信貸公司外部審計配合規(guī)章

一、總則（一）目的本規(guī)章旨在規(guī)范本信貸公司在接受外部審計過程中的各項配合行為，確保外部審計工作的順利開展，提高審計工作效率和質(zhì)量，保障公司財務(wù)信息的真實性、準確性和完整性，維護公司合法權(quán)益，同時展現(xiàn)公司規(guī)范管理、積極配合監(jiān)管的良好形象，促進公司健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本規(guī)章適用于信貸公司全體員工以及與外部審計相關(guān)的所有活動。公司各部門、各層級員工在外部審計工作進行期間，均需嚴格遵守本規(guī)章規(guī)定，積極配合外部審計工作。（三）制定依據(jù)本規(guī)章依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)、金融監(jiān)管要求以及公司的企業(yè)文化、經(jīng)營理念制定。秉持公司“誠信、專業(yè)、創(chuàng)新、共贏”的企業(yè)文化，以“為客戶提供優(yōu)質(zhì)金融服務(wù)，為社會創(chuàng)造價值，實現(xiàn)公司經(jīng)濟效益與社會效益相統(tǒng)一”的經(jīng)營理念為指導(dǎo)，確保公司在接受外部審計時遵循合法合規(guī)、高效協(xié)作的原則。（四）基本原則1.合法合規(guī)原則：公司及全體員工在配合外部審計過程中，必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和金融監(jiān)管規(guī)定，確保審計工作在合法的框架內(nèi)進行。2.全面配合原則：各部門和員工應(yīng)積極、主動、全面地配合外部審計機構(gòu)的工作，如實提供各類審計所需資料，不得隱瞞、篡改或拒絕提供相關(guān)信息。3.保密原則：在配合外部審計過程中，涉及公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息的，公司員工和外部審計人員均應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。4.高效協(xié)作原則：各部門之間應(yīng)加強溝通協(xié)調(diào)，形成工作合力，提高審計工作效率，確保審計任務(wù)按時、高質(zhì)量完成。二、外部審計的準備工作（一）審計機構(gòu)的選擇與溝通1.選擇流程：公司根據(jù)金融監(jiān)管要求和自身經(jīng)營需要，通過公開招標、邀請招標或指定等方式，選擇具有專業(yè)資質(zhì)、良好信譽和豐富行業(yè)經(jīng)驗的外部審計機構(gòu)。在選擇過程中，充分考慮審計機構(gòu)的獨立性、專業(yè)能力、審計費用等因素。2.初步溝通：確定審計機構(gòu)后，公司管理層安排專門人員與審計機構(gòu)進行初步溝通，明確審計目的、范圍、時間安排、審計重點等事項。同時，向?qū)徲嫏C構(gòu)介紹公司基本情況、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、財務(wù)狀況等信息，為審計工作順利開展提供基礎(chǔ)資料。（二）內(nèi)部組織協(xié)調(diào)1.成立審計配合小組：公司成立以行政主管為組長，各相關(guān)部門負責人為成員的審計配合小組。審計配合小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司內(nèi)部資源，制定審計配合工作計劃，組織落實各項審計配合工作任務(wù)，及時解決審計過程中出現(xiàn)的問題。2.明確部門職責：審計配合小組根據(jù)審計工作要求，明確各部門在審計配合中的職責分工。財務(wù)部門負責提供財務(wù)報表、會計憑證、財務(wù)管理制度等相關(guān)財務(wù)資料；業(yè)務(wù)部門負責提供業(yè)務(wù)合同、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等業(yè)務(wù)資料；風險管理部門負責提供風險評估報告、內(nèi)部控制制度等風險管理資料；行政部門負責提供公司組織架構(gòu)、人員信息、辦公設(shè)施等行政后勤資料。其他部門按照各自職責，做好相應(yīng)的配合工作。（三）資料準備1.資料清單制定：根據(jù)審計機構(gòu)提出的資料需求，審計配合小組制定詳細的資料清單，并及時分發(fā)給各相關(guān)部門。資料清單應(yīng)明確資料名稱、內(nèi)容要求、提供時間等信息，確保各部門能夠準確、及時地準備好所需資料。2.資料收集與整理：各部門按照資料清單要求，認真收集、整理相關(guān)資料。在資料收集過程中，要確保資料的真實性、完整性和準確性。對資料進行分類、編號、裝訂，形成規(guī)范的資料檔案，以便于審計人員查閱。3.資料審核與提交：各部門完成資料收集整理后，由部門負責人進行審核，確保資料質(zhì)量符合要求。審核通過后，按照規(guī)定時間將資料提交給審計配合小組。審計配合小組對各部門提交的資料進行匯總、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給相關(guān)部門進行補充或修正。經(jīng)審核無誤后，將資料統(tǒng)一提交給外部審計機構(gòu)。三、審計過程中的配合（一）工作溝通機制1.定期會議：審計配合小組與外部審計機構(gòu)建立定期會議制度，每周或每兩周召開一次審計工作溝通會議。會議由審計配合小組組長主持，審計機構(gòu)項目負責人及相關(guān)審計人員、公司各部門負責人參加。會議主要匯報審計工作進展情況，溝通解決審計過程中遇到的問題，協(xié)調(diào)下一步工作計劃。2.日常溝通：在審計工作期間，公司各部門與審計人員保持密切日常溝通。審計人員如需了解相關(guān)情況或獲取資料，各部門應(yīng)及時安排人員進行對接，確保審計工作順利推進。對于審計人員提出的疑問，相關(guān)人員應(yīng)認真解答，提供準確、詳細的信息。（二）現(xiàn)場審計配合1.辦公場所提供：公司為外部審計人員提供專門的辦公場所，配備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施，如電腦、打印機、復(fù)印機、網(wǎng)絡(luò)等，確保審計人員能夠正常開展工作。辦公場所應(yīng)保持整潔、安靜，為審計人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境。2.人員協(xié)助：根據(jù)審計工作需要，各部門安排專人協(xié)助審計人員進行現(xiàn)場審計工作。協(xié)助人員應(yīng)熟悉本部門業(yè)務(wù)和相關(guān)資料，積極配合審計人員的工作安排，如引導(dǎo)審計人員查閱資料、協(xié)助抽取樣本、解釋業(yè)務(wù)流程等。3.資料補充與說明：在現(xiàn)場審計過程中，如審計人員需要補充資料或要求對某些事項進行說明，相關(guān)部門應(yīng)及時響應(yīng)，按照審計人員的要求盡快提供所需資料和詳細說明。對于審計人員提出的意見和建議，各部門要認真記錄，積極整改。（三）審計問題反饋與處理1.問題記錄：審計人員在審計過程中發(fā)現(xiàn)問題后，應(yīng)及時記錄問題的詳細情況，包括問題描述、涉及部門、業(yè)務(wù)事項、可能影響等。審計機構(gòu)定期將問題清單反饋給審計配合小組。2.問題溝通與核實：審計配合小組收到問題清單后，組織相關(guān)部門對問題進行溝通和核實。各部門對問題進行分析，查找原因，確認問題的真實性和準確性。對于存在疑問的問題，與審計人員進行進一步溝通，確保問題理解一致。3.問題整改：針對審計發(fā)現(xiàn)的問題，各部門制定詳細的整改計劃，明確整改措施、責任人和整改期限。整改計劃報審計配合小組審核后實施。審計配合小組對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到有效整改。整改完成后，相關(guān)部門將整改結(jié)果書面反饋給審計機構(gòu)。四、審計報告的處理與反饋（一）審計報告初稿的審閱1.組織審閱：外部審計機構(gòu)完成審計報告初稿后，提交給公司審計配合小組。審計配合小組組織公司管理層、各相關(guān)部門負責人對審計報告初稿進行審閱。審閱重點包括審計報告內(nèi)容的真實性、準確性、完整性，審計結(jié)論的合理性，以及對公司經(jīng)營管理的影響等。2.意見反饋：在審閱過程中，各部門對審計報告初稿提出意見和建議，形成書面反饋意見。審計配合小組將各部門反饋意見匯總整理后，及時反饋給外部審計機構(gòu)。與審計機構(gòu)就反饋意見進行溝通協(xié)商，共同探討解決問題的方法和途徑。（二）審計報告定稿的接收與存檔1.報告接收：外部審計機構(gòu)根據(jù)公司反饋意見對審計報告初稿進行修改完善后，出具審計報告定稿。公司審計配合小組負責接收審計報告定稿，并確保報告的完整性和準確性。2.報告存檔：審計配合小組將審計報告定稿分發(fā)給公司管理層、各相關(guān)部門，并按照公司檔案管理制度的要求進行存檔。審計報告作為公司重要的財務(wù)資料和經(jīng)營管理記錄，應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)查閱和使用。（三）審計結(jié)果的內(nèi)部傳達與應(yīng)用1.結(jié)果傳達：公司管理層組織召開審計結(jié)果傳達會議，向公司全體員工傳達外部審計結(jié)果。重點通報審計發(fā)現(xiàn)的問題、審計意見和建議，以及公司針對審計結(jié)果采取的整改措施和工作計劃。通過內(nèi)部傳達，使全體員工了解公司經(jīng)營管理中存在的不足，增強風險意識和合規(guī)意識。2.結(jié)果應(yīng)用：公司各部門根據(jù)審計結(jié)果，結(jié)合自身工作實際，對業(yè)務(wù)流程、內(nèi)部控制制度等進行優(yōu)化和完善。將審計結(jié)果與績效考核掛鉤，對在審計工作中配合不力或因工作失誤導(dǎo)致問題出現(xiàn)的部門和個人，按照公司績效考核制度進行相應(yīng)處罰；對在審計工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵。同時，將審計結(jié)果作為公司制定戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營決策的重要參考依據(jù)，促進公司持續(xù)健康發(fā)展。五、保密與信息安全（一）保密制度1.保密協(xié)議簽訂：在外部審計工作開始前，公司與外部審計機構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確雙方在審計過程中的保密責任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)涵蓋保密信息的范圍、保密期限、違約責任等內(nèi)容，確保公司商業(yè)秘密、客戶信息等敏感信息得到有效保護。2.內(nèi)部保密培訓(xùn)：公司組織全體員工參加保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)防范措施等。通過保密培訓(xùn)，使員工了解保密工作的重要性，掌握保密工作的基本要求和方法。3.保密措施落實：公司各部門在配合外部審計過程中，嚴格落實保密措施。對涉及保密信息的資料進行分類管理，設(shè)置專人負責保管；在向?qū)徲嬋藛T提供資料時，明確保密要求，限定資料使用范圍；審計工作結(jié)束后，及時收回提供給審計人員的資料，確保保密信息不被泄露。（二）信息安全管理1.信息系統(tǒng)安全：公司信息部門加強對公司信息系統(tǒng)的安全管理，確保信息系統(tǒng)在審計期間穩(wěn)定運行。對信息系統(tǒng)進行安全評估，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防范信息系統(tǒng)遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露風險。同時，為審計人員提供必要的信息系統(tǒng)訪問權(quán)限，并對其訪問行為進行監(jiān)控和記錄。2.數(shù)據(jù)安全：在配合外部審計過程中，涉及公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等重要數(shù)據(jù)的提供和使用，各部門要嚴格遵守數(shù)據(jù)安全管理規(guī)定。對數(shù)據(jù)進行備份和存儲，防止數(shù)據(jù)丟失；在數(shù)據(jù)傳輸過程中，采取加密措施，確保數(shù)據(jù)傳輸安全。同時，要求審計人員妥善保管和使用公司數(shù)據(jù)，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露數(shù)據(jù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司審計配合小組對各部門在外部審計配合過程中的工作進行全程監(jiān)督。定期檢查各部門資料準備情況、配合審計人員工作情況、問題整改落實情況等，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。同時，加強對公司內(nèi)部保密制度和信息安全管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督，確保公司信息安全。2.外部監(jiān)督：公司積極接受金融監(jiān)管部門和相關(guān)政府部門對外部審計工作的監(jiān)督檢查。按照監(jiān)管要求，及時向監(jiān)管部門報送審計報告等相關(guān)資料，主動接受監(jiān)管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。對于監(jiān)管部門提出的意見和建議，認真落實整改，不斷提高公司外部審計配合工作水平。（二）績效考核1.考核指標設(shè)定：公司將外部審計配合工作納入各部門和員工的績效考核體系，設(shè)定相應(yīng)的考核指標?？己酥笜税ㄙY料提供的及時性和準確性、配合審計工作的態(tài)度和效率、問題整改的落實情況、保密工作執(zhí)行情況等。根據(jù)各指標的重要程度，賦予相應(yīng)的權(quán)重。2.考核結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)績效考核結(jié)果，對各部門和員工進行獎懲。對在外部審計配合工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予績效加分、獎金獎勵、晉升機會等；對配合不力、影響審計工作進展或?qū)е鹿纠媸軗p的部門和個人，給予績效扣分、罰款、警告、降職等處罰。通過績效考核，激勵各部門和員工積極配合外部審計工作，提高工作質(zhì)量和效率。七、附則（一）制度解釋權(quán)本規(guī)章由公司行政主管負責解釋。在執(zhí)行過程中