企業(yè)文檔分類編號(hào)及歸檔管理制度一、總則（一）制度目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部文檔的分類、編號(hào)及歸檔管理，保證文檔系統(tǒng)性、可追溯性，提高文檔檢索與利用效率，保障文檔安全完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子文檔，包括但不限于管理制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)告、人事檔案、項(xiàng)目資料、會(huì)議紀(jì)要等。（三）基本原則分類科學(xué)：根據(jù)文檔屬性、業(yè)務(wù)領(lǐng)域及管理需求，建立清晰的分類體系。編號(hào)唯一：每份文檔賦予唯一編號(hào)，保證標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確，避免重復(fù)或混淆。歸檔及時(shí)：文檔辦理完畢后，應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成歸檔，保證文檔時(shí)效性。安全保密：根據(jù)文檔密級(jí)采取相應(yīng)的保管措施，防止泄密、損壞或丟失。二、文檔分類規(guī)則（一）分類維度文檔分類采用“一級(jí)分類+二級(jí)分類”雙重維度，兼顧部門職能與文檔類型。1.一級(jí)分類（按部門/業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分）一級(jí)分類代碼分類名稱說明GL管理類企業(yè)綜合管理、制度建設(shè)、行政事務(wù)等CW財(cái)務(wù)類財(cái)務(wù)報(bào)告、預(yù)算、審計(jì)、稅務(wù)等HR人力資源類招聘、培訓(xùn)、薪酬、績(jī)效、勞動(dòng)合同等YW業(yè)務(wù)類市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶管理、銷售合同等XM項(xiàng)目類立項(xiàng)、研發(fā)、實(shí)施、驗(yàn)收等項(xiàng)目管理資料FA后勤保障類固定資產(chǎn)、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、安全等2.二級(jí)分類（按文檔類型劃分）一級(jí)分類代碼二級(jí)分類代碼分類名稱示例GLZD制度類《財(cái)務(wù)管理制度》《考勤管理規(guī)定》GLBG報(bào)告類年度工作總結(jié)、專項(xiàng)工作匯報(bào)CWCB財(cái)務(wù)報(bào)表資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表HRRL人事檔案員工信息表、入職登記表、離職證明YWHT合同類銷售合同、服務(wù)協(xié)議、采購(gòu)合同XMLX立項(xiàng)類項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)（二）特殊文檔分類涉密文檔（如商業(yè)秘密、核心技術(shù)資料）單獨(dú)設(shè)為“密級(jí)文檔”一級(jí)分類，代碼為“MJ”，二級(jí)分類按密級(jí)劃分（如“機(jī)密”“秘密”“內(nèi)部”）。三、文檔編號(hào)規(guī)則（一）編號(hào)結(jié)構(gòu)文檔編號(hào)采用“一級(jí)分類代碼-二級(jí)分類代碼-年份-流水號(hào)”的組合形式，格式為：—X編號(hào)構(gòu)成部分規(guī)則說明示例一級(jí)分類代碼2位大寫字母，對(duì)應(yīng)一級(jí)分類表（如GL）GL二級(jí)分類代碼2位大寫字母，對(duì)應(yīng)二級(jí)分類表（如ZD）ZD年份4位數(shù)字，文檔形成年份2024流水號(hào)3位數(shù)字，從001開始按順序遞增001（該分類下當(dāng)年第一份文檔）（二）編號(hào)示例管理類制度文檔：GL-ZD-2024-001（2024年企業(yè)管理制度第1號(hào)）財(cái)務(wù)類報(bào)表文檔：CW-CB-2024-015（2024年財(cái)務(wù)報(bào)表第15號(hào)）業(yè)務(wù)類合同文檔：YW-HT-2024-089（2024年業(yè)務(wù)合同第89號(hào)）密級(jí)文檔：MJ-JM-2024-003（2024年機(jī)密級(jí)文檔第3號(hào)）（三）編號(hào)管理文檔編號(hào)由檔案管理員*統(tǒng)一編制，各部門不得擅自編號(hào)或修改。流水號(hào)按年度清零，次年重新從001開始編制。文檔編號(hào)應(yīng)標(biāo)注在文檔首頁(yè)右上角（紙質(zhì)文檔）或文件名首部（電子文檔），保證醒目可查。四、文檔歸檔管理全流程（一）文檔編制與審核編制要求：文檔編制人應(yīng)保證內(nèi)容完整、格式規(guī)范，注明編制部門、編制人、編制日期。審核流程：普通文檔：由部門負(fù)責(zé)人*審核內(nèi)容準(zhǔn)確性及合規(guī)性。涉密或重要文檔（如合同、制度）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時(shí)由法務(wù)部、財(cái)務(wù)部*會(huì)簽。（二）文檔分類與編號(hào)分類確認(rèn)：編制人根據(jù)文檔內(nèi)容確定一級(jí)分類及二級(jí)分類，填寫《文檔分類表》（見附件1）。編號(hào)申請(qǐng)：提交《文檔編號(hào)申請(qǐng)表》（見附件2）至檔案管理員，由檔案管理員核對(duì)分類后賦予唯一編號(hào)。（三）歸檔范圍與時(shí)間要求歸檔范圍：已辦理完畢的正式文件（含最終版、審批稿、重要修改稿）。具有保存價(jià)值的會(huì)議紀(jì)要、調(diào)研報(bào)告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等材料。合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等業(yè)務(wù)憑證性文檔。歸檔時(shí)間：日常文檔：辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。項(xiàng)目文檔：項(xiàng)目結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。年度匯總類文檔（如年度報(bào)告、財(cái)務(wù)決算）：次年1月31日前完成歸檔。（四）歸檔移交與登記移交要求：紙質(zhì)文檔：采用A4紙標(biāo)準(zhǔn)格式，左側(cè)裝訂，破損或模糊文檔需復(fù)印后歸檔，原件標(biāo)注“原件”字樣。電子文檔：刻錄光盤或存儲(chǔ)至企業(yè)指定服務(wù)器，格式為PDF、Word等通用格式，命名包含編號(hào)及名稱（如“GL-ZD-2024-001_考勤管理規(guī)定”）。登記流程：移交人填寫《文檔歸檔登記表》（見附件3），注明文檔編號(hào)、名稱、份數(shù)、密級(jí)、移交日期等信息。檔案管理員核對(duì)文檔與登記信息一致后，雙方簽字確認(rèn)，檔案管理員留存登記表。（五）檔案保管與維護(hù)存放管理：紙質(zhì)檔案：按分類編號(hào)順序存放于專用檔案柜，標(biāo)注分類標(biāo)簽，涉密檔案存放于密碼柜。電子檔案：定期備份（每月1次），異地存儲(chǔ)（防止意外損毀），服務(wù)器訪問權(quán)限由檔案管理員*統(tǒng)一管理。環(huán)境維護(hù)：檔案庫(kù)房保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施。每季度檢查檔案存放環(huán)境，發(fā)覺問題及時(shí)整改。（六）檔案利用與借閱借閱權(quán)限：普通文檔：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*批準(zhǔn)后，可借閱查閱。涉密文檔：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，借閱期限不超過3個(gè)工作日。借閱流程：借閱人填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（見附件4），注明借閱用途、期限。檔案管理員*核對(duì)審批手續(xù)后，辦理借閱登記，借閱人簽字確認(rèn)。借閱歸還時(shí)，檔案管理員*檢查文檔完整性，確認(rèn)無誤后銷記。復(fù)制規(guī)定：復(fù)制文檔需經(jīng)原審批部門同意，檔案管理員*在復(fù)印件上標(biāo)注“復(fù)印件”及復(fù)制日期。（七）檔案鑒定與銷毀鑒定周期：每年12月由檔案管理員牽頭，組織各部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。銷毀流程：對(duì)無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀清單》（見附件5），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，由兩人以上監(jiān)銷。涉密檔案銷毀時(shí)，需采用粉碎或焚燒方式，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，銷毀清單永久保存。五、配套工具表格模板附件1：企業(yè)文檔分類表一級(jí)分類代碼一級(jí)分類名稱二級(jí)分類代碼二級(jí)分類名稱分類說明示例文檔名稱GL管理類ZD制度類企業(yè)各項(xiàng)管理規(guī)定、辦法《員工考勤管理制度》CW財(cái)務(wù)類CB財(cái)務(wù)報(bào)表月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告2024年第三季度利潤(rùn)表附件2：文檔編號(hào)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門編制人聯(lián)系電話文檔名稱一級(jí)分類二級(jí)分類形成日期份數(shù)備注行政部張*138辦公用品采購(gòu)流程GLBG2024-05-101暫行版審批人檔案管理員*部門負(fù)責(zé)人*分管領(lǐng)導(dǎo)*分配編號(hào)GL-BG-2024-042附件3：文檔歸檔登記表歸檔日期文檔編號(hào)文檔名稱編制部門編制人審核人密級(jí)存放位置份數(shù)備注2024-05-12GL-ZD-2024-005差旅費(fèi)管理規(guī)定財(cái)務(wù)部李*王*內(nèi)部A柜-03層-01格1含電子版移交人接收人附件4：文檔借閱申請(qǐng)表借閱人部門借閱日期文檔編號(hào)文檔名稱借閱用途借閱期限審批人歸還日期備注劉*市場(chǎng)部2024-05-15YW-HT-2024-089銷售合同模板參考新合同起草3個(gè)工作日部門負(fù)責(zé)人*2024-05-18檔案管理員*附件5：檔案銷毀清單銷毀日期檔案編號(hào)檔案名稱形成日期密級(jí)銷毀原因監(jiān)銷人批準(zhǔn)人備注2024-12-20GL-BG-2020-0152020年工作總結(jié)2020-12-30普通保存期滿到期趙、錢孫*六、執(zhí)行過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）編號(hào)唯一性管理嚴(yán)禁同一文檔重復(fù)編號(hào)或跨年度使用流水號(hào)，如編號(hào)錯(cuò)誤需作廢并重新編制，作廢編號(hào)需在《文檔編號(hào)臺(tái)賬》中標(biāo)注“作廢”字樣。部門合并或職能調(diào)整時(shí)，涉及文檔分類變更的，需由檔案管理員*重新梳理編號(hào)，保證歷史文檔可追溯。（二）密級(jí)文檔管控涉密文檔的編制、審核、歸檔、借閱等環(huán)節(jié)需全程留痕，電子涉密文檔嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，存儲(chǔ)介質(zhì)專用。涉密文檔查閱需在指定區(qū)域（如檔案室閱覽區(qū)），禁止帶出或復(fù)印，確需復(fù)制的須經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)。（三）電子檔案?jìng)浞莨芾黼娮訖n案需采用“本地備份+異地備份”雙重模式，本地備份每周1次，異地備份每月1次，備份數(shù)據(jù)加密存儲(chǔ)。定期檢查備份數(shù)據(jù)的可讀性（每季度1次），防止因存儲(chǔ)介質(zhì)老化導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（四）責(zé)任追究機(jī)制未按規(guī)定及時(shí)歸檔導(dǎo)致文檔丟失的，追究編制人及部門負(fù)責(zé)人*責(zé)任；造成泄密或損失的，按《保密管理制度》追究法律責(zé)任。擅自修改、復(fù)制、銷毀檔案的，視情節(jié)輕重給予警告、降職直至解除勞動(dòng)合同處分。（五）定期培訓(xùn)與檢查行政部*每年組織1次文檔管理培訓(xùn)，保證各部門人員熟悉分類