企業(yè)辦公文件檔案管理規(guī)范模板一、前言為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部辦公文件檔案的全生命周期管理，保證文件資料的完整性、安全性、可追溯性，提高辦公效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機(jī)構(gòu)）在文件形成、處理、歸檔、借閱、保管及銷毀等環(huán)節(jié)的管理活動(dòng)，涉及紙質(zhì)文件、電子文件及其他載體的檔案資料。二、適用范圍本規(guī)范覆蓋企業(yè)日常運(yùn)營中產(chǎn)生的各類文件檔案，具體包括但不限于：行政管理類：公司制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、請示報(bào)告、通知公告、合同協(xié)議等；人力資源管理類：員工招聘資料、勞動(dòng)合同、人事檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等；財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算文件、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、費(fèi)用報(bào)銷憑證等；業(yè)務(wù)管理類：項(xiàng)目方案、客戶資料、招投標(biāo)文件、銷售合同、產(chǎn)品技術(shù)資料等；其他類：企業(yè)資質(zhì)證書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件、外部往來函件等具有保存價(jià)值的資料。三、文件分類與編號規(guī)則（一）文件分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)文件性質(zhì)、來源及用途，將文件分為一級分類、二級分類及三級分類（可根據(jù)企業(yè)實(shí)際調(diào)整層級）：一級分類：按部門或業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分（如行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部等）；二級分類：按文件類型劃分（如制度類、合同類、報(bào)表類、檔案類等）；三級分類：按具體用途或項(xiàng)目劃分（如會(huì)議紀(jì)要可細(xì)分為“年度工作會(huì)議”“部門周例會(huì)”等）。（二）文件編號規(guī)則采用“一級分類代碼-二級分類代碼-年份-流水號”的格式，保證每份文件唯一標(biāo)識(shí)：一級分類代碼：用部門名稱首字母縮寫（如行政部“XZ”、人力資源部“RL”、財(cái)務(wù)部“CW”等）；二級分類代碼：用文件類型首字母縮寫（如制度類“ZD”、合同類“HT”、報(bào)表類“BB”等）；年份：文件形成年份（如2024年寫作“24”）；流水號：當(dāng)年該分類文件順序號，3位數(shù)字補(bǔ)位（如001、002…999）。示例：行政部2024年形成的第3份會(huì)議紀(jì)可編號為“XZ-HY-24-003”。四、文件歸檔管理流程（一）歸檔范圍已辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件（含簽批稿、定稿及重要附件）；在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有憑證、參考價(jià)值的原始記錄（如合同、報(bào)表、照片、音視頻等）；外部單位發(fā)來的需要辦理或作為依據(jù)的文件（如上級通知、客戶函件等）。（二）歸檔責(zé)任人經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)文件整理、初步分類及填寫《文件歸檔登記表》；部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)審核文件完整性、合規(guī)性，確認(rèn)歸檔范圍；檔案管理員：負(fù)責(zé)接收文件、核對編號、入庫保管及更新檔案目錄。（三）歸檔時(shí)間年度歸檔：次年3月31日前完成上一年度所有文件的歸檔；專項(xiàng)歸檔：項(xiàng)目結(jié)束后15個(gè)工作日內(nèi)完成項(xiàng)目相關(guān)文件的歸檔；即時(shí)歸檔：重要文件（如合同、請示報(bào)告）辦結(jié)后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（四）歸檔要求紙質(zhì)文件：使用A4紙打印，字跡清晰，無涂改（若有修改需加蓋經(jīng)辦人章），左側(cè)裝訂，去除金屬夾；電子文件：命名規(guī)范與編號規(guī)則一致，存儲(chǔ)于指定服務(wù)器或加密U盤，定期備份（每月至少1次）；特殊載體文件：照片、音視頻等需標(biāo)注拍攝時(shí)間、內(nèi)容說明及責(zé)任人，刻錄成光盤并附文字說明。（五）交接手續(xù)經(jīng)辦人填寫《文件歸檔登記表》（見表1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，與檔案管理員共同清點(diǎn)文件數(shù)量、核對信息，雙方簽字確認(rèn)后完成交接?！段募w檔登記表》由檔案管理員留存?zhèn)洳椤Ｎ?、文件借閱與使用管理（一）借閱權(quán)限普通文件：企業(yè)員工憑工牌可申請借閱本部門相關(guān)文件，需在《文件借閱申請表》（見表2）注明借閱事由及歸還時(shí)間；密級文件（如財(cái)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議等）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱時(shí)由檔案管理員全程陪同；外部借閱：僅限與企業(yè)合作且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的單位，由指定人員陪同借閱，借閱期限不超過3個(gè)工作日。（二）借閱流程借閱人填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)審批后提交檔案管理員；檔案管理員核對文件密級及借閱權(quán)限，確認(rèn)無誤后辦理借閱手續(xù)；借閱人需在借閱期限內(nèi)歸還文件，歸還時(shí)檔案管理員檢查文件完整性，確認(rèn)無誤后簽字核銷。（三）借閱注意事項(xiàng)借閱文件不得涂改、勾畫、抽取、撤換，不得擅自復(fù)制（密級文件復(fù)制需經(jīng)總經(jīng)理審批）；借閱文件需妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失，若遺失需及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員報(bào)告，并按公司規(guī)定承擔(dān)責(zé)任；涉及敏感信息的文件，借閱后需立即歸還，不得帶離辦公區(qū)域。六、文件保管與維護(hù)（一）保管場所紙質(zhì)檔案：存放于專用檔案柜，庫房需具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光等條件，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45-60%；電子檔案：存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器，服務(wù)器需定期殺毒，設(shè)置訪問權(quán)限（雙人雙鎖管理），重要電子檔案需異地備份；密級文件：存放于帶密碼鎖的保險(xiǎn)柜，鑰匙由檔案管理員及部門負(fù)責(zé)人分別保管。（二）定期檢查檔案管理員每月對檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查，記錄溫濕度、防火防盜設(shè)施狀態(tài)，發(fā)覺問題及時(shí)整改；每季度對檔案數(shù)量及完整性進(jìn)行清點(diǎn)，保證賬實(shí)相符；每年對檔案保管狀況進(jìn)行評估，對破損、褪色文件及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。（三）電子文件管理電子文件需定期備份（每周1次增量備份，每月1次全量備份），備份介質(zhì)需標(biāo)注備份日期及內(nèi)容；電子文件刪除需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，并由檔案管理員操作，保證刪除記錄可追溯；員工離職時(shí)，需將個(gè)人電腦內(nèi)企業(yè)電子文件全部移交檔案管理員，不得私自留存。七、文件鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)保管期限：根據(jù)文件價(jià)值確定，分為永久（如公司章程、重要合同）、長期（10-30年，如財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案）、短期（10年以下，如普通通知、會(huì)議紀(jì)要）；到期鑒定：保管期限屆滿前3個(gè)月，由檔案管理員會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組，對文件進(jìn)行價(jià)值評估，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。（二）銷毀審批需銷毀的文件由檔案管理員編制《文件銷毀清單》（見表3），注明文件編號、名稱、數(shù)量、保管期限及銷毀原因；《文件銷毀清單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批后，方可執(zhí)行銷毀。（三）銷毀執(zhí)行與記錄銷毀時(shí)需由檔案管理員及監(jiān)銷人（2人以上）共同在場，監(jiān)督銷毀過程；紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件進(jìn)行徹底刪除（低級格式化或物理銷毀）；銷毀完成后，監(jiān)銷人及檔案管理員在《文件銷毀清單》上簽字確認(rèn)，清單由檔案管理員保存2年備查。八、模板表格表1：文件歸檔登記表歸檔日期文件編號文件名稱密級頁數(shù)形成部門經(jīng)辦人檔案柜號備注填寫說明：1.密級分為“普通”“秘密”“機(jī)密”三級；2.檔案柜號按“樓層-區(qū)域-柜號”格式填寫（如“3樓A區(qū)-01柜”）。表2：文件借閱申請表借閱人工號所屬部門借閱日期歸還日期文件編號文件名稱密級借閱事由審批人借閱人簽字檔案管理員簽字監(jiān)銷人簽字審批流程：普通文件由部門負(fù)責(zé)人審批，密級文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批。表3：文件銷毀清單銷毀日期文件編號文件名稱數(shù)量（份）保管期限銷毀原因?qū)徟吮O(jiān)銷人檔案管理員備注：銷毀原因填寫“到期無保存價(jià)值”“破損無法修復(fù)”等。九、管理要求責(zé)任分工：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件檔案管理第一責(zé)任人，需定期組織部門員工學(xué)習(xí)本規(guī)范；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理、維護(hù)及監(jiān)督，保證規(guī)范落實(shí)。培訓(xùn)考核：企業(yè)每年組織1次檔案管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括分類編號、歸檔流程、借閱規(guī)范等；檔案管理納入部門年度績效考核，對未按規(guī)定執(zhí)行導(dǎo)致文件遺失、泄露的，按公司制