會(huì)展活動(dòng)策劃書標(biāo)準(zhǔn)格式及范例一、前言會(huì)展活動(dòng)策劃書是會(huì)展項(xiàng)目執(zhí)行的核心指南，其目的是明確項(xiàng)目目標(biāo)、規(guī)范執(zhí)行流程、控制風(fēng)險(xiǎn)成本，為stakeholders（主辦方、參展商、觀眾、合作伙伴）提供清晰的行動(dòng)框架。一份專業(yè)的策劃書需具備邏輯嚴(yán)謹(jǐn)性（目標(biāo)-策略-執(zhí)行的閉環(huán)）、內(nèi)容完整性（覆蓋全流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)）、可操作性（具體任務(wù)與責(zé)任到人）三大特征。本文將結(jié)合行業(yè)通用標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際案例，拆解會(huì)展策劃書的標(biāo)準(zhǔn)格式，并附2024年中國(guó)（上海）智能科技博覽會(huì)策劃范例，為會(huì)展從業(yè)者提供可落地的參考模板。二、會(huì)展策劃書標(biāo)準(zhǔn)格式與撰寫要點(diǎn)（一）項(xiàng)目基本信息核心作用：快速傳遞項(xiàng)目核心信息，便于讀者定位。包含內(nèi)容：項(xiàng)目名稱（需明確主題與屬性，如“2024年中國(guó)（上海）智能科技博覽會(huì)”）；主辦/承辦/協(xié)辦單位（需注明單位全稱與角色，如“主辦單位：中國(guó)電子學(xué)會(huì)；承辦單位：上海國(guó)際展覽中心有限公司”）；項(xiàng)目定位（一句話概括項(xiàng)目特色，如“聚焦智能科技前沿，連接產(chǎn)業(yè)生態(tài)的國(guó)家級(jí)專業(yè)展會(huì)”）；項(xiàng)目口號(hào)（簡(jiǎn)潔易記，傳遞核心價(jià)值，如“智啟未來(lái)·共筑生態(tài)”）；策劃時(shí)間（如“2023年10月”）。（二）項(xiàng)目背景與目標(biāo)核心作用：說明“為什么做”，論證項(xiàng)目的必要性與價(jià)值。1.項(xiàng)目背景需結(jié)合政策環(huán)境（如“《“十四五”數(shù)字政府建設(shè)規(guī)劃》提出加快智能科技產(chǎn)業(yè)落地”）、行業(yè)趨勢(shì)（如“2023年全球智能科技市場(chǎng)規(guī)模達(dá)XX萬(wàn)億元，年增長(zhǎng)率XX%”）、市場(chǎng)需求（如“企業(yè)亟需對(duì)接智能硬件供應(yīng)商與應(yīng)用場(chǎng)景”）三方面，闡述項(xiàng)目的發(fā)起邏輯。2.項(xiàng)目目標(biāo)目標(biāo)需遵循SMART原則（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)間限制），分為定性目標(biāo)與定量目標(biāo)：定性目標(biāo)：如“打造智能科技領(lǐng)域的‘技術(shù)風(fēng)向標(biāo)’與‘產(chǎn)業(yè)對(duì)接平臺(tái)’”；定量目標(biāo)：如“吸引參展企業(yè)XX家（其中頭部企業(yè)占比XX%）、專業(yè)觀眾XX人次、媒體報(bào)道XX篇（其中主流媒體占比XX%）”。（三）主題與視覺體系核心作用：強(qiáng)化項(xiàng)目辨識(shí)度，傳遞品牌調(diào)性。1.主題設(shè)計(jì)主題需緊扣行業(yè)趨勢(shì)（如“智能科技”）與用戶需求（如“產(chǎn)業(yè)對(duì)接”），語(yǔ)言簡(jiǎn)潔（2-8字為宜）。例如：“智啟未來(lái)·共筑生態(tài)”（2024年智能科技博覽會(huì)主題）。2.視覺體系主視覺：包含LOGO、主色調(diào)、核心元素（如智能芯片、機(jī)器人、數(shù)據(jù)鏈路等），需符合項(xiàng)目定位（如科技感、專業(yè)性）；延展設(shè)計(jì)：包括邀請(qǐng)函、海報(bào)、展架、手冊(cè)等，需保持視覺一致性。（四）時(shí)間與地點(diǎn)規(guī)劃核心作用：明確項(xiàng)目的時(shí)間節(jié)點(diǎn)與空間載體，便于資源協(xié)調(diào)。1.時(shí)間安排需分關(guān)鍵階段（籌備期、執(zhí)行期、收尾期）與具體日期：籌備期：如“2023年11月-2024年3月（完成招商、嘉賓邀請(qǐng)、場(chǎng)地搭建方案）”；執(zhí)行期：如“2024年5月10日-12日（展會(huì)舉辦）”；收尾期：如“2024年5月13日-20日（撤展、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)告撰寫）”。2.地點(diǎn)選擇需考慮交通便利性（如靠近地鐵/機(jī)場(chǎng)）、場(chǎng)地容量（如展廳面積XX平方米，可容納XX個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位）、配套設(shè)施（如會(huì)議室、餐飲區(qū)、停車場(chǎng)）三大因素。例如：“上海國(guó)際展覽中心（地址：上海市浦東新區(qū)龍陽(yáng)路XX號(hào)）”。（五）內(nèi)容規(guī)劃與亮點(diǎn)設(shè)計(jì)核心作用：明確“做什么”，吸引目標(biāo)群體參與。1.板塊劃分根據(jù)會(huì)展類型（如博覽會(huì)、論壇、峰會(huì)），可分為以下板塊：展覽展示：按主題劃分展區(qū)（如智能硬件、人工智能、數(shù)字孿生），設(shè)置特裝展位與標(biāo)準(zhǔn)展位；主題論壇：邀請(qǐng)行業(yè)專家、企業(yè)領(lǐng)袖發(fā)表演講（如“智能科技與產(chǎn)業(yè)融合高峰論壇”）；配套活動(dòng)：如新品發(fā)布會(huì)、項(xiàng)目路演、供需對(duì)接會(huì)、互動(dòng)體驗(yàn)（如“智能機(jī)器人體驗(yàn)區(qū)”）。2.亮點(diǎn)設(shè)計(jì)需打造差異化優(yōu)勢(shì)，提升項(xiàng)目吸引力：例如：“設(shè)置‘智能科技成果轉(zhuǎn)化專區(qū)’，對(duì)接高校、科研機(jī)構(gòu)與企業(yè)，促進(jìn)技術(shù)落地；邀請(qǐng)XX位院士級(jí)專家參與論壇，發(fā)布《2024智能科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展白皮書》”。（六）執(zhí)行流程與責(zé)任分工核心作用：明確“誰(shuí)來(lái)做”“怎么做”，確保項(xiàng)目有序推進(jìn)。1.執(zhí)行階段劃分籌備期（前3-6個(gè)月）：完成招商、嘉賓邀請(qǐng)、場(chǎng)地租賃、物料設(shè)計(jì)、宣傳推廣等；布展期（前2-3天）：搭建展位、布置現(xiàn)場(chǎng)、調(diào)試設(shè)備；開展期（3-5天）：執(zhí)行開幕式、論壇、展覽、配套活動(dòng)等；撤展期（后1天）：拆除展位、清理場(chǎng)地、退還設(shè)備。2.責(zé)任分工表需明確任務(wù)名稱、負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間、備注（如資源需求）：任務(wù)名稱負(fù)責(zé)人完成時(shí)間備注參展商招商張三2024年2月28日需對(duì)接XX家頭部企業(yè)嘉賓邀請(qǐng)李四2024年3月31日需確認(rèn)XX位院士出席場(chǎng)地搭建方案確認(rèn)王五2024年4月15日需符合消防要求（七）預(yù)算規(guī)劃核心作用：控制項(xiàng)目成本，確保資金合理使用。1.預(yù)算結(jié)構(gòu)分為收入預(yù)算與支出預(yù)算：收入預(yù)算：包括參展費(fèi)（占比XX%）、贊助費(fèi)（占比XX%）、門票收入（占比XX%）、其他收入（如廣告位租賃）；支出預(yù)算：包括場(chǎng)地租賃（占比XX%）、物料制作（占比XX%）、人員成本（占比XX%）、宣傳推廣（占比XX%）、嘉賓接待（占比XX%）、其他支出（如保險(xiǎn)、醫(yī)療）。2.預(yù)算表示例（單位：萬(wàn)元）收入項(xiàng)目金額支出項(xiàng)目金額參展費(fèi)XX場(chǎng)地租賃XX贊助費(fèi)XX物料制作XX門票收入XX人員成本XX其他收入XX宣傳推廣XX**合計(jì)****XX****合計(jì)****XX**（八）宣傳推廣方案核心作用：提升項(xiàng)目知名度，吸引目標(biāo)群體參與。1.宣傳渠道線上渠道：官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、微博、行業(yè)論壇、短視頻平臺(tái)（如抖音、B站）；線下渠道：行業(yè)展會(huì)、協(xié)會(huì)推薦、企業(yè)拜訪、戶外廣告（如地鐵、機(jī)場(chǎng)）；媒體合作：邀請(qǐng)行業(yè)媒體（如《中國(guó)電子報(bào)》）、大眾媒體（如《解放日?qǐng)?bào)》）進(jìn)行報(bào)道。2.宣傳節(jié)奏預(yù)熱期（前2-3個(gè)月）：發(fā)布項(xiàng)目預(yù)告、嘉賓陣容、參展企業(yè)名單；升溫期（前1個(gè)月）：推出倒計(jì)時(shí)海報(bào)、主題文章、互動(dòng)活動(dòng)（如“智能科技知識(shí)競(jìng)賽”）；復(fù)盤期（后1周）：發(fā)布展會(huì)總結(jié)、精彩瞬間、來(lái)年預(yù)告。（九）風(fēng)險(xiǎn)控制與應(yīng)急方案核心作用：識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，降低項(xiàng)目失敗概率。1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別場(chǎng)地風(fēng)險(xiǎn)：如場(chǎng)地突發(fā)故障、面積不足；人員風(fēng)險(xiǎn)：如嘉賓臨時(shí)缺席、工作人員不足；市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：如參展商退展、觀眾數(shù)量不足；突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)：如疫情、暴雨、火災(zāi)。2.應(yīng)急方案場(chǎng)地風(fēng)險(xiǎn)：提前確認(rèn)備用場(chǎng)地，與場(chǎng)地供應(yīng)商簽訂違約條款；人員風(fēng)險(xiǎn)：準(zhǔn)備嘉賓備選名單，提前培訓(xùn)臨時(shí)工作人員；市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：制定優(yōu)惠政策（如早鳥票、團(tuán)體票），加強(qiáng)宣傳推廣；突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)：制定疫情防控方案（如體溫檢測(cè)、健康碼查驗(yàn)）、暴雨應(yīng)對(duì)方案（如備用雨棚、排水設(shè)備）、火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案（如消防通道檢查、滅火器配備）。（十）評(píng)估與復(fù)盤核心作用：總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，提升未來(lái)策劃水平。1.評(píng)估指標(biāo)量化指標(biāo)：參展企業(yè)數(shù)量、觀眾數(shù)量、媒體報(bào)道數(shù)量、贊助收入、滿意度調(diào)查（如參展商滿意度XX%、觀眾滿意度XX%）；定性指標(biāo)：項(xiàng)目影響力（如行業(yè)協(xié)會(huì)評(píng)價(jià)、企業(yè)反饋）、品牌知名度（如搜索引擎收錄量）。2.復(fù)盤流程數(shù)據(jù)收集：收集參展商、觀眾、工作人員的反饋（如問卷調(diào)研、訪談）；分析總結(jié)：分析項(xiàng)目亮點(diǎn)（如哪些活動(dòng)最受歡迎）、不足（如哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題）；報(bào)告撰寫：撰寫《2024年中國(guó)（上海）智能科技博覽會(huì)復(fù)盤報(bào)告》，提出改進(jìn)建議（如優(yōu)化招商流程、提升觀眾體驗(yàn)）。三、會(huì)展策劃書范例：2024年中國(guó)（上海）智能科技博覽會(huì)（一）項(xiàng)目基本信息項(xiàng)目名稱：2024年中國(guó)（上海）智能科技博覽會(huì)主辦單位：中國(guó)電子學(xué)會(huì)承辦單位：上海國(guó)際展覽中心有限公司項(xiàng)目定位：聚焦智能科技前沿，連接產(chǎn)業(yè)生態(tài)的國(guó)家級(jí)專業(yè)展會(huì)項(xiàng)目口號(hào)：智啟未來(lái)·共筑生態(tài)策劃時(shí)間：2023年10月（二）項(xiàng)目背景與目標(biāo)1.項(xiàng)目背景政策環(huán)境：《“十四五”數(shù)字政府建設(shè)規(guī)劃》提出“加快智能科技產(chǎn)業(yè)落地，推動(dòng)數(shù)字經(jīng)濟(jì)與實(shí)體經(jīng)濟(jì)融合”；行業(yè)趨勢(shì)：2023年全球智能科技市場(chǎng)規(guī)模達(dá)XX萬(wàn)億元，年增長(zhǎng)率XX%，中國(guó)占比XX%，成為全球最大市場(chǎng)；市場(chǎng)需求：企業(yè)亟需對(duì)接智能硬件供應(yīng)商、人工智能算法公司與應(yīng)用場(chǎng)景（如制造業(yè)、醫(yī)療、交通），解決“技術(shù)-產(chǎn)業(yè)”對(duì)接痛點(diǎn)。2.項(xiàng)目目標(biāo)定性目標(biāo)：打造智能科技領(lǐng)域的“技術(shù)風(fēng)向標(biāo)”與“產(chǎn)業(yè)對(duì)接平臺(tái)”；定量目標(biāo)：吸引參展企業(yè)XX家（其中頭部企業(yè)占比XX%，如華為、騰訊、阿里）、專業(yè)觀眾XX人次（其中企業(yè)決策者占比XX%）、媒體報(bào)道XX篇（其中主流媒體占比XX%，如央視網(wǎng)、新華網(wǎng)）。（三）主題與視覺體系主題：智啟未來(lái)·共筑生態(tài)主視覺：以藍(lán)色為主色調(diào)（科技感），融入智能芯片、機(jī)器人、數(shù)據(jù)鏈路等元素，搭配“智啟未來(lái)·共筑生態(tài)”口號(hào)；延展設(shè)計(jì)：邀請(qǐng)函采用折疊式設(shè)計(jì)，內(nèi)頁(yè)包含展會(huì)日程、亮點(diǎn)活動(dòng)、地圖；海報(bào)采用豎版設(shè)計(jì)，突出嘉賓陣容與參展企業(yè)。（四）時(shí)間與地點(diǎn)規(guī)劃籌備期：2023年11月-2024年3月；布展期：2024年5月8日-9日；開展期：2024年5月10日-12日（9:00-17:00）；撤展期：2024年5月13日；地點(diǎn)：上海國(guó)際展覽中心（上海市浦東新區(qū)龍陽(yáng)路XX號(hào)），展廳面積XX平方米，可容納XX個(gè)標(biāo)準(zhǔn)展位（3m×3m）。（五）內(nèi)容規(guī)劃與亮點(diǎn)設(shè)計(jì)1.板塊劃分展覽展示：設(shè)置“智能硬件展區(qū)”（如智能手機(jī)、智能手表、智能機(jī)器人）、“人工智能展區(qū)”（如機(jī)器學(xué)習(xí)、計(jì)算機(jī)視覺、自然語(yǔ)言處理）、“數(shù)字孿生展區(qū)”（如工業(yè)數(shù)字孿生、城市數(shù)字孿生）；主題論壇：舉辦“智能科技與產(chǎn)業(yè)融合高峰論壇”（邀請(qǐng)XX位院士、XX位企業(yè)領(lǐng)袖發(fā)表演講）、“智能硬件創(chuàng)新論壇”（聚焦智能硬件的技術(shù)趨勢(shì)與應(yīng)用場(chǎng)景）；配套活動(dòng)：“智能科技成果轉(zhuǎn)化對(duì)接會(huì)”（對(duì)接高校、科研機(jī)構(gòu)與企業(yè)）、“智能機(jī)器人體驗(yàn)區(qū)”（讓觀眾與智能機(jī)器人互動(dòng)）、“新品發(fā)布會(huì)”（邀請(qǐng)XX家企業(yè)發(fā)布最新產(chǎn)品）。2.亮點(diǎn)設(shè)計(jì)發(fā)布《2024智能科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展白皮書》（由中國(guó)電子學(xué)會(huì)聯(lián)合XX家企業(yè)編制）；設(shè)置“智能科技名人堂”（展示智能科技領(lǐng)域的杰出人物與成果）；舉辦“智能科技創(chuàng)業(yè)大賽”（邀請(qǐng)投資機(jī)構(gòu)參與，評(píng)選優(yōu)秀創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目）。（六）執(zhí)行流程與責(zé)任分工籌備期（2023年11月-2024年3月）：招商：完成XX家參展企業(yè)簽約（負(fù)責(zé)人：張三，完成時(shí)間：2024年2月28日）；嘉賓邀請(qǐng)：確認(rèn)XX位院士、XX位企業(yè)領(lǐng)袖出席（負(fù)責(zé)人：李四，完成時(shí)間：2024年3月31日）；場(chǎng)地租賃：簽訂上海國(guó)際展覽中心租賃合同（負(fù)責(zé)人：王五，完成時(shí)間：2023年12月31日）；布展期（2024年5月8日-9日）：展位搭建：完成所有展位搭建與調(diào)試（負(fù)責(zé)人：趙六，完成時(shí)間：2024年5月9日17:00）；現(xiàn)場(chǎng)布置：完成簽到區(qū)、論壇區(qū)、體驗(yàn)區(qū)的布置（負(fù)責(zé)人：周七，完成時(shí)間：2024年5月9日17:00）；開展期（2024年5月10日-12日）：開幕式：2024年5月10日9:00-10:00（負(fù)責(zé)人：吳八，完成時(shí)間：2024年5月10日10:00）；論壇：2024年5月10日10:30-17:00（負(fù)責(zé)人：鄭九，完成時(shí)間：2024年5月10日17:00）；展覽：2024年5月10日-12日9:00-17:00（負(fù)責(zé)人：王十，完成時(shí)間：2024年5月12日17:00）；撤展期（2024年5月13日）：撤展：完成所有展位拆除與場(chǎng)地清理（負(fù)責(zé)人：馮十一，完成時(shí)間：2024年5月13日17:00）；設(shè)備退還：退還租賃的設(shè)備（如音響、投影儀）（負(fù)責(zé)人：陳十二，完成時(shí)間：2024年5月13日17:00）。（七）預(yù)算規(guī)劃（單位：萬(wàn)元）收入項(xiàng)目金額支出項(xiàng)目金額參展費(fèi)XX場(chǎng)地租賃XX贊助費(fèi)XX物料制作XX門票收入XX人員成本XX其他收入XX宣傳推廣XX**合計(jì)****XX****合計(jì)****XX**（八）宣傳推廣方案1.宣傳渠道線上渠道：官網(wǎng)（發(fā)布展會(huì)信息、報(bào)名入口）、微信公眾號(hào)（推送嘉賓專訪、參展企業(yè)介紹）、微博（發(fā)起#2024智能科技博覽會(huì)#話題）、抖音（發(fā)布展會(huì)預(yù)告短視頻）；線下渠道：2023年中國(guó)國(guó)際工業(yè)博覽會(huì)（發(fā)放宣傳單頁(yè)）、上?？萍紖f(xié)會(huì)（推薦會(huì)員企業(yè)參與）、企業(yè)拜訪（對(duì)接華為、騰訊等頭部企業(yè)）；媒體合作：邀請(qǐng)《中國(guó)電子報(bào)》（行業(yè)媒體）、《解放日?qǐng)?bào)》（大眾媒體）、央視網(wǎng)（網(wǎng)絡(luò)媒體）進(jìn)行報(bào)道。2.宣傳節(jié)奏預(yù)熱期（2024年2月-3月）：發(fā)布《2024智能科技博覽會(huì)預(yù)告》，介紹展會(huì)主題與亮點(diǎn)；升溫期（2024年4月）：推出“嘉賓陣容揭秘”系列文章，發(fā)布《2024智能科技產(chǎn)業(yè)發(fā)展白皮書》預(yù)告；復(fù)盤期（2024年5月13日-20日）：發(fā)布《2024智能科技博覽會(huì)總結(jié)報(bào)告》，推送展會(huì)精彩瞬間（如開幕式、論壇、體驗(yàn)區(qū)）。（九）風(fēng)險(xiǎn)控制與應(yīng)急方案1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與應(yīng)急方案場(chǎng)地風(fēng)險(xiǎn)：若上海國(guó)際展覽中心突發(fā)故障，提前確認(rèn)備用場(chǎng)地（如上海新國(guó)際博覽中心），與場(chǎng)地供應(yīng)商簽訂違約條款（賠償損失）；人員風(fēng)險(xiǎn)：若某位院士臨時(shí)缺席，準(zhǔn)備備選嘉賓（如另一位院士或企業(yè)領(lǐng)袖），提前告知觀眾；市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：若參展商退展，制定優(yōu)惠政策（如減免部分參展費(fèi)），加強(qiáng)招商力度；突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)：若遇暴雨，準(zhǔn)備備用雨棚（覆蓋簽到區(qū)與體驗(yàn)區(qū)），提前檢查排水設(shè)備；若遇疫情，制定疫情防控方案（如體溫檢測(cè)、健康碼查驗(yàn)、佩戴口罩），準(zhǔn)備備用隔離區(qū)。（十）評(píng)估與復(fù)盤1.評(píng)估指標(biāo)量化指標(biāo)：參展企業(yè)數(shù)量（XX家）、觀眾數(shù)量（XX人次）、媒體報(bào)道數(shù)量（XX篇）、參展商滿意度（XX%）、觀眾滿意度（XX%）；定性指標(biāo)：行業(yè)協(xié)會(huì)評(píng)價(jià)（如“本次展會(huì)是智能科技領(lǐng)域的重要平臺(tái)”）、企業(yè)反饋（如“通過展會(huì)對(duì)接了多個(gè)合作客戶”）。2.復(fù)盤流程數(shù)據(jù)收集：向參展商、觀眾發(fā)放問卷（如“您對(duì)展會(huì)的滿意度如何？”“您認(rèn)為展會(huì)需要改進(jìn)的地方是什么？”），收集工作人員的反饋；分析總結(jié)：分析參展商與觀眾的滿意度，總結(jié)展會(huì)的亮點(diǎn)（如“智能科技成果轉(zhuǎn)化專區(qū)受到好評(píng)”）與不足（如“論壇時(shí)