質量管理體系內審外審報告模板使用指南一、模板應用背景與價值質量管理體系（QMS）的內部審核與外部審核是企業(yè)維持體系有效性的核心手段，也是實現(xiàn)持續(xù)改進的重要保障。內部審核由企業(yè)自主開展，旨在發(fā)覺體系運行中的不符合項并推動整改；外部審核則由第三方認證機構或客戶實施，用于驗證企業(yè)對標準的符合性及承諾的履行能力。傳統(tǒng)審核報告多依賴人工編制，存在格式不統(tǒng)一、內容遺漏、追溯困難等問題。本模板通過標準化框架、結構化表格及清晰的流程指引，幫助審核人員高效完成報告編制，保證審核信息的完整性、準確性和規(guī)范性，同時為管理層提供直觀的體系運行畫像，支撐決策優(yōu)化。模板適用于制造業(yè)、服務業(yè)等各類需要建立質量管理體系的組織，覆蓋ISO9001等標準下的內審、外審場景。二、模板操作流程詳解（一）前期準備階段：明確審核框架確定審核范圍與依據根據企業(yè)戰(zhàn)略、目標及認證要求，明確本次審核的范圍（如：研發(fā)部門、生產車間、供應鏈管理等）及依據（如：ISO9001:2015標準、企業(yè)質量手冊、程序文件、法律法規(guī)等）。審核范圍需具體邊界，避免模糊表述（例如：“覆蓋產品從設計開發(fā)到交付的全部過程”而非“全流程審核”）。組建審核組并分配職責審核組長需具備審核員資質，統(tǒng)籌審核工作；審核員應熟悉被審核區(qū)域業(yè)務及標準要求，具備獨立判斷能力。明確分工：例如明（組長）負責整體策劃與報告審核，華負責生產過程檢查，*芳負責文件記錄審查。制定審核計劃依據審核范圍與風險，制定詳細計劃，包括審核目的、時間安排、審核員分工、受審核方對接人等。計劃需提前3個工作日發(fā)放至受審核部門，保證其做好準備。（二）現(xiàn)場審核階段：系統(tǒng)信息采集首次會議審核組與受審核方召開首次會議，明確審核目的、流程、保密要求及溝通方式，確認審核計劃，解答疑問?，F(xiàn)場檢查與證據收集審核員通過查閱文件記錄（如質量記錄、作業(yè)指導書、培訓檔案）、現(xiàn)場觀察（如設備運行、操作合規(guī)性）、人員訪談（如操作工、管理人員）等方式，收集客觀證據。證據需滿足“3R”原則：相關（Relevant）、可靠（Reliable）、可重現(xiàn)（Repeatable）。例如：檢查“設備維護記錄”時，需核對記錄是否完整、維護人員簽字是否規(guī)范、維護效果是否符合要求。記錄不符合項發(fā)覺不符合項時，立即填寫《不符合項報告》，明確描述事實（含時間、地點、人員）、違反的標準/文件條款、嚴重程度（嚴重/輕微）。例如：“2023年10月15日，車間A區(qū)*操作員未按《作業(yè)指導書WI-001》要求使用扭矩扳手擰螺絲（現(xiàn)場觀察編號：S-023），違反標準條款‘8.5.1生產和服務提供的控制’?！保ㄈ﹫蟾婢幹齐A段：整合信息并分析匯總審核發(fā)覺審核組長組織審核員匯總所有檢查記錄與不符合項，分類統(tǒng)計（如按部門、過程類型、不符合項嚴重程度），分析體系運行的薄弱環(huán)節(jié)（如：文件執(zhí)行率低、設備維護不及時等）。編寫審核報告按模板框架撰寫報告，包括：審核概況：目的、范圍、依據、時間、審核組成員、受審核方代表；審核過程：簡要描述審核計劃執(zhí)行情況、檢查方法；體系運行評價：對QMS的充分性、適宜性、有效性進行總體評價（如：“體系文件覆蓋標準全部要求，但生產過程執(zhí)行存在偏差，需加強監(jiān)督”）；不符合項統(tǒng)計：按嚴重程度、部門分類列表（見模板表格1）；審核結論：明確是否推薦認證（外審）或是否通過內審。附件整理附上審核計劃、檢查記錄表、不符合項報告、相關證據（如照片、記錄復印件）等支撐材料。（四）末次會議與報告發(fā)布末次會議審核組向受審核方管理層及相關部門代表通報審核結果，包括審核發(fā)覺、不符合項、體系評價及結論，確認糾正措施要求。報告審核與批準審核報告初稿經審核組長審核后，提交管理者代表（內審）或認證機構（外審）批準。批準后3個工作日內發(fā)放至各相關部門，并歸檔保存（保存期不少于3年）。糾正措施跟蹤針對不符合項，責任部門需制定糾正措施（原因分析、整改措施、完成時限），審核組跟蹤驗證措施有效性（見模板表格3）。三、核心工具表格及使用指南表格1：審核計劃表用途：明確審核活動安排，保證審核有序開展。序號審核區(qū)域/過程審核標準條款審核員審核時間受審核方對接人檢查方式（查閱/觀察/訪談）1研發(fā)設計部（設計開發(fā)）8.3.1-8.3.4*華2023-10-169:00-10:30*經理查閱設計評審記錄、訪談設計工程師2生產車間（生產過程）8.5.1-8.5.6*芳2023-10-1610:40-12:00*主管觀察現(xiàn)場操作、查閱設備維護記錄3質量部（檢驗過程）8.6.1-8.6.4*明2023-10-1714:00-15:30*主管查閱檢驗報告、校準證書填寫說明：“審核標準條款”需對應ISO9001或企業(yè)文件具體條款號，避免籠統(tǒng)填寫“相關條款”；“檢查方式”可多選，保證審核方法多樣；審核時間需精確到小時，避免時間沖突。表格2：檢查記錄表用途：記錄現(xiàn)場審核過程與證據，保證可追溯。審核區(qū)域/過程：生產車間（焊接工序）審核標準條款：8.5.1生產和服務提供的控制審核員：*芳日期：2023-10-16序號檢查內容客觀證據描述（含時間、地點、人員、編號）符合性（是/否）1焊接人員是否持證上崗查閱《焊接人員資質臺賬》，編號：R-012，顯示焊工證有效期至2024-03-15，現(xiàn)場操作人員為，與臺賬一致是2焊接參數(shù)是否符合作業(yè)指導書要求現(xiàn)場《焊接過程參數(shù)記錄表》（編號：P-045）顯示：電流320A，電壓22V，與《WI-005》要求（電流300-350A，電壓20-24V）一致是3焊接后是否進行外觀檢驗觀察10#產品焊接件，發(fā)覺焊縫有氣孔（現(xiàn)場編號：O-078），未按《WI-006》要求進行100%檢驗，僅抽檢20%否填寫說明：“客觀證據描述”需具體，避免主觀表述（如“記錄不完整”應改為“2023年10月10日《設備維護記錄》缺維護人簽字”）；“不符合項”需關聯(lián)《不符合項報告》編號，便于追溯。表格3：不符合項報告用途：規(guī)范不符合項描述，推動整改。不符合項編號NC-003發(fā)生區(qū)域生產車間（焊接工序）問題描述2023年10月16日現(xiàn)場審核發(fā)覺，焊接工序10#產品焊縫存在氣孔（編號O-078），未按《作業(yè)指導書WI-006》“焊接后需100%進行外觀檢驗”的要求執(zhí)行，僅抽檢20%，導致潛在不合格品流出。不符合條款ISO9001:2015標準8.5.1條款“組織應在生產和服務提供的受控條件下進行”，違反企業(yè)《WI-006》第3.2條要求。嚴重程度□輕微□嚴重（√）【理由：可能導致產品不滿足規(guī)定要求，影響客戶使用安全】責任部門生產車間責任人*主管原因分析（由責任部門填寫）1.操作員培訓不到位，未掌握檢驗頻次要求；2.過程監(jiān)督缺失，班組長未按要求巡檢。糾正措施1.10月20日前組織焊接工序全員培訓《WI-006》，考核合格后方可上崗；2.增加1名班組長負責焊接過程巡檢，每日不少于3次，記錄《巡檢記錄表》。完成時限2023-10-25驗證方式□查閱記錄□現(xiàn)場觀察（√）驗證結果（由審核組填寫）10月25日現(xiàn)場觀察：操作員完成培訓并考核合格（編號：T-028）；班組長每日巡檢3次，記錄完整（編號：I-056），符合要求。確認人*芳（審核員）日期2023-10-26填寫說明：“問題描述”需包含“時間、地點、事實、違反要求”，保證清晰明確；“原因分析”需區(qū)分直接原因與根本原因（如根本原因可能是“培訓體系不完善”）；“糾正措施”需具體、可量化、可驗證（避免“加強培訓”等模糊表述）。表格4：審核報告總結表用途：匯總審核結果，形成整體評價。審核基本信息審核目的審核范圍審核依據審核時間審核組成員受審核方代表審核發(fā)覺統(tǒng)計審核條款總數(shù)符合條款數(shù)不符合項數(shù)觀察項數(shù)體系運行評價充分性：體系文件覆蓋標準全部要求，但部分文件（如《采購控制程序》）未更新供應商管理新要求，需修訂。適宜性：體系文件與企業(yè)實際業(yè)務匹配，但生產過程監(jiān)督機制需加強，以應對訂單增長帶來的質量風險。有效性：質量目標達成率92%（如“產品一次交驗合格率”目標98%，實際96%），通過內審推動的改進措施落地率85%。審核結論□通過內審□推薦認證（外審）?有條件通過（需完成不符合項整改并驗證后推薦）審核組長簽字：*明日期：2023-10-27管理者代表批準：*日期：2023-10-28四、使用過程中的關鍵注意事項（一）描述規(guī)范：避免模糊與歧義不符合項描述需客觀：基于事實，不添加個人情緒或推測（如“操作員責任心不強”改為“未按文件要求執(zhí)行操作”）。數(shù)據需準確：記錄中的數(shù)據（如合格率、參數(shù)值）需與現(xiàn)場證據一致，避免“約80%”“大概”等模糊表述。（二）邏輯閉環(huán)：保證整改有效糾正措施需“舉一反三”：針對系統(tǒng)性問題（如“多個部門未執(zhí)行文件要求”），需制定系統(tǒng)性整改措施（如“修訂文件并全員培訓”），而非僅整改單一問題。驗證需到位：審核組需通過現(xiàn)場觀察或記錄查閱驗證措施有效性，避免“只看整改報告不看落實”。（三）保密與歸檔：保障信息安全審核報告涉及企業(yè)內部信息（如工藝參數(shù)、管理弱點），需嚴格控制傳閱范圍，僅限管理層及相關責任人查閱。歸檔材料需完整，包括審核計劃、原始記錄、報告、整改驗證材料等，采用電子+紙質雙備份，保證可追溯。（四）動態(tài)優(yōu)化：適配企業(yè)發(fā)展模板需定期（建議每年1次）根據標準更新（如ISO9001:2015轉版）、企業(yè)業(yè)務變化（如新增產線、流程）進行修訂，保證適用性。五、模板價值延伸與優(yōu)化建議本模板通過標準化流程與表格，可顯著