企業(yè)內(nèi)部通訊錄及信息發(fā)布規(guī)范模板第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部溝通秩序，保障信息傳遞的準(zhǔn)確性、安全性及效率，避免因信息混亂或泄露給企業(yè)造成損失，特制定本規(guī)范。1.2適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)全體員工、各部門及所屬分支機(jī)構(gòu)，涵蓋內(nèi)部通訊錄的維護(hù)與信息發(fā)布的全流程管理。1.3職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)內(nèi)部通訊錄的統(tǒng)籌管理（包括信息采集、更新、歸檔）及信息發(fā)布的合規(guī)性審核；IT部：負(fù)責(zé)內(nèi)部通訊錄系統(tǒng)及信息發(fā)布平臺的技術(shù)支持（包括權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)維護(hù)）；各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)本部門員工信息的真實(shí)性審核及信息發(fā)布內(nèi)容的初審；員工：負(fù)責(zé)提供個人真實(shí)信息并及時更新，遵守信息發(fā)布規(guī)范。第二章內(nèi)部通訊錄管理2.1內(nèi)容構(gòu)成內(nèi)部通訊錄應(yīng)包含以下信息（均需符合隱私保護(hù)要求）：個人信息：姓名、所屬部門、崗位名稱、辦公固定電話、企業(yè)郵箱、辦公地點(diǎn)；部門信息：部門全稱、負(fù)責(zé)人姓名、部門職能概述、辦公區(qū)域；緊急聯(lián)絡(luò)信息：企業(yè)應(yīng)急聯(lián)系人（如行政部值班人員）的姓名及辦公電話（非個人手機(jī)號）。2.2信息采集與更新2.2.1采集流程新員工入職時，由行政部發(fā)放《員工信息采集表》，員工本人如實(shí)填寫并簽字確認(rèn)；部門負(fù)責(zé)人對《員工信息采集表》內(nèi)容進(jìn)行審核（重點(diǎn)核查部門、崗位等信息的準(zhǔn)確性），簽字后提交行政部；行政部在2個工作日內(nèi)將審核通過的信息錄入企業(yè)內(nèi)部通訊錄系統(tǒng)。2.2.2更新流程員工個人信息發(fā)生變更（如調(diào)崗、辦公地點(diǎn)變動）時，需在變更之日起1個工作日內(nèi)填寫《員工信息變更申請表》，提交部門負(fù)責(zé)人審核；部門負(fù)責(zé)人在1個工作日內(nèi)完成審核，確認(rèn)信息真實(shí)性后提交行政部；行政部在2個工作日內(nèi)完成通訊錄系統(tǒng)的信息更新，并通過企業(yè)內(nèi)部郵件通知相關(guān)人員。2.2.3責(zé)任要求員工需對提供的個人信息真實(shí)性負(fù)責(zé)，不得隱瞞或提供虛假信息；部門負(fù)責(zé)人需嚴(yán)格審核本部門員工信息，因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致信息錯誤的，承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。2.3存儲與訪問權(quán)限存儲方式：內(nèi)部通訊錄需存儲在企業(yè)專用服務(wù)器或加密云平臺（如企業(yè)微信通訊錄模塊），由IT部負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)備份（每日備份1次）；訪問權(quán)限：普通員工：僅可查看本部門及業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)部門的通訊錄信息；部門負(fù)責(zé)人：可查看所屬部門及跨部門協(xié)作所需的通訊錄信息；企業(yè)高管：可查看全公司通訊錄信息；IT部：負(fù)責(zé)權(quán)限設(shè)置與調(diào)整，需依據(jù)《權(quán)限申請單》（由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）進(jìn)行操作。第三章內(nèi)部信息發(fā)布管理3.1內(nèi)容分類內(nèi)部信息分為以下四類（均需符合企業(yè)價值觀及法律法規(guī)要求）：通知公告類：公司政策、規(guī)章制度、會議通知、人事任免、獎懲決定等；業(yè)務(wù)信息類：項(xiàng)目進(jìn)展、客戶需求、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（非涉密）、跨部門協(xié)作要求等；文化活動類：團(tuán)建活動、培訓(xùn)安排、員工福利、企業(yè)文化宣傳等；緊急信息類：突發(fā)安全事件（如火災(zāi)、疫情）、系統(tǒng)故障通知、重要事項(xiàng)臨時調(diào)整等。3.2發(fā)布權(quán)限信息類別發(fā)布主體審核主體通知公告類行政部/相關(guān)職能部門總經(jīng)理/分管副總業(yè)務(wù)信息類業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人分管副總/部門總監(jiān)文化活動類行政部/工會行政部負(fù)責(zé)人緊急信息類總經(jīng)理/授權(quán)負(fù)責(zé)人總經(jīng)理（特殊情況可事后補(bǔ)審）3.3發(fā)布流程3.3.1提交信息發(fā)布人需填寫《內(nèi)部信息發(fā)布申請表》，內(nèi)容包括：信息標(biāo)題、類別、內(nèi)容摘要、受眾范圍（如全公司、某部門）、擬發(fā)布時間、發(fā)布渠道（如內(nèi)部郵件、企業(yè)微信、公告欄）；申請表需附發(fā)布內(nèi)容原文（如Word文檔、PPT），確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范（無敏感詞匯、無錯別字）。3.3.2審核審核人需在1個工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核查以下內(nèi)容：1.內(nèi)容是否符合企業(yè)規(guī)范及法律法規(guī)；2.信息是否準(zhǔn)確、完整（無虛假或誤導(dǎo)性內(nèi)容）；3.發(fā)布范圍是否合理（不超范圍發(fā)布）；審核通過后，審核人在申請表上簽字確認(rèn)；審核未通過的，返回發(fā)布人修改后重新提交。3.3.3發(fā)布發(fā)布人需在審核通過后2個工作日內(nèi)完成發(fā)布；發(fā)布渠道需符合以下要求：通知公告類：優(yōu)先使用企業(yè)微信“全員群”或內(nèi)部郵件；業(yè)務(wù)信息類：使用部門專屬群或項(xiàng)目協(xié)作群；文化活動類：可結(jié)合企業(yè)微信、公告欄（線下）同步發(fā)布；緊急信息類：需在1小時內(nèi)通過企業(yè)微信“全員群”+電話通知（關(guān)鍵崗位）發(fā)布。3.4發(fā)布后管理歸檔：發(fā)布后的信息需由行政部歸檔保存（電子檔+紙質(zhì)檔），保存期限為3-5年，便于后續(xù)查詢；修改與撤回：若發(fā)布的信息存在錯誤或需要調(diào)整，發(fā)布人需立即提交《信息修改/撤回申請表》，經(jīng)原審核人批準(zhǔn)后，在1個工作日內(nèi)完成修改或撤回，并通過原發(fā)布渠道告知受眾；反饋收集：對于重要信息（如政策調(diào)整），發(fā)布人需在發(fā)布后3個工作日內(nèi)收集員工反饋，及時解答疑問（通過部門負(fù)責(zé)人或企業(yè)微信“咨詢?nèi)骸保?。第四章監(jiān)督與責(zé)任4.1監(jiān)督機(jī)制定期檢查：行政部每季度對內(nèi)部通訊錄的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查（抽查比例不低于20%），對信息發(fā)布的合規(guī)性進(jìn)行復(fù)盤（查看審核記錄、發(fā)布流程）；投訴渠道：員工若發(fā)現(xiàn)通訊錄信息錯誤或信息發(fā)布違規(guī)，可通過企業(yè)微信“投訴箱”或行政部郵箱反饋，行政部需在2個工作日內(nèi)響應(yīng)并處理；系統(tǒng)監(jiān)控：IT部需對信息發(fā)布平臺進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控，防止未經(jīng)授權(quán)的信息發(fā)布（如異常登錄、批量發(fā)送）。4.2責(zé)任追究員工責(zé)任：故意提供虛假信息或未經(jīng)授權(quán)發(fā)布信息的，給予批評教育；情節(jié)嚴(yán)重的（如造成企業(yè)聲譽(yù)損失），給予紀(jì)律處分（如記過、降薪）；部門責(zé)任：部門負(fù)責(zé)人審核不嚴(yán)導(dǎo)致信息錯誤或違規(guī)發(fā)布的，扣減部門季度績效（比例不超過5%）；企業(yè)責(zé)任：因企業(yè)管理漏洞導(dǎo)致信息泄露的，由企業(yè)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任（如賠償員工損失、整改系統(tǒng)），并追究相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任。第五章附則5.1生效與修訂本規(guī)范自發(fā)布之日起生效；若需修訂，需由行政部提出修訂方案，經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后，重新發(fā)布實(shí)施。5.2解釋權(quán)本規(guī)范的最終解釋權(quán)歸企業(yè)行政部所有。XX企業(yè)行政部