企業(yè)采購內(nèi)控管理制度

1、目的

為加強采購計劃管理，規(guī)范采購I:作，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品時正常持續(xù)供應(yīng),

減少采購成本，提高企業(yè)采購效率、明確崗位職責、有效咸少采購成本，滿足工企業(yè)對優(yōu)質(zhì)資

源的需求，深入規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。

2、合用范圍

合用于我司生產(chǎn)用設(shè)備、原材料、輔助材料、生產(chǎn)用耗材等企業(yè)生產(chǎn)性物資采購過程，包括

出口物資的采購。

3、職責

3.1總經(jīng)理負責采購管理制度的審批。

3.2采購部負貨合格供方日勺開發(fā)和管理，合格供方物資供應(yīng)能力應(yīng)涵蓋企、業(yè)所有生產(chǎn)性物資需

求；對供方在制過程和生產(chǎn)進度控制：對供方庫存日勺查對與控制：與供方的協(xié)調(diào)與溝通。

3.2工程部和銷售部負責提供詳細的物資時圖紙或參數(shù)、材質(zhì)、規(guī)格、工藝等屬性。必要忖由

工程部出圖，并由銷售部門經(jīng)客戶確認后以請購單日勺形式:是報給采購部。

3.3銷售部負責對物資樣品發(fā)出后的跟蹤和客戶反饋日勺記錄。

3.4財務(wù)部負責對采購物資預(yù)付款和貨款的結(jié)算和給付。

4、采購崗位職責

4.1尋找物料供應(yīng)來源，并分析有關(guān)市場。

4.2與供貨商洽談，并安排工廠參觀、建立供貨商之數(shù)據(jù).

4.3規(guī)定報價與進行議價并做出比價分析。

4.4獲取所需之物料。

4.5有證購進物料之數(shù)量與質(zhì)量。

4.6建立采購業(yè)務(wù)進行III頁遂所需要之數(shù)據(jù)和合格供應(yīng)商名目。

4.7理解市場趨勢，搜集市場供應(yīng)與需求價格等適時數(shù)據(jù)加以成本分析。

4.8呆料與廢料之防止與處理，

5、物資采購工作程序

5.1采購工作流程圖

銷售部工程部采購部財務(wù)部

A選擇供應(yīng)商

V

匚」銷售與客戶溝

登錄

注：工程部門提報的請購單，則由工程部

直接提交采購部進入采購流程。

詢價比價

發(fā)出訂單

V

制程跟蹤與反饋

合格

報關(guān)出貨產(chǎn)品質(zhì)量檢查供應(yīng)商交貨庫存的查對與處理

5.2新供應(yīng)商開發(fā)評估工作流程圖

如請購的項目在《合格供應(yīng)商名目》中沒有找到合適的買方，需開發(fā)新供應(yīng)商。新供應(yīng)商開

發(fā)評估工作流程如下圖:

NO

《顧客簽評記錄》??^=^1^樣品保管與記錄

6、請購及其規(guī)定

6.1請購I內(nèi)定義

請購是指某人或者某部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定-一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份規(guī)定

獲得這些物料口勺單子R勺整個過程。

6.2《請購單》的要素

完整啊請購單應(yīng)包括一下要素：

（1）請購的J部門；

（2）請購物品所屬項目；

（3）請購的用途;

(4)請購的物品名:

(5)請購的物品數(shù)量；

(6)請購的物品規(guī)格；

(7)請購物品口勺樣品、圖紙或技術(shù)資料等；

(8)請購的物品的需求時間;

(9)請購如有特殊需要請備注；

(10)請購單填寫人：

(12)采購負責人；

6.3《請購單》及其提報規(guī)定

(1)請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由請購部門領(lǐng)導(dǎo)審核同意后提報工程部；

(2)請購人應(yīng)及時與客戶溝通確認圖紙參數(shù)等要素盡量詳細地提供應(yīng)工程和采購部門；

(3)工程部進行審核，如輻要圖紙，工程部要附上審核后II勺圖紙和《請購單》一起返給請購人;

(4)請購部門確認無誤后把請購單與確認后的圖紙?起提報給采購部門；

(5)請購人在提報請購單后是應(yīng)規(guī)定采購部請購單接受人簽字回執(zhí)；

(6)波及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電了?文檔也需

?并提交;

（7）遇企業(yè)業(yè)務(wù)急需日勺物資，部門領(lǐng)導(dǎo)不在的狀況，可以或其他形式請示，征得同意后提

報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。

（8）假如是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面闡明。

（9）請購單日勺更改和補充應(yīng)以書面形式由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。

6.4企業(yè)物資請購單的提報部門

（1）企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由工程部門提報；

（2）企業(yè)銷售業(yè)務(wù)物資或樣品由銷售部門提報。

6.5請購單的接受及分發(fā)規(guī)定

6.5.1《請購單》的接受要點

（1）采購部在接受請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫與否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購

單與否通過部門領(lǐng)導(dǎo)審批，圖紙與否通過確認，有無確認簽字；

（2）接受請購單時應(yīng)遵照無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料

不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購日勺原則；

（3）聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商管理人員核查請購物資與否有庫存，確認庫存數(shù)量；

（4）對于不符合規(guī)定和已經(jīng)撤銷H勺請購物資應(yīng)及時告知請購部門。

6.5.2《請購單》的分發(fā)規(guī)定

（1）對于《請購單》采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責進行分工處理;

（2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；

（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)告知請購部門，溝通變更供貨日期；

（4）重要的項目采購前應(yīng)征求企業(yè)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見。

6.6采購周期的規(guī)定

（1）單次采購金額預(yù)算在1萬元如下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元如下可市區(qū)采購的物資

及產(chǎn)品日勺采購周期不應(yīng)超過5天；

（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天

（3）按訂單生產(chǎn)日勺企業(yè)業(yè)務(wù)性物資銷售部門應(yīng)在充足考慮供應(yīng)商生產(chǎn)能力日勺前提下請購部門與

采購部門共同制貨n期；

（4）新產(chǎn)品研發(fā)及樣品采購部門應(yīng)尤其注意溝通跟進保證生產(chǎn)進度和交期。

（5）請購部門應(yīng)按照上述條款中規(guī)定日勺時間提前提報請購單，采購部如未能準時完畢采購任務(wù)

時應(yīng)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)闡明原因；

（6）碰到緊急采購應(yīng)匯報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)采用迅速優(yōu)先采購的方略；

7供方開發(fā)和選擇的規(guī)定

7.1采購部開發(fā)新供應(yīng)商要通過多種渠道對其進行調(diào)查摸底，通過狀況匯總認為可以進行合作,

將供應(yīng)商的狀況登記到《合格供方登記表》中，交由工程部進行供應(yīng)商資格評估。

7.2工程部應(yīng)對選出的重點供方進行培訓(xùn)和溝通，讓對方理解我企業(yè)時產(chǎn)品構(gòu)造、工藝和理念。

7.3工程部對評估合格的供應(yīng)商要在《合格供方登記表》上簽字確認，由采購部錄入《合格供

應(yīng)商名目》與《合格供方登記表》一起存檔。

8樣品管制的規(guī)定

8.1采購部門要及時跟蹤供應(yīng)商樣品制作的過程，碰到問題要及時反應(yīng)給銷售和工程部門，防

止因各方溝通不及時導(dǎo)致日勺樣品生產(chǎn)錯誤。

8.2采購部門對供應(yīng)商生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量和工期負有跟蹤和管制的責任。

8.3獲得樣品后采購部門要進行自檢并在《樣品評測表》簽字確認，再與樣品實物一起提交給

工程評測確認簽字，最終交由銷售和客戶進行確認，由采購對本單進行存檔備查。

9詢價及其規(guī)定

9.1詢價比價原則

除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元如下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元

以上的所有項目都應(yīng)規(guī)定至少對三家以上的供應(yīng)商進行詢吩；由三家以上供應(yīng)商提供報價，在

權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等原因的基礎(chǔ)上進行綜合評估，并與供

應(yīng)商深入議定最終價格，臨時性應(yīng)急購置的物品除外。

9.2低價搜索原則:

采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫：理解市場最新動態(tài)及最低價格，實

現(xiàn)最優(yōu)化采購。所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或多

種中介機構(gòu)詢價；

9.3詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，理解圖紙及其技術(shù)規(guī)定，對請購產(chǎn)

品的規(guī)格型號、產(chǎn)品工藝、及表面處理等多種信息進行理解，迅速由外行變?yōu)閮?nèi)行。碰到問題

應(yīng)及時日勺與請購部門溝通：

9.4屬于相似類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整頓、歸類假如采購周期相差不多應(yīng)集中打包采購；對

尸緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；

9.5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低日勺替代品可以推薦采購替代品，但必須與請

購人進行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進行背書簽字；

9.6詢價時對于相似規(guī)格和技術(shù)規(guī)定應(yīng)對不一樣品牌進行詢價；

9.7比價采購所問詢H勺單位均應(yīng)具有一定資質(zhì)和實力，并能提供三證合一的資質(zhì)證明具有提供

或完畢我企業(yè)所需物資和項目的能力；

9.8比價采購應(yīng)按照《詢價對比分析表》的格式填寫完整詢價比價分析內(nèi)容與請購人進行溝通,

并存檔備查；

9.9在詢價時碰到特殊狀況應(yīng)書面報請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示。

10比價、議價

10.1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認;

10.2對于合格供應(yīng)商日勺價格水平進行市場分析，與否其他廠商日勺價格最低，所報價格日勺綜合條

件愈加突出：

10.3收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向請購部門領(lǐng)導(dǎo)匯報狀況，設(shè)定議價目的價格；

10.4重要項目應(yīng)通過一定的措施對于目日勺單位日勺實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地

考察理解供應(yīng)商的各方面日勺實力等；

10.5參照目的價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的深入談判。

10.6廉潔原則:

（1）自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，減少采購成本。

（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。

（3）嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。

（4）加強學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)有關(guān)日勺新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。

（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給企業(yè)導(dǎo)致?lián)p失。

11比價、議價成果匯總

11.1比價、議價成果匯總應(yīng)按照《詢價對比分析表》的格式完整列出報價、工期、付款方式

及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定次序逐一審核；

11.2如比價、議價成果未通過企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。

11.3供應(yīng)商選擇：

（1）具有合法經(jīng)營主體者,

（2）品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。

（3）信譽良好者。

（4）客戶承認日勺供應(yīng)商。

12協(xié)議的簽訂及其規(guī)定。

12.1協(xié)議

協(xié)議是當事人或當事雙方之間設(shè)置、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的協(xié)議，受法律

保護。廣義協(xié)議指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的辦議。目前我們的采購工作重要波及

工礦產(chǎn)品買賣協(xié)議。

協(xié)議正文應(yīng)包括的要素

（1）協(xié)議名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

（2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及協(xié)議總額，清單、技術(shù)文獻

與確認圖紙是協(xié)議不可分割的部分；

（3）包裝規(guī)定；

（4）協(xié)議總額應(yīng)含稅，含運達企業(yè)的總價，特殊狀況應(yīng)注明；

（5）付款方式；

（6）工期;

（7）質(zhì)量保證期;

（8）質(zhì)量規(guī)定及規(guī)范；

（9）違約責任和處理糾紛H勺措施；

（10）雙方的企業(yè)信息；

（11）其他約定。

協(xié)議簽訂及其規(guī)定

供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，經(jīng)總經(jīng)理同意，由采購部門與迷定的供應(yīng)商簽訂協(xié)議。

交易發(fā)生爭執(zhí)時，根據(jù)協(xié)議的核定條款進行處理。詳細規(guī)定如下：

1）如波及到技術(shù)問題及企業(yè)機密的，注意保密責任；

2）確定協(xié)議條款時一定要將多種風險減少到最低；

3）為防止協(xié)議工程量追加或追加無根據(jù)?，打包采購時規(guī)定供貨方提供分項報價清單；

4）遇貨品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的狀況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；

5）質(zhì)保期?定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量規(guī)定廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；

6）詳細約定發(fā)票的提供時間及規(guī)定；

7）針對不一樣的協(xié)議約定不一樣的I付款方式，如設(shè)備類的協(xié)議一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款,

調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的次序明確付款額度、付款時間和付款條件等

8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款;

9）違約責任一定要詳細、洋細：

10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行協(xié)議時簽訂工作；

11）協(xié)議簽定簽應(yīng)按照《協(xié)議范本》的格式對協(xié)議草稿進行巡簽審查；

12）協(xié)議巡簽審查通過后應(yīng)由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋企業(yè)協(xié)議章方可生效；

13）簽訂的所有協(xié)議應(yīng)及時報送財務(wù)部門。并將協(xié)議原件及掃描件分別進行存檔。

13付款及協(xié)議執(zhí)行

13.1付款規(guī)定

1）所有已簽訂協(xié)議付款時或參照企業(yè)財務(wù)中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行：

2）按照進度付款的采購項目必須保證質(zhì)檢合格方可付款；

3）按照企業(yè)規(guī)定和協(xié)議約定到達付款條件II勺協(xié)議在付款時應(yīng)填寫（資金支出審批單）或：付款

審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款；

4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響協(xié)議的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊狀

況限延期付款時應(yīng)及時的告知采購部并匯報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。

13.2協(xié)議執(zhí)行

已簽訂協(xié)議由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，若采購物品（物資）無

法在預(yù)定期間內(nèi)交貨日勺，采購人員須提前告知需求部門，尋求處理措施，并須重新和供應(yīng)商確

定新的交貨期，并知會需求部門。

已簽訂日勺協(xié)議在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于協(xié)議義務(wù)和責任啊履行狀況，跟蹤并督促

其保質(zhì)保量，準時履約：

協(xié)議在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴格執(zhí)行協(xié)議，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充協(xié)議；

14報驗與入庫

14.1報驗

（1）供應(yīng)單位己經(jīng)履行完畢的協(xié)議，采購部應(yīng)及時I內(nèi)告知工程部門共同進行驗收；

（2）對于不?樣類型的協(xié)議的標H勺物的驗收原則參照企業(yè)質(zhì)量原則的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

（3）到達質(zhì)檢和報驗條件『J協(xié)議標的物應(yīng)在第一時間報請工程部門進行質(zhì)檢、驗收；

（4）工程部門在接到采購部報驗告知后應(yīng)及時報驗，并出具《采購物品驗收單》，對于質(zhì)檢不

及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫歐J狀況工程部門應(yīng)負重要責任：

（5）用于企業(yè)生活和辦公H勺物資不在企業(yè)質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。

14.2.入庫

1）企業(yè)所有H勺生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加I：件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢查或驗收：

2）協(xié)議標的物在運達企業(yè)后采購部應(yīng)及時告知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運;

3）質(zhì)檢部門未及時驗收的協(xié)議標日勺物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受:

4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時口勺入庫，并及時出具《入庫單》：

5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；

6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照企業(yè)財務(wù)規(guī)定不入庫。

7）如驗收不合格日勺，由驗收部門告知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。

15、考核:

凡違反本制度H勺人員，根據(jù)企業(yè)有關(guān)管理制度進行懲罰。

16、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起執(zhí)行。

17、本制度附件：

1、《采購申請單》

2、《詢價對比分析表》

3、《合格供應(yīng)商名目》

4、《合格供方登記表》

5、《樣品評測表》

6、《協(xié)議范本》

7、《入庫單》

X、《采購物品驗收單》

一般采購流程表:

流程作業(yè)規(guī)定登記表單責任單位/人

、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實際需要請購單需求部門

采購申請—?1

填寫請購單。

1I1、采購接受請購單，直接采購或轉(zhuǎn)給工程請購單采購員

接受請購單出圖出參數(shù)，完畢后附圖返回請購部門確工程部

-?

認，完畢確認后將資料返給采購。請購部門

詢價比價議價1、采購人員依需求緩急，參照采購歷史記詢價對比采購員

―?

錄或供應(yīng)商所提供的資料，至少精選三家分析表

以上供應(yīng)商進行比價和議價.

樣品提供確認

—?1、以滿足需求部門所提出日勺性能、指標、樣品評測采購員

品質(zhì)為原則。登記表工程部

供應(yīng)商選擇

—>1、依優(yōu)質(zhì)低價原則進行選擇詢價對比請購部門/工

簽訂采購協(xié)議—?

分析表程部/采購員

申請部門:交表日期：年月日

【、根據(jù)供需雙方確定日勺條件簽訂協(xié)議采購協(xié)議采購員

1、根據(jù)協(xié)議或約定H勺交貨期進行跟蹤確采購協(xié)議采購員

認，發(fā)生異常及時處理

庫管員

1、按采購需求進行驗收，辦理入店手續(xù)入庫單

/請購部門

1、庫管員按已辦妥的請購單、送貨單整頓送貨單庫管員

1匯總發(fā)票采購員

2、采購員根據(jù)庫管員提供日勺有關(guān)資料進行支付憑證

對帳/整頓付款