需兼顧公平性，避免單方面加重一方責(zé)任，同時明確違約金計(jì)算方式（如按日計(jì)算、按比例計(jì)算）；付款節(jié)點(diǎn)可控：預(yù)付款比例不宜過高（一般不超過30%），質(zhì)保金比例建議不低于5%-10%，保證供應(yīng)商履約質(zhì)量。（二）審批流程執(zhí)行要點(diǎn)審批時限管理：各部門應(yīng)在收到審批申請后[時限，如2-3個工作日]內(nèi)完成審核，避免因拖延影響采購進(jìn)度；痕跡留存完整：所有審批環(huán)節(jié)的書面意見、電子審批記錄均需留存，保證流程可追溯，應(yīng)對審計(jì)或爭議；例外情況處理：對于緊急采購（如生