電競公司采購付款管理規(guī)章

一、總則（一）目的為加強(qiáng)本電競公司采購付款環(huán)節(jié)的管理，規(guī)范采購付款行為，確保公司資金安全、合理、有效使用，保障公司正常運(yùn)營，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)章。（二）適用范圍本規(guī)章適用于電競公司全體涉及采購付款業(yè)務(wù)的部門及員工，同時(shí)涵蓋與采購付款相關(guān)的供應(yīng)商等外部合作方。（三）制定依據(jù)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，以及本電競公司的企業(yè)文化、經(jīng)營理念制定本規(guī)章。公司秉持“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越”的企業(yè)文化，以“為電競愛好者提供極致體驗(yàn)”為經(jīng)營理念，在采購付款管理中注重效率與規(guī)范的平衡，確保每一筆資金的支出都符合公司整體利益。（四）管理原則1.合法性原則：采購付款活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.預(yù)算控制原則：采購付款應(yīng)在公司年度預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，特殊情況需按規(guī)定流程調(diào)整預(yù)算。3.審批流程原則：所有采購付款必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，確保決策透明、責(zé)任明確。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則：加強(qiáng)對采購付款過程中的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評估和控制，保障公司資金安全。二、采購計(jì)劃與預(yù)算管理（一）采購計(jì)劃制定1.需求提出：各部門根據(jù)工作需要和業(yè)務(wù)發(fā)展，結(jié)合電競項(xiàng)目的推進(jìn)計(jì)劃，定期提出采購需求。例如，賽事運(yùn)營部門根據(jù)即將舉辦的電競比賽規(guī)模和要求，提出電腦設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等采購需求；市場部門根據(jù)推廣活動(dòng)需求，提出宣傳物料、禮品等采購需求。2.需求審核：采購需求需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核，確保需求合理、必要，并與部門工作目標(biāo)一致。審核通過后提交至采購部門。3.采購計(jì)劃編制：采購部門匯總各部門需求，結(jié)合公司庫存情況和市場供應(yīng)狀況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。（二）預(yù)算編制與審批1.預(yù)算編制：采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，結(jié)合市場價(jià)格信息，編制采購預(yù)算草案。預(yù)算草案應(yīng)詳細(xì)列出各項(xiàng)采購項(xiàng)目的預(yù)計(jì)金額，并對預(yù)算變動(dòng)因素進(jìn)行分析說明。2.預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性以及與公司整體財(cái)務(wù)預(yù)算的匹配性。審核過程中可與采購部門溝通，對預(yù)算進(jìn)行必要調(diào)整。3.預(yù)算審批：采購預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，提交公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)、經(jīng)營狀況等因素進(jìn)行綜合考量，審批通過后的采購預(yù)算作為采購付款的重要依據(jù)。（三）預(yù)算調(diào)整1.調(diào)整情形：在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因市場環(huán)境變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整等原因?qū)е虏少忣A(yù)算需要調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請。2.調(diào)整流程：預(yù)算調(diào)整申請由需求部門填寫，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整項(xiàng)目和調(diào)整金額等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，依次提交采購部門、財(cái)務(wù)部門審核，最終由公司管理層審批。未經(jīng)審批，不得擅自調(diào)整采購預(yù)算。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商信息收集：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。收集的信息應(yīng)涵蓋供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格水平、信譽(yù)狀況等方面。2.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)部門（如技術(shù)部門、質(zhì)量控制部門等）對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等。同時(shí)，對供應(yīng)商的價(jià)格進(jìn)行比較分析，確保其具有市場競爭力。3.供應(yīng)商選擇決策：根據(jù)評估結(jié)果，采購部門提出供應(yīng)商選擇建議，經(jīng)公司管理層審批后確定合格供應(yīng)商名單。對于關(guān)鍵物資或服務(wù)的供應(yīng)商，可進(jìn)行實(shí)地考察，進(jìn)一步了解其實(shí)際情況。（二）供應(yīng)商合作協(xié)議簽訂1.協(xié)議起草：確定供應(yīng)商后，采購部門與供應(yīng)商就采購項(xiàng)目的具體條款進(jìn)行談判，包括產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。談判達(dá)成一致后，由采購部門起草合作協(xié)議。2.協(xié)議審核：合作協(xié)議起草完成后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核協(xié)議的合法性、合規(guī)性以及條款的完整性和明確性，確保公司權(quán)益得到充分保障。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門對協(xié)議中的付款條款進(jìn)行審核，確保付款安排合理、可行。3.協(xié)議簽訂：經(jīng)審核無誤的合作協(xié)議，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商代表簽字蓋章。合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任等內(nèi)容，作為雙方合作的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商評價(jià)與管理1.定期評價(jià)：采購部門定期組織對供應(yīng)商進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)周期一般為每季度或半年。評價(jià)內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨及時(shí)性、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格合理性、售后服務(wù)響應(yīng)速度等方面。相關(guān)部門應(yīng)提供評價(jià)所需的數(shù)據(jù)和信息，如質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、交貨記錄等。2.評價(jià)結(jié)果應(yīng)用：根據(jù)供應(yīng)商評價(jià)結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可考慮增加采購份額、建立長期合作關(guān)系；對于表現(xiàn)一般的供應(yīng)商，提出改進(jìn)意見并跟蹤改進(jìn)情況；對于表現(xiàn)較差、存在嚴(yán)重問題的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)終止合作。3.供應(yīng)商檔案管理：采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作協(xié)議、評價(jià)結(jié)果等資料。供應(yīng)商檔案應(yīng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)更新相關(guān)信息，為公司選擇供應(yīng)商提供參考依據(jù)。四、采購流程管理（一）采購申請1.申請?zhí)峤唬焊鞑块T根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)詳細(xì)注明采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額、需求日期等信息，并說明采購理由。2.申請審批：采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至采購部門。采購部門對采購申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請是否符合采購計(jì)劃、需求是否合理等。審核通過后，根據(jù)采購項(xiàng)目的金額和重要程度，按照公司規(guī)定的審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購實(shí)施1.采購方式選擇：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的采購方式，包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)采購、單一來源采購等。對于達(dá)到一定金額標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購。2.采購執(zhí)行：確定采購方式后，采購部門按照相應(yīng)的程序開展采購活動(dòng)。在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，確保采購項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等符合要求，并及時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，確保按時(shí)交貨。3.采購合同簽訂：采購項(xiàng)目確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、使用部門等。（三）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購項(xiàng)目到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收方法和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.驗(yàn)收實(shí)施：采購項(xiàng)目到貨后，使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。3.驗(yàn)收報(bào)告出具：驗(yàn)收完成后，使用部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門共同出具驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)明確驗(yàn)收結(jié)果，如驗(yàn)收合格或不合格，并對驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行說明。驗(yàn)收報(bào)告經(jīng)相關(guān)人員簽字后，作為采購付款的重要依據(jù)之一。五、付款管理（一）付款申請1.申請?zhí)峤唬翰少忢?xiàng)目驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請表。付款申請表應(yīng)注明供應(yīng)商名稱、采購項(xiàng)目名稱、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額、付款方式等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.申請審批：付款申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性、有效性，以及付款金額是否符合合同約定、是否與驗(yàn)收報(bào)告一致等。審核通過后，按照公司規(guī)定的審批流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）付款審批1.分級審批：公司根據(jù)付款金額的大小，設(shè)定不同的審批層級。一般情況下，較小金額的付款申請可由部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批；較大金額的付款申請需經(jīng)公司管理層審批。審批過程中，審批人員應(yīng)認(rèn)真審核付款申請的各項(xiàng)內(nèi)容，確保付款合規(guī)、合理。2.審批意見記錄：審批人員應(yīng)在付款申請表上簽署明確的審批意見，如同意付款、不同意付款或要求補(bǔ)充相關(guān)資料等。審批意見應(yīng)詳細(xì)說明理由，以便后續(xù)追溯和查詢。（三）付款執(zhí)行1.付款安排：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請，按照合同約定的付款方式和付款時(shí)間安排付款。付款方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的付款方式。2.付款記錄與核對：財(cái)務(wù)部門在付款后，應(yīng)及時(shí)記錄付款信息，包括付款日期、付款金額、付款方式、收款單位等。同時(shí)，定期與供應(yīng)商核對付款情況，確保雙方賬目一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。六、風(fēng)險(xiǎn)管理與監(jiān)督（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：公司定期組織對采購付款業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)包括但不限于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素。2.風(fēng)險(xiǎn)評估：對識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，評估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施提供依據(jù)。例如，對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，如果供應(yīng)商信譽(yù)較差、生產(chǎn)能力不穩(wěn)定，且違約可能導(dǎo)致公司重大損失，則將該風(fēng)險(xiǎn)評估為高等級風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對于高等級風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商存在嚴(yán)重信譽(yù)問題或可能導(dǎo)致重大損失的風(fēng)險(xiǎn)，公司應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如終止合作、更換供應(yīng)商等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對于中等風(fēng)險(xiǎn)，公司應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)供應(yīng)商管理、簽訂詳細(xì)的合同條款、建立質(zhì)量檢驗(yàn)制度、合理安排付款進(jìn)度等，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減輕風(fēng)險(xiǎn)影響程度。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對于一些可通過保險(xiǎn)等方式轉(zhuǎn)移的風(fēng)險(xiǎn)，公司可考慮購買相應(yīng)的保險(xiǎn)，將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給保險(xiǎn)公司。例如，對于采購物資在運(yùn)輸過程中的損壞風(fēng)險(xiǎn)，可購買貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對于低等級風(fēng)險(xiǎn)，公司在綜合評估成本效益后，可選擇風(fēng)險(xiǎn)接受。但仍需對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控，確保風(fēng)險(xiǎn)處于可控范圍內(nèi)。（三）監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督：公司建立健全采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對采購付款業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查采購流程是否合規(guī)、付款是否準(zhǔn)確及時(shí)等。同時(shí)，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購付款業(yè)務(wù)進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。2.外部監(jiān)督：公司接受外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的審計(jì)監(jiān)督，配合審計(jì)機(jī)構(gòu)開展工作，提供真實(shí)、完整的采購付款業(yè)務(wù)資料。對于外部審計(jì)提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時(shí)整改，不斷完善采購付款管理制度。七、信息管理（一）采購付款信息收集1.業(yè)務(wù)信息收集：采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門在采購付款業(yè)務(wù)過程中，負(fù)責(zé)收集各類信息，包括采購申請、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、付款申請、發(fā)票等紙質(zhì)和電子資料。2.市場信息收集：采購部門應(yīng)關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，收集與采購項(xiàng)目相關(guān)的市場價(jià)格、供應(yīng)商信息、行業(yè)趨勢等信息，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）信息存儲(chǔ)與管理1.信息存儲(chǔ)：公司建立采購付款信息數(shù)據(jù)庫，對收集到的信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)。信息存儲(chǔ)應(yīng)保證安全、可靠，防止信息丟失、泄露。同時(shí)，定期對信息進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性。2.信息管理：明確信息管理的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)定信息的錄入、查詢、修改、刪除等操作流程。信息管理人員應(yīng)定期對信息進(jìn)行整理和更新，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（三）信息共享與使用1.信息共享：根據(jù)工作需要，在保證信息安全的前提下，實(shí)現(xiàn)采購付款信息在相關(guān)部門之間的共享。例如，采購部門將采購合同信息共享給財(cái)務(wù)部門和使用部門，便于財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款安排和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收管理。2.信息使用：各部門應(yīng)合理使用采購付款信息，為公司的決策提供支持。例如，財(cái)務(wù)部門通過分析采購付款數(shù)據(jù)，進(jìn)行成本核算和預(yù)算控制；管理層通過查看采購付款信息，了解公司運(yùn)營情況，制定戰(zhàn)略決策。八、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.需求分析：人力資源部門會(huì)同采購部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，對員工的采購付款業(yè)務(wù)知識(shí)和技能進(jìn)行需求分析。根據(jù)分析結(jié)果，確定培訓(xùn)的內(nèi)容、對象和方式。2.計(jì)劃制定：根據(jù)需求分析結(jié)果，制定年度采購付款業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)師資等內(nèi)容，并確保培訓(xùn)計(jì)劃與公司的整體發(fā)展戰(zhàn)略和員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃相適應(yīng)。（二）培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)置1.法律法規(guī)培訓(xùn)：組織員工學(xué)習(xí)國家有關(guān)采購付款的法律法規(guī)，如《中華人民共和國民法典》合同編、《中華人民共和國政府采購法》等，提高員工的法律意識(shí)和合規(guī)操作能力。2.公司制度培訓(xùn)：對公司采購付款管理制度進(jìn)行詳細(xì)培訓(xùn)，使員工熟悉采購流程、審批程序、付款要求等內(nèi)容，確保員工在工作中嚴(yán)格遵守公司制度。3.業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)：開展采購談判技巧、供應(yīng)商管理、合同起草與審核、財(cái)務(wù)知識(shí)等業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。4.職業(yè)道德培訓(xùn)：加強(qiáng)員工的職業(yè)道德教育，培養(yǎng)員工的廉潔自律、誠實(shí)守信、敬業(yè)愛崗等職業(yè)操守，防止在采購付款過程中出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。（三）培訓(xùn)實(shí)施與效果評估1.培訓(xùn)實(shí)施：按照培訓(xùn)計(jì)劃，采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種方式組織員工參加培訓(xùn)。培訓(xùn)過程中，注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，通過案例分析、模擬演練等方式提高員工的實(shí)際操作能力。2.效果評估：培訓(xùn)結(jié)束后，通過考試、考核、問卷調(diào)查等方式對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估。根據(jù)評估結(jié)果，總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)培訓(xùn)內(nèi)容和方式，提高培訓(xùn)質(zhì)量。九、獎(jiǎng)勵(lì)