行政單位檔案管理流程標準操作規(guī)程1總則1.1目的為規(guī)范行政單位檔案管理流程，確保檔案的真實性、完整性、安全性和可利用性，提高檔案管理效率和服務水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號）等法律法規(guī)，結(jié)合行政單位實際情況，制定本規(guī)程。1.2適用范圍本規(guī)程適用于各級行政單位（含直屬事業(yè)單位）的檔案管理活動，包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案、電子檔案等各類檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全流程管理。1.3基本原則1.集中統(tǒng)一管理：單位檔案實行集中管理，由檔案管理部門統(tǒng)一負責收集、整理、保管和利用，嚴禁分散存放。2.全程管控：對檔案形成、收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)進行全流程規(guī)范，確保檔案信息的可追溯性。3.方便利用：在符合保密規(guī)定的前提下，優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案服務的便捷性和時效性。4.安全保密：落實檔案安全防護措施，嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露或損毀。2歸檔管理2.1歸檔范圍行政單位檔案歸檔范圍應涵蓋單位履行職能過程中形成的所有具有保存價值的文件材料，具體包括：文書檔案：單位制定的政策文件、決議、請示、批復、報告、會議記錄、合同協(xié)議、信訪材料等；會計檔案：會計憑證、會計賬簿、財務報告、審計報告、會計電算化數(shù)據(jù)等；基建檔案：基建項目審批文件、勘察設計資料、施工記錄、竣工驗收報告、竣工圖等；設備檔案：設備采購合同、說明書、合格證、維修記錄、報廢手續(xù)等；電子檔案：電子文件（含文本、圖像、音頻、視頻等）、電子簽名、元數(shù)據(jù)等；其他檔案：人事檔案、榮譽證書、照片檔案、實物檔案等（按相關規(guī)定單獨管理）。2.2歸檔時間文書檔案：當年形成的文件材料，應在次年6月底前完成歸檔；會計檔案：年度終了后，由會計部門整理裝訂，保管1年后向檔案管理部門移交；基建檔案：項目竣工驗收后3個月內(nèi)，由項目負責部門整理歸檔；設備檔案：設備驗收合格后1個月內(nèi)，由設備管理部門整理歸檔；電子檔案：實時或定期（每月/季度）向檔案管理系統(tǒng)移交，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。2.3歸檔要求完整性：歸檔文件材料應齊全，無缺頁、漏項或破損；準確性：文件內(nèi)容應真實、準確，簽字、蓋章、日期等要素齊全；系統(tǒng)性：按文件形成的邏輯關系整理，保持文件之間的有機聯(lián)系；規(guī)范性：電子檔案應符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T____）要求，元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、文件格式等）完整；移交手續(xù)：歸檔時應填寫《檔案移交清單》，由移交部門和檔案管理部門雙方簽字確認，清單一式兩份，各存一份。3整理與分類3.1分類方案檔案分類應遵循“統(tǒng)一標準、便于管理、利于利用”的原則，采用“年度-機構-問題”或“年度-問題-機構”的分類方法（可根據(jù)單位實際調(diào)整），具體分類如下：文書檔案：按“年度→機構→問題”分類，如“2023年→辦公室→綜合事務”；會計檔案：按“年度→類別→保管期限”分類，如“2023年→會計憑證→10年”；基建檔案：按“項目名稱→年度→階段”分類，如“XX辦公樓項目→2023年→施工階段”；設備檔案：按“設備類型→年度→編號”分類，如“辦公設備→2023年→001號電腦”；電子檔案：按“年度→類別→電子文件類型”分類，如“2023年→文書檔案→PDF”。3.2整理方法3.2.1文書檔案整理1.裝訂：去除文件中的金屬物（如訂書釘、回形針），采用線裝或膠裝方式裝訂，保持文件平整；2.排序：按文件形成時間或事由順序排列，同一事由的文件按“請示→批復”“正文→附件”“原件→復制件”的順序排列；3.編號：編制檔號，檔號結(jié)構為“全宗號-年度-機構代碼-件號”（如“ZJ____-BGS-0001”，其中“ZJ001”為全宗號，“2023”為年度，“BGS”為辦公室機構代碼，“0001”為件號）；4.編目：填寫《文書檔案目錄》，內(nèi)容包括檔號、文件名、形成日期、頁數(shù)、保管期限、備注等，目錄一式兩份（一份存檔案管理部門，一份存移交部門）。3.2.2電子檔案整理1.格式轉(zhuǎn)換：將電子文件轉(zhuǎn)換為符合長期保存要求的格式（如PDF/A、TIFF、MP4等）；2.元數(shù)據(jù)采集：采集電子文件的元數(shù)據(jù)（如文件名稱、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、文件大小、格式、關聯(lián)文件等），確保元數(shù)據(jù)與電子文件一一對應；3.封裝：將電子文件和元數(shù)據(jù)封裝為一個檔案信息包（SIP），便于存儲和管理；4.登記：將電子檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，生成電子檔案目錄。3.3分類標識檔案整理完成后，應在檔案盒或檔案袋上標注檔號、檔案名稱、年度、機構、保管期限等信息，標識應清晰、規(guī)范，便于查找和管理。4保管與保護4.1保管條件檔案庫房應符合《檔案庫房技術管理規(guī)范》（DA/T____）要求，具體條件如下：環(huán)境要求：溫度保持14-24℃，相對濕度保持45%-60%；安全防護：配備防火（滅火器、自動報警系統(tǒng)）、防盜（監(jiān)控攝像頭、防盜門）、防光（窗簾、紫外線燈）、防鼠（擋鼠板、滅鼠藥）、防蟲（驅(qū)蟲劑、通風系統(tǒng)）等設施；設備要求：檔案庫房應配備空調(diào)、除濕機、加濕器、溫濕度記錄儀等設備，確保環(huán)境穩(wěn)定。4.2檔案存放分類存放：按檔案類別（文書、會計、基建等）分開存放，同一類別的檔案按年度、機構、件號順序排列；排列有序：檔案盒應直立放置，盒脊朝向通道，便于查看檔號；標識清晰：庫房內(nèi)設置檔案分類標識牌，標明檔案類別、年度、機構等信息，便于快速查找。4.3定期檢查檢查頻率：每月檢查一次庫房環(huán)境（溫度、濕度），每季度檢查一次檔案保存情況（是否有破損、霉變、蟲蛀等）；檢查內(nèi)容：1.檔案完整性：檢查檔案是否缺失、破損；2.庫房環(huán)境：檢查溫度、濕度是否符合要求，防火、防盜設施是否正常；3.設施設備：檢查空調(diào)、除濕機等設備是否運行正常。4.4破損修復鑒定：對破損檔案進行鑒定，確定修復的必要性和可行性；登記：填寫《檔案修復登記表》，記錄檔案名稱、檔號、破損情況、修復方案等；修復：采用符合檔案保護要求的方法修復（如托裱、裝訂、字跡加固等），修復過程中應保持檔案的原始面貌；驗收：修復完成后，由檔案管理部門組織驗收，合格后重新歸檔。5利用與服務5.1利用范圍可利用檔案：已公開的檔案、超過保密期限的檔案、經(jīng)批準可利用的檔案；限制利用檔案：涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得利用；禁止利用檔案：損毀、丟失或不符合規(guī)定的檔案，不得提供利用。5.2利用手續(xù)查閱：單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、檔號等，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門登記查閱；外部人員查閱檔案，需持單位介紹信或有效證件，經(jīng)單位分管領導審批后，方可查閱。復制：需要復制檔案的，需填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員負責復制，復制件需加蓋檔案管理部門公章。借閱：單位內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過15天，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)；外部人員不得借閱檔案。5.3利用方式現(xiàn)場查閱：在檔案庫房或查閱室現(xiàn)場查閱檔案；遠程利用：通過檔案管理系統(tǒng)遠程查閱電子檔案（需具備網(wǎng)絡安全條件）；5.4服務規(guī)范服務態(tài)度：檔案管理人員應熱情接待利用者，耐心解答問題；服務時限：一般查閱請求應在當日內(nèi)處理，復雜請求應在3個工作日內(nèi)處理；信息保密：檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息，利用者不得復制、摘抄限制利用的檔案內(nèi)容。6銷毀與注銷6.1銷毀范圍超過保管期限且無保存價值的檔案；重復歸檔或無利用價值的檔案；破損嚴重無法修復的檔案。6.2銷毀程序1.鑒定：由檔案管理部門會同業(yè)務部門、法律部門組成鑒定小組，對擬銷毀檔案進行鑒定，填寫《檔案銷毀鑒定表》，明確鑒定意見；2.審批：《檔案銷毀鑒定表》經(jīng)單位分管領導審批后，方可實施銷毀；3.登記：填寫《檔案銷毀登記表》，記錄檔案名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因、審批人、執(zhí)行人等信息；4.實施：由檔案管理部門組織銷毀，銷毀時應選擇安全的方式（如碎紙、焚燒等），確保檔案信息無法恢復；5.監(jiān)銷：銷毀過程應由單位紀檢部門或上級檔案管理部門派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀登記表》上簽字確認。6.3注銷登記銷毀完成后，檔案管理部門應及時更新檔案臺賬，注銷已銷毀檔案的信息，并將《檔案銷毀登記表》歸檔保存。7監(jiān)督與考核7.1監(jiān)督檢查內(nèi)部監(jiān)督：單位辦公室（檔案管理部門）應定期對檔案管理流程進行檢查，重點檢查歸檔及時性、整理規(guī)范性、保管安全性、利用合規(guī)性等；上級監(jiān)督：上級檔案管理部門應定期對下級行政單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，提出整改意見。7.2考核評價考核內(nèi)容：包括檔案管理流程執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量（完整性、準確性、規(guī)范性）、利用效果（利用次數(shù)、服務滿意度）等；考核方式：采用定期考核（每年一次）與不定期考核（隨機抽查）相結(jié)合的方式；考核結(jié)果：考核結(jié)果納入單位績效考核，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰，對考核不合格的部門和個人給予批評教育或紀律處分。7.3責任追究對違反本規(guī)程的行為，如未按規(guī)定歸檔、擅自銷毀檔案、泄露檔案信息、損壞檔案等，應追究相關人員的責任，情節(jié)較輕的