企業(yè)行政流程審批標準化手冊前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部行政流程審批管理，明確審批權責、提高審批效率、保證流程可追溯，結合企業(yè)實際運營需求，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門日常行政事務的審批管理，旨在通過標準化操作減少流程冗余、規(guī)避合規(guī)風險，為企業(yè)高效運營提供制度保障。第一章適用范圍與典型應用場景一、適用范圍本手冊涵蓋企業(yè)內(nèi)部常見行政審批事項，包括但不限于：費用報銷（差旅費、辦公費、招待費等）辦公用品采購申請企業(yè)用印申請（合同、文件、證明材料等）會議室使用申請差旅審批（國內(nèi)/國外出差）固定資產(chǎn)采購（辦公設備、家具等）其他行政類事項（如車輛使用、訪客接待等）二、典型應用場景新員工入職物資申領：人力資源部為新員工辦理入職時，需通過“辦公用品采購申請”流程申領辦公文具、設備等，經(jīng)行政部審核后發(fā)放。部門業(yè)務招待：市場部為拓展客戶需舉辦招待活動，需提交“費用報銷”流程，詳細說明招待對象、事由、預算，經(jīng)部門負責人及分管領導審批后，財務部安排付款。合同用印審批：銷售部與客戶簽訂銷售合同，需通過“企業(yè)用印申請”流程，合同文本、審批單，經(jīng)法務部審核合規(guī)性、總經(jīng)理審批后，行政部加蓋公章?？绮块T會議協(xié)調(diào)：項目部組織月度工作復盤會，需提前通過“會議室使用申請”流程預約會議室，明確時間、參會人數(shù)、設備需求，經(jīng)行政部確認后安排使用。第二章行政審批管理原則與權限劃分一、審批管理原則規(guī)范性原則：所有審批事項需嚴格按照本手冊流程及模板執(zhí)行，保證信息完整、依據(jù)充分。高效性原則：審批人需在承諾時限內(nèi)完成審批，無合理理由不得拖延，避免影響工作進度?？勺匪菪栽瓌t：審批流程需全程留痕，審批記錄（含申請材料、審批意見、時間節(jié)點）由行政部統(tǒng)一存檔保存，保存期限不少于3年。權責對等原則：審批人對審批事項的合規(guī)性、真實性承擔相應責任，嚴禁越權審批或推諉責任。二、審批權限劃分根據(jù)事項類型、金額大小及影響范圍，審批權限如下表所示（注：金額標準可根據(jù)企業(yè)實際調(diào)整）：審批事項金額/范圍審批人層級費用報銷≤5000元部門負責人*→行政部專員*→財務經(jīng)理*5000-20000元部門負責人*→行政部專員*→財務經(jīng)理*→分管領導*＞20000元部門負責人*→行政部專員*→財務經(jīng)理*→分管領導*→總經(jīng)理*辦公用品采購≤3000元部門負責人*→行政部專員*＞3000元部門負責人*→行政部專員*→分管領導*企業(yè)用印日常文件、證明材料部門負責人*→行政部經(jīng)理*合同、重要協(xié)議部門負責人*→法務專員*→行政部經(jīng)理*→總經(jīng)理*會議室使用所有會議室部門負責人*→行政部專員*差旅審批國內(nèi)出差部門負責人*→分管領導*國外出差部門負責人*→分管領導*→總經(jīng)理*第三章常見行政流程操作指南一、費用報銷流程（一）適用場景員工因公支出（差旅費、辦公費、招待費等）需報銷費用時適用。（二）操作步驟發(fā)起申請申請人登錄企業(yè)OA系統(tǒng)（或填寫紙質(zhì)《行政費用報銷審批表》），填寫以下信息：基本信息：申請人姓名*、所屬部門、報銷日期、報銷類型（差旅費/辦公費/招待費等）；報銷明細：費用發(fā)生時間、地點、事由、金額（需分項列示，如交通費、住宿費、餐費等）、對應的發(fā)票數(shù)量及金額；附件清單：清晰發(fā)票原件（電子發(fā)票需PDF版）、相關證明材料（如出差行程單、招待清單、會議通知等）。提交前需檢查信息完整性，保證金額計算準確、附件齊全。部門負責人審核部門負責人*收到審批申請后，1個工作日內(nèi)完成審核，重點核對：報銷事項是否屬于部門工作必需，是否符合預算；費用金額是否合理，是否存在超標準支出（如差旅住宿標準參照《企業(yè)差旅費管理辦法》）；附件是否與報銷明細匹配（如發(fā)票抬頭是否為企業(yè)全稱、報銷事由是否與發(fā)票內(nèi)容一致）。審核通過：在OA系統(tǒng)或?qū)徟怼安块T意見”欄簽字確認，流轉至下一環(huán)節(jié)；審核不通過：注明原因，退回申請人修改。行政部審核行政部專員*收到申請后，1個工作日內(nèi)完成審核，重點核對：報銷類型是否符合行政類費用管理規(guī)范（如招待費需提前申請備案）；發(fā)票合規(guī)性（發(fā)票真?zhèn)?、是否有稅務監(jiān)制章、是否在有效期內(nèi)）；附件是否完整（如差旅費需附出差審批單、交通票據(jù)等）。審核通過：簽字確認，流轉至財務部；審核不通過：注明原因，退回申請人。財務部審核財務經(jīng)理*收到申請后，2個工作日內(nèi)完成審核，重點核對：金額計算是否準確（含稅價與不含稅價、小寫金額與大寫金額是否一致）；是否符合企業(yè)財務制度（如報銷時限：費用發(fā)生需在30日內(nèi)提交申請）；預算余額是否充足（如部門年度預算已用完，需提交額外預算說明）。審核通過：簽字確認，按權限流轉至分管領導或總經(jīng)理；審核不通過：注明退回原因。領導審批（按權限）分管領導或總經(jīng)理收到審批申請后，2個工作日內(nèi)完成審批，重點核對：大額費用（≥20000元）的必要性及戰(zhàn)略匹配度；特殊事項（如超標準報銷）是否經(jīng)事先溝通確認。審批通過：簽字確認，流轉至財務部；審批不通過：注明原因，退回申請人。財務支付與歸檔財務部收到最終審批通過的申請后，3個工作日內(nèi)完成支付（銀行轉賬或現(xiàn)金報銷），并在OA系統(tǒng)中標記“已完成”。行政部每月收集所有報銷審批表及附件，按部門、時間分類歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)服務器，紙質(zhì)版統(tǒng)一保存。二、辦公用品采購申請流程（一）適用場景部門因辦公需求需采購文具、設備耗材、勞保用品等時適用。（二）操作步驟提交申請申請人填寫《辦公用品采購申請表》，內(nèi)容包括：申請人信息：姓名*、部門、聯(lián)系方式；采購需求：物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、總價、用途（需注明“日常辦公/專項活動”等）；緊急程度：一般/緊急（緊急需注明原因，優(yōu)先處理）。提交前需確認庫存情況（可通過行政部登記的辦公用品臺賬查詢），避免重復采購。部門負責人審批部門負責人*審核采購需求的必要性及合理性，1個工作日內(nèi)完成審批，簽字確認后流轉至行政部。行政部審核與匯總行政部專員*收到申請后，1個工作日內(nèi)完成審核：核對采購物品是否符合企業(yè)《辦公用品目錄》（如非目錄內(nèi)物品需說明理由）；匯總各部門申請，編制《月度辦公用品采購清單》，優(yōu)化采購數(shù)量以降低成本。審核通過：提交分管領導審批；審核不通過：退回申請人調(diào)整需求。分管領導審批（超3000元）分管領導*審核采購預算，重點核對大額采購（＞3000元）的性價比及必要性，1個工作日內(nèi)完成審批。采購與發(fā)放行政部根據(jù)審批通過的采購清單，聯(lián)系供應商（優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應商名錄）下單采購，保證物品質(zhì)量符合標準。物品入庫后，行政部登記《辦公用品入庫臺賬》，通知申請人領取，領取時需在《辦公用品領用登記表》上簽字確認。三、企業(yè)用印申請流程（一）適用場景需加蓋企業(yè)公章、合同章、財務章等印章時適用（含紙質(zhì)文件、電子材料）。（二）操作步驟提交申請申請人填寫《企業(yè)用印申請表》，內(nèi)容包括：用印信息：文件名稱、份數(shù)、用印類型（公章/合同章/財務章）、用印事由；附件材料：需用印的文件電子版（或紙質(zhì)文件復印件），保證內(nèi)容清晰、完整；用印緊急程度：一般/緊急。部門負責人審核部門負責人*審核用印事項的關聯(lián)性（如用印文件是否與部門職責相關），1個工作日內(nèi)完成審批，簽字確認后流轉至法務部（合同/協(xié)議類）或行政部（日常文件類）。法務部審核（合同/協(xié)議類）法務專員*收到合同類用印申請后，2個工作日內(nèi)完成合規(guī)性審核，重點核對：合同主體是否合法、合同條款是否與企業(yè)制度沖突、是否存在法律風險；合同內(nèi)容是否與談判一致（如金額、履行期限、違約責任等）。審核通過：簽字確認，流轉至行政部；審核不通過：注明修改意見，退回申請人。行政部審核與登記行政部經(jīng)理*收到用印申請后，1個工作日內(nèi)完成審核：核對附件材料是否與申請表一致，用印類型是否恰當（如財務章僅限用于財務相關文件）；檢查用印登記臺賬，保證同一文件重復用印已注明原因。審核通過：安排用??；審核不通過：退回申請人。用印與記錄行政部專員核對審批材料無誤后，在指定位置加蓋印章，保證印章清晰、不模糊。用印完成后，在《企業(yè)用印登記表》上記錄：用印日期、文件名稱、份數(shù)、申請人、審批人、用印人等信息，電子版申請表及用印文件同步歸檔。第四章審批模板示例一、《行政費用報銷審批表》基本信息申請人姓名*所屬部門報銷日期報銷類型（□差旅費□辦公費□招待費□其他）報銷明細費用項目金額（元）報銷總額（大寫）小寫：附件清單□發(fā)票（共張）□行程單□其他：部門意見負責人簽字：*日期：行政部審核審核人：*日期：財務部審核審核人：*日期：領導審批分管領導/總經(jīng)理：*日期：財務支付信息付款方式：□銀行轉賬□現(xiàn)金賬號/收款人：財務經(jīng)辦：*日期：二、《辦公用品采購申請表》申請人信息姓名*部門聯(lián)系方式采購需求物品名稱規(guī)格型號數(shù)量緊急程度□一般□緊急（原因：）部門審批負責人簽字：*日期：行政部審核審核人：*日期：分管領導審批（＞3000元）簽字：*日期：三、《企業(yè)用印申請表》用印信息文件名稱份數(shù)用印類型（□公章□合同章□財務章）用印事由附件材料□文件電子版（已）□紙質(zhì)文件復印件（共頁）緊急程度□一般□緊急（原因：）部門審核負責人簽字：*日期：法務部審核（合同類）審核人：*日期：行政部審核審核人：*日期：用印記錄用印日期：用印人：*歸檔編號：第五章操作注意事項一、通用注意事項申請材料完整性：所有審批事項需提交完整申請材料，信息填寫真實、準確，不得漏填、錯填（如金額、日期、事由等）。審批時限要求：審批人需在承諾時限內(nèi)完成審批，緊急事項（如24小時內(nèi)需用印的合同）需在申請時標注，審批人需優(yōu)先處理。特殊情況處理：遇審批人出差或請假，可由其授權人代為審批（需提前在OA系統(tǒng)設置授權），或由上一級領導臨時審批。審批記錄查詢：申請人可通過OA系統(tǒng)實時查詢審批進度，對審批結果有異議的，需在3個工作日內(nèi)向行政部反饋，由行政部協(xié)調(diào)溝通。二、各流程注意事項（一）費用報銷發(fā)票需為合規(guī)增值稅發(fā)票，抬頭、稅號、開戶行等信息必須與企業(yè)全稱一致，發(fā)票需加蓋發(fā)票專用章，電子發(fā)票需完整PDF版（不可截圖）。差旅費報銷需附出差審批單（注明出差事由、時間、地點、交通工具），住宿費、交通費不得超過企業(yè)標準（詳見《企業(yè)差旅費管理辦法》）。招待費報銷需提前填寫《招待費申請表》，注明招待對象、事由、預算，未經(jīng)提前申請的招待費，財務部有權拒絕報銷。（二）辦公用品采購采購需求需遵循“按需申領、杜絕浪費”原則，非緊急物品每月25日前提交次月采購申請，行政部統(tǒng)一匯總采購。辦公用品發(fā)放實行“以舊換新”制度（如筆、文件夾等），領用人