企業(yè)印章管理與使用登記制度一、總則（一）制度目的為規(guī)范企業(yè)印章的刻制、保管、使用及登記流程，防范印章濫用、遺失、偽造等風險，維護企業(yè)合法權益，根據(jù)《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國合同法》《國務院關于國家行政機關和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定》等法律法規(guī)，結合企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)及所屬分支機構所有印章的管理與使用，包括但不限于公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門專用章、項目專用章等。（三）印章定義與分類1.公章：企業(yè)法定名稱章，是企業(yè)對外行使民事權利、履行民事義務的重要憑證，用于簽署各類對外文件（如章程、決議、授權書、證明函等）。2.合同專用章：用于簽訂各類經(jīng)濟合同、協(xié)議的專用印章，其效力等同于公章，但僅限合同簽訂場景。3.財務專用章：用于辦理財務結算、開具票據(jù)（如支票、匯票）、資金往來等財務事項的專用印章。4.法定代表人章：法定代表人個人名章，通常與財務專用章配合使用（如銀行預留印鑒），或用于法定代表人授權的特定事項。5.部門/項目專用章：各職能部門或項目組用于內(nèi)部管理及限定范圍內(nèi)對外事務的印章（如“人力資源部”“XX項目組”章），其效力僅限于部門職責或項目范圍內(nèi)。二、印章的刻制與備案（一）刻制審批流程1.申請發(fā)起：需刻制印章的部門應填寫《印章刻制申請表》（模板見附件1），注明印章名稱、類型、用途、數(shù)量及刻制理由，經(jīng)部門負責人簽字后提交辦公室。2.審核審批：辦公室對申請進行合規(guī)性審查（如是否符合企業(yè)戰(zhàn)略需求、是否與現(xiàn)有印章沖突），審查通過后報分管領導審批；涉及公章、合同章、財務章等核心印章的，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議。3.刻制執(zhí)行：審批通過后，由辦公室指定專人到公安機關備案的刻章單位（需具備《特種行業(yè)許可證》）辦理刻制手續(xù)，嚴禁私自刻制。（二）法定刻制單位要求刻章單位必須符合以下條件：取得公安機關頒發(fā)的《特種行業(yè)許可證》；采用防偽技術（如芯片嵌入、暗紋標識）刻制，確保印章唯一性；留存印章印模及刻制記錄，便于后續(xù)追溯。（三）備案管理1.公安備案：刻制完成后，辦公室應在5個工作日內(nèi)將印章印模、刻制單位資質證明、《印章刻制申請表》等材料提交公安機關備案，領取《印章備案證明》。2.企業(yè)內(nèi)部備案：辦公室應建立《印章備案臺賬》（模板見附件2），記錄印章名稱、類型、刻制日期、備案編號、保管部門及責任人等信息，并將印模留存歸檔（電子檔與紙質檔同步保存）。三、印章的保管規(guī)范（一）保管責任分工印章實行“專人專管、權責對應”原則，具體分工如下：印章類型保管部門責任人備注公章辦公室辦公室主任需存放于帶密碼的保險柜合同專用章法務部/業(yè)務部部門負責人僅限合同簽訂場景財務專用章財務部財務經(jīng)理與法定代表人章分人保管法定代表人章法定代表人/授權人法定代表人秘書需經(jīng)法定代表人書面授權部門/項目專用章對應部門/項目組部門經(jīng)理/項目負責人僅限內(nèi)部及限定范圍使用（二）日常保管要求1.存放規(guī)范：印章必須存放于帶密碼的保險柜或防火、防盜的專用保管箱內(nèi)，保險柜密碼由保管人單獨掌握，不得告知他人；保管人離開崗位時，必須鎖好保險柜并帶走鑰匙。2.使用限制：保管人不得私自將印章帶離辦公場所，不得委托他人代管（經(jīng)審批的例外情況除外）；嚴禁在空白紙張、空白合同上預先蓋章。3.定期檢查：辦公室每月對印章保管情況進行抽查，重點檢查保險柜使用記錄、印章存放狀態(tài)及保管人履職情況，形成《印章保管檢查報告》。（三）交接與變更流程1.保管人變更：保管人因離職、調崗等原因需變更時，應填寫《印章交接記錄表》（模板見附件3），注明交接日期、印章名稱、數(shù)量、狀態(tài)（如是否完好），由交接雙方、監(jiān)交人（部門負責人）簽字確認后，報辦公室備案。2.部門撤銷/項目結束：部門撤銷或項目結束后，其專用章應在10個工作日內(nèi)交回辦公室，由辦公室按本制度第六章規(guī)定處理。四、印章的使用審批流程（一）使用范圍界定各印章的使用范圍必須嚴格限定，禁止超范圍使用：公章：用于企業(yè)對外簽署的章程、股東會決議、董事會決議、授權委托書、工商登記材料、重要證明文件等；合同專用章：用于簽訂買賣合同、服務合同、借款合同等各類經(jīng)濟合同；財務專用章：用于開具支票、匯票、收據(jù)、財務報表蓋章等財務事項；法定代表人章：用于銀行預留印鑒、法定代表人授權書、需法定代表人簽字的文件；部門/項目專用章：用于部門內(nèi)部通知、項目進度報表、與合作方的非合同類溝通文件（如項目函件）。（二）常規(guī)審批流程1.申請：使用人填寫《印章使用申請表》（模板見附件4），注明使用人姓名、部門、申請日期、印章類型、用途、文件名稱/內(nèi)容摘要、份數(shù)等信息，并附上需蓋章的文件原件。2.部門審核：部門負責人對申請內(nèi)容進行真實性、合規(guī)性審查（如文件內(nèi)容是否符合部門職責、是否與企業(yè)利益沖突），審查通過后簽字確認。3.層級審批：一般事項（如內(nèi)部通知、常規(guī)合同）：報分管領導審批；重要事項（如重大合同、對外擔保、股權變更）：報總經(jīng)理或董事會審批；財務事項（如開具大額支票、資金調撥）：需經(jīng)財務負責人審核后，報總經(jīng)理審批。4.蓋章執(zhí)行：審批通過后，使用人持《印章使用申請表》及文件原件到保管人處蓋章；保管人應對文件內(nèi)容與申請表信息進行核對，確認無誤后蓋章，并在申請表上簽字。（三）緊急情況處理遇緊急情況（如搶險救災、重大合同談判需立即蓋章）無法履行常規(guī)審批流程的，使用人可向總經(jīng)理申請“緊急用章”，經(jīng)總經(jīng)理口頭同意后，由保管人先蓋章，事后2個工作日內(nèi)補填《印章使用申請表》并完善審批手續(xù)。五、印章的使用登記管理（一）登記內(nèi)容要求印章使用必須逐次登記，《印章使用登記簿》（模板見附件5）應包含以下信息：登記日期、使用人姓名、部門；印章類型、用途、文件名稱/內(nèi)容摘要；文件份數(shù)、審批人姓名、保管人姓名；備注（如緊急情況說明、補審批情況）。（二）登記方式與留存1.登記方式：采用紙質登記簿與電子系統(tǒng)結合的方式，紙質登記簿由保管人負責填寫，電子系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）由使用人錄入，兩者內(nèi)容必須一致。2.留存要求：紙質登記簿應每年裝訂歸檔，保存期限不少于10年；電子記錄應定期備份（每月至少1次），存儲于企業(yè)內(nèi)部服務器，防止篡改或丟失。（三）查詢與追溯機制1.查詢權限：僅企業(yè)管理層、審計部、辦公室負責人有權查詢印章使用記錄，其他人員需經(jīng)總經(jīng)理批準后方可查詢。2.追溯流程：若發(fā)現(xiàn)印章使用異常（如未經(jīng)審批蓋章、文件內(nèi)容與登記不符），審計部應立即啟動追溯程序，調閱《印章使用申請表》《印章使用登記簿》及相關文件，核實責任主體，并向總經(jīng)理報告。六、印章的停用與銷毀（一）停用情形與流程1.停用情形：印章?lián)p壞（如裂紋、字跡模糊）；企業(yè)名稱變更、法定代表人變更；部門撤銷、項目結束；印章遺失（登報聲明作廢后）。2.停用流程：保管部門填寫《印章停用申請表》（模板見附件6），注明停用原因、印章名稱、數(shù)量、狀態(tài)，經(jīng)部門負責人簽字后報辦公室；辦公室審核通過后，收回印章并在《印章備案臺賬》中標記“停用”。（二）銷毀程序與要求1.銷毀申請：停用印章需銷毀的，由辦公室填寫《印章銷毀申請表》（模板見附件7），注明銷毀原因、印章名稱、數(shù)量，經(jīng)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。2.銷毀執(zhí)行：銷毀應由辦公室、審計部共同監(jiān)銷，采用碎紙機粉碎或熔爐熔化等不可恢復的方式；銷毀后，監(jiān)銷人應在《印章銷毀記錄表》（模板見附件8）上簽字，記錄銷毀日期、地點、方式及參與人員。（三）遺失處理規(guī)范1.立即報告：印章遺失后，保管人應立即向辦公室報告，辦公室在24小時內(nèi)通知公安機關及相關部門（如銀行、客戶）。2.登報聲明：辦公室應在3個工作日內(nèi)到當?shù)貓蠹埧恰队≌逻z失聲明》，聲明印章作廢。3.重新刻制：遺失聲明刊登后，按本制度第二章規(guī)定重新刻制印章并備案。七、監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督機制1.日常監(jiān)督：辦公室每月對印章保管、使用、登記情況進行檢查，形成《印章管理檢查報告》，報總經(jīng)理審閱。2.專項審計：審計部每季度對印章使用情況進行專項審計，重點檢查審批流程合規(guī)性、登記記錄完整性、印章存放安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）責任認定與追究1.保管人責任：未按規(guī)定存放印章導致遺失的，由保管人承擔賠償責任（賠償金額根據(jù)實際損失確定）；私自將印章帶離辦公場所或委托他人代管的，給予警告處分；情節(jié)嚴重的，解除勞動合同。2.使用人責任：未經(jīng)審批使用印章的，給予記過處分；造成企業(yè)損失的，承擔賠償責任；偽造或變造《印章使用申請表》的，解除勞動合同；構成犯罪的，移送司法機關。3.審批人責任：違規(guī)審批印章使用的，給予警告處分；造成企業(yè)損失的，承擔連帶賠償責任；明知文件內(nèi)容違規(guī)仍審批的，給予記大過處分；情節(jié)嚴重的，撤職或解除勞動合同。八、附則（一）生效與修訂本制度自發(fā)布之日起生效，未盡事宜由辦公室負責解釋。如需修訂，由辦公室提出修訂方案，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審