學(xué)校心理輔導(dǎo)室學(xué)生檔案管理辦法第一章總則第一條目的依據(jù)為規(guī)范學(xué)校心理輔導(dǎo)室學(xué)生檔案（以下簡稱“檔案”）管理，保障學(xué)生隱私權(quán)益，提高心理輔導(dǎo)工作的科學(xué)性、針對性和連續(xù)性，根據(jù)《中華人民共和國未成年人保護(hù)法》（2020年修訂）、《中小學(xué)心理健康教育指導(dǎo)綱要（2012年修訂）》《中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生心理健康教育指導(dǎo)綱要》等法律法規(guī)及文件要求，結(jié)合學(xué)校實際，制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于全日制中小學(xué)、中等職業(yè)學(xué)校心理輔導(dǎo)室（以下簡稱“輔導(dǎo)室”）對接受心理輔導(dǎo)的學(xué)生檔案的建立、管理、利用等活動。第三條基本原則1.保密性原則：檔案內(nèi)容涉及學(xué)生隱私，所有接觸檔案的人員必須嚴(yán)格保密，不得泄露或非法使用。2.真實性原則：檔案材料需客觀記錄學(xué)生心理狀況及輔導(dǎo)過程，不得虛構(gòu)、篡改。3.完整性原則：檔案應(yīng)涵蓋學(xué)生輔導(dǎo)全流程信息，確保材料齊全、邏輯連貫。4.實用性原則：檔案管理需服務(wù)于心理輔導(dǎo)工作，為學(xué)生發(fā)展、學(xué)校教育決策提供支持。第二章檔案建立第四條建檔范圍符合以下條件之一的學(xué)生，輔導(dǎo)室應(yīng)建立檔案：1.主動向輔導(dǎo)室求助并接受個體或團(tuán)體心理輔導(dǎo)的學(xué)生；2.由班主任、任課教師、家長或其他部門轉(zhuǎn)介至輔導(dǎo)室接受輔導(dǎo)的學(xué)生；3.因心理問題需要長期追蹤或干預(yù)的學(xué)生（如嚴(yán)重情緒障礙、行為問題等）。第五條檔案內(nèi)容檔案應(yīng)包括基礎(chǔ)信息、輔導(dǎo)過程記錄、評估資料、轉(zhuǎn)介與銜接材料、后續(xù)追蹤記錄五大類，具體內(nèi)容如下：（一）基礎(chǔ)信息1.學(xué)生基本情況：姓名、性別、年級、班級、出生日期、聯(lián)系方式（家長及學(xué)生）；2.家庭背景：家庭結(jié)構(gòu)（核心家庭/單親家庭/重組家庭等）、父母職業(yè)、家庭關(guān)系狀況；3.教育背景：學(xué)業(yè)情況、人際關(guān)系（同學(xué)/師生）、在校表現(xiàn)（如獎懲記錄、興趣愛好）；4.既往心理史：是否有過心理輔導(dǎo)經(jīng)歷、既往心理問題或精神疾病史（如有，需注明診斷機(jī)構(gòu)及結(jié)果）。（二）輔導(dǎo)過程記錄1.輔導(dǎo)基本信息：輔導(dǎo)時間、地點、方式（個體/團(tuán)體/家庭）、輔導(dǎo)教師姓名；2.輔導(dǎo)主題：如情緒管理、學(xué)業(yè)壓力、人際關(guān)系、自我認(rèn)知等；3.輔導(dǎo)過程摘要：學(xué)生的陳述內(nèi)容（情緒、行為、認(rèn)知）、輔導(dǎo)教師的干預(yù)方法（如傾聽、共情、認(rèn)知調(diào)整、行為訓(xùn)練）、學(xué)生的反饋（對輔導(dǎo)的感受、改變意愿）；4.輔導(dǎo)教師反思：對本次輔導(dǎo)效果的評估、下一步輔導(dǎo)計劃。（三）評估資料1.心理測評結(jié)果：使用標(biāo)準(zhǔn)化心理量表（如《中學(xué)生心理健康量表（MHT）》《癥狀自評量表（SCL-90）》等）的施測報告，需注明測評工具、施測時間、結(jié)果解釋（如得分范圍、陽性因子）；2.專業(yè)評估意見：輔導(dǎo)教師或外聘心理專家對學(xué)生心理狀況的診斷性評價（如“適應(yīng)障礙”“焦慮狀態(tài)”等）。（四）轉(zhuǎn)介與銜接材料1.轉(zhuǎn)介記錄：若學(xué)生由其他部門（如班主任、德育處）轉(zhuǎn)介，需附《學(xué)生心理輔導(dǎo)轉(zhuǎn)介表》（含轉(zhuǎn)介原因、轉(zhuǎn)介人意見、學(xué)生當(dāng)前狀態(tài)）；2.外部銜接材料：若學(xué)生需轉(zhuǎn)至專業(yè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)（如精神衛(wèi)生中心），需附《轉(zhuǎn)介通知書》（含輔導(dǎo)室建議、家長同意書、醫(yī)療機(jī)構(gòu)反饋結(jié)果）。（五）后續(xù)追蹤記錄1.輔導(dǎo)結(jié)束后的追蹤：輔導(dǎo)結(jié)束后1個月、3個月、6個月的隨訪記錄（如學(xué)生情緒狀態(tài)、行為改變、學(xué)業(yè)表現(xiàn)）；2.復(fù)發(fā)或新問題記錄：若學(xué)生輔導(dǎo)后出現(xiàn)心理問題復(fù)發(fā)或新問題，需記錄問題表現(xiàn)、干預(yù)措施及效果。第六條建檔流程1.申請與受理：學(xué)生或家長可通過書面申請（填寫《學(xué)生心理輔導(dǎo)檔案申請表》）、口頭申請或教師轉(zhuǎn)介方式提出建檔需求；輔導(dǎo)室接到申請后，1個工作日內(nèi)完成受理，告知申請人建檔所需材料及流程。2.材料收集：輔導(dǎo)教師通過與學(xué)生面談、查閱學(xué)校記錄（如班主任評語、學(xué)業(yè)成績）、家長溝通等方式收集基礎(chǔ)信息；輔導(dǎo)過程中同步記錄輔導(dǎo)內(nèi)容，及時整理測評報告、轉(zhuǎn)介材料等。3.整理歸檔：輔導(dǎo)教師對收集的材料進(jìn)行分類、編號（編號規(guī)則：年級+班級+序號，如“2023級1班001”）；填寫《學(xué)生心理輔導(dǎo)檔案目錄》（含材料名稱、頁碼、歸檔日期），將紙質(zhì)材料裝入檔案袋（標(biāo)注學(xué)生姓名、編號、建檔日期），電子材料存入輔導(dǎo)室專用電腦（加密文件夾）。4.審核確認(rèn)：檔案建立完成后，由輔導(dǎo)室負(fù)責(zé)人在3個工作日內(nèi)審核，確認(rèn)材料完整、真實后簽字歸檔。第三章檔案管理第七條存儲與保管1.紙質(zhì)檔案：存放于輔導(dǎo)室專用檔案柜（加鎖），檔案柜需標(biāo)注“學(xué)生心理輔導(dǎo)檔案”，并由輔導(dǎo)室負(fù)責(zé)人保管鑰匙；檔案柜應(yīng)置于干燥、通風(fēng)、防火、防盜的場所，避免潮濕、蟲蛀或損壞。2.電子檔案：存儲于輔導(dǎo)室專用電腦（設(shè)置開機(jī)密碼、文件夾加密），密碼由輔導(dǎo)室負(fù)責(zé)人和檔案管理員共同管理；定期備份（每月1次），備份文件存放在學(xué)校專用服務(wù)器或加密移動硬盤（需標(biāo)注“心理輔導(dǎo)檔案備份”），防止數(shù)據(jù)丟失。第八條查閱與借閱1.查閱權(quán)限：輔導(dǎo)教師：可查閱本人輔導(dǎo)的學(xué)生檔案（無需審批，需登記《檔案查閱記錄表》）；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)：因工作需要查閱檔案（如了解學(xué)生整體心理狀況），需經(jīng)輔導(dǎo)室負(fù)責(zé)人審批，并說明查閱目的；班主任/任課教師：因教育教學(xué)需要查閱學(xué)生檔案，需經(jīng)學(xué)生或家長書面同意，及輔導(dǎo)室負(fù)責(zé)人審批；家長：可查閱自己孩子的檔案，需出示身份證，經(jīng)輔導(dǎo)室負(fù)責(zé)人審批，并在輔導(dǎo)教師陪同下查閱（不得復(fù)制或拍照）；外部單位（如醫(yī)療機(jī)構(gòu)、新學(xué)校）：需經(jīng)學(xué)生或家長書面同意，及學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批，方可提供檔案副本（標(biāo)注“僅供參考”）。2.查閱流程：查閱人填寫《檔案查閱申請表》（含查閱人信息、查閱理由、查閱范圍）；輔導(dǎo)室負(fù)責(zé)人審核通過后，由檔案管理員陪同查閱；查閱結(jié)束后，查閱人在《檔案查閱記錄表》上簽字確認(rèn)（記錄查閱時間、內(nèi)容、用途）。第九條保密要求1.保密責(zé)任：輔導(dǎo)室所有工作人員（包括輔導(dǎo)教師、檔案管理員）需簽訂《學(xué)生心理輔導(dǎo)檔案保密協(xié)議》，明確保密義務(wù)；不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，不得在公共場合（如教室、走廊）討論學(xué)生檔案信息；不得將檔案用于非心理輔導(dǎo)目的（如評優(yōu)、處分）。2.違規(guī)處理：若發(fā)生檔案泄露，學(xué)校應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施（如向?qū)W生及家長道歉、消除影響）；對違反保密規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、調(diào)離崗位或紀(jì)律處分；構(gòu)成違法的，依法追究法律責(zé)任。第十條銷毀與轉(zhuǎn)移1.銷毀條件：學(xué)生畢業(yè)或轉(zhuǎn)學(xué)后，檔案保存期限為3年（自畢業(yè)/轉(zhuǎn)學(xué)之日起計算）；保存期限屆滿，且學(xué)生無后續(xù)心理問題追蹤需求的，可銷毀檔案。2.銷毀流程：輔導(dǎo)室提出銷毀申請（填寫《檔案銷毀申請表》，含銷毀理由、檔案清單）；學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由輔導(dǎo)室負(fù)責(zé)人、檔案管理員共同銷毀（紙質(zhì)檔案粉碎，電子檔案永久刪除）；銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》（含銷毀時間、地點、參與人員），留存?zhèn)洳椤?.轉(zhuǎn)移流程：學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)時，需將檔案轉(zhuǎn)移至新學(xué)校輔導(dǎo)室的，需經(jīng)學(xué)生或家長書面同意；輔導(dǎo)室將檔案密封（標(biāo)注“學(xué)生心理輔導(dǎo)檔案”），由學(xué)校辦公室通過機(jī)要渠道或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)新學(xué)校；新學(xué)校收到檔案后，需向原學(xué)校出具《檔案接收證明》。第四章檔案利用第十一條服務(wù)輔導(dǎo)工作1.輔導(dǎo)教師可通過查閱檔案，了解學(xué)生歷史心理狀況，制定個性化輔導(dǎo)方案；2.對長期追蹤的學(xué)生，通過對比不同時期的檔案材料，評估輔導(dǎo)效果，調(diào)整干預(yù)策略。第十二條支持教育決策1.輔導(dǎo)室每學(xué)期對檔案進(jìn)行統(tǒng)計分析（如學(xué)生心理問題類型、年級分布、性別差異），形成《學(xué)生心理健康狀況分析報告》；2.報告提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及德育處，為學(xué)校開展心理健康教育活動（如主題班會、團(tuán)體輔導(dǎo)、家長講座）提供依據(jù)。第十三條促進(jìn)家校溝通1.輔導(dǎo)教師可根據(jù)檔案內(nèi)容，向家長反饋學(xué)生心理狀況（如情緒狀態(tài)、行為改變），但需避免泄露具體輔導(dǎo)細(xì)節(jié)；2.對需要家長配合的學(xué)生（如家庭關(guān)系問題），輔導(dǎo)教師可通過檔案中的家庭背景信息，向家長提出針對性建議（如改善溝通方式、調(diào)整教育策略）。第五章附則第十四條生效與解釋本辦法自202X年X月X日起施行，由學(xué)校心理輔導(dǎo)室負(fù)責(zé)解釋。第十五條修訂程序本辦法如需修訂，需經(jīng)學(xué)校教職工代表