采購流程及供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊一、手冊概述與適用范圍（一）編制目的為規(guī)范企業(yè)采購行為，優(yōu)化采購流程，加強供應(yīng)商全生命周期管理，降低采購成本，保障采購質(zhì)量與效率，防范采購風(fēng)險，特制定本手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)各部門所有采購活動，包括但不限于物料采購、服務(wù)采購、工程采購等，涵蓋從采購需求提出到供應(yīng)商合作終止的全流程管理。適用對象包括采購部門、需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門及相關(guān)管理層人員。二、采購全流程操作細(xì)則采購流程需遵循“需求導(dǎo)向、合規(guī)優(yōu)先、質(zhì)優(yōu)價廉、全程留痕”原則，分為七個核心環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)需明確責(zé)任主體、操作要點及輸出成果。（一）采購需求提報與審批1.需求發(fā)起責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目組等）。操作說明：（1）需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃（如生產(chǎn)計劃、項目計劃、辦公需求等），填寫《采購需求申請表》（模板見第四章），明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、預(yù)算金額、用途等關(guān)鍵信息。（2）對技術(shù)復(fù)雜的采購項目（如大型設(shè)備、定制化服務(wù)），需附《技術(shù)規(guī)格說明書》或《需求方案》，由技術(shù)負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。注意事項：需求需符合企業(yè)年度采購計劃，超預(yù)算需求需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部門審核后按流程審批。2.需求審批責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人→采購部門→財務(wù)部門→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（根據(jù)金額分級審批）。審批權(quán)限（示例）：金額≤5000元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購專員*審批；5000元＜金額≤5萬元：需求部門負(fù)責(zé)人+采購經(jīng)理+財務(wù)主管審批；金額＞5萬元：需分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理最終審批。輸出成果：審批通過的《采購需求申請表》，作為后續(xù)采購活動的依據(jù)。（二）供應(yīng)商尋源與準(zhǔn)入1.尋源方式公開尋源：適用于通用物料/服務(wù)（如辦公用品、標(biāo)準(zhǔn)件），通過企業(yè)官網(wǎng)、第三方采購平臺（如采購網(wǎng)、行業(yè)招標(biāo)平臺）發(fā)布采購公告，邀請潛在供應(yīng)商參與。定向?qū)ぴ矗哼m用于專用設(shè)備、定制化服務(wù)，由采購部門根據(jù)歷史合作記錄或行業(yè)推薦，篩選3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出邀請。緊急尋源：因生產(chǎn)急需等特殊情況，可啟動應(yīng)急流程，需需求部門與采購部門共同說明原因，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可簡化尋源環(huán)節(jié)（但至少對比2家供應(yīng)商報價）。2.供應(yīng)商資質(zhì)初審責(zé)任主體：采購專員*。審核材料：供應(yīng)商需提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表》（模板見第四章）、營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO9001認(rèn)證、行業(yè)生產(chǎn)許可證）、法定代表人身份證明、近三年業(yè)績證明等。審核標(biāo)準(zhǔn)：營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)，資質(zhì)證書與采購品類匹配，無重大違法記錄（通過“信用中國”等官方平臺查詢）。3.現(xiàn)場考察（必要時）適用場景：對金額較大（＞10萬元）、技術(shù)復(fù)雜或首次合作的供應(yīng)商，需組織采購、技術(shù)、質(zhì)量部門聯(lián)合考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)規(guī)模、工藝水平、質(zhì)量控制體系、倉儲物流能力等，形成《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報告》。（三）詢價與比價1.詢價執(zhí)行責(zé)任主體：采購專員*。操作說明：向通過資質(zhì)初審的供應(yīng)商發(fā)出《詢價函》（模板見第四章），明確采購需求、報價截止時間、報價要求（含稅價、交貨期、付款方式等）。注意事項：詢價過程需公平公正，不得向供應(yīng)商透露其他供應(yīng)商報價信息，至少收集3家及以上有效報價（緊急尋源可放寬至2家）。2.比價與議價責(zé)任主體：采購經(jīng)理*牽頭，需求部門、技術(shù)部門參與。比價標(biāo)準(zhǔn)：（1）價格權(quán)重占比60%，質(zhì)量權(quán)重占比30%，交期與服務(wù)權(quán)重占比10%（可根據(jù)采購品類調(diào)整權(quán)重）；（2）若供應(yīng)商報價差異超過10%，需要求供應(yīng)商提供成本構(gòu)成說明；（3）對歷史合作良好的供應(yīng)商，可結(jié)合履約情況給予一定價格評分傾斜。輸出成果：《比價議價報告》，明確推薦供應(yīng)商及理由，按權(quán)限審批。（四）合同簽訂1.合同起草責(zé)任主體：采購專員*，法務(wù)部門審核。合同內(nèi)容：需包含雙方基本信息、采購標(biāo)的、數(shù)量與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格與付款方式、交貨條款（時間、地點、方式）、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款，引用《技術(shù)規(guī)格說明書》作為附件。注意事項：合同需符合《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，嚴(yán)禁簽訂“陰陽合同”或“口頭協(xié)議”。2.合同審批與簽署審批流程：采購專員擬稿→采購經(jīng)理審核→法務(wù)部門審核→財務(wù)部門審核→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理審批。簽署規(guī)范：合同一式三份（采購部門、供應(yīng)商、財務(wù)部門各執(zhí)一份），加蓋企業(yè)公章及法定代表人簽章，供應(yīng)商需提供合法授權(quán)委托書（若非法定代表人簽署）。（五）訂單執(zhí)行與交付1.訂單下達(dá)責(zé)任主體：采購專員*。操作說明：審批通過后，向供應(yīng)商發(fā)出《采購訂單》（模板見第四章），明確訂單編號、交貨日期、交付地點、驗收聯(lián)系人等信息，并同步抄送需求部門、倉儲部門。2.交付跟蹤責(zé)任主體：采購專員*、需求部門。跟蹤內(nèi)容：（1）供應(yīng)商是否按訂單要求備貨，定期與供應(yīng)商溝通生產(chǎn)進(jìn)度；（2）若遇延期風(fēng)險，供應(yīng)商需提前3個工作日書面通知，并提供解決方案，采購部門評估后反饋需求部門；（3）貨物發(fā)出后，要求供應(yīng)商提供物流單號，需求部門做好收貨準(zhǔn)備。（六）驗收與付款1.貨物驗收責(zé)任主體：需求部門牽頭，采購部門、質(zhì)量部門參與。驗收流程：（1）數(shù)量驗收：核對送貨單與采購訂單數(shù)量是否一致，點收貨物并簽字確認(rèn)；（2）質(zhì)量驗收：依據(jù)《技術(shù)規(guī)格說明書》《質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢驗，出具《質(zhì)量驗收報告》；（3）外觀與包裝檢查：確認(rèn)貨物是否完好，包裝是否符合運輸要求。異常處理：若數(shù)量不符或質(zhì)量不合格，需當(dāng)場拍照留證，出具《驗收異常報告》，及時通知供應(yīng)商處理（退換貨、索賠等），同步更新供應(yīng)商履約記錄。2.付款申請責(zé)任主體：采購專員*。操作說明：（1）驗收合格后，供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號等信息需與企業(yè)一致），采購部門收集《采購訂單》《驗收報告》《發(fā)票》等資料，填寫《付款申請表》；（2）按合同約定付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）提交財務(wù)部門審核，審批通過后由財務(wù)部門安排付款。（七）采購記錄歸檔責(zé)任主體：采購專員*。歸檔內(nèi)容：采購需求申請表、比價議價報告、合同文本、采購訂單、驗收報告、付款憑證、供應(yīng)商資料等，按“一采購一檔案”原則整理，電子檔存入企業(yè)ERP系統(tǒng)，紙質(zhì)檔保存期限不少于5年。三、供應(yīng)商全生命周期管理（一）供應(yīng)商分級分類根據(jù)供應(yīng)商對企業(yè)的重要性及履約表現(xiàn)，分為四級管理：戰(zhàn)略級供應(yīng)商：長期合作、提供核心物料/服務(wù)，年度采購金額占比＞20%，履評得分≥90分；核心級供應(yīng)商：重要物料/服務(wù)供應(yīng)商，年度采購金額占比10%-20%，履評得分80-89分；普通級供應(yīng)商：常規(guī)物料/服務(wù)供應(yīng)商，年度采購金額占比＜10%，履評得分70-79分；淘汰級供應(yīng)商：履評得分＜70分或存在重大違約行為。（二）供應(yīng)商評估與考核1.考核周期月度考核：適用于頻繁交易的通用物料供應(yīng)商（如辦公用品）；季度考核：適用于常規(guī)物料供應(yīng)商；年度考核：所有供應(yīng)商均需參與，年度考核結(jié)果=季度考核平均值×70%+年度專項考核×30%（專項考核包括合作配合度、創(chuàng)新能力等）。2.考核指標(biāo)（示例）考核維度權(quán)重考核內(nèi)容質(zhì)量表現(xiàn)40%來料批次合格率、質(zhì)量問題整改及時率、客訴處理滿意度交付表現(xiàn)30%準(zhǔn)時交貨率、訂單滿足率、應(yīng)急響應(yīng)速度價格成本20%價格競爭力、成本優(yōu)化配合度、付款條件合理性服務(wù)配合10%溝通響應(yīng)效率、技術(shù)支持能力、合作配合度3.考核結(jié)果應(yīng)用戰(zhàn)略級/核心級供應(yīng)商：優(yōu)先分配訂單，給予付款周期優(yōu)惠，邀請參與新品研發(fā)；普通級供應(yīng)商：維持現(xiàn)有合作，針對不足項要求整改；淘汰級供應(yīng)商：發(fā)出《整改通知書》，限期3個月改進(jìn)，若仍不達(dá)標(biāo)則終止合作，納入企業(yè)供應(yīng)商黑名單。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)定期溝通：每季度召開供應(yīng)商座談會，收集反饋意見，解決合作中的問題；聯(lián)合改進(jìn)：對質(zhì)量或交付問題突出的供應(yīng)商，組織跨部門聯(lián)合幫扶，協(xié)助其優(yōu)化流程；激勵措施：對年度考核排名前10%的供應(yīng)商授予“優(yōu)秀供應(yīng)商”稱號，給予合同份額獎勵。四、標(biāo)準(zhǔn)化模板與表單工具（一）采購需求申請表項目內(nèi)容填寫要求示例申請部門需求部門全稱生產(chǎn)部申請日期年/月/日2023-10-08采購品類物料/服務(wù)分類原材料（鋼材）規(guī)格型號詳細(xì)技術(shù)參數(shù)Q235B，厚度10mm需求數(shù)量單位+數(shù)量50噸質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)國家標(biāo)準(zhǔn)/企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)/圖紙GB/T700-2006交貨期具體日期或時間段2023-10-30前預(yù)算金額含稅金額（元）150,000用途說明采購原因及使用場景A生產(chǎn)線11月生產(chǎn)計劃附件清單技術(shù)圖紙/方案名稱《A生產(chǎn)線用料技術(shù)規(guī)格書》V1.2需求部門負(fù)責(zé)人簽字___________采購部門意見___________財務(wù)部門意見___________分管領(lǐng)導(dǎo)審批___________（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱___________評估周期2023年Q3評估維度評分標(biāo)準(zhǔn)得分（100分制）加權(quán)得分質(zhì)量表現(xiàn)來料合格率≥98%得40分，每降1%扣2分9638.4交付表現(xiàn)準(zhǔn)時交貨率≥95%得30分，每降1%扣1.5分9227.6價格成本同類產(chǎn)品最低價得20分，每高1%扣0.5分1818.0服務(wù)配合響應(yīng)及時、配合度高得10分99.0總得分93.0評級結(jié)果□戰(zhàn)略級□核心級□普通級□淘汰級戰(zhàn)略級改進(jìn)建議___________評估小組簽字采購、質(zhì)量、技術(shù)*（三）采購合同關(guān)鍵條款模板合同編號：CG-2023-X甲方（采購方）：X有限公司乙方（供應(yīng)商）：X有限公司簽訂日期：2023年月日第一條采購標(biāo)的名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）鋼材Q235B，10mm噸502,980149,000第二條質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)乙方提供的產(chǎn)品需符合GB/T700-2006國家標(biāo)準(zhǔn)，并提供質(zhì)量證明書。第三條交貨條款交貨時間：2023年10月30日前；交貨地點：甲方倉庫；運輸方式及費用：乙方負(fù)責(zé)運輸并承擔(dān)費用。第四條驗收甲方應(yīng)在貨到后5個工作日內(nèi)驗收，驗收合格后簽署《驗收報告》；若質(zhì)量不合格，甲方有權(quán)拒收，乙方需在7天內(nèi)更換合格產(chǎn)品。第五條付款方式驗收合格后，乙方開具13%增值稅專用發(fā)票，甲方在30個工作日內(nèi)支付全款。第六條違約責(zé)任乙方逾期交貨，每逾期1天按合同總額的0.5%支付違約金；甲方逾期付款，每逾期1天按應(yīng)付未付金額的0.05%支付違約金。五、執(zhí)行關(guān)鍵風(fēng)險提示與注意事項（一）合規(guī)風(fēng)險嚴(yán)格執(zhí)行招投標(biāo)法，達(dá)到招標(biāo)金額標(biāo)準(zhǔn)（如單項采購≥50萬元）必須公開招標(biāo)，嚴(yán)禁化整為零規(guī)避招標(biāo)；供應(yīng)商準(zhǔn)入需核實資質(zhì)原件，避免虛假資質(zhì)，必要時通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢企業(yè)信用。（二）廉潔風(fēng)險采購人員不得接受供應(yīng)商宴請、禮品或回扣，違規(guī)者按企業(yè)《廉潔從業(yè)規(guī)定》嚴(yán)肅處理；比價議價過程需至少2人參與，全程記錄，保證可追溯。（三）履約風(fēng)險對單一供應(yīng)商依賴度較高的品類（如獨家原材料），需開發(fā)備用供應(yīng)商，降低斷供風(fēng)險；定期更新供應(yīng)商黑名