銷售合同標準化制作及管理工具一、適用場景與業(yè)務價值本工具適用于企業(yè)銷售部門、法務部門及業(yè)務人員日常銷售合同的全流程管理，主要覆蓋以下典型場景：新客戶簽約：首次合作的客戶需簽訂標準化銷售合同，明確雙方權利義務，降低合作風險；老客戶續(xù)簽：針對長期合作客戶的合同到期續(xù)簽，可基于歷史模板快速調整條款，提升效率；訂單變更補充：因客戶需求調整（如增減產(chǎn)品數(shù)量、修改交付時間）需簽訂補充協(xié)議時，可基于原合同框架新文件；跨部門協(xié)作：銷售、法務、財務等多部門需協(xié)同審核合同條款時，通過標準化流程明確職責，避免信息遺漏；合同歸檔查詢：歷史合同需按規(guī)范歸檔，支持后續(xù)履約跟蹤、審計查詢或糾紛處理。通過標準化工具，可實現(xiàn)合同條款統(tǒng)一、審批流程規(guī)范、管理效率提升，同時降低因合同不規(guī)范導致的法律風險和業(yè)務糾紛。二、標準化操作流程（從制作到歸檔）（一）合同需求發(fā)起操作人：業(yè)務員操作內容：確認客戶基本信息（客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系方式等）及合作核心要素（產(chǎn)品/服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額、交付時間、付款方式等），填寫《合同需求表》（附件1）；如客戶有特殊需求（如定制化條款、特殊交付要求），需在《合同需求表》中備注說明，并同步提交法務預審；將《合同需求表》提交至部門負責人審批，確認業(yè)務可行性和需求合理性。關鍵輸出：《合同需求表》（部門負責人簽字版）。（二）合同模板選擇與調取操作人：法務/合同管理員操作內容：根據(jù)客戶類型（如新客戶/老客戶）、業(yè)務性質（如產(chǎn)品銷售/服務提供）及合作金額，選擇對應的標準合同模板（如《銷售合同（通用模板）》《銷售合同（定制化模板）》）；從企業(yè)合同管理系統(tǒng)中調取選定模板，保證模板版本為最新（避免使用已廢止版本）；如客戶有特殊需求且無法在標準模板中體現(xiàn)，需基于通用模板新增或修改條款，形成《合同（特殊版本）》，并標注“特殊條款說明”。關鍵輸出：標準合同模板（含特殊版本標注）。（三）合同內容填寫與校對操作人：業(yè)務員（主填）、法務（校對）操作內容：業(yè)務員根據(jù)《合同需求表》填寫模板中的核心條款，包括：合同雙方信息（甲方：公司全稱、法定代表人、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、電話；乙方：客戶全稱、法定代表人、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、電話）；標的物信息（產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量標準——需注明執(zhí)行國標/行標/企標，如“GB/T19001-2016”）；價格條款（單價、總價、是否含稅、稅率、開票信息）；履約條款（交付時間、地點、方式、運輸費用承擔方；驗收標準及流程）；付款條款（付款比例、時間節(jié)點、賬戶信息——需與公司財務賬戶一致）；違約責任（逾期交貨/付款的違約金比例、最高限額；質量不合格的違約處理方式）；爭議解決方式（明確約定由甲方所在地法院訴訟解決或提交仲裁機構仲裁，如“提交北京仲裁委員會仲裁”）。法務對填寫內容進行校對，重點檢查：條款完整性（是否遺漏核心要素如付款時間、交付標準）；合規(guī)性（違約責任是否顯失公平，爭議解決方式是否符合公司規(guī)定）；邏輯一致性（數(shù)量、單價、總金額是否匹配，交付時間與付款節(jié)點是否沖突）。業(yè)務員根據(jù)法務意見修改后，再次提交法務確認，直至通過校對。關鍵輸出：填寫完整的合同文本（法務校對通過版）。（四）內部審核與審批操作人：業(yè)務主管→法務→財務→總經(jīng)理（根據(jù)合同金額分級審批）操作內容：業(yè)務主管審核：確認合同內容符合業(yè)務需求，條款無遺漏，提交至法務；法務審核：重點審核法律風險點，如條款合法性、違約責任明確性，簽署《合同審核意見表》；財務審核：確認付款方式、開票信息、賬戶信息符合財務制度，評估客戶信用風險（如大額合同需核查客戶資信），簽署審核意見；總經(jīng)理審批：根據(jù)合同金額分級（如10萬元以上需總經(jīng)理審批），最終審批通過后，合同方可進入簽署環(huán)節(jié)。關鍵輸出：《合同審核意見表》（各審核人簽字版）、審批完成的合同文本。（五）客戶溝通與簽署操作人：業(yè)務員操作內容：將審批通過的合同文本（PDF版）發(fā)送給客戶，明確說明簽署要求（如簽字/蓋章、簽署時限）；對于線下簽署，業(yè)務員需攜帶合同文本及公司授權委托書（如需）與客戶會面，確認客戶簽字人是否為法定代表人或授權代表（需核查授權委托書原件），并留存客戶身份證明復印件；對于線上簽署，通過企業(yè)簽約平臺（如e簽寶、法大大）發(fā)起簽署流程，保證簽署過程符合《電子簽名法》規(guī)定；收集客戶簽署完成的合同文本（紙質版掃描件或電子版），與公司簽署版合并存檔。關鍵輸出：雙方簽署完成的合同文本（紙質+電子版）。（六）合同歸檔與管理操作人：合同管理員操作內容：對簽署完成的合同進行編號（規(guī)則：年份+部門簡稱+合同序號，如“2024銷字001號”），填寫《合同臺賬》（附件2），記錄合同基本信息（編號、雙方主體、標的金額、簽署日期、履行狀態(tài)等）；將合同文本（含附件、審批流程文件、簽署頁）掃描存檔至合同管理系統(tǒng)，保證電子檔案與紙質檔案一致；定期更新《合同臺賬》，標記合同履行狀態(tài)（如“待履行”“履行中”“已完成”“已終止”），并同步至銷售部門；合同到期前30天，提醒業(yè)務員啟動續(xù)簽或終止流程，保證業(yè)務連續(xù)性。關鍵輸出：《合同臺賬》（電子版+紙質版）、歸檔完整的合同檔案。三、銷售合同標準模板（含核心條款填寫指引）銷售合同合同編號：[年份+部門簡稱+序號，如2024銷字001]甲方（銷售方）：[公司全稱]法定代表人*：[姓名，如*經(jīng)理]統(tǒng)一社會信用代碼：[填寫代碼]地址：[公司注冊地址]電話：[公司聯(lián)系電話]乙方（購買方）：[客戶全稱]法定代表人*：[客戶姓名，如*總]統(tǒng)一社會信用代碼：[客戶代碼]地址：[客戶注冊地址]電話：[客戶聯(lián)系電話]鑒于條款甲方是依法成立并有效存續(xù)的企業(yè)，擁有[產(chǎn)品名稱]的合法銷售權；乙方因生產(chǎn)經(jīng)營需要，向甲方購買[產(chǎn)品名稱]，雙方經(jīng)友好協(xié)商，達成如下協(xié)議。第一條合同標的物序號產(chǎn)品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）質量標準1[產(chǎn)品1][規(guī)格1][臺][10][5000][50000][GB/T-202X]2[產(chǎn)品2][規(guī)格2][套][5][8000][40000][企業(yè)標準Q/X-2023]合計：[總價，大寫：人民幣伍萬元整]（小寫：￥50,000.00）第二條價格與付款方式本合同總價為含稅價格，稅率[13%]，增值稅專用發(fā)票由甲方在交付貨物后[10]日內提供；付款方式：乙方應在合同簽署后[3]個工作日內支付預付款[30%]（即￥15,000.00），發(fā)貨前支付尾款[70%]（即￥35,000.00）；甲方賬戶信息：開戶行：[開戶行名稱]賬戶：[銀行賬號]戶名：[公司全稱]第三條交付與驗收交付時間：甲方應于[2024年X月X日]前將貨物交付至乙方指定地點：[客戶地址]，運輸方式[公路運輸]，運費由[甲方/乙方]承擔；驗收標準：乙方應在貨物交付后[3]個工作日內完成驗收，驗收依據(jù)為本合同質量標準及雙方確認的技術參數(shù)（詳見附件1《技術協(xié)議》）；驗收異議：如乙方發(fā)覺貨物質量不符合約定，應在驗收期內提出，甲方應在[5]個工作日內予以處理，逾期未提出視為驗收合格。第四條違約責任甲方逾期交貨的，每逾期1日，按逾期交付貨物總價的[0.05%]向乙方支付違約金，累計不超過總價的[5%]；逾期超過[30]日的，乙方有權解除合同；乙方逾期付款的，每逾期1日，按逾期付款金額的[0.05%]向甲方支付違約金，累計不超過總價的[5%]；貨物質量不符合約定的，甲方應在乙方提出異議后[7]日內負責維修、更換或退貨，因此產(chǎn)生的費用由甲方承擔。第五條爭議解決本合同履行過程中如發(fā)生爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權向[甲方所在地]有管轄權的人民法院提起訴訟。第六條其他條款本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，一式[肆]份，甲乙雙方各執(zhí)[貳]份，具有同等法律效力；本合同附件（《技術協(xié)議》《訂單確認單》）與本合同具有同等法律效力；本合同未盡事宜，雙方可簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。甲方（蓋章）：[公司公章]法定代表人或授權代表（簽字）：日期：[年月日]乙方（蓋章）：[客戶公章]法定代表人或授權代表（簽字）：日期：[年月日]附件1：《合同臺賬》模板合同編號簽訂日期甲方名稱乙方名稱標的物名稱合同金額（元）履行狀態(tài)負責人歸檔日期2024銷字0012024-03-01公司AA公司產(chǎn)品150000履行中*經(jīng)理2024-03-022024銷字0022024-03-05公司BB公司產(chǎn)品280000已完成*主管2024-03-06四、關鍵風險提示與操作建議（一）信息準確性風險風險點：合同中客戶名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶等關鍵信息填寫錯誤，可能導致合同無效或付款延誤；建議：填寫前務必核對客戶提供的《營業(yè)執(zhí)照》復印件原件，銀行賬戶信息需與客戶開戶許可證一致，重要信息可要求客戶加蓋公章確認。（二）條款合規(guī)性風險風險點：違約責任條款顯失公平（如違約金過高）、爭議解決方式約定不明，可能增加法律糾紛處理成本；建議：法務審核時嚴格依據(jù)《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，違約金一般不超過實際損失的30%，爭議解決優(yōu)先約定“甲方所在地法院訴訟”。（三）審核流程漏洞風險風險點：跳過法務或財務審核直接簽署合同，可能導致條款遺漏或財務風險（如客戶信用不佳仍允許大額賒銷）；建議：嚴格執(zhí)行分級審批流程，10萬元以下合同需業(yè)務主管+法務+財務審批，10萬元以上需增加總經(jīng)理審批，保證每環(huán)節(jié)責任到人。（四）附件管理風險風