ICS03.080.01

CCSA12

3413

宿州市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB3413/T0030—2024

公共資源交易電子檔案管理規(guī)范

Specificationondlectronicrecordsmanagementofpublicresources

trading

2024-08-06發(fā)布2024-09-06實施

宿州市市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB3413/T0030—2024

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定

起草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。

本文件由宿州市政務(wù)服務(wù)管理局提出并歸口。

本文件起草單位：宿州市公共資源交易中心。

本文件主要起草人：王三兵、蔣龍、徐曉涵。

I

DB3413/T0030—2024

公共資源交易電子檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了公共資源交易電子檔案管理的基本要求，并規(guī)定了在公共資源交易活動中產(chǎn)生的各類

電子文件的收集與整理、歸檔、存儲、備份、移交、使用、處置、安全管理等要求。

本文件適用于公共資源交易活動中產(chǎn)生的電子檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

DA/T58—2014電子檔案管理基本術(shù)語

3術(shù)語和定義

GB/T18894—2016、DA/T58—2014界定的術(shù)語和定義適用于本文件。

4基本要求

4.1應(yīng)遵循統(tǒng)一要求、線上管理、智能歸集、便于利用和安全保密的基本原則。

4.2應(yīng)對電子檔案實施集中管理，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性，不應(yīng)偽造、變造、隱匿

或者銷毀，確保來源可溯。

4.3應(yīng)建立健全管理制度，明確電子文件歸檔和電子檔案管理相關(guān)部門及人員的職責(zé)與分工。

4.4應(yīng)明確電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔范圍、時間、程序和格式等要求。

4.5應(yīng)基于安全的網(wǎng)絡(luò)和離線存儲介質(zhì)實施電子文件的歸檔和電子檔案管理。

5電子文件的收集與整理

5.1應(yīng)收集電子文件與元數(shù)據(jù)，保持電子文件內(nèi)容與形成時一致。

5.2應(yīng)完整、齊全地收集同一項目形成的全部電子文件，保持同一項目電子文件的成套性。

5.3應(yīng)遵循公共資源交易項目電子文件形成規(guī)律，突出項目類型、編號等特點，保持相同類型項目之

間電子文件的有機聯(lián)系。

5.4應(yīng)通過電子檔案系統(tǒng)自動抓取為主、補充內(nèi)容上傳為輔，使包含歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)電子文

件與歸檔目錄一一對應(yīng)。

5.5交易項目電子檔案實行目錄管理，應(yīng)根據(jù)“一標(biāo)一檔”原則，以“件”為單位，按照電子文件歸

檔材料目錄（參見附件A）對電子文件進(jìn)行收集、整理，自動形成電子文件封面。

5.6應(yīng)對電子檔案目錄內(nèi)容進(jìn)行見證，確保電子文件及時歸集、內(nèi)容完整。

1

DB3413/T0030—2024

6電子文件的歸檔

6.1歸檔范圍

6.1.1進(jìn)入交易平臺交易的工程建設(shè)、政府采購、產(chǎn)權(quán)交易、土地礦業(yè)權(quán)交易項目的相關(guān)電子文件、

元數(shù)據(jù)均應(yīng)歸檔。

6.1.2應(yīng)歸檔電子文件包括但不限于：工程建設(shè)、政府采購、產(chǎn)權(quán)交易等公共資源項目實施主體或其

代理機構(gòu)在辦理項目登記時應(yīng)當(dāng)提交的材料，交易服務(wù)過程中產(chǎn)生的招標(biāo)公告、招標(biāo)文件及其技術(shù)資料、

評標(biāo)（評審）完整資料、中標(biāo)（成交）結(jié)果公告（公示）、中標(biāo)通知書、合同以及有關(guān)變更信息等。

6.1.3應(yīng)歸檔元數(shù)據(jù)包括但不限于:立檔單位名稱、項目編號、項目名稱、標(biāo)段編號、標(biāo)段名稱、交易

類型、轄區(qū)、招標(biāo)人、代理機構(gòu)、中標(biāo)人、保管期限、日期等。

6.1.4應(yīng)歸檔但未在電子交易系統(tǒng)中留存的文件，應(yīng)及時掃描、上傳歸檔。

6.1.5采用網(wǎng)絡(luò)競價等非全流程電子化方式開展交易活動的項目，應(yīng)按照項目登記資料、交易發(fā)起資

料、交易實施過程及成交資料、合同、投標(biāo)文件五個環(huán)節(jié)對產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行歸檔。

6.2歸檔時間和歸檔方式

6.2.1應(yīng)在合同備案后5個工作日內(nèi)完成歸檔。

6.2.2應(yīng)采取在線歸檔方式，通過電子檔案管理系統(tǒng)完成電子文件的歸檔。

6.2.3非全流程電子化交易項目，交易資料經(jīng)掃描后形成電子文件，通過電子檔案系統(tǒng)的上傳功能進(jìn)

行歸檔。

6.3歸檔申請

歸檔人應(yīng)對電子文件的完整性、可用性和安全性進(jìn)行核查，核查無誤后提交歸檔申請。

6.4歸檔審核

電子檔案管理部門應(yīng)對提交的歸檔申請電子文件的規(guī)范性進(jìn)行核查，符合歸檔要求的，予以歸檔審

核；不符合歸檔要求的，應(yīng)一次性告知修整事項，并退回歸檔申請。

7電子檔案的存儲

7.1應(yīng)為電子檔案及其元數(shù)據(jù)的存儲配備與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的計算機機房、硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)

設(shè)施，實現(xiàn)對電子檔案的有效管理。

7.2電子檔案在存儲時應(yīng)明確存儲格式，應(yīng)具備電子檔案格式轉(zhuǎn)換功能。

7.3應(yīng)建立獨立的長期的電子檔案離線存儲庫，離線存儲的電子檔案與在線利用的電子檔案物理分離。

7.4應(yīng)對接收的電子檔案進(jìn)行編號、明示保存期限、分類管理。電子檔案的保存期限為15年，同一項

目電子檔案的保管期限應(yīng)相同。

7.5保管電子檔案存儲媒體，應(yīng)符合下列規(guī)定：

a)電子檔案磁性存儲媒體宜放入防磁柜中保存；

b)單片、單個存儲媒體應(yīng)裝在盤、盒等包裝中，包裝應(yīng)清潔無塵，并豎立存放，且避免擠壓；

c)存放環(huán)境的溫濕度應(yīng)符合下列要求：溫度14℃～24℃,相對濕度35%～45%；溫濕度選定后,

每晝夜溫度波動幅度不應(yīng)大于±2℃,相對濕度波動幅度不應(yīng)大于±5%；

d)存儲媒體應(yīng)與有害氣體隔離，存放地點應(yīng)做到防火、防蟲、防鼠、防盜、防塵、防濕、防高

溫、防光和防振動等。

2

DB3413/T0030—2024

7.6電子檔案保管單位應(yīng)定期檢查電子檔案讀取、處理設(shè)備、環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)電子檔案存儲媒體與

新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行存儲媒體轉(zhuǎn)換。

7.7電子檔案保管單位對保存的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行定期檢查。檢查應(yīng)符合下列規(guī)定：

a)檢查方法應(yīng)包括人工抽檢和機讀檢測，抽樣率應(yīng)不低于20%；

b)對脫機保存的電子檔案，應(yīng)根據(jù)不同存儲媒體的壽命定期進(jìn)行人工抽檢；

c)對系統(tǒng)中運轉(zhuǎn)的在線數(shù)據(jù)，應(yīng)定期進(jìn)行機讀檢測；

d)在定期檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取補救措施。

8電子檔案的備份

8.1應(yīng)在確保電子檔案的真實、完整、可用和安全的基礎(chǔ)上，制定電子檔案備份方案，確定電子檔案

備份周期，并按期對電子檔案進(jìn)行備份。

8.2電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立異地容災(zāi)備份機制，應(yīng)每年至少安排一次備份數(shù)據(jù)恢復(fù)演練。

8.3對脫機備份的電子檔案，電子檔案保管單位應(yīng)根據(jù)存儲媒體的壽命，定期轉(zhuǎn)存電子檔案，一式三

套，一套離線保管，一套異地保管，一套提供利用。轉(zhuǎn)存時應(yīng)進(jìn)行登記。

9電子檔案的移交

9.1屬于國家綜合檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向國家綜合檔案

館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)國家

綜合檔案館移交。

9.2電子檔案移交方式，可采用在線或離線方式進(jìn)行，交接雙方可根據(jù)實際情況選擇確定。

9.3電子檔案移交前，移交單位應(yīng)對準(zhǔn)備移交的電子檔案進(jìn)行檢測，全部合格后方可移交。

10電子檔案的使用

10.1電子檔案管理部門負(fù)責(zé)電子檔案使用工作，應(yīng)明確工作人員，配備專用設(shè)備，公開使用須知和流

程,審核使用者相關(guān)信息，并按要求提供相應(yīng)服務(wù)。

10.2因工作需要查閱電子檔案的應(yīng)辦理查閱手續(xù)，經(jīng)電子檔案管理部門批準(zhǔn)后方可查閱，閱讀檔案應(yīng)

在規(guī)定地點和電子檔案管理人員在場的情況下進(jìn)行。

10.3公安機關(guān)、法院、檢察院、紀(jì)檢監(jiān)察、審計部門或行業(yè)監(jiān)管部門等因查辦案件或處理項目投訴需

要復(fù)制電子檔案的應(yīng)辦理手續(xù)，電子檔案管理部門進(jìn)行登記。

10.4電子檔案管理部門出具電子檔案證明時應(yīng)加蓋檔案證明電子專用章。

10.5電子檔案管理部門及其工作人員應(yīng)按照使用權(quán)限及其操作流程提供電子檔案使用服務(wù)，并嚴(yán)格遵

守國家相關(guān)保密規(guī)定。

11電子檔案的處置

11.1達(dá)到或超過存檔期限的檔案應(yīng)登記造冊，報同級公共資源交易監(jiān)管部門批準(zhǔn)后，依據(jù)有關(guān)規(guī)定登

記銷毀。

11.2應(yīng)從存儲設(shè)備及異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀的電子檔案，電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過

程元數(shù)據(jù)、日志中自動記錄鑒定、銷毀活動，并將被銷毀電子檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫。

3

DB3413/T0030—2024

11.3銷毀電子檔案的離線存儲介質(zhì)時應(yīng)對其實施破壞性銷毀,實施銷毀前，應(yīng)對存儲介質(zhì)中的其他電

子檔案進(jìn)行離線存儲介質(zhì)的遷移。

11.4屬于保密范圍的電子檔案的銷毀應(yīng)按國家保密規(guī)定實施。

12電子檔案的安全管理

12.1根據(jù)檔案信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)定級及涉密計算機信息系統(tǒng)分級保護(hù)等相關(guān)要求，制定電子檔案

系統(tǒng)安全保護(hù)等級并執(zhí)行保護(hù)措施。

12.2應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，明確管理職責(zé)和要求，規(guī)范操作行為。

12.3支撐電子檔案管理系統(tǒng)運行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，與互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備之間的數(shù)據(jù)傳輸應(yīng)采用一

次性寫入光盤。

12.4應(yīng)嚴(yán)格管理電子檔案管理系統(tǒng)的專用離線存儲介質(zhì)及其用戶，定期查殺病毒。監(jiān)控非授權(quán)用戶的

登錄與操作行為。

12.5應(yīng)制定并實施電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)急處置預(yù)案，明確職責(zé)分工和保障措施，建立預(yù)防預(yù)警、應(yīng)急

響應(yīng)和獎懲等應(yīng)急處置機制。

12.6電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)完備的日志和跟蹤功能，在電子檔案形成、收集、整理、存儲、備份等

環(huán)節(jié)，應(yīng)保證每項工作過程有記錄、可追溯。

4

DB3413/T0030—2024

A

A

附錄A

（資料性）

電子文件歸檔目錄

電子文件歸檔材料目錄見表A.1～表A.4。

表A.1工程建設(shè)項目電子文件歸檔材料目錄排序

序號文件目錄文件詳情

項目審批（核準(zhǔn)備案）文件

1項目登記資料資金來源證明

項目注冊

交易項目相關(guān)文件

2招標(biāo)項目

招標(biāo)項目

3招標(biāo)項目計劃招標(biāo)項目計劃

招標(biāo)代理委托合同

4招標(biāo)委托合同

招標(biāo)委托合同

資格預(yù)審文件

5資格預(yù)審

資審結(jié)果通知書

6開評標(biāo)場地預(yù)約開評標(biāo)場地預(yù)約

招標(biāo)文件

7招標(biāo)文件

圖紙文件

8澄清文件答疑澄清文件

9招標(biāo)控制價文件招標(biāo)控制價文件

招標(biāo)公告電子件

10招標(biāo)公告

招標(biāo)公告

11變更公告變更公告

項目暫停公告電子件

12暫停（終止）公告

暫停終止公告

13投標(biāo)文件各單位電子投標(biāo)文件

14資格預(yù)審情況資格預(yù)審情況

開標(biāo)音視頻

15開標(biāo)情況開標(biāo)音視頻

開標(biāo)音視頻

評標(biāo)報告

評標(biāo)音視頻

16評標(biāo)情況

評標(biāo)信息

評標(biāo)結(jié)果

5

DB3413/T0030—2024

表A.1（續(xù)）

序號文件目錄文件詳情

管理機關(guān)做出重新組織招標(biāo)或重新組織評標(biāo)的決定書

重新組織招標(biāo)或重新組織評標(biāo)的相關(guān)材料

17招標(biāo)異常

重新組織招標(biāo)或重新組織評標(biāo)所采取的相應(yīng)措施

招標(biāo)異常

中標(biāo)候選人公示

18中標(biāo)候選人公示

中標(biāo)候選人公示電子件

中標(biāo)結(jié)果公告附件

19中標(biāo)結(jié)果公告

中標(biāo)結(jié)果公告

中標(biāo)通知書相關(guān)附件

20中標(biāo)通知書

中標(biāo)通知書

合同備案

21合同備案

合同簽署附件

表A.2政府采購項目電子文件歸檔材料目錄排序

序號文件目錄文件詳情

項目管理

1項目管理

采購計劃相關(guān)附件

采購公告

2采購公告

采購公告附件

3開評標(biāo)場地預(yù)約開評標(biāo)場地預(yù)約

采購文件

4采購文件

采購文件頁面

5答疑澄清文件答疑澄清文件

采購公告

6采購公告

采購公告附件

7變更公告變更公告

8投標(biāo)文件各供應(yīng)商電子投標(biāo)文件（談判和磋商的項目包含二次報價記錄表）

9資格預(yù)審情況資格預(yù)審情況

開標(biāo)音視頻

10開標(biāo)情況開標(biāo)記錄表

開標(biāo)情況

評標(biāo)報告

11評標(biāo)情況評標(biāo)情況

重新組織招標(biāo)或重新組織評標(biāo)的相關(guān)材料

12中標(biāo)公示中標(biāo)公告附件

政府采購中標(biāo)通知書（文檔）

13中標(biāo)通知書

政府采購中標(biāo)通知書

14合同備案合同備案

6

DB3413/T0030—2024

表A.3產(chǎn)權(quán)交易項目電子文件歸檔材料目錄排序

序號文件目錄文件詳情

產(chǎn)權(quán)項目受理

產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓方案

評估報告書

1項目受理

《授權(quán)委托書》委托人及受托人身份證復(fù)印件

轉(zhuǎn)讓方企業(yè)法人證書

轉(zhuǎn)讓方書面決議

2競價規(guī)則競價規(guī)則

交易公告電子件

3交易公告

交易公告

澄清公告

4澄清公告

澄清文件