銷售合同審核及簽訂流程標(biāo)準(zhǔn)化指南一、引言銷售合同是企業(yè)開展業(yè)務(wù)、明確權(quán)利義務(wù)的核心法律文件，其規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性直接關(guān)系到企業(yè)資金安全、經(jīng)營風(fēng)險及商業(yè)信譽。為統(tǒng)一合同管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化審批流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，本指南基于企業(yè)實際業(yè)務(wù)場景，構(gòu)建覆蓋合同發(fā)起、審核、審批、用印至歸檔的全流程標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，旨在提升合同管理效率，降低法律風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、適用范圍與價值定位（一）適用企業(yè)類型本指南適用于各類從事產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供的企業(yè)，包括但不限于制造業(yè)、商貿(mào)企業(yè)、技術(shù)服務(wù)公司等，尤其適合需規(guī)范合同管理流程的中大型企業(yè)。（二）涉及合同類型涵蓋產(chǎn)品買賣合同、服務(wù)銷售合同、定制化開發(fā)合同、框架合作協(xié)議等所有涉及銷售業(yè)務(wù)的合同文本。（三）覆蓋部門與崗位銷售部：發(fā)起合同、業(yè)務(wù)條款對接、簽訂與歸檔；法務(wù)部：法律條款審核、風(fēng)險把控；財務(wù)部：付款條件、稅務(wù)條款審核；技術(shù)/生產(chǎn)部：技術(shù)參數(shù)、交付可行性確認(rèn)；管理層：重大合同審批、戰(zhàn)略合規(guī)把控；行政部：用印管理、檔案保管。（四）核心價值規(guī)范操作：明確各環(huán)節(jié)職責(zé)與標(biāo)準(zhǔn)，減少隨意性操作；控制風(fēng)險：通過多維度審核防范法律、財務(wù)、履約風(fēng)險；提升效率：標(biāo)準(zhǔn)化流程縮短審批周期，避免因職責(zé)不清導(dǎo)致的延誤；責(zé)任追溯：完整留痕審批記錄，便于后續(xù)復(fù)盤與責(zé)任界定。三、銷售合同審核及簽訂標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）第一步：合同發(fā)起與信息錄入操作目的：保證合同基礎(chǔ)信息完整、準(zhǔn)確，為后續(xù)審核提供清晰依據(jù)。責(zé)任崗位：銷售專員/銷售代表操作說明：合同編號編制：銷售專員根據(jù)公司統(tǒng)一規(guī)則編制合同編號，格式為“（公司簡稱）-合同類型-年份-流水號”（示例：“華-銷售-2024-001”），保證編號唯一且可追溯。信息填寫：在《銷售合同發(fā)起審批表》中錄入核心信息，包括：合同名稱（需明確標(biāo)的物，如“型號設(shè)備銷售合同”）；甲乙雙方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系方式）；合同標(biāo)的（產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）；合同金額（大小寫一致，明確含稅/不含稅價格及稅率）；履行條款（交貨期、交貨地點、運輸方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)）；付款條款（付款方式、賬期、發(fā)票要求、違約責(zé)任）。附件準(zhǔn)備：同步收集并合同附件，包括：客戶資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書，若簽約人為非法定代表人）；產(chǎn)品報價單、技術(shù)協(xié)議、規(guī)格書等支撐性文件；往來溝通記錄（如郵件、會議紀(jì)要，用于佐證合同條款形成背景）。提交審核：信息核對無誤后，將《銷售合同發(fā)起審批表》及附件電子版提交至銷售經(jīng)理，紙質(zhì)版簽字后同步流轉(zhuǎn)。輸出成果：完整的《銷售合同發(fā)起審批表》（含所有附件）工具表格：銷售合同發(fā)起審批表合同基本信息合同編號華-銷售-2024-001甲方信息乙方信息合同標(biāo)的合同金額履行期限付款方式附件清單發(fā)起部門意見（二）第二步：銷售部門初步審核操作目的：從業(yè)務(wù)角度審核合同條款的合理性與可行性，保證銷售目標(biāo)達(dá)成且客戶風(fēng)險可控。責(zé)任崗位：銷售經(jīng)理操作說明：審核重點：收到材料后1個工作日內(nèi)完成審核，重點關(guān)注：業(yè)務(wù)條款：合同金額是否超出銷售權(quán)限報價，付款條件是否在公司允許的賬期范圍內(nèi)（如常規(guī)客戶賬期≤60天，戰(zhàn)略客戶≤90天），交貨期是否與生產(chǎn)計劃匹配；客戶風(fēng)險：核實客戶信用狀況（通過第三方征信平臺或過往合作記錄），對于新客戶或大額合同（≥50萬元），需要求客戶提供近3個月財務(wù)報表或銀行資信證明；條款完整性：核對合同是否包含標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行期限等核心業(yè)務(wù)條款，避免模糊表述（如“價格面議”“后期協(xié)商”）。處理意見：審核通過：在《銷售合同發(fā)起審批表》“業(yè)務(wù)部門意見”欄簽署“同意，提交法務(wù)審核”，注明審核日期；需修改：與銷售專員溝通調(diào)整條款（如縮短賬期、明確交貨批次），修改后重新提交；審核不通過：注明原因（如“客戶信用等級不足，建議采用預(yù)付款100%方式”），終止流程并反饋至銷售專員。流轉(zhuǎn)：審核通過后，將材料流轉(zhuǎn)至法務(wù)部。輸出成果：簽署初步審核意見的《銷售合同發(fā)起審批表工具表格（續(xù)）：業(yè)務(wù)部門審核意見審核意見：同意提交法務(wù)審核。客戶信用等級良好，付款條件符合公司政策，交貨期可滿足生產(chǎn)計劃要求。審核人：*趙六銷售經(jīng)理日期：2024-01-16（三）第三步：法務(wù)部門法律審核操作目的：防范法律風(fēng)險，保證合同條款合法合規(guī)，權(quán)利義務(wù)對等。責(zé)任崗位：法務(wù)專員/法務(wù)經(jīng)理操作說明：審核要點：收到材料后2個工作日內(nèi)完成審核，逐條核查以下內(nèi)容：主體資格：甲方營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，授權(quán)委托書是否載明委托事項、權(quán)限及期限（非法定代表人簽約時）；標(biāo)的合法性：銷售標(biāo)的物是否屬于禁止或限制流通物（如特種設(shè)備需核查生產(chǎn)許可證）；權(quán)利義務(wù)條款：雙方權(quán)利義務(wù)是否明確，特別是“不可抗力”“違約責(zé)任”“爭議解決方式”等核心條款；格式條款：是否存在“乙方免除自身責(zé)任、加重對方責(zé)任、排除對方主要權(quán)利”的無效格式條款；語言表述：避免歧義表述（如“盡快”“合理時間內(nèi)”），需明確具體時限或標(biāo)準(zhǔn)。出具意見：填寫《法務(wù)審核意見表》，詳細(xì)說明審核結(jié)果：通過：標(biāo)注“同意，提交業(yè)務(wù)部門確認(rèn)”；修改后通過：列出具體修改建議（如“建議將‘違約方承擔(dān)一切損失’修改為‘違約方賠償守約方直接經(jīng)濟損失，最高不超過合同總額的20%’”）；不通過：說明法律風(fēng)險（如“爭議解決約定管轄法院不明確，建議補充‘由乙方所在地人民法院管轄’”），終止流程。反饋與修改：審核不通過或需修改時，退回銷售部門與客戶協(xié)商，協(xié)商一致后重新提交法務(wù)審核。輸出成果：《法務(wù)審核意見表》及修改后的合同文本工具表格：法務(wù)審核意見表合同基本信息合同編號審核人審核要點與意見審核要點主體資格違約責(zé)任爭議解決質(zhì)量條款綜合結(jié)論修改建議說明（四）第四步：業(yè)務(wù)支持部門確認(rèn)操作目的：從技術(shù)、生產(chǎn)、財務(wù)等專業(yè)角度確認(rèn)合同的可執(zhí)行性，避免履約障礙。責(zé)任崗位：技術(shù)部、生產(chǎn)部、財務(wù)部（根據(jù)合同類型選擇性確認(rèn)）操作說明：任務(wù)分配：法務(wù)審核通過后，銷售部將合同文本分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)支持部門，各部門需在1個工作日內(nèi)完成確認(rèn)：技術(shù)部：審核技術(shù)參數(shù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、售后支持條款是否可實現(xiàn)（如定制化產(chǎn)品需確認(rèn)技術(shù)方案可行性、測試周期）；生產(chǎn)部：審核交貨期是否與生產(chǎn)產(chǎn)能匹配，原材料采購周期是否充足（如需外購配件，需確認(rèn)供應(yīng)商交貨期）；財務(wù)部：審核付款方式是否符合財務(wù)制度（如預(yù)付款比例是否≥30%），發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及稅務(wù)處理是否明確，大額合同需評估客戶付款能力（如要求客戶提供銀行保函）。反饋意見：各部門填寫《業(yè)務(wù)部門確認(rèn)表》，明確意見：同意執(zhí)行：標(biāo)注“確認(rèn)通過，提交管理層審批”；需修改：列出修改建議（如“技術(shù)參數(shù)需調(diào)整至標(biāo)準(zhǔn)，否則無法驗收”）；不同意執(zhí)行：說明理由（如“生產(chǎn)周期不足，無法按期交貨”）。匯總協(xié)調(diào)：銷售部匯總各部門意見，若有沖突（如技術(shù)部要求提高標(biāo)準(zhǔn)但生產(chǎn)部周期不足），需協(xié)調(diào)達(dá)成一致后，提交管理層審批。輸出成果：各業(yè)務(wù)支持部門簽署的《業(yè)務(wù)部門確認(rèn)表》工具表格：業(yè)務(wù)部門確認(rèn)表合同編號：華-銷售-2024-001確認(rèn)部門與意見確認(rèn)部門技術(shù)部生產(chǎn)部財務(wù)部（五）第五步：管理層分級審批操作目的：根據(jù)合同金額及重要性，保證管理層對重大合同的戰(zhàn)略把控與風(fēng)險決策。責(zé)任崗位：銷售總監(jiān)、分管副總、總經(jīng)理（按審批權(quán)限劃分）操作說明：審批權(quán)限劃分（示例，可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：合同金額≤10萬元：銷售總監(jiān)審批；10萬元＜合同金額≤50萬元：分管銷售副總審批；合同金額＞50萬元或戰(zhàn)略客戶合同：總經(jīng)理審批。審核重點：管理層收到材料后1個工作日內(nèi)完成審批，重點關(guān)注：戰(zhàn)略符合性：合同是否與企業(yè)年度銷售目標(biāo)、客戶戰(zhàn)略規(guī)劃一致；利潤空間：毛利率是否達(dá)到公司最低要求（如≥20%），是否涉及返利、折扣等特殊條款；風(fēng)險可控性：重大合同需評估履約風(fēng)險（如客戶財務(wù)狀況、市場波動影響），是否需追加擔(dān)保措施（如抵押、質(zhì)押）。審批意見：在《管理層審批表》中簽署意見：同意：標(biāo)注“同意簽訂”，注明審批日期；否決：說明理由（如“毛利率低于15%，建議重新談判”），退回銷售部門；有條件同意：附加審批條件（如“需客戶支付50%預(yù)付款后方可簽訂”）。輸出成果：簽署審批意見的《管理層審批表》工具表格：管理層審批表合同基本信息合同編號審批意見審核事項戰(zhàn)略符合性利潤空間風(fēng)險評估綜合結(jié)論（六）第六步：合同用印管理操作目的：規(guī)范用印流程，保證合同用印合法、安全，防范用印風(fēng)險。責(zé)任崗位：行政專員/行政經(jīng)理操作說明：材料接收：銷售部將完整審批材料（含《銷售合同發(fā)起審批表》《法務(wù)審核意見表》《業(yè)務(wù)部門確認(rèn)表》《管理層審批表》及合同文本原件）提交至行政部，申請用印。材料核對：行政專員逐一核對：審批材料是否齊全（所有環(huán)節(jié)簽字、蓋章完整）；合同文本內(nèi)容是否與審批材料一致（如金額、條款是否修改）；用印申請表（見下表）填寫是否規(guī)范（合同名稱、編號、份數(shù)等）。用印審批與執(zhí)行：填寫《合同用印申請表》，經(jīng)行政經(jīng)理復(fù)核后，安排專人用??；用印規(guī)范：騎縫章（多頁合同）、公章/合同專用章（首頁、末頁），保證清晰、不模糊，位置準(zhǔn)確（如公章蓋在法定代表人簽字處）；用印登記：在《合同用印臺賬》中記錄用印合同編號、名稱、用印日期、用印人、份數(shù)等信息。材料返還：用印完成后，將合同文本原件（一份）返還銷售部，其余份數(shù)由行政部暫存，待簽訂后歸檔。輸出成果：加蓋公章的正式合同文本工具表格：合同用印申請表用印合同名稱用印份數(shù)審批材料清單部門負(fù)責(zé)人意見行政部審批用印記錄（七）第七步：合同簽訂與歸檔操作目的：完成合同簽訂，保證檔案完整、規(guī)范，便于后續(xù)查詢與履約跟蹤。責(zé)任崗位：銷售專員、檔案管理員操作說明：合同簽訂：銷售部收到用印合同后2個工作日內(nèi)，與客戶正式簽訂：核對客戶公章/合同專用章名稱是否與甲方名稱一致，法定代表人或授權(quán)代表簽字是否真實（需核對身份證復(fù)印件）；填寫簽訂日期、簽訂地點（需與合同約定一致），禁止涂改（若有誤，需加蓋“更正章”并由雙方簽字確認(rèn)）；保證合同份數(shù)滿足雙方需求，雙方各執(zhí)正本一份，副本根據(jù)需要留存。歸檔管理：銷售部將簽訂完成的合同正本（公司留存份）及所有審批材料原件提交至檔案管理部門；檔案管理員核對合同文本與審批材料的完整性，填寫《合同簽訂與歸檔記錄表》，錄入檔案編號（格式：“年份-合同類型-流水號”，如“2024-銷售-001”）；建立合同臺賬，記錄合同基本信息、履行狀態(tài)（如“待履行”“履行中”“已完成”“已終止”）、付款進(jìn)度等；電子檔案：將合同掃描件（含審批材料）備份至公司服務(wù)器，加密存儲，設(shè)置查閱權(quán)限；檔案保管：紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，按編號順序存放，定期防潮、防火；電子檔案定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。輸出成果：歸檔完整的合同檔案及合同臺賬工具表格：合同簽訂與歸檔記錄表合同基本信息合同編號合同名稱簽訂地點歸檔信息歸檔日期附件清單電子檔案路徑履行狀態(tài)四、關(guān)鍵風(fēng)險提示與操作要點（一）主體資格審查風(fēng)險風(fēng)險點：與無民事行為能力或超越經(jīng)營范圍的主體簽約，導(dǎo)致合同無效。防控措施：簽約前必須核實對方營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明或授權(quán)委托書，通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢經(jīng)營狀態(tài)及經(jīng)營范圍，涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械）需核查相關(guān)許可證。（二）合同條款完整性風(fēng)險風(fēng)險點：缺少核心條款（如違約責(zé)任、爭議解決），導(dǎo)致履約糾紛時無法可依。防控措施：使用公司制定的《銷售合同（示范文本）》，保證必備條款齊全；禁止使用“手寫條款”修改（確需修改需雙方蓋章確認(rèn)）。（三）付款條款風(fēng)險風(fēng)險點：付款條件模糊（如“貨到驗收合格后付款”未明確時限），導(dǎo)致回款周期延長。防控措施：付款節(jié)點需與履約進(jìn)度掛鉤（如“預(yù)付款30%”“發(fā)貨前付至60%”），明確具體時限（如“驗收合格后15個工作日內(nèi)付至95%”）；大額合同要求客戶提供付款擔(dān)保（如銀行保函）。（四）用印管理風(fēng)險風(fēng)險點：空白合同或?qū)徟蝗暮贤糜?，?dǎo)致企業(yè)承擔(dān)不必要的法律責(zé)任。防控措施：嚴(yán)格執(zhí)行“先審批、后用印”，用印前核對審批材料與合同文本一致性；嚴(yán)禁攜帶公章外出（確需外出需總經(jīng)理審批），用印后及時登記臺賬。（五）檔