電競公司辦公用品管理規(guī)章

一、總則本規(guī)章旨在加強電競公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等流程，提高辦公用品的使用效率，降低公司運營成本，同時體現(xiàn)公司精細化管理和人文關(guān)懷的企業(yè)文化。本規(guī)章適用于電競公司全體員工。電競公司秉持著“創(chuàng)新、協(xié)作、高效、共贏”的經(jīng)營理念，在辦公用品管理方面，追求資源的合理配置與充分利用，以支持公司各部門高效運轉(zhuǎn)，實現(xiàn)社會效益與經(jīng)濟效益的雙豐收。二、辦公用品的分類與定義辦公用品分為消耗品和耐用品。1.消耗品：指使用后即消耗，需經(jīng)常補充的物品，如打印紙、墨盒、筆、筆記本、膠水、訂書釘?shù)?。此類物品是員工日常辦公頻繁使用的基礎(chǔ)用品，對維持辦公的正常開展至關(guān)重要。2.耐用品：指使用期限較長、價值相對較高，不易損壞的物品，如電腦桌椅、文件柜、訂書機、計算器等。耐用品的采購需從長遠考慮，注重其質(zhì)量和適用性。三、辦公用品的采購管理1.采購需求申報-各部門每月末根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品需求申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交給行政部門。申請表需部門負責人簽字確認，以確保需求的合理性和必要性。-對于臨時緊急需求的辦公用品，相關(guān)部門可填寫《緊急辦公用品需求申請表》，及時提交行政部門。2.采購計劃制定-行政部門匯總各部門的需求申請后，結(jié)合辦公用品的庫存情況，制定月度辦公用品采購計劃。采購計劃要充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢、人員變動等因素，避免過度采購或采購不足。-在制定采購計劃時，要遵循公司扁平化管理原則，充分征求各部門意見，確保采購的辦公用品符合實際工作需求。3.供應(yīng)商選擇與管理-行政部門負責篩選和確定合格的辦公用品供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。在選擇供應(yīng)商時，要綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素。-與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進行調(diào)整。4.采購執(zhí)行-行政部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單要準確無誤地傳達采購需求信息，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量提供所需辦公用品。-在采購過程中，要嚴格遵守公司的財務(wù)制度，確保采購資金的合理使用。對于大額采購項目，要按照公司規(guī)定進行招投標或集體決策。四、辦公用品的庫存管理1.入庫管理-辦公用品到貨后，行政部門倉庫管理人員負責驗收。驗收內(nèi)容包括核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。-驗收合格的辦公用品辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，記錄入庫日期、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫單需倉庫管理人員和采購人員簽字確認。2.庫存盤點-倉庫管理人員定期對辦公用品進行盤點，一般每月進行一次小盤點，每季度進行一次大盤點。盤點時要如實記錄庫存數(shù)量、實際損耗等情況。-根據(jù)盤點結(jié)果，編制《辦公用品盤點報告》，分析庫存差異原因，對于盤盈或盤虧情況要及時查明原因并進行相應(yīng)處理。3.庫存保管-設(shè)立專門的辦公用品倉庫，保持倉庫環(huán)境整潔、通風良好，做好防潮、防火、防蟲等工作。-對不同類型的辦公用品進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。定期對庫存辦公用品進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理過期、損壞等問題。五、辦公用品的領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程-員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，到行政部門倉庫領(lǐng)取。-倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)用申請表發(fā)放辦公用品，并在《辦公用品領(lǐng)用登記冊》上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.領(lǐng)用標準-制定辦公用品領(lǐng)用標準，根據(jù)員工的工作崗位和實際需求，合理確定各類辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量和頻率。例如，普通員工每月領(lǐng)用筆記本數(shù)量為[X]本，筆為[X]支等。-對于超出領(lǐng)用標準的特殊需求，員工需說明原因，經(jīng)部門負責人和行政部門負責人共同審批后，方可領(lǐng)取。3.以舊換新制度-對于部分耐用辦公用品，如訂書機、計算器等，實行以舊換新制度。員工領(lǐng)用新的耐用辦公用品時，需將舊的物品交回倉庫。-倉庫管理人員對交回的舊物品進行檢查和登記，對于尚可使用的舊物品，進行維修或整理后繼續(xù)備用，以降低公司成本。六、辦公用品的使用與維護管理1.使用規(guī)范-員工應(yīng)正確使用辦公用品，避免因使用不當造成浪費或損壞。例如，合理設(shè)置打印機的打印參數(shù)，減少紙張浪費；妥善保管筆記本、文件等資料，防止丟失或損壞。-嚴禁將辦公用品用于私人用途，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。2.維護與保養(yǎng)-對于耐用品，員工有責任進行日常的維護和保養(yǎng)，以延長其使用壽命。如定期清潔電腦桌椅、文件柜等；對出現(xiàn)故障的辦公用品，及時報修，不得擅自拆卸維修。-行政部門定期組織對辦公用品的使用和維護情況進行檢查，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時督促相關(guān)人員進行整改。七、辦公用品的報廢管理1.報廢鑒定-倉庫管理人員定期對庫存辦公用品進行檢查，對于損壞無法修復、老化失去使用價值、技術(shù)淘汰等情況的辦公用品，進行報廢鑒定。-成立由行政部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員組成的報廢鑒定小組，對擬報廢的辦公用品進行評估和鑒定，確定是否符合報廢條件。2.報廢審批-經(jīng)鑒定符合報廢條件的辦公用品，由行政部門填寫《辦公用品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交公司領(lǐng)導審批。-對于價值較高的辦公用品報廢，需經(jīng)公司領(lǐng)導集體研究決定后，方可進行報廢處理。3.報廢處理-經(jīng)審批同意報廢的辦公用品，按照公司規(guī)定進行處理。對于可回收利用的辦公用品，聯(lián)系專業(yè)回收公司進行回收處理，以實現(xiàn)資源的再利用；對于不可回收的辦公用品，按照環(huán)保要求進行妥善處置。-財務(wù)部門根據(jù)辦公用品的報廢情況，及時進行賬務(wù)處理，確保公司資產(chǎn)賬實相符。八、績效考核與監(jiān)督機制1.績效考核-將辦公用品的使用和管理情況納入部門和員工的績效考核體系。對辦公用品使用合理、節(jié)約意識強的部門和員工，給予一定的績效加分和獎勵；對存在浪費、違規(guī)使用等情況的部門和員工，進行績效扣分和相應(yīng)處罰。-考核指標包括辦公用品的領(lǐng)用數(shù)量控制、庫存管理水平、報廢率等，通過定期統(tǒng)計和分析相關(guān)數(shù)據(jù)，評估部門和員工在辦公用品管理方面的工作績效。2.監(jiān)督檢查-行政部門定期對各部門辦公用品的使用、保管等情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用記錄、實際使用情況、庫存情況等。-鼓勵員工對辦公用品管理過程中的違規(guī)行為進行舉報，對于舉報屬實的員工，給予一定的獎勵。對于在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。九、文化建設(shè)與培訓1.文化建設(shè)-在公司內(nèi)部倡導節(jié)約使用辦公用品的文化理念，通過公司內(nèi)部宣傳欄、郵件、培訓等多種形式，宣傳節(jié)約資源、降低成本的重要性，營造良好的企業(yè)文化氛圍。-定期開展“節(jié)約辦公用品從我做起”等主題活動，鼓勵員工分享節(jié)約經(jīng)驗和心得，增強員工的節(jié)約意識和責任感。2.培訓-定期組織辦公用品管理相關(guān)培訓，培訓內(nèi)容包括辦公用品的采購流程、庫存管理方法、使用規(guī)范、維護保養(yǎng)知識等。通過培訓，提高員工對辦公用品管理的認識和操作技能。-針對新入職員工，開展專門的辦公用品使用培訓，