洗浴中心合同管理辦法

一、總則1.目的：為加強洗浴中心合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，保障洗浴中心的合法權益，提高經(jīng)濟效益，結合本洗浴中心實際情況，制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于洗浴中心與各類主體簽訂的各類合同，包括但不限于采購合同、服務合同、租賃合同、營銷合作合同等，適用于洗浴中心全體員工在合同相關工作中的行為規(guī)范。3.管理原則：合同管理遵循依法合規(guī)、平等自愿、誠實信用、分級負責、歸口管理的原則。洗浴中心秉持“客戶至上，服務為本”的經(jīng)營理念，在合同管理中注重維護合作關系的和諧穩(wěn)定，以實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的統(tǒng)一。同時，貫徹扁平化管理理念，減少不必要的管理層級，提高合同管理效率。二、合同管理職責分工1.總經(jīng)理：對洗浴中心合同管理工作負總責，審批重大合同，決定合同管理工作的重大事項，確保合同管理工作符合洗浴中心戰(zhàn)略發(fā)展方向，保障洗浴中心的整體利益。2.行政主管：負責組織制定和完善合同管理制度，協(xié)調各部門之間的合同管理工作，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，定期向總經(jīng)理匯報合同管理工作進展及存在的問題，并提出解決方案。3.業(yè)務部門：負責本部門業(yè)務范圍內合同的起草、談判、簽訂、履行等具體工作，對合同的真實性、合法性、可行性負責。及時向行政主管反饋合同履行過程中的問題，配合行政主管做好合同的變更、解除等相關工作。4.財務部門：參與合同的審核，重點審核合同的財務條款，如付款方式、結算周期、稅務條款等，負責合同款項的收付管理，監(jiān)督合同執(zhí)行過程中的財務風險，協(xié)助處理涉及合同糾紛的財務事項。5.法務顧問（如有）：對合同進行法律審核，提供法律咨詢服務，協(xié)助處理合同糾紛，參與重大合同的談判，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，維護洗浴中心的合法權益。三、合同的簽訂1.合同起草：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，在充分了解合作方情況和合作事項的基礎上，起草合同文本。合同內容應包括但不限于雙方當事人信息、標的、數(shù)量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等條款。起草過程中應參考以往類似合同，并結合洗浴中心的企業(yè)文化和經(jīng)營理念，確保合同條款公平合理，符合洗浴中心利益。2.合同審核：合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交給行政主管、財務部門、法務顧問（如有）進行審核。行政主管重點審核合同的格式、內容完整性以及與洗浴中心內部管理制度的一致性；財務部門審核財務條款；法務顧問審核法律風險。各部門應在規(guī)定時間內完成審核，并出具書面審核意見反饋給業(yè)務部門。3.合同談判：對于重大合同或復雜合同，洗浴中心應組織相關部門與合作方進行談判。談判團隊由業(yè)務部門負責人牽頭，行政主管、財務人員、法務顧問（如有）等相關人員組成。談判過程中應充分溝通，明確雙方權利義務，爭取有利的合同條款，同時尊重合作方意見，維護良好的合作關系。談判達成一致后，形成談判紀要，由雙方簽字確認。4.合同簽訂：合同審核通過且談判達成一致后，由業(yè)務部門負責按照規(guī)定的審批流程提交合同文本，經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，由授權代表與合作方簽訂合同。簽訂合同應使用洗浴中心統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照印章管理制度進行蓋章操作。合同簽訂后，業(yè)務部門應將合同原件一份交行政主管存檔，一份交財務部門作為付款依據(jù)，自留一份用于合同履行。四、合同的履行1.履行責任：合同簽訂后，各部門應按照合同約定履行各自的義務。業(yè)務部門作為合同履行的主要責任部門，負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調解決履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同順利履行。同時，應定期向行政主管匯報合同履行進度。2.付款管理：財務部門按照合同約定的付款方式和時間安排付款。在付款前，應審核相關憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。對于不符合合同約定的付款要求，財務部門有權拒絕付款，并及時通知業(yè)務部門和行政主管。3.變更與解除：合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同，業(yè)務部門應及時提出申請，說明變更或解除的原因、內容及對洗浴中心的影響。經(jīng)行政主管審核后，報總經(jīng)理審批。變更或解除合同應簽訂書面協(xié)議，并按照合同簽訂的審批流程進行操作。涉及重大變更或解除事項的，應征求法務顧問的意見。4.糾紛處理：如在合同履行過程中發(fā)生糾紛，業(yè)務部門應及時向行政主管報告，并提供相關資料。行政主管應組織法務顧問（如有）、財務部門等相關人員研究解決方案。糾紛處理應遵循合法、合理、公平的原則，盡量通過協(xié)商、調解等方式解決。如協(xié)商、調解不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟途徑解決。在糾紛處理過程中，應注意收集和保存相關證據(jù)，維護洗浴中心的合法權益。五、合同的歸檔與保管1.歸檔要求：行政主管負責合同的歸檔管理工作。合同簽訂后，業(yè)務部門應在規(guī)定時間內將合同原件及相關資料（如談判紀要、審核意見、變更協(xié)議等）移交行政主管。行政主管應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同檔案臺賬，確保合同檔案的完整性和可追溯性。2.保管期限：合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和洗浴中心檔案管理制度執(zhí)行。一般情況下，重要合同的保管期限為合同履行完畢后10年，普通合同的保管期限為合同履行完畢后5年。保管期限屆滿后，經(jīng)行政主管審核并報總經(jīng)理批準后，可按照規(guī)定程序進行銷毀。3.查閱與借閱：因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫查閱或借閱申請表，經(jīng)行政主管批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱或借閱。查閱或借閱人員應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自復制、篡改、泄露合同內容。借閱期限一般不超過3個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理申請手續(xù)。六、合同的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機制：行政主管定期對合同管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同簽訂的合法性、履行情況、檔案管理等方面。發(fā)現(xiàn)問題應及時通知相關部門整改，并跟蹤整改落實情況。同時，鼓勵員工對合同管理過程中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予一定獎勵。2.績效考核：將合同管理工作納入各部門和員工的績效考核體系。對在合同管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對因工作失誤或違規(guī)操作導致洗浴中心遭受損失的部門和個人，按照績效考核制度和相關規(guī)定進行處罰?？己酥笜税ê贤炗喌募皶r性、準確性、履行率、糾紛發(fā)生率等。3.培訓與提升：行政主管定期組織合同管理培訓，提高員工的合同管理意識和業(yè)務水平。培訓內容包括法律法規(guī)、合同管理制度、合同起草與審核技巧、糾紛處理等方面。通過培訓，使員工熟悉合同管理流程，掌握相關知識和技能，更好地履行合同管理職責。七、合同管理與企業(yè)文化建設1.誠信文化融入：在合同管理過程中，積極傳播洗浴中心“誠信經(jīng)營”的企業(yè)文化。要求員工在合同簽訂、履行等各個環(huán)節(jié)秉持誠信原則，與合作方建立長期穩(wěn)定的信任關系。通過誠信的合同管理行為，提升洗浴中心的社會形象和商業(yè)信譽。2.團隊協(xié)作體現(xiàn)：強調合同管理各環(huán)節(jié)中各部門之間的團隊協(xié)作精神。無論是合同起草、審核、談判還是履行，都需要各部門密切配合、相互支持。通過合同管理工作，培養(yǎng)員工的團隊意識和協(xié)作能力，營造積極向上的企業(yè)文化氛圍。3.社會責任履行：在合同管理中注重考慮社會效益，引導合作方共同履行社會責任。例如，在采購合同中，優(yōu)先選擇具有環(huán)保、社會責任意識的供應商；在服務合同中，要求合作方遵守相關法律法規(guī)，保障消費者權益。通過合同管理，推動洗浴中心在實現(xiàn)經(jīng)濟效益的同時，為社會做出積