合同審批流程自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)化模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本模板適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織在合同全生命周期管理中的標(biāo)準(zhǔn)化審批需求，尤其適用于以下場(chǎng)景：采購(gòu)類合同：如原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)外包等，涉及供應(yīng)商資質(zhì)審核、金額合規(guī)性校驗(yàn)；銷售類合同：如產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供等，需明確客戶信用評(píng)估、交付條款及回款條件；合作類合同：如項(xiàng)目合作、聯(lián)合研發(fā)等，需界定雙方權(quán)責(zé)、收益分配及風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)；人事類合同：如勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、勞務(wù)派遣協(xié)議等，需保證條款符合勞動(dòng)法規(guī)要求；其他類型合同：如租賃合同、借款合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可協(xié)議等，需根據(jù)業(yè)務(wù)特性定制審批節(jié)點(diǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與信息錄入發(fā)起申請(qǐng)申請(qǐng)人*（如業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）通過企業(yè)OA系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)或指定審批平臺(tái)，發(fā)起“合同審批”流程，選擇合同類型（如采購(gòu)合同、銷售合同等）。填寫基礎(chǔ)信息按系統(tǒng)提示錄入合同核心信息，包括但不限于：合同編號(hào)（自動(dòng)或按規(guī)則手動(dòng)填寫，如“HT-年份-部門代碼-序號(hào)”）；合同名稱（需完整反映合同性質(zhì)及內(nèi)容，如“2024年度項(xiàng)目軟件開發(fā)服務(wù)合同”）；合同相對(duì)方（對(duì)方單位全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、聯(lián)系方式等）；合同金額（含大寫金額，需與小寫一致，涉及外幣的注明匯率及折算方式）；合同期限（起始日期、終止日期，或階段性里程碑節(jié)點(diǎn)）；核心條款摘要（如交付標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等）；附件清單（如對(duì)方資質(zhì)文件、技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、會(huì)議紀(jì)要等，需掃描件并保證清晰可讀）。合規(guī)性自查申請(qǐng)人*需對(duì)合同信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及完整性負(fù)責(zé)，重點(diǎn)自查：合同內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求；金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算合同是否提前完成預(yù)算審批；條款是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)（如違約責(zé)任不對(duì)等、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬不明等）。（二）系統(tǒng)自動(dòng)路由與節(jié)點(diǎn)分配審批路徑配置系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則（合同類型、金額區(qū)間、業(yè)務(wù)部門等）自動(dòng)匹配審批路徑，例如：金額≤5萬元：部門負(fù)責(zé)人審批→法務(wù)專員審核→歸檔；5萬元＜金額≤50萬元：部門負(fù)責(zé)人*→分管副總*→法務(wù)專員*→財(cái)務(wù)經(jīng)理*→歸檔；金額＞50萬元：部門負(fù)責(zé)人*→分管副總*→法務(wù)專員*→財(cái)務(wù)經(jīng)理*→總經(jīng)理*→歸檔。*注：審批路徑可根據(jù)企業(yè)組織架構(gòu)動(dòng)態(tài)調(diào)整，支持自定義節(jié)點(diǎn)及審批人。自動(dòng)通知審批人系統(tǒng)通過站內(nèi)消息、短信或郵件自動(dòng)通知當(dāng)前節(jié)點(diǎn)審批人*（如“您有1份采購(gòu)合同待審批，請(qǐng)于24小時(shí)內(nèi)處理”），并附上合同預(yù)覽及附件。（三）多級(jí)審批與意見反饋審批操作規(guī)范審批人*需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批操作，可選擇以下動(dòng)作：通過：確認(rèn)合同內(nèi)容無誤，“通過”，流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點(diǎn)；駁回：指出具體問題（如“付款條件不明確”“附件缺失資質(zhì)文件”），填寫駁回理由，流程退回至申請(qǐng)人*，修改后重新發(fā)起；補(bǔ)充/加急：需補(bǔ)充材料或加快處理的，可添加備注并流轉(zhuǎn)至申請(qǐng)人*或指定人員處理。法務(wù)審核要點(diǎn)法務(wù)專員*重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：主體資格：對(duì)方單位是否具備相應(yīng)資質(zhì)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證），是否為法定代表人或授權(quán)代表簽約；條款合法性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，格式條款是否公平；權(quán)責(zé)明確性：雙方權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式是否清晰無歧義；風(fēng)險(xiǎn)提示：對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)（如不可抗力、知識(shí)產(chǎn)權(quán)糾紛）提出修改建議。財(cái)務(wù)審核要點(diǎn)財(cái)務(wù)經(jīng)理*重點(diǎn)審核：金額準(zhǔn)確性：合同金額與預(yù)算、報(bào)價(jià)單是否一致，付款方式是否符合財(cái)務(wù)制度；稅費(fèi)約定：發(fā)票類型、稅率及稅費(fèi)承擔(dān)方式是否明確；資金計(jì)劃：付款節(jié)點(diǎn)與公司現(xiàn)金流是否匹配，大額支付是否需附履約保函等。（四）異常處理與流程監(jiān)控超時(shí)處理若審批人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)未操作，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送超時(shí)提醒；超時(shí)24小時(shí)未處理的，可自動(dòng)升級(jí)至其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（如部門負(fù)責(zé)人超時(shí)，自動(dòng)轉(zhuǎn)至分管副總）或指定代理人處理。爭(zhēng)議解決審批過程中若出現(xiàn)意見分歧，由發(fā)起部門牽頭組織協(xié)調(diào)（如業(yè)務(wù)部門、法務(wù)、財(cái)務(wù)召開專題會(huì)議），達(dá)成一致后繼續(xù)流程；無法達(dá)成一致的，提交至分管副總或總經(jīng)理*裁定。流程跟蹤申請(qǐng)人及審批人可通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看流程進(jìn)度（如“當(dāng)前審批人：財(cái)務(wù)經(jīng)理*，預(yù)計(jì)耗時(shí)：2個(gè)工作日”），支持導(dǎo)出審批日志（含操作人、操作時(shí)間、處理意見）。（五）用印申請(qǐng)與合同歸檔用印觸發(fā)合同審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)“用印申請(qǐng)單”，關(guān)聯(lián)合同編號(hào)及審批版本，申請(qǐng)人*需確認(rèn)用印份數(shù)（如“正本2份、副本4份”）及用印用途（如“合同簽署后寄送對(duì)方單位”）。用印審批用印審批人*（如行政負(fù)責(zé)人、授權(quán)用印人）核對(duì)合同內(nèi)容與審批結(jié)果一致后，安排用??；用印后系統(tǒng)自動(dòng)標(biāo)記“已用印”狀態(tài)。電子歸檔用印完成的合同，系統(tǒng)自動(dòng)至電子檔案庫(kù)，按“合同類型-年份-部門”分類存儲(chǔ)，支持關(guān)鍵詞檢索（如合同編號(hào)、對(duì)方單位名稱）；紙質(zhì)合同由行政部*統(tǒng)一整理，與電子版一并歸檔，保存期限符合檔案管理規(guī)定（如普通合同保存10年，重要合同保存30年）。三、核心模板參考（一）合同審批申請(qǐng)表（模板）字段名稱填寫說明示例合同編號(hào)按企業(yè)規(guī)則填寫，唯一標(biāo)識(shí)一份合同HT-2024-CG-001合同名稱需完整反映合同核心內(nèi)容2024年度公司服務(wù)器采購(gòu)合同合同類型單選（采購(gòu)/銷售/合作/人事/其他）采購(gòu)相對(duì)方單位全稱與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼91110108合同金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字￥120,000.00合同金額（大寫）中文大寫壹拾貳萬元整合同期限起始日期-終止日期2024-03-01至2024-12-31交付/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)述核心交付條件及驗(yàn)收方式按技術(shù)協(xié)議要求，驗(yàn)收合格后簽署驗(yàn)收?qǐng)?bào)告付款方式分期/一次性，明確各期付款比例及節(jié)點(diǎn)簽訂合同后支付30%，驗(yàn)收合格后支付70%申請(qǐng)人申請(qǐng)人姓名及所在部門/采購(gòu)部聯(lián)系電話申請(qǐng)人手機(jī)號(hào)碼138附件清單列出所有附件名稱及數(shù)量1.對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；2.報(bào)價(jià)單；3.技術(shù)協(xié)議自查意見申請(qǐng)人填寫合規(guī)性自查結(jié)論已核對(duì)對(duì)方資質(zhì)，金額在預(yù)算范圍內(nèi)，條款無重大風(fēng)險(xiǎn)（二）合同審批流轉(zhuǎn)記錄表（模板）審批節(jié)點(diǎn)審批人審批時(shí)間審批意見處理動(dòng)作發(fā)起申請(qǐng)/采購(gòu)部2024-02-2009:30-提交審批部門負(fù)責(zé)人審核/采購(gòu)部2024-02-2014:15同意，請(qǐng)法務(wù)審核付款條款通過法務(wù)審核/法務(wù)部2024-02-2110:00建議增加“違約金按日萬分之五計(jì)算”條款補(bǔ)充條款后通過財(cái)務(wù)審核趙六/財(cái)務(wù)部2024-02-2116:30同意，付款節(jié)點(diǎn)與現(xiàn)金流匹配通過分管副總審批周七/副總辦2024-02-2209:45同意，按修改后條款執(zhí)行通過用印申請(qǐng)/采購(gòu)部2024-02-2211:20申請(qǐng)用印正本2份、副本2份提交用印用印審批吳八/行政部2024-02-2215:00核對(duì)無誤，同意用印通過（三）合同用印申請(qǐng)表（模板）字段名稱填寫說明關(guān)聯(lián)合同編號(hào)需與審批通過的合同編號(hào)一致合同名稱與審批申請(qǐng)表一致用印份數(shù)正本、副本分別填寫用印用途如“簽署后寄送對(duì)方單位”“公司內(nèi)部存檔”用印位置如“合同首頁(yè)騎縫章”“法定代表人簽字頁(yè)”申請(qǐng)人申請(qǐng)人姓名及部門審批人用印審批人姓名及職務(wù)歸檔狀態(tài)單選（已歸檔/待歸檔）四、執(zhí)行要點(diǎn)提醒（一）信息準(zhǔn)確性保障合同編號(hào)、金額、對(duì)方單位名稱等關(guān)鍵信息需與附件材料（如報(bào)價(jià)單、營(yíng)業(yè)執(zhí)照）完全一致，避免因信息差異導(dǎo)致審批延誤或合同糾紛；涉及金額、日期、數(shù)量等數(shù)字信息，需同時(shí)填寫大小寫，保證無涂改、無歧義。（二）審批路徑優(yōu)化原則按合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)差異化設(shè)置審批節(jié)點(diǎn)，避免“一刀切”導(dǎo)致流程冗長(zhǎng)；明確各節(jié)點(diǎn)審批人職責(zé)，如業(yè)務(wù)部門側(cè)重內(nèi)容真實(shí)性，法務(wù)側(cè)重合法性，財(cái)務(wù)側(cè)重資金合理性，避免職責(zé)交叉或遺漏。（三）附件完整性要求需的附件材料需提前準(zhǔn)備齊全（如對(duì)方資質(zhì)文件、技術(shù)協(xié)議、決策會(huì)議紀(jì)要等），避免因附件缺失反復(fù)退回；掃描件需清晰完整，關(guān)鍵信息（如公章、簽字、日期）可辨，必要時(shí)提供彩色掃描件。（四）數(shù)據(jù)安全與合規(guī)合同審批及歸檔數(shù)據(jù)需存儲(chǔ)在企業(yè)內(nèi)部加密