機關單位檔案管理工作指導書第一章總則1.1目的依據為加強機關單位檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等全流程工作，保障檔案真實、完整、安全、可用，根據《中華人民共和國檔案法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號令）《檔案著錄規(guī)則》（DA/T____）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T____）等法律法規(guī)及標準規(guī)范，結合機關單位實際，制定本指導書。1.2適用范圍本指導書適用于各級黨的機關、人大機關、行政機關、政協(xié)機關、監(jiān)察機關、審判機關、檢察機關和人民團體（以下統(tǒng)稱“機關單位”）的檔案管理工作。1.3基本原則1.集中統(tǒng)一原則：機關單位檔案實行集中統(tǒng)一管理，由單位檔案機構統(tǒng)籌負責，各部門協(xié)同配合，確保檔案全生命周期規(guī)范管控。2.全程管理原則：覆蓋文件材料“形成-辦理-歸檔-保管-利用-銷毀”全流程，做到“應收盡收、應歸盡歸”。3.規(guī)范高效原則：嚴格遵循國家及行業(yè)標準，優(yōu)化管理流程，提升檔案管理效率與利用價值。4.安全保密原則：落實分級分類保密制度，防范檔案損毀、丟失、泄密等風險，確保檔案安全。第二章管理體制與職責2.1責任主體機關單位負責人是本單位檔案管理第一責任人，負責統(tǒng)籌解決檔案管理中的重大問題（如人員配備、經費保障、庫房建設等），對檔案工作負總責。2.2檔案機構與人員2.2.1機關單位應設立專門檔案機構（如檔案處、科）或指定專人（檔案工作人員）負責檔案管理。檔案工作人員需具備檔案專業(yè)知識，忠于職守，保守秘密。2.2.2檔案機構主要職責：（1）制定本單位檔案管理規(guī)章制度（如《歸檔范圍細則》《檔案利用辦法》）；（2）負責檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作；（3）指導、監(jiān)督各部門文件材料歸檔；（4）推進檔案信息化建設（如數字檔案管理系統(tǒng)部署）；（5）開展檔案宣傳、培訓（如每年組織部門檔案員培訓）；（6）完成上級檔案部門交辦任務。2.3部門協(xié)同各業(yè)務部門應指定專人（部門檔案員）負責本部門文件材料收集、初步整理（如分類、排序），并在規(guī)定時限內移交單位檔案機構。部門檔案員需配合檔案機構做好本部門檔案利用與檢查工作。第三章歸檔范圍與分類3.1歸檔范圍機關單位應歸檔的文件材料包括：（1）文書檔案：公務活動中形成的公文（決議、決定、通知、報告等）、會議材料（紀要、領導講話）、計劃總結、統(tǒng)計報表、人事任免文件、紀檢監(jiān)察材料等；（2）業(yè)務檔案：執(zhí)法檢查、行政審批、項目申報、合同協(xié)議、科研成果等業(yè)務工作材料；（3）科技檔案：科研報告、設計圖紙、基建合同、設備說明書等；（4）會計檔案：會計憑證、賬簿、財務報告、審計報告等；（5）電子文件：電子公文（PDF/A格式）、電子表格、圖片、音頻、視頻等；（6）其他：單位歷史沿革、榮譽證書、印章印模等。3.2不歸檔范圍無需歸檔的文件材料包括：（1）重復文件（多份相同通知、報告）；（2）臨時性文件（臨時會議通知、活動方案，無保存價值）；（3）無關文件（個人信件、私人照片）；（4）上級普發(fā)且無需辦理的文件（一般性通知、通報）。3.3分類體系機關單位應根據職能特點選擇分類方法，常用分類體系：（1）文書檔案：采用“年度-機構-問題”分類法（如2023年-辦公室-綜合類、2023年-業(yè)務處-執(zhí)法類）；（2）業(yè)務檔案：采用“年度-業(yè)務類型-項目”分類法（如2023年-行政審批-某企業(yè)許可項目）；（3）科技檔案：采用“年度-項目-階段”分類法（如2023年-某基建項目-立項、設計、施工）；（4）會計檔案：采用“年度-類型-保管期限”分類法（如2023年-會計憑證-30年）。第四章檔案整理流程4.1收集（1）時限要求：各部門應在文件形成后及時收集，每年12月底前完成本年度文件整理，次年3月底前移交檔案機構；（2）質量要求：收集的文件材料需真實、完整、準確，電子文件需保留原始載體（U盤、光盤）或標準格式（PDF/A、XML）。4.2分類按照本單位分類體系對文件材料分類（如文書檔案按“年度-機構-問題”分類），確保同一類別內文件邏輯關聯、時間順序合理。4.3組卷（件整理）（1）件的定義：單份文件（如一份通知）、成套文件（請示+批復、合同+附件）、電子文件（一份PDF）均視為“一件”；（2）排列順序：同一機構、同一問題的文件按形成時間從早到晚排列，同一項目文件按實施階段（立項、設計、施工）排列。4.4編號（1）檔號結構：遵循《檔號編制規(guī)則》（DA/T____），采用“全宗號-年度-機構代碼-件號”（如____-BG-001，其中“123”為全宗號，“2023”為年度，“BG”為辦公室代碼，“001”為件號）；（2）唯一性要求：檔號需唯一標識檔案，不得重復。4.5著錄（1）著錄項目：按《檔案著錄規(guī)則》（DA/T____）著錄，主要項目包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數、保管期限、密級、載體類型（紙質/電子）；（2）示例：檔號“____-BG-001”，文號“XX〔2023〕5號”，責任者“XX市人民政府辦公室”，題名“關于印發(fā)《2023年檔案管理工作要點》的通知”，日期“____”，頁數“5頁”，保管期限“永久”，密級“無密級”，載體類型“紙質”。4.6裝訂（1）紙質檔案：采用線裝或裝訂機裝訂，保持文件原始狀態(tài)（不拆釘、不裁剪），確保平整牢固；（2）電子檔案：存儲至標準載體（光盤、移動硬盤）或數字檔案管理系統(tǒng)，確保可讀取、可識別。4.7裝盒（1）紙質檔案：裝入符合《檔案盒》（DA/T____）標準的檔案盒（規(guī)格310mm×220mm×20/30/40/50mm），盒脊填寫檔號、年度、機構、保管期限、盒號（如“____-BG-____”表示2023年辦公室第1-10件）；（2）電子檔案：將電子載體（光盤）裝入檔案盒，盒脊填寫檔號、年度、機構、保管期限、載體類型（如“光盤”）、數量（如“1張”）。第五章檔案保管與利用5.1檔案保管5.1.1庫房要求（1）環(huán)境指標：溫度14-24℃，相對濕度45-60%；（2）安全設施：安裝防火（滅火器、火災報警系統(tǒng)）、防盜（防盜門窗、監(jiān)控）、防鼠防蟲（防鼠藥、防蟲藥）、防光（窗簾、百葉窗）、防潮（除濕機）設施；（3）設備配置：配備檔案柜（鐵皮柜、密集架）、溫濕度計、空調。5.1.2保管期限（1）永久：反映單位主要職能活動（如設立撤銷文件、重要會議紀要、干部任免文件）；（2）30年：反映單位一般職能活動（如一般會議材料、計劃總結、統(tǒng)計報表）；（3）10年：反映單位臨時性職能活動（如臨時會議通知、臨時活動方案）。5.1.3定期鑒定（1）鑒定周期：每10年對定期保管檔案進行一次鑒定；（2）鑒定程序：檔案機構提出鑒定計劃，報單位負責人批準；組建鑒定小組（檔案、業(yè)務、法律、紀檢監(jiān)察人員）；逐一審查檔案，提出鑒定意見（繼續(xù)保存、延長保管期限、銷毀）；鑒定意見經單位負責人批準后，銷毀檔案需編制《檔案銷毀清冊》，報上級檔案部門備案后銷毀。5.2檔案利用5.2.1利用范圍（1）內部利用：本單位工作人員因工作需要查閱、復制、借閱；（2）外部利用：外單位人員因工作或研究需要查閱、復制；（3）公益利用：社會公眾查閱開放檔案（保管期限已滿30年、無保密內容）。5.2.2利用手續(xù)（1）內部利用：憑工作證/身份證填寫《檔案利用申請表》，經部門負責人批準；（2）外部利用：憑單位介紹信（注明利用目的、范圍）和身份證填寫《檔案利用申請表》，經單位負責人批準；（3）公益利用：憑身份證填寫《檔案利用申請表》，經檔案機構負責人批準。5.2.3利用方式（1）查閱：在檔案庫房或閱覽室查閱，不得帶出；（2）復制：復制檔案部分或全部內容（注明“復制件”，加蓋檔案機構公章）；（3）借閱：本單位工作人員可借閱（期限不超過15天，逾期續(xù)借），外單位人員一般不得借閱（確需借閱需經單位負責人批準，期限不超過7天）；（4）編研：編制檔案編研材料（如檔案匯編、大事記、組織沿革），供單位或社會利用。5.2.4利用登記檔案機構需填寫《檔案利用登記薄》，記錄利用者姓名、單位、利用目的、時間、檔案檔號、內容、數量、方式等，登記薄長期保存。第六章檔案信息化建設6.1電子文件歸檔（1）歸檔要求：電子文件需與紙質文件同步歸檔，采用標準格式（PDF/A、XML、JPEG、MP4）；（2）歸檔流程：業(yè)務系統(tǒng)生成電子文件，自動導入數字檔案管理系統(tǒng)；手動上傳電子文件（如掃描件），填寫《電子文件歸檔登記表》（檔號、文號、責任者、題名、日期、格式、大小、載體類型、存儲位置）。6.2數字檔案管理系統(tǒng)（2）系統(tǒng)對接：與辦公自動化系統(tǒng)、行政審批系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等業(yè)務系統(tǒng)對接，實現電子文件自動收集歸檔。6.3數據安全（1）備份策略：本地備份（單位內部服務器、移動硬盤）；異地備份（上級檔案部門備份中心、云存儲）；離線備份（光盤、磁帶）；（2）加密與權限：電子檔案采用AES加密存儲，數字檔案管理系統(tǒng)設置用戶權限（檔案工作人員全權限、普通工作人員查閱權限、外單位人員有限查閱權限）；（3）日志記錄：記錄所有用戶操作日志（登錄時間、操作內容、操作對象），長期保存。第七章監(jiān)督與考核7.1監(jiān)督檢查（1）內部檢查：每年一次，由檔案機構牽頭，檢查檔案收集、整理、保管、利用、信息化建設情況；（2）上級檢查：上級檔案部門不定期檢查，反饋整改意見，督促落實。7.2考核評價（1）考核內容：納入單位績效考核，包括規(guī)章制度執(zhí)行、檔案工作完成情況、信息化建設、工作人員業(yè)務能力、安全保密情況；（2）獎懲措施：表彰獎勵：對表現突出的部門和個人（如“檔案管理先進部門”“先進個人”）給予表彰、獎金；批評處分：對不符合要求的部門和個人給予批評教育，情節(jié)嚴重的扣發(fā)獎金、調整崗位；法律責任：對違反檔案法律法規(guī)（如丟失、泄密、偽造、篡改檔案）的行為，依法追究法律責任。第八章