企業(yè)采購審批及管理操作規(guī)范1.引言本規(guī)范旨在建立標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的企業(yè)采購審批及管理體系，明確采購各環(huán)節(jié)職責(zé)分工與操作要求，規(guī)范采購行為，提高采購效率，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)資金安全與資源合理配置。本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各部門開展的各類采購活動(dòng)，包括但不限于日常辦公用品、生產(chǎn)原材料、固定資產(chǎn)、服務(wù)類采購等，所有參與采購工作的部門及人員均需嚴(yán)格遵守。2.適用業(yè)務(wù)范圍2.1日常經(jīng)營性采購涵蓋企業(yè)日常運(yùn)營所需的低值易耗品、辦公用品（如紙張、筆、打印機(jī)耗材等）、勞保用品（如工作服、安全帽等）、維修備件等。此類采購特點(diǎn)是需求頻率高、單次金額較?。ㄍǔ２怀^5000元），需快速響應(yīng)以保證日常運(yùn)營連續(xù)性。2.2生產(chǎn)性采購涉及直接用于產(chǎn)品生產(chǎn)的原材料、輔助材料、零部件、包裝材料等。此類采購與生產(chǎn)計(jì)劃緊密關(guān)聯(lián)，需嚴(yán)格匹配生產(chǎn)需求周期，重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商資質(zhì)、物料質(zhì)量穩(wěn)定性及交貨及時(shí)性，單次采購金額通常較大（5000元至50萬元不等）。2.3固定資產(chǎn)采購指企業(yè)為長期使用而購置的資產(chǎn)，如機(jī)器設(shè)備、辦公電子設(shè)備（電腦、打印機(jī)等）、家具、車輛等。此類采購金額高（通常超過50萬元）、使用周期長，需進(jìn)行充分的可行性論證（包括需求必要性、預(yù)算合理性、效益評估等），并嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)或比價(jià)流程。2.4服務(wù)類采購包括技術(shù)咨詢、法律服務(wù)、審計(jì)服務(wù)、軟件開發(fā)、設(shè)備維護(hù)、物流運(yùn)輸?shù)确菍?shí)物類采購。此類采購重點(diǎn)評估服務(wù)提供商的專業(yè)資質(zhì)、服務(wù)方案合理性、過往業(yè)績及報(bào)價(jià)，需明確服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及違約責(zé)任，通常通過詢價(jià)或競爭性談判確定供應(yīng)商。3.核心操作流程3.1需求提報(bào)與審核3.1.1需求提報(bào)各部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，由需求人填寫《采購需求申請表》（詳見4.1），詳細(xì)說明采購事由、物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算單價(jià)、預(yù)算總價(jià)、期望交付時(shí)間、用途說明等，并附相關(guān)支撐材料（如生產(chǎn)計(jì)劃表、設(shè)備維修清單、會(huì)議決議等）。需求人需對申請內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，提交部門負(fù)責(zé)人審核。3.1.2部門審核部門負(fù)責(zé)人收到申請后，需核對采購需求的必要性、合理性（是否符合部門年度預(yù)算、是否存在重復(fù)采購等），確認(rèn)無誤后在《采購需求申請表》簽署審核意見，連同支撐材料提交至采購部。若審核不通過，需注明原因并退回需求人補(bǔ)充完善。3.1.3預(yù)算匹配審核采購部收到需求后，轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部進(jìn)行預(yù)算匹配審核。財(cái)務(wù)部核查采購需求是否已納入年度/季度預(yù)算，預(yù)算金額是否充足；若為預(yù)算外采購，需需求部門同步提交《預(yù)算外采購說明》（含資金來源、緊急程度等），按預(yù)算管理權(quán)限報(bào)批（如金額≤2萬元由分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批，＞2萬元由總經(jīng)理審批）。預(yù)算審核通過后，由采購部啟動(dòng)后續(xù)流程。3.2供應(yīng)商選擇與評估3.2.1供應(yīng)商尋源采購部根據(jù)采購需求，通過以下渠道收集潛在供應(yīng)商信息：企業(yè)合格供應(yīng)商名錄（定期更新的歷史合作優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商）；行業(yè)推薦、市場調(diào)研、公開招標(biāo)平臺(tái)；供應(yīng)商自薦（需提供資質(zhì)證明、業(yè)績材料等）。3.2.2供應(yīng)商篩選與評估根據(jù)采購金額與性質(zhì)，采用差異化選擇方式：小額采購（≤5000元）：可從合格供應(yīng)商名錄中直接選取1-2家詢價(jià)，或通過電商平臺(tái)比價(jià)采購；中額采購（5000元-5萬元）：需至少邀請3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，采購部組織需求部門、財(cái)務(wù)部共同對供應(yīng)商的資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）、報(bào)價(jià)、交貨期、質(zhì)量承諾、過往合作記錄進(jìn)行評估，填寫《供應(yīng)商評估表》（詳見4.2）；大額采購（＞5萬元）：需采用公開招標(biāo)或競爭性談判方式，成立評標(biāo)小組（由采購、需求、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門人員組成），綜合評估供應(yīng)商的技術(shù)方案、商務(wù)報(bào)價(jià)、服務(wù)能力等，確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.2.3供應(yīng)商確定采購部根據(jù)評估結(jié)果，擬定《供應(yīng)商選擇建議報(bào)告》，說明選擇理由（如價(jià)格優(yōu)勢、資質(zhì)符合、服務(wù)保障等），按審批權(quán)限提交審批（詳見3.3）。審批通過后，向選定供應(yīng)商發(fā)出《中標(biāo)通知書》或《合作意向函》。3.3審批權(quán)限與流轉(zhuǎn)3.3.1審批層級(jí)劃分根據(jù)采購金額及性質(zhì)，設(shè)置分級(jí)審批權(quán)限，保證權(quán)責(zé)對等：小額采購（≤5000元）：采購部負(fù)責(zé)人審批；中額采購（5000元-2萬元）：采購部負(fù)責(zé)人審核→分管采購領(lǐng)導(dǎo)審批；大額采購（2萬元-5萬元）：采購部負(fù)責(zé)人審核→分管采購領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理審批；重大采購（＞5萬元）：采購部負(fù)責(zé)人審核→分管采購領(lǐng)導(dǎo)審核→總經(jīng)理辦公會(huì)審議→董事長審批。3.3.2審批流程執(zhí)行采購部填寫《采購審批單》（詳見4.3），附《采購需求申請表》《供應(yīng)商評估表》《報(bào)價(jià)單》等材料，按審批層級(jí)依次流轉(zhuǎn)。各審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，注明“同意”“不同意”或“需補(bǔ)充材料”等意見，并簽字確認(rèn)。若審批不通過，需退回上一環(huán)節(jié)補(bǔ)充完善；若需補(bǔ)充材料，審批人需一次性告知需補(bǔ)充內(nèi)容，避免流程反復(fù)。3.4合同簽訂與管理3.4.1合同起草采購金額≥1萬元或涉及長期合作（≥1年）的采購項(xiàng)目，需簽訂書面合同。采購部根據(jù)談判結(jié)果及《中標(biāo)通知書》，起草《采購合同》，明確合同雙方信息、采購標(biāo)的（名稱、規(guī)格、數(shù)量）、價(jià)格、交付時(shí)間與地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。3.4.2合同審核合同起草完成后，需進(jìn)行多部門審核：法務(wù)部審核：重點(diǎn)審查合同條款的合法性、合規(guī)性，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、違約責(zé)任不對等、爭議解決條款缺失等）；財(cái)務(wù)部審核：核對付款條款（付款節(jié)點(diǎn)、方式、發(fā)票類型等）是否符合財(cái)務(wù)制度，預(yù)算匹配情況；需求部門審核：確認(rèn)采購標(biāo)的、交付時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等是否與需求一致。各部門審核通過后，在《合同審批表》（詳見4.4）簽署意見，提交總經(jīng)理（或董事長）審批。3.4.3合同簽訂與歸檔審批通過后，采購部按合同份數(shù)（正本至少2份，雙方各執(zhí)1份）打印合同，加蓋企業(yè)合同專用章及法定代表人簽字（或授權(quán)代表簽字），寄送供應(yīng)商蓋章簽回。簽回后的合同正本由采購部統(tǒng)一歸檔，副本交需求部門、財(cái)務(wù)部各執(zhí)1份，電子版掃描至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。3.5訂單執(zhí)行與跟蹤3.5.1訂單下達(dá)合同簽訂后，采購部根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（可作為合同附件），明確本次交付的具體物品/服務(wù)清單、數(shù)量、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、聯(lián)系人等信息。供應(yīng)商需在收到訂單后24小時(shí)內(nèi)確認(rèn)回傳，表示接受訂單要求。3.5.2執(zhí)行跟蹤采購部指定專人負(fù)責(zé)訂單跟蹤，定期（如每周）與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交付。若供應(yīng)商可能出現(xiàn)延遲（如原材料短缺、生產(chǎn)故障等），需提前3個(gè)工作日書面通知采購部，并說明原因及解決方案；采購部同步通知需求部門，協(xié)商調(diào)整交付計(jì)劃（如緊急采購、分批交付等），避免影響業(yè)務(wù)進(jìn)度。3.6驗(yàn)收入庫與確認(rèn)3.6.1到貨通知供應(yīng)商按訂單要求交付物品后，需提供《送貨清單》（注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、訂單號(hào)等），由采購部簽收并通知需求部門、倉庫管理員共同驗(yàn)收。3.6.2驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與流程實(shí)物類采購：需求部門核對物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與訂單一致；倉庫管理員檢查外包裝是否完好，有無破損、受潮等；若涉及技術(shù)參數(shù)（如設(shè)備功能、材料成分等），需由技術(shù)部門進(jìn)行專業(yè)檢測，填寫《驗(yàn)收檢測報(bào)告》。驗(yàn)收合格后，三方在《入庫驗(yàn)收單》（詳見4.5）簽字確認(rèn)，物品正式入庫；驗(yàn)收不合格的，注明不合格原因（如規(guī)格不符、數(shù)量短缺、質(zhì)量瑕疵等），采購部聯(lián)系供應(yīng)商在2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行退換貨或補(bǔ)貨。服務(wù)類采購：需求部門根據(jù)合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方案（如服務(wù)成果交付清單、客戶滿意度評價(jià)等），對服務(wù)過程及結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》，注明“驗(yàn)收合格”或“需整改”，整改完成后再次驗(yàn)收，直至合格為止。3.6.3驗(yàn)收結(jié)果反饋采購部將《入庫驗(yàn)收單》或《服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單》提交財(cái)務(wù)部，作為付款依據(jù)；若驗(yàn)收不合格，采購部需同步向供應(yīng)商發(fā)出《違約通知函》，明確違約責(zé)任及處理方式（如扣減款項(xiàng)、終止合作等）。3.7付款結(jié)算與審核3.7.1付款申請供應(yīng)商完成交付且驗(yàn)收合格后，向采購部提供合法有效的發(fā)票（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）、《入庫驗(yàn)收單》（或服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單）、合同復(fù)印件等材料。采購部核對材料齊全無誤后，填寫《付款申請表》（詳見4.6），注明供應(yīng)商名稱、合同金額、已付金額、本次申請付款金額、付款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/支票等）、合同約定的付款節(jié)點(diǎn)等，附相關(guān)支撐材料提交財(cái)務(wù)部。3.7.2付款審核財(cái)務(wù)部收到付款申請后，需進(jìn)行以下審核：單據(jù)完整性：發(fā)票、驗(yàn)收單、合同等材料是否齊全，簽字蓋章是否完整；金額準(zhǔn)確性：發(fā)票金額與合同約定、驗(yàn)收單金額是否一致，付款比例是否符合合同節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款不超過30%，到貨款不超過60%，質(zhì)保金不超過10%）；合規(guī)性：發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息是否與企業(yè)信息一致，付款賬戶是否為供應(yīng)商合同約定賬戶。審核通過后，按付款權(quán)限提交審批（≤5萬元由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批，＞5萬元由總經(jīng)理審批）；審核不通過的，注明原因退回采購部補(bǔ)充材料。3.7.3付款執(zhí)行審批通過后，財(cái)務(wù)部在3個(gè)工作日內(nèi)安排付款，通過銀行轉(zhuǎn)賬將款項(xiàng)支付至供應(yīng)商指定賬戶，并獲取付款回單。付款完成后，財(cái)務(wù)部將付款回單、付款申請表等材料歸檔，同步更新應(yīng)付賬款臺(tái)賬。3.8檔案歸檔與保管采購流程完成后，采購部需將全流程資料整理歸檔，形成“一項(xiàng)目一檔案”，包括但不限于：需求階段：《采購需求申請表》《預(yù)算外采購說明》及支撐材料；供應(yīng)商階段：《供應(yīng)商評估表》《報(bào)價(jià)單》《中標(biāo)通知書》；合同階段：《采購合同》《合同審批表》；執(zhí)行階段：《采購訂單》《入庫驗(yàn)收單》（或服務(wù)驗(yàn)收確認(rèn)單）《驗(yàn)收檢測報(bào)告》；付款階段：《付款申請表》、發(fā)票、付款回單。檔案需按年度分類存放，電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)檔案保管期限不少于5年（固定資產(chǎn)采購檔案保管期限不少于資產(chǎn)使用年限+5年），保證采購全過程可追溯。4.配套工具表格4.1采購需求申請表申請部門申請人申請日期需求單號(hào)采購事由預(yù)算科目物品/服務(wù)明細(xì)名稱規(guī)格型號(hào)單位合計(jì)預(yù)算金額（大寫）：_________________________（小寫）：￥_________期望交付時(shí)間支撐材料清單□生產(chǎn)計(jì)劃□維修清單□會(huì)議決議□其他：_________________________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：_____________日期：_____________財(cái)務(wù)部預(yù)算審核意見簽字：_____________日期：_____________采購部意見簽字：_____________日期：_____________4.2供應(yīng)商評估表采購項(xiàng)目名稱采購單號(hào)評估日期供應(yīng)商基本信息名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人資質(zhì)審查營業(yè)執(zhí)照□有效□無效相關(guān)許可證過往業(yè)績（簡述近3年類似項(xiàng)目合作案例）：_________________________報(bào)價(jià)對比供應(yīng)商A報(bào)價(jià)（元）供應(yīng)商B報(bào)價(jià)（元）供應(yīng)商C報(bào)價(jià)（元）評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)（1-5分）得分評分說明價(jià)格合理性1-2分：明顯高于市場價(jià)；3-4分：與市場價(jià)基本一致；5分：低于市場價(jià)且合理交貨期保障1-2分：無法滿足需求；3-4分：基本滿足；5分：提前交付能力質(zhì)量承諾1-2分：無明確質(zhì)保；3-4分：質(zhì)保1年；5分：質(zhì)?！?年且響應(yīng)及時(shí)服務(wù)能力1-2分：售后響應(yīng)慢；3-4分：響應(yīng)一般；5分：24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)綜合得分（各項(xiàng)得分總和÷5）=_________評估等級(jí)□優(yōu)秀（≥4.5分）□合格（3-4.5分）□不合格（＜3分）評估小組意見建議選擇/不選擇該供應(yīng)商，理由：_________________________簽字采購部：_____________需求部門：_____________財(cái)務(wù)部：_____________日期：_____________4.3采購審批單申請單號(hào)采購部門申請日期采購項(xiàng)目名稱采購類型□日常經(jīng)營□生產(chǎn)性□固定資產(chǎn)□服務(wù)類采購內(nèi)容摘要（簡要說明采購物品/服務(wù)及數(shù)量）：_________________________預(yù)算金額（元）報(bào)價(jià)金額（元）供應(yīng)商名稱合作方式□新合作□續(xù)簽□框架協(xié)議審批層級(jí)審批人審批意見簽字部門負(fù)責(zé)人采購部負(fù)責(zé)人分管采購領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理董事長（＞5萬元時(shí)填寫）附件清單□采購需求申請表□供應(yīng)商評估表□報(bào)價(jià)單□合同草案□其他：_________________________4.4合同審批表合同編號(hào)合同名稱起草部門起草日期合同對方當(dāng)事人名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話合同金額（元）（大寫）：_________________________（小寫）：￥_________支付方式□預(yù)付款+到貨款+質(zhì)保金□分期支付□一次性支付合同核心條款標(biāo)的物：_________________________交付時(shí)間：_________________________質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：_________________________違約責(zé)任：_________________________部門審核意見部門審核人審核意見簽字采購部需求部門財(cái)務(wù)部法務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理董事長（＞5萬元時(shí)填寫）4.5入庫驗(yàn)收單入庫單號(hào)采購訂單號(hào)供應(yīng)商名稱到貨日期需求部門驗(yàn)收日期倉庫編號(hào)物品明細(xì)名稱規(guī)格型號(hào)單位訂單數(shù)量驗(yàn)收結(jié)果□全部合格□部分合格□全部不合格處理意見□入庫□退換貨□報(bào)廢驗(yàn)收人簽字需求部門：_____________倉庫管理員：_____________技術(shù)部門（如需）：_____________采購部確認(rèn)簽字：_____________日期：_____________4.6付款申請表付款單號(hào)申請部門申請日期供應(yīng)商名稱合同編號(hào)采購項(xiàng)目名稱合同金額（元）已付金額（元）本次申請付款金額（元）（大寫）：_________________________（小寫）：￥_________付款比例（如：到貨款40%）付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□支票□其他：_________________________付款賬戶信息供應(yīng)商開戶行賬號(hào)附件清單□發(fā)票□入庫驗(yàn)收單□合同復(fù)印件□付款審批單□其他：_________________________部門審核意見采購部負(fù)責(zé)人：_____________日期：_____________財(cái)務(wù)部審核意見審核人：_____________日期：_____________領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：_____________日期：_____________總經(jīng)理：_____________日期：_____________5.關(guān)鍵管控要點(diǎn)5.1預(yù)算管控要求采購活動(dòng)必須嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購”原則，各部門需于每年年末編制下一年度采購預(yù)算，按預(yù)算管理流程審批后納入企業(yè)年度預(yù)算。預(yù)算執(zhí)行過程中，確因業(yè)務(wù)需要新增采購需求的，需提交《預(yù)算外采購申請》，說明原因及資金來源，經(jīng)分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；預(yù)算內(nèi)采購需嚴(yán)格控制金額，不得超預(yù)算，確需超預(yù)算的，需按預(yù)算外采購流程報(bào)批。5.2供應(yīng)商管理規(guī)范企業(yè)需建立《合格供應(yīng)商名錄》，對供應(yīng)商實(shí)行分級(jí)管理（如A級(jí)：優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B級(jí)：合格供應(yīng)商，C級(jí)：待觀察供應(yīng)商），每年至少進(jìn)行1次供應(yīng)商績效評估（評估維度包括質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等），評估結(jié)果作為后續(xù)合作依據(jù)。對于新引入供應(yīng)商，需嚴(yán)格審查其資質(zhì)（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證、資質(zhì)證書等）、財(cái)務(wù)狀況、過往業(yè)績，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察；對于存在嚴(yán)重違約（如質(zhì)量問題、延遲交貨）、商業(yè)賄賂等行為的供應(yīng)商，立即終止合作并列入黑名單，永久不得合作。5.3審批權(quán)限執(zhí)行各審批人需嚴(yán)格按照審批權(quán)限履行職責(zé)，不得越權(quán)審批或擅自調(diào)整審批流程。審批過程中，需重點(diǎn)關(guān)注采購需求的必要性、預(yù)算匹配性、供應(yīng)商選擇的合理性、合同條款的合規(guī)性等，保證審批結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確。若審批人因故不能履職，需書面授權(quán)代理人代為審批，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；對于重大采購項(xiàng)目（＞5萬元），需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議，避免個(gè)人決策失誤。5.4合同風(fēng)險(xiǎn)防范合同簽訂需遵循“平等互利、協(xié)商一致、誠實(shí)信用”原則，核心條款（如標(biāo)的、價(jià)格、交付、質(zhì)量、付款、違約責(zé)任等）必須明確、具體，避免模糊表述（如“盡快交付”“質(zhì)量合格”等）。對于技術(shù)復(fù)雜、金額較大的合同，需聘請法律顧問參與起草與審核，保證合同條款符合法律法規(guī)要求，規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)（如知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛、違約責(zé)任不對等、訴訟管轄不利等）。合同履行過程中，若需變更條款（如數(shù)量增減、價(jià)格調(diào)整等），需簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》，按原審批流