銷售合同審核與簽訂工具集一、適用場景與對(duì)象本工具集適用于企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)協(xié)作人員，針對(duì)各類銷售合同的審核、修訂、簽訂及歸檔全流程管理，具體場景包括但不限于：新客戶首次合作合同簽訂前的審核與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；老客戶續(xù)簽、訂單變更合同的條款核對(duì)與合規(guī)性檢查；涉及大宗采購、長期供貨、跨區(qū)域銷售等復(fù)雜合同的專項(xiàng)審核；銷售團(tuán)隊(duì)與客戶初步溝通后，合同文本的內(nèi)部流轉(zhuǎn)與多部門協(xié)同確認(rèn)。二、全流程操作指南（一）合同發(fā)起與前置準(zhǔn)備責(zé)任主體：銷售經(jīng)理/業(yè)務(wù)專員操作要點(diǎn)：客戶信息梳理：收集客戶基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊(cè)地址、聯(lián)系方式等），核對(duì)客戶提供的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章），保證信息真實(shí)有效，避免與“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”公示信息沖突。商業(yè)條款確認(rèn)：與客戶明確合作核心內(nèi)容，包括但不限于：合同主體（甲方：企業(yè)自身，乙方：客戶名稱需與營業(yè)執(zhí)照一致）；標(biāo)的物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總金額（含稅/不含稅，明確稅率）；交貨方式（送貨上門、客戶自提、物流配送）、交貨地點(diǎn)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)；付款方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例及支付期限，明確賬戶信息）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（國標(biāo)/行標(biāo)/約定標(biāo)準(zhǔn)，驗(yàn)收流程及期限）；違約責(zé)任（逾期交貨、逾期付款、質(zhì)量瑕疵的違約金計(jì)算方式）；爭議解決方式（協(xié)商、仲裁/訴訟，明確管轄機(jī)構(gòu)）。合同模板選擇：根據(jù)合作類型（如常規(guī)銷售、定制化銷售、分期付款等），選擇企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，若客戶提供合同文本，需標(biāo)注與模板條款的差異點(diǎn)，作為后續(xù)審核重點(diǎn)。（二）多維度審核流程責(zé)任主體：銷售部門→法務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門→分管領(lǐng)導(dǎo)（按順序或并行，根據(jù)合同金額復(fù)雜度調(diào)整）操作要點(diǎn)：1.銷售部門初審（商業(yè)條款一致性）審核重點(diǎn)：標(biāo)的物、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等商業(yè)條款是否與客戶確認(rèn)結(jié)果一致；客戶信息（名稱、地址、聯(lián)系方式）是否準(zhǔn)確，避免因名稱錯(cuò)誤導(dǎo)致主體不適格；特殊約定（如定制產(chǎn)品的圖紙確認(rèn)、售后響應(yīng)時(shí)間）是否完整。輸出結(jié)果：填寫《合同審核表》“銷售部門審核意見”欄，標(biāo)注通過/需修改，并說明修改原因，連同客戶確認(rèn)的合同文本提交法務(wù)部門。2.法務(wù)部門復(fù)審（法律合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)防控）審核重點(diǎn)：主體資格：客戶營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，是否涉及經(jīng)營異常、嚴(yán)重違法失信，若為分支機(jī)構(gòu)，需核實(shí)總公司授權(quán)；條款合法性：違約責(zé)任是否顯失公平，爭議解決約定是否明確（如“由甲方所在地人民法院管轄”），格式條款是否排除主要權(quán)利；權(quán)責(zé)清晰度：標(biāo)的物所有權(quán)轉(zhuǎn)移時(shí)間、質(zhì)量異議期限、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等條款是否存在歧義；特殊條款：涉及保密、競業(yè)限制、擔(dān)保等條款是否符合《民法典》《反不正當(dāng)競爭法》等規(guī)定。輸出結(jié)果：填寫《合同審核表》“法務(wù)部門審核意見”欄，對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)條款提出修訂建議（如“違約金比例建議不超過合同總額的20%”），審核通過后轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門終審（財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)與資金安全）審核重點(diǎn)：付款條件：預(yù)付款比例是否符合公司規(guī)定（如大宗采購預(yù)付款不超過30%），尾款支付是否與驗(yàn)收、質(zhì)保條款掛鉤；賬戶信息：客戶付款賬戶是否為合同約定賬戶（與營業(yè)執(zhí)照一致），避免個(gè)人賬戶收款；稅務(wù)合規(guī)：發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票時(shí)間、稅率是否與合同金額一致，避免稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；客戶信用：根據(jù)客戶歷史付款記錄、信用評(píng)級(jí)，評(píng)估是否存在壞賬風(fēng)險(xiǎn)，必要時(shí)要求客戶提供擔(dān)保。輸出結(jié)果：填寫《合同審核表》“財(cái)務(wù)部門審核意見”欄，確認(rèn)資金安全條款后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批（重大合同決策）審核范圍：合同金額超過一定額度（如50萬元）、涉及重大合作風(fēng)險(xiǎn)或戰(zhàn)略客戶的合同。審核重點(diǎn)：合作是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃，資源投入是否合理，整體風(fēng)險(xiǎn)收益比是否可控。輸出結(jié)果：簽署審批意見，明確“同意簽訂”“暫緩簽訂”或“重新談判”。（三）修訂與確認(rèn)責(zé)任主體：銷售部門（主導(dǎo)修訂）+法務(wù)/財(cái)務(wù)部門（配合確認(rèn)）操作要點(diǎn)：修訂執(zhí)行：根據(jù)審核部門意見，與客戶溝通修訂條款，形成《合同修訂記錄表》，記錄原條款、修訂后內(nèi)容、修訂原因及確認(rèn)方（客戶簽字/蓋章）。二次審核：修訂后的合同文本需重新提交法務(wù)、財(cái)務(wù)部門確認(rèn)，保證所有風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)已閉環(huán)，避免“邊簽邊改”。最終文本確認(rèn)：審核通過后，打印合同文本（一式X份，根據(jù)合作方數(shù)量確定），由客戶法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章或公章，保證清晰可辨）。（四）簽訂與歸檔責(zé)任主體：銷售部門（簽訂組織）+行政部/檔案室（歸檔管理）操作要點(diǎn)：簽訂儀式：重大合同可組織簽訂儀式，雙方代表簽字、交換文本，普通合同可通過郵寄（EMS等可追蹤方式）或電子簽章（需符合《電子簽名法》規(guī)定）簽訂，保留簽訂過程記錄（如簽收單、簽章日志）。文本分發(fā)：簽訂后，將合同文本按“客戶留存、公司自存、財(cái)務(wù)備案、法務(wù)存檔”等需求分發(fā)，保證各部門持有版本一致。歸檔管理：合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，銷售部門將合同原件、審核表、修訂記錄、客戶資質(zhì)材料等整理成冊(cè)，移交行政部/檔案室；歸檔信息包括：合同編號(hào)（規(guī)則：年份+部門簡稱+序號(hào)，如“2024XS-001”）、簽訂日期、合同主體、標(biāo)的金額、存放位置；建立電子檔案庫，掃描關(guān)鍵頁面（簽字蓋章頁、核心條款頁），通過OA系統(tǒng)或指定文件夾存儲(chǔ)，便于后續(xù)查閱。三、核心工具表格模板表1：合同審核表合同基本信息合同編號(hào)合同名稱甲方（銷售方）乙方（客戶）合同金額大寫：________________小寫：________________簽訂日期審核環(huán)節(jié)審核內(nèi)容銷售部門初審商業(yè)條款一致性、客戶信息準(zhǔn)確性、特殊約定完整性法務(wù)部門復(fù)審主體資格、條款合法性、權(quán)責(zé)清晰度、特殊條款合規(guī)性財(cái)務(wù)部門終審付款條件、賬戶信息、稅務(wù)合規(guī)、客戶信用風(fēng)險(xiǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批戰(zhàn)略符合性、風(fēng)險(xiǎn)收益比、重大決策表2：客戶資質(zhì)核查表客戶基本信息客戶名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼法定代表人注冊(cè)地址聯(lián)系電話核查項(xiàng)目核查內(nèi)容營業(yè)執(zhí)照營業(yè)期限、經(jīng)營范圍、登記狀態(tài)（是否為“存續(xù)”“在營”）信用記錄是否被列為“失信被執(zhí)行人”“經(jīng)營異常名錄”經(jīng)營能力近1年?duì)I收規(guī)模、主要客戶群體、行業(yè)口碑（可通過企業(yè)征信報(bào)告核實(shí)）特殊資質(zhì)（如需）涉及食品、醫(yī)療器械等特殊行業(yè)，是否具備相關(guān)生產(chǎn)/經(jīng)營許可證表3：合同修訂記錄表修訂序號(hào)修訂條款（如“第三條交貨時(shí)間”）原內(nèi)容修訂后內(nèi)容修訂原因客戶確認(rèn)（簽字/蓋章）確認(rèn)日期1第四條付款方式“尾款30%于交貨后30日內(nèi)支付”“尾款30%于驗(yàn)收合格后30日內(nèi)支付”明確付款節(jié)點(diǎn)與驗(yàn)收流程掛鉤（客戶蓋章）2024–2第七條違約責(zé)任“逾期付款按日0.05%支付違約金”“逾期付款按日0.03%支付違約金”客戶申請(qǐng)，調(diào)整為行業(yè)平均水平（客戶簽字）2024–四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)（一）法律合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)主體不適格：簽訂前務(wù)必核實(shí)客戶營業(yè)執(zhí)照，避免與分公司、項(xiàng)目部等無獨(dú)立法人資格的主體簽約（除非有總公司有效授權(quán)）；條款無效：違約金超過實(shí)際損失的30%可能被法院調(diào)整，爭議解決條款避免同時(shí)約定“仲裁+訴訟”；印章風(fēng)險(xiǎn)：客戶印章需與名稱一致，警惕“財(cái)務(wù)章”“合同專用章”代替公章，必要時(shí)要求提供授權(quán)委托書（由法定代表人簽字并加蓋公章）。（二）信息準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)金額與數(shù)量：合同大小寫金額必須一致，標(biāo)的物數(shù)量、規(guī)格等關(guān)鍵信息避免手寫修改（若需修改，需雙方蓋章確認(rèn)）；賬戶信息：收款賬戶務(wù)必為公司對(duì)公賬戶，警惕客戶提供個(gè)人賬戶或第三方賬戶，防止資金挪用。（三）溝通協(xié)作風(fēng)險(xiǎn)跨部門協(xié)同：審核過程中，銷售部門需及時(shí)向客戶反饋審核意見，避免因信息滯后導(dǎo)致合同簽訂延遲；法務(wù)、財(cái)務(wù)部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，緊急合同可啟動(dòng)“加急審核通道”。（四）歸檔管理風(fēng)險(xiǎn)版本混亂：禁止在歸