引言在上篇中，我們介紹了Access數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)概念（表、字段、記錄）、表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)（數(shù)據(jù)類型選擇、主鍵設(shè)置）及數(shù)據(jù)錄入方法（手動(dòng)錄入、外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入）。本篇將聚焦數(shù)據(jù)庫的核心功能與實(shí)戰(zhàn)技巧，通過“學(xué)生-課程-選課”案例（貫穿下篇始終），講解表關(guān)系建立、查詢高級應(yīng)用、窗體交互設(shè)計(jì)、報(bào)表制作及數(shù)據(jù)庫優(yōu)化維護(hù)，幫助讀者掌握Access的實(shí)用技能，實(shí)現(xiàn)從“數(shù)據(jù)存儲”到“數(shù)據(jù)利用”的跨越。一、表關(guān)系與數(shù)據(jù)完整性：構(gòu)建數(shù)據(jù)庫的“骨架”表是數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，但孤立的表無法發(fā)揮數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢。表關(guān)系是連接表的“橋梁”，其核心目標(biāo)是消除數(shù)據(jù)冗余、保證數(shù)據(jù)一致性。1.1為什么需要表關(guān)系？假設(shè)我們不建立表關(guān)系，直接將學(xué)生信息、課程信息與選課信息存放在一張表中（比如“學(xué)生課程表”），字段包括：學(xué)號、姓名、班級、課程號、課程名、學(xué)分、成績。此時(shí)會出現(xiàn)數(shù)據(jù)冗余問題：同一學(xué)生的“姓名、班級”會重復(fù)存儲（每選一門課就存一次）；同一課程的“課程名、學(xué)分”會重復(fù)存儲（每有一個(gè)學(xué)生選就存一次）。冗余會導(dǎo)致數(shù)據(jù)不一致：比如修改某學(xué)生的班級時(shí)，需要修改該學(xué)生所有選課記錄中的“班級”字段，若遺漏則會出現(xiàn)同一學(xué)生班級不一致的情況。通過建立表關(guān)系，我們可以將數(shù)據(jù)拆分為主表（存儲核心信息）和從表（存儲依賴信息）：主表1：學(xué)生表（學(xué)號、姓名、班級）→存儲學(xué)生核心信息；主表2：課程表（課程號、課程名、學(xué)分）→存儲課程核心信息；從表：選課表（學(xué)號、課程號、成績）→存儲學(xué)生與課程的關(guān)聯(lián)信息（中間表）。這樣，“姓名、班級”僅在學(xué)生表中存儲一次，“課程名、學(xué)分”僅在課程表中存儲一次，選課表通過“學(xué)號”和“課程號”關(guān)聯(lián)學(xué)生表與課程表，消除了冗余。1.2表關(guān)系的類型與案例說明Access支持三種表關(guān)系：一對一、一對多、多對多，其中“一對多”和“多對多”是最常用的。（1）一對多關(guān)系（One-to-Many）定義：主表中的一條記錄可以對應(yīng)從表中的多條記錄，從表中的一條記錄僅對應(yīng)主表中的一條記錄。案例：學(xué)生表（主表）與選課表（從表）→一個(gè)學(xué)生可以選多門課（學(xué)生表一條記錄對應(yīng)選課表多條記錄），一門課的一條選課記錄僅對應(yīng)一個(gè)學(xué)生（選課表一條記錄對應(yīng)學(xué)生表一條記錄）。（2）多對多關(guān)系（Many-to-Many）定義：兩個(gè)表中的記錄可以互相對應(yīng)多條記錄。案例：學(xué)生表與課程表→一個(gè)學(xué)生可以選多門課，一門課可以被多個(gè)學(xué)生選，因此需要中間表（選課表）將多對多關(guān)系拆分為兩個(gè)一對多關(guān)系：學(xué)生表（主表）→選課表（從表）：一對多；課程表（主表）→選課表（從表）：一對多。（3）一對一關(guān)系（One-to-One）定義：兩個(gè)表中的記錄一一對應(yīng)。案例：學(xué)生表（主表）與學(xué)生證表（從表）→一個(gè)學(xué)生僅對應(yīng)一個(gè)學(xué)生證（學(xué)生證表一條記錄對應(yīng)學(xué)生表一條記錄），一個(gè)學(xué)生證僅屬于一個(gè)學(xué)生（學(xué)生表一條記錄對應(yīng)學(xué)生證表一條記錄）。這種關(guān)系通常用于拆分大型表（將不常用的字段放在從表中，提高查詢效率）。1.3建立表關(guān)系的實(shí)操步驟（以“學(xué)生-課程-選課”案例為例）目標(biāo)：建立學(xué)生表與選課表、課程表與選課表的一對多關(guān)系，并實(shí)施參照完整性。步驟1：打開關(guān)系窗口打開數(shù)據(jù)庫→點(diǎn)擊頂部“數(shù)據(jù)庫工具”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“關(guān)系”按鈕（若未添加過表，會彈出“顯示表”對話框）。步驟2：添加關(guān)聯(lián)表在“顯示表”對話框中，選中“學(xué)生表”“課程表”“選課表”→點(diǎn)擊“添加”→點(diǎn)擊“關(guān)閉”。步驟3：創(chuàng)建一對多關(guān)系學(xué)生表與選課表：拖動(dòng)學(xué)生表的“學(xué)號”字段（主鍵）到選課表的“學(xué)號”字段（外鍵）→彈出“編輯關(guān)系”對話框。課程表與選課表：同理，拖動(dòng)課程表的“課程號”字段（主鍵）到選課表的“課程號”字段（外鍵）→彈出“編輯關(guān)系”對話框。步驟4：設(shè)置參照完整性在“編輯關(guān)系”對話框中，必須勾選“實(shí)施參照完整性”（確保從表中的外鍵值必須存在于主表的主鍵中，避免孤兒記錄）。可選勾選：級聯(lián)更新相關(guān)字段：當(dāng)主表中的主鍵值修改時(shí)，從表中的對應(yīng)外鍵值自動(dòng)修改（比如學(xué)生表學(xué)號從“STU001”改為“STU002”，選課表中的“STU001”自動(dòng)改為“STU002”）；級聯(lián)刪除相關(guān)記錄：當(dāng)主表中的記錄刪除時(shí)，從表中的對應(yīng)記錄自動(dòng)刪除（比如刪除學(xué)生表中的“STU001”記錄，選課表中所有“STU001”的記錄也會刪除）。點(diǎn)擊“創(chuàng)建”→完成表關(guān)系建立（關(guān)系窗口中會顯示表之間的關(guān)聯(lián)線）。提示：參照完整性是數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)一致性的保障，建議在建立表關(guān)系時(shí)必選“實(shí)施參照完整性”，并根據(jù)需求選擇“級聯(lián)更新”和“級聯(lián)刪除”。二、查詢高級應(yīng)用：從數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的信息查詢是Access的核心功能，用于從表中提取滿足條件的數(shù)據(jù)。上篇介紹了簡單查詢（選擇查詢），本篇將講解參數(shù)查詢、交叉表查詢、操作查詢（更新、刪除、追加、生成表）的實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用。2.1參數(shù)查詢：讓用戶動(dòng)態(tài)輸入條件定義：參數(shù)查詢是一種靈活的查詢，運(yùn)行時(shí)會彈出輸入框，讓用戶輸入查詢條件（如學(xué)號、課程名）。案例：查詢指定學(xué)生的選課記錄（顯示學(xué)生姓名、課程名、成績）。步驟1：打開查詢設(shè)計(jì)視圖點(diǎn)擊頂部“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“查詢設(shè)計(jì)”→添加“學(xué)生表”“選課表”“課程表”（通過“顯示表”對話框）。步驟2：添加查詢字段從“學(xué)生表”中添加“姓名”字段→從“課程表”中添加“課程名”字段→從“選課表”中添加“成績”字段（勾選“顯示”行，確保字段顯示在查詢結(jié)果中）。步驟3：設(shè)置參數(shù)條件在“學(xué)生表”的“學(xué)號”字段的“條件”行輸入：`[請輸入學(xué)生學(xué)號：]`（方括號表示參數(shù)，運(yùn)行時(shí)會彈出輸入框）。步驟4：運(yùn)行查詢點(diǎn)擊頂部“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“運(yùn)行”→彈出“請輸入學(xué)生學(xué)號：”輸入框→輸入“STU001”→點(diǎn)擊“確定”→顯示該學(xué)生的選課記錄（姓名、課程名、成績）。提示：參數(shù)查詢可根據(jù)用戶輸入動(dòng)態(tài)調(diào)整查詢結(jié)果，適用于需要頻繁改變條件的場景（如查詢不同學(xué)生的成績、不同課程的選課情況）。2.2交叉表查詢：將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為“矩陣”定義：交叉表查詢用于將數(shù)據(jù)按行和列分組，顯示匯總結(jié)果（如平均值、求和、計(jì)數(shù)），類似于Excel的數(shù)據(jù)透視表。案例：統(tǒng)計(jì)每個(gè)學(xué)生每門課的成績（行：學(xué)生姓名；列：課程名；值：成績）。步驟1：打開查詢設(shè)計(jì)視圖并選擇交叉表類型點(diǎn)擊“創(chuàng)建”→“查詢設(shè)計(jì)”→添加“學(xué)生表”“選課表”“課程表”→點(diǎn)擊頂部“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“查詢類型”→選擇“交叉表查詢”。步驟2：設(shè)置交叉表字段從“學(xué)生表”中添加“姓名”字段→在“交叉表”行選擇“行標(biāo)題”（作為矩陣的行）；從“課程表”中添加“課程名”字段→在“交叉表”行選擇“列標(biāo)題”（作為矩陣的列）；從“選課表”中添加“成績”字段→在“交叉表”行選擇“值”（作為矩陣的單元格值）→在“匯總”行選擇“平均值”（或“求和”“計(jì)數(shù)”，根據(jù)需求）。步驟3：運(yùn)行查詢點(diǎn)擊“運(yùn)行”→顯示交叉表結(jié)果（行：學(xué)生姓名；列：課程名；值：該學(xué)生該課程的平均成績）。示例結(jié)果：姓名數(shù)據(jù)庫原理高等數(shù)學(xué)英語張三859088李四788275提示：交叉表查詢適合用于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分布情況（如每個(gè)學(xué)生每門課的成績、每個(gè)部門每月的銷售額），使數(shù)據(jù)更直觀。2.3操作查詢：批量修改數(shù)據(jù)定義：操作查詢用于批量修改數(shù)據(jù)（如更新、刪除、追加、生成表），而非僅顯示數(shù)據(jù)。操作查詢運(yùn)行后會修改表中的數(shù)據(jù)，因此需謹(jǐn)慎使用（建議先備份數(shù)據(jù)）。（1）追加查詢：將外部數(shù)據(jù)添加到現(xiàn)有表案例：將Excel中的新學(xué)生數(shù)據(jù)（學(xué)號、姓名、班級）追加到學(xué)生表中。步驟：點(diǎn)擊“創(chuàng)建”→“查詢設(shè)計(jì)”→點(diǎn)擊“查詢類型”→選擇“追加查詢”→選擇要追加到的表（“學(xué)生表”）→點(diǎn)擊“確定”；點(diǎn)擊頂部“外部數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“Excel”→導(dǎo)入包含新學(xué)生數(shù)據(jù)的Excel文件（選擇“將源數(shù)據(jù)導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的新表或查詢”→選擇“查詢”）；在查詢設(shè)計(jì)視圖中，添加Excel表中的“學(xué)號”“姓名”“班級”字段（與學(xué)生表的字段對應(yīng)）；點(diǎn)擊“運(yùn)行”→彈出“您將追加X條記錄到表中”的提示→點(diǎn)擊“是”→完成追加。（2）更新查詢：批量修改現(xiàn)有數(shù)據(jù)案例：將所有學(xué)生的班級從“2023級1班”改為“2023級A班”。步驟：點(diǎn)擊“創(chuàng)建”→“查詢設(shè)計(jì)”→添加“學(xué)生表”→點(diǎn)擊“查詢類型”→選擇“更新查詢”；添加“班級”字段→在“更新到”行輸入：`"2023級A班"`（雙引號表示文本值）；在“班級”字段的“條件”行輸入：`"2023級1班"`（篩選出需要更新的記錄）；點(diǎn)擊“運(yùn)行”→彈出“您將更新X條記錄”的提示→點(diǎn)擊“是”→完成更新。提示：操作查詢運(yùn)行前，建議先點(diǎn)擊“設(shè)計(jì)”→“視圖”→“datasheet視圖”查看要修改的記錄（即查詢結(jié)果），確認(rèn)無誤后再運(yùn)行。三、窗體設(shè)計(jì)：打造用戶友好的交互界面窗體是Access的用戶界面，用于數(shù)據(jù)錄入、查詢結(jié)果展示、導(dǎo)航（如點(diǎn)擊按鈕觸發(fā)查詢）。通過窗體，用戶可以無需直接操作表，即可完成數(shù)據(jù)操作。3.1窗體的類型與作用Access支持多種窗體類型，其中最常用的是：單表窗體：用于顯示或修改單張表的數(shù)據(jù)（如學(xué)生信息錄入窗體）；主窗體/子窗體：用于顯示關(guān)聯(lián)表的數(shù)據(jù)（如主窗體顯示學(xué)生信息，子窗體顯示該學(xué)生的選課記錄）；導(dǎo)航窗體：用于創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)航菜單（如點(diǎn)擊“學(xué)生管理”按鈕打開學(xué)生窗體，點(diǎn)擊“課程管理”按鈕打開課程窗體）。3.2主窗體/子窗體實(shí)戰(zhàn)：顯示學(xué)生與選課關(guān)聯(lián)信息案例：創(chuàng)建主窗體（顯示學(xué)生信息：學(xué)號、姓名、班級）和子窗體（顯示該學(xué)生的選課記錄：課程名、成績）。步驟1：創(chuàng)建主窗體點(diǎn)擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“窗體設(shè)計(jì)”→在設(shè)計(jì)視圖中，添加“學(xué)生表”的“學(xué)號”“姓名”“班級”字段（通過“字段列表”窗口：點(diǎn)擊頂部“設(shè)計(jì)”→“添加現(xiàn)有字段”）；調(diào)整控件位置（如“學(xué)號”放在左上角，“姓名”放在“學(xué)號”右側(cè)，“班級”放在“姓名”右側(cè)）→設(shè)置控件屬性（如“學(xué)號”的“Enabled”屬性設(shè)為“否”，避免修改）。步驟2：添加子窗體點(diǎn)擊頂部“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“子窗體/子報(bào)表”→在主窗體的下方拖動(dòng)鼠標(biāo)，繪制子窗體區(qū)域→彈出“子窗體向?qū)А睂υ捒?；選擇“使用現(xiàn)有的表和查詢”→選擇“選課表”和“課程表”（添加“課程名”“成績”字段）→點(diǎn)擊“下一步”；選擇“從主窗體獲取值”→關(guān)聯(lián)字段（主窗體：“學(xué)號”；子窗體：“學(xué)號”）→點(diǎn)擊“下一步”；輸入子窗體名稱（如“選課子窗體”）→點(diǎn)擊“完成”。步驟3：測試窗體點(diǎn)擊頂部“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“視圖”→選擇“窗體視圖”→主窗體顯示第一個(gè)學(xué)生的信息（學(xué)號、姓名、班級），子窗體顯示該學(xué)生的選課記錄（課程名、成績）；點(diǎn)擊主窗體底部的導(dǎo)航按鈕（“下一條”“上一條”）→主窗體顯示不同學(xué)生的信息，子窗體自動(dòng)更新為該學(xué)生的選課記錄。提示：主窗體/子窗體是顯示關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的有效方式，適用于需要同時(shí)查看主表和從表數(shù)據(jù)的場景（如學(xué)生信息與選課記錄、訂單信息與訂單明細(xì)）。四、報(bào)表制作：將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為可打印的文檔報(bào)表用于展示和打印數(shù)據(jù)（如成績表、報(bào)表總結(jié)、統(tǒng)計(jì)圖表），是數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的最終輸出形式。Access的報(bào)表支持分組、匯總、排序等功能，使數(shù)據(jù)更清晰。4.1報(bào)表的結(jié)構(gòu)報(bào)表的結(jié)構(gòu)分為三部分：報(bào)表頁眉：顯示報(bào)表標(biāo)題（如“2023級學(xué)生成績報(bào)表”）、日期、頁碼（如“第1頁，共X頁”）；主體：顯示具體數(shù)據(jù)（如每個(gè)學(xué)生的成績）；報(bào)表頁腳：顯示匯總信息（如總?cè)藬?shù)、平均分）。4.2報(bào)表實(shí)戰(zhàn)：創(chuàng)建班級成績總結(jié)報(bào)表案例：創(chuàng)建班級成績總結(jié)報(bào)表（按班級分組，顯示每個(gè)班級的學(xué)生人數(shù)、平均分、最高分、最低分）。步驟1：打開報(bào)表設(shè)計(jì)視圖點(diǎn)擊“創(chuàng)建”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“報(bào)表設(shè)計(jì)”→添加“學(xué)生表”“選課表”“課程表”（通過“添加現(xiàn)有字段”）。步驟2：添加分組字段點(diǎn)擊頂部“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“分組和排序”→彈出“分組和排序”窗格→點(diǎn)擊“添加分組”→選擇“學(xué)生表”的“班級”字段→設(shè)置分組級別（如“升序”）。步驟3：添加報(bào)表字段在“報(bào)表頁眉”添加“標(biāo)簽”控件（輸入報(bào)表標(biāo)題：“2023級班級成績總結(jié)報(bào)表”）→設(shè)置字體為“加粗”“14號”；在“班級分組頁眉”添加“班級”字段→設(shè)置字體為“加粗”；在“主體”部分添加“姓名”“課程名”“成績”字段（顯示每個(gè)學(xué)生的每門課成績）；在“班級分組頁腳”添加匯總字段（如“學(xué)生人數(shù)”：`=Count([姓名])`；“平均分”：`=Avg([成績])`；“最高分”：`=Max([成績])`；“最低分”：`=Min([成績])`）；在“報(bào)表頁腳”添加“文本框”控件（輸入“報(bào)表生成日期：[Date()]”→顯示報(bào)表生成日期）。步驟4：設(shè)置報(bào)表格式點(diǎn)擊頂部“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡→點(diǎn)擊“報(bào)表布局”→選擇“對齊”→使控件對齊；點(diǎn)擊“報(bào)表格式”→選擇“主題”（如“Office”主題，使報(bào)表更美觀）；設(shè)置頁腳頁碼（如在報(bào)表頁腳添加“文本框”，輸入“第[Page]頁，共[Pages]頁”）。步驟5：運(yùn)行報(bào)表點(diǎn)擊“視圖”→選擇“報(bào)表視圖”→顯示班級成績總結(jié)報(bào)表（按班級分組，顯示每個(gè)班級的學(xué)生成績及匯總信息）。提示：報(bào)表可以導(dǎo)出為PDF或Excel文件（點(diǎn)擊“文件”→“導(dǎo)出”→選擇格式），方便分享。五、數(shù)據(jù)庫優(yōu)化與維護(hù)：確保系統(tǒng)高效運(yùn)行數(shù)據(jù)庫使用一段時(shí)間后，可能會出現(xiàn)性能下降（如查詢變慢）或數(shù)據(jù)損壞（如突然斷電導(dǎo)致表無法打開），因此需要定期優(yōu)化與維護(hù)。5.1壓縮與修復(fù)數(shù)據(jù)庫：釋放空間并修復(fù)損壞作用：壓縮數(shù)據(jù)庫可以刪除未使用的空間（如刪除記錄后留下的空隙），減小數(shù)據(jù)庫文件大??；修復(fù)數(shù)據(jù)庫可以修復(fù)損壞的表或查詢。步驟：關(guān)閉要壓縮的數(shù)據(jù)庫→打開Access→點(diǎn)擊“文件”→“打開”→選中要壓縮的數(shù)據(jù)庫→點(diǎn)擊“打開”右側(cè)的下拉箭頭→選擇“打開并修復(fù)”；或打開數(shù)據(jù)庫→點(diǎn)擊“文件”→“信息”→點(diǎn)擊“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫”→Access會自動(dòng)壓縮并修復(fù)數(shù)據(jù)庫。提示：建議每周壓縮一次數(shù)據(jù)庫（若數(shù)據(jù)庫使用頻繁，可每天壓縮）。5.2創(chuàng)建索引：提高查詢速度定義：索引是一種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，用于快速定位表中的記錄（類似于書籍的目錄）。創(chuàng)建索引后，Access查詢時(shí)會通過索引快速找到記錄，而非掃描整個(gè)表。案例：為學(xué)生表的“學(xué)號”字段創(chuàng)建索引（“學(xué)號”是主鍵，通常會自動(dòng)創(chuàng)建索引，但非主鍵字段需要手動(dòng)創(chuàng)建）。步驟：打開學(xué)生表的設(shè)計(jì)視圖→選中“學(xué)號”字段→在底部“字段屬性”的“索引”下拉菜單中選擇“有（無重復(fù)）”→保存表→索引創(chuàng)建完成。