采購申請與審批標(biāo)準(zhǔn)化流程單一、流程適用范圍與核心價(jià)值（一）適用場景本標(biāo)準(zhǔn)化流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的全流程管理，涵蓋但不限于以下場景：日常運(yùn)營采購：如辦公用品、勞保用品、清潔用品等常規(guī)物資的定期或零星采購；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：如研發(fā)項(xiàng)目所需設(shè)備、原材料、技術(shù)服務(wù)等與特定項(xiàng)目相關(guān)的采購；固定資產(chǎn)采購：如電腦、儀器、生產(chǎn)設(shè)備等價(jià)值較高、使用周期長的資產(chǎn)購置；服務(wù)類采購：如咨詢、設(shè)計(jì)、維修、外包等服務(wù)項(xiàng)目的采購；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、生產(chǎn)急需）導(dǎo)致的臨時(shí)性采購。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，可統(tǒng)一采購管理規(guī)范，避免因采購需求不明確、審批層級混亂、執(zhí)行過程不透明等問題導(dǎo)致的資源浪費(fèi)、效率低下或合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。（二）核心價(jià)值規(guī)范管理：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工與操作標(biāo)準(zhǔn)，保證采購活動有章可循；提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化流程減少重復(fù)溝通與無效審批，縮短采購周期；控制成本：通過預(yù)算審核、價(jià)格對比、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)，降低采購成本；防范風(fēng)險(xiǎn)：強(qiáng)化合規(guī)性審查，杜絕未經(jīng)審批采購、超預(yù)算采購等風(fēng)險(xiǎn)行為；責(zé)任可追溯：全流程記錄留痕，便于后續(xù)審計(jì)、問題復(fù)盤與責(zé)任界定。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟詳解（一）需求發(fā)起與材料準(zhǔn)備操作人：采購需求申請人（如部門專員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）明確采購需求：根據(jù)部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目要求，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、期望交付時(shí)間等核心要素；編制預(yù)算：預(yù)估采購金額，需包含物品單價(jià)、總價(jià)及相關(guān)費(fèi)用（如運(yùn)輸、稅費(fèi)等），并核對預(yù)算科目是否正確；收集附件材料：根據(jù)采購類型準(zhǔn)備必要支撐文件，包括但不限于：辦公用品/日常物資：采購需求清單（部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）；固定資產(chǎn)/項(xiàng)目采購：可行性分析報(bào)告、技術(shù)參數(shù)要求、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)（如需）；服務(wù)類采購：服務(wù)方案、供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)審材料（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）；緊急采購：緊急情況說明（部門負(fù)責(zé)人簽字）、臨時(shí)采購申請說明。輸出物：《采購申請單》（含附件材料）注意事項(xiàng)：需求描述需清晰具體，避免“一批辦公用品”“類似設(shè)備”等模糊表述；預(yù)算金額需經(jīng)申請人確認(rèn)，保證與實(shí)際需求匹配。（二）部門初審與合理性校驗(yàn)操作人：需求部門負(fù)責(zé)人審核需求必要性：確認(rèn)采購需求是否為部門工作或項(xiàng)目開展所必需，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、修復(fù)舊設(shè)備等）；審核預(yù)算合理性：核對預(yù)估金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，是否存在虛報(bào)、錯(cuò)報(bào)情況；審核材料完整性：檢查《采購申請單》及附件是否齊全、規(guī)范（如簽字、蓋章是否完整）；初審意見反饋：符合要求：在《采購申請單》“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽字確認(rèn)，提交至采購部門；不符合要求：注明退回原因（如“預(yù)算超支”“需求描述不清晰”），反饋給申請人修改后重新提交。輸出物：初審?fù)ㄟ^的《采購申請單》或退回修改的申請注意事項(xiàng)：部門負(fù)責(zé)人需對需求的真實(shí)性與預(yù)算的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，不得隨意簽字或推諉；對于跨部門協(xié)作的采購需求，需提前溝通并取得相關(guān)部門會簽意見。（三）采購部門審核與方案制定操作人：采購專員/采購部門負(fù)責(zé)人接收與登記：收到《采購申請單》后，在采購臺賬中記錄申請編號、需求部門、物品名稱、金額、提交時(shí)間等信息，并分配至對應(yīng)采購專員；合規(guī)性審查：審查采購流程是否符合公司制度（如是否達(dá)到招標(biāo)threshold、是否需要公開詢價(jià)）；審查供應(yīng)商選擇方式：常規(guī)采購優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫中選擇，新增供應(yīng)商需進(jìn)行資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、相關(guān)認(rèn)證、財(cái)務(wù)狀況、履約能力等）；市場調(diào)研與方案制定：對于小額采購（如1000元以下）：可直接從合格供應(yīng)商庫中選擇1-2家進(jìn)行比價(jià)，確定最終供應(yīng)商；對于大額采購（如5000元以上）：需組織至少3家供應(yīng)商報(bào)價(jià)，或通過公開招標(biāo)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商；編制《采購方案》：包含供應(yīng)商選擇理由、報(bào)價(jià)對比表、交付周期、付款方式等，提交至財(cái)務(wù)部門及管理層審批。輸出物：《采購方案》、供應(yīng)商報(bào)價(jià)對比表、供應(yīng)商資質(zhì)審核表注意事項(xiàng)：采購專員需保證供應(yīng)商選擇的公平性與合規(guī)性，不得與供應(yīng)商存在利益輸送；緊急采購需在24小時(shí)內(nèi)完成供應(yīng)商確定與方案制定，并注明“緊急采購”標(biāo)識。（四）管理層審批與授權(quán)操作人：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管副總/總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級審批）財(cái)務(wù)部門審核：審核預(yù)算匹配度：確認(rèn)采購金額是否在預(yù)算科目內(nèi)，是否存在超預(yù)算情況（如超預(yù)算需提交預(yù)算調(diào)整申請）；審核價(jià)格合理性：對比歷史采購價(jià)格、市場價(jià)格，判斷報(bào)價(jià)是否公允；審核付款方式：是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、發(fā)票要求等）；分級審批：金額≤5000元：由采購部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤20000元：由分管副總審批；金額＞20000元：由總經(jīng)理審批；特殊采購（如戰(zhàn)略物資、重大項(xiàng)目采購）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議；審批意見反饋：審批通過：在《采購申請單》“審批意見”欄簽字確認(rèn)，返回采購部門執(zhí)行；審批不通過：注明原因（如“預(yù)算不足”“價(jià)格過高”），退回采購部門重新制定方案或需求部門調(diào)整需求。輸出物：審批通過的《采購申請單》或?qū)徟煌ㄟ^的反饋意見注意事項(xiàng)：審批人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急采購需在24小時(shí)內(nèi)），不得無故拖延；分級審批標(biāo)準(zhǔn)可根據(jù)企業(yè)規(guī)模與行業(yè)特點(diǎn)調(diào)整，但需明確寫入采購管理制度。（五）采購執(zhí)行與訂單下達(dá)操作人：采購專員簽訂采購合同/訂單：根據(jù)審批通過的《采購方案》，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同（大額采購）或下達(dá)采購訂單（小額采購），明確以下條款：物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間與地點(diǎn)；單價(jià)、總價(jià)、付款方式（如“貨到付款”“30%預(yù)付款+70%到貨款”）、發(fā)票類型；違約責(zé)任（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)時(shí)的處理方式）；合同/訂單審批：采購合同需經(jīng)法務(wù)部門（如設(shè)）審核，采購訂單需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審批；供應(yīng)商溝通：將審批后的合同/訂單發(fā)送至供應(yīng)商，確認(rèn)生產(chǎn)/備貨周期、物流安排等，保證按時(shí)交付；臺賬登記：在采購臺賬中記錄合同編號、供應(yīng)商信息、訂單金額、交付日期、執(zhí)行狀態(tài)等信息。輸出物：采購合同/采購訂單、采購臺賬更新記錄注意事項(xiàng)：采購合同需采用公司標(biāo)準(zhǔn)模板，關(guān)鍵條款（如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任）不得隨意修改；小額采購可簡化流程，但需保留訂單確認(rèn)記錄（如郵件、截圖等）。（六）交付驗(yàn)收與入庫管理操作人：采購專員、需求部門驗(yàn)收人、倉庫管理員交付跟蹤：供應(yīng)商發(fā)貨后，采購專員需跟蹤物流信息，提前通知需求部門與倉庫準(zhǔn)備收貨；現(xiàn)場驗(yàn)收：需求部門驗(yàn)收：對照采購訂單核對物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、外觀等，并進(jìn)行功能測試（如設(shè)備需通電測試、軟件需試用）；質(zhì)量檢驗(yàn)：對于需專業(yè)檢測的物品（如原材料、精密儀器），可邀請質(zhì)檢部門或第三方機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收；驗(yàn)收結(jié)果處理：合格：需求部門在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬；不合格：注明不合格原因（如“規(guī)格不符”“功能故障”），采購專員及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理（如退換貨、折扣賠償），并記錄在《采購異常處理表》中；入庫管理：倉庫管理員核對驗(yàn)收單與采購訂單，確認(rèn)無誤后辦理入庫，入庫單，并同步至財(cái)務(wù)部門與需求部門。輸出物：《采購驗(yàn)收單》、入庫單、《采購異常處理表》（如需）注意事項(xiàng)：驗(yàn)收需在物品交付后2個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購需當(dāng)場驗(yàn)收），不得無故拖延；未經(jīng)驗(yàn)收或驗(yàn)收不合格的物品，不得辦理入庫或投入使用。（七）付款結(jié)算與財(cái)務(wù)處理操作人：采購專員、財(cái)務(wù)部門付款專員發(fā)票核對：供應(yīng)商開具符合要求的發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），采購專員核對發(fā)票信息與采購合同/訂單、驗(yàn)收單是否一致（如公司名稱、稅號、金額、物品名稱等）；付款申請：采購專員收集發(fā)票、驗(yàn)收單、合同/訂單等材料，填寫《付款申請單》，提交至財(cái)務(wù)部門；財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)專員核對單據(jù)的完整性、合規(guī)性與金額準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后提交至財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；資金支付：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《付款申請單》，通過銀行轉(zhuǎn)賬/支票等方式向供應(yīng)商付款，并記錄付款臺賬；賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)人員根據(jù)付款憑證、發(fā)票、入庫單等原始單據(jù)，進(jìn)行賬務(wù)處理（如“借：原材料/管理費(fèi)用貸：銀行存款”），保證賬實(shí)相符。輸出物：《付款申請單》、付款憑證、財(cái)務(wù)記賬憑證注意事項(xiàng)：發(fā)票需在交付后15個(gè)工作日內(nèi)提供（特殊約定除外），逾期未提供需與供應(yīng)商協(xié)商；付款前需確認(rèn)所有審批流程已完成，不得提前支付或支付無合同/訂單的款項(xiàng)。（八）檔案歸檔與復(fù)盤優(yōu)化操作人：采購專員、檔案管理員檔案收集：整理采購全流程資料，包括《采購申請單》《采購方案》《合同/訂單》《驗(yàn)收單》《付款申請單》《發(fā)票》《供應(yīng)商評價(jià)表》等；檔案歸檔：按照“一采購一檔案”原則，將資料分類歸檔至檔案盒或電子檔案系統(tǒng)，標(biāo)注檔案編號（如“CG-2024-001”），便于后續(xù)查詢；供應(yīng)商評價(jià)：每批次采購?fù)瓿珊螅尚枨蟛块T、采購部門、財(cái)務(wù)部門共同對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)（包括質(zhì)量、交付、服務(wù)、價(jià)格等維度），填寫《供應(yīng)商評價(jià)表》，作為后續(xù)供應(yīng)商合作的參考依據(jù)；流程復(fù)盤：定期（如每季度/每半年）對采購流程進(jìn)行復(fù)盤，分析存在的問題（如審批延遲、驗(yàn)收不嚴(yán)、供應(yīng)商履約率低等），提出優(yōu)化建議并改進(jìn)。輸出物：采購檔案、供應(yīng)商評價(jià)表、流程復(fù)盤報(bào)告注意事項(xiàng)：檔案需保存至少3年（重要檔案需長期保存），電子檔案需定期備份；供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果需客觀公正，避免主觀臆斷，評價(jià)結(jié)果與供應(yīng)商準(zhǔn)入、淘汰直接掛鉤。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板表格（一）采購申請單模板申請編號CG-2024-____申請部門申請日期年月日申請人聯(lián)系方式采購類別□日常物資□固定資產(chǎn)□服務(wù)類□緊急采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)預(yù)估總價(jià)預(yù)算科目用途說明期望交付時(shí)間附件清單□需求清單□技術(shù)參數(shù)□報(bào)價(jià)單□項(xiàng)目批復(fù)□其他：____________________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：日期：采購部門意見簽字：日期：財(cái)務(wù)部門意見簽字：日期：管理層審批意見□分管副總：_________________□總經(jīng)理：_________________簽字：日期：備注（二）采購驗(yàn)收單模板驗(yàn)收編號YS-2024-____采購申請編號驗(yàn)收日期年月日供應(yīng)商名稱合同/訂單編號交付地點(diǎn)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量交付數(shù)量驗(yàn)收數(shù)量驗(yàn)收項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)要求驗(yàn)收結(jié)果備注（如外觀、功能、參數(shù)等）□合格□不合格需求部門驗(yàn)收意見簽字：日期：倉庫管理員意見簽字：日期：采購專員意見簽字：日期：備注□合格，準(zhǔn)予入庫□不合格，處理方式：____________________（三）供應(yīng)商評價(jià)表模板供應(yīng)商名稱評價(jià)周期□單次采購□季度□年度評價(jià)日期年月日采購項(xiàng)目合同編號采購金額評價(jià)維度評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)評分（1-5分）備注質(zhì)量達(dá)標(biāo)率5分：完全符合要求；3分：基本符合但有輕微偏差；1分：不符合要求交付及時(shí)性5分：提前或按時(shí)交付；3分：延遲3天內(nèi)；1分：延遲3天以上服務(wù)響應(yīng)速度5分：24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；3分：48小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；1分：48小時(shí)以上未響應(yīng)價(jià)格合理性5分：低于市場平均價(jià)；3分：與市場平均價(jià)持平；1分：高于市場平均價(jià)履約配合度5分：積極配合；3分：基本配合；1分：消極配合綜合評分（各維度評分之和÷維度數(shù)）評價(jià)等級□優(yōu)秀（≥4.5分）□良好（3.5-4.4分）□合格（2.5-3.4分）□不合格（＜2.5分）改進(jìn)建議評價(jià)部門□需求部門□采購部門□財(cái)務(wù)部門簽字：日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作提示（一）預(yù)算控制風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：超預(yù)算采購、預(yù)算科目使用錯(cuò)誤。控制措施：需求發(fā)起時(shí)，申請人需在預(yù)算額度內(nèi)編制預(yù)算，部門負(fù)責(zé)人需嚴(yán)格審核預(yù)算匹配度；采購部門與財(cái)務(wù)部門需實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)算使用情況，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可執(zhí)行；預(yù)算科目需根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度準(zhǔn)確填寫，避免將“辦公費(fèi)”錯(cuò)記入“差旅費(fèi)”等情況。（二）供應(yīng)商選擇風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：供應(yīng)商資質(zhì)不足、價(jià)格虛高、圍標(biāo)串標(biāo)?？刂拼胧汗?yīng)商準(zhǔn)入需經(jīng)過嚴(yán)格的資質(zhì)審核，建立合格供應(yīng)商庫并定期更新；大額采購需采用公開招標(biāo)、競爭性談判等方式，至少邀請3家供應(yīng)商參與報(bào)價(jià)，留存報(bào)價(jià)記錄；禁止與供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的人員參與采購決策，利益相關(guān)人員需主動申明并回避。（三）審批流程風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：審批延遲、越權(quán)審批、審批意見不明確?？刂拼胧好鞔_各層級審批權(quán)限與時(shí)限，通過OA系統(tǒng)設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)超時(shí)提醒；審批人需根據(jù)制度與實(shí)際情況簽署明確意見（如“同意”“同意，但需降低價(jià)格”“退回，需求不明確”），避免“同意”等模糊表述；緊急采購需啟動“綠色通道”，但需在事后補(bǔ)全審批手續(xù)并說明緊急原因。（四）驗(yàn)收與付款風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：驗(yàn)收不嚴(yán)導(dǎo)致不合格物品入庫、重復(fù)付款、發(fā)票不合規(guī)。控制措施：需求部門與倉庫管理員需共同參與驗(yàn)收，對質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行逐一核對，留存驗(yàn)收記錄；付款前需核對發(fā)票、合同、驗(yàn)收單、入庫單等單據(jù)的一致性，保證“四單