企業(yè)采購申請與審批標(biāo)準(zhǔn)模板一、適用范圍與應(yīng)用場景本模板適用于企業(yè)各類采購活動的申請與審批管理，涵蓋日常辦公物資采購、固定資產(chǎn)采購（如辦公設(shè)備、家具）、項目專項采購（如研發(fā)材料、工程設(shè)備）、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）等場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，明確采購需求發(fā)起、審核、審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，保證采購活動合規(guī)、高效，同時實現(xiàn)成本可控與資源優(yōu)化配置。二、采購申請全流程操作指南（一）第一步：采購需求發(fā)起與申請單填寫操作人：采購需求申請人（一般為部門員工或項目負(fù)責(zé)人）操作內(nèi)容：明確采購需求：根據(jù)部門工作計劃或項目實際需要，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等核心信息。準(zhǔn)備附件材料：根據(jù)采購類型補充必要證明文件，如：辦公耗材/日常物資：提供《部門需求明細(xì)表》（可附在申請單后）；固定資產(chǎn)采購：提供《固定資產(chǎn)采購可行性說明》（含設(shè)備用途、使用年限、預(yù)期效益等）；項目專項采購：附項目立項批復(fù)文件、技術(shù)參數(shù)要求；大額/復(fù)雜采購：提供至少2家供應(yīng)商的報價單（或比價記錄）。填寫《企業(yè)采購申請單》（模板見第三部分）：保證信息真實、完整，重點填寫“采購明細(xì)”“用途說明”“預(yù)算金額”等字段，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購管理部門。注意事項：需求描述需具體，避免模糊表述（如“一批辦公用品”應(yīng)明確為“A4紙10包、簽字筆50支”）；預(yù)算金額需符合公司財務(wù)制度，不得超過部門年度預(yù)算額度。（二）第二步：部門負(fù)責(zé)人審核操作人：申請人所在部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：核實需求必要性：結(jié)合部門工作計劃，確認(rèn)采購需求是否真實、必要，是否存在替代方案（如內(nèi)部調(diào)配、租賃等）。審核預(yù)算合規(guī)性：核對申請預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需注明原因并同步至財務(wù)部門。簽署審核意見：在《采購申請單》“部門負(fù)責(zé)人審核”欄簽字，明確“同意”“不同意”或“需補充說明”，并注明日期。若不同意，需向申請人反饋具體原因。注意事項：部門負(fù)責(zé)人需對需求的真實性負(fù)直接責(zé)任，不得審核虛假或非必要采購申請。（三）第三步：采購管理部門初審操作人：采購管理部門專員操作內(nèi)容：形式審查：檢查《采購申請單》填寫是否完整、附件材料是否齊全（如報價單、技術(shù)參數(shù)等）。需求匹配性審核：結(jié)合公司采購目錄（如是否有指定品牌、型號限制）、庫存情況（如為常規(guī)物資，優(yōu)先核查庫存是否充足），確認(rèn)采購方案合理性。合規(guī)性檢查：審核采購流程是否符合公司規(guī)定（如是否達(dá)到招標(biāo)金額、是否需履行比價/議價程序）。反饋初審結(jié)果：對符合條件的申請單，標(biāo)注“初審?fù)ㄟ^”并流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；對不符合條件的，退回申請人并說明修改意見。注意事項：采購管理部門需在收到申請單后1個工作日內(nèi)完成初審，緊急采購需求可加急處理。（四）第四步：財務(wù)部門復(fù)核操作人：財務(wù)部門專員操作內(nèi)容：預(yù)算符合性復(fù)核：核對采購預(yù)算是否與部門年度預(yù)算、項目預(yù)算匹配，超預(yù)算部分是否履行預(yù)算調(diào)整流程。成本合理性審查：參考?xì)v史采購價格、市場行情，審核預(yù)估單價、總價是否合理，是否存在虛高報價。資金安排確認(rèn)：確認(rèn)采購資金是否已落實（如預(yù)算指標(biāo)是否可用、資金是否到賬）。簽署復(fù)核意見：在“財務(wù)復(fù)核”欄簽字，明確“同意”“不同意”或“建議調(diào)整價格”，并注明日期。若不同意，需說明理由（如預(yù)算不足、成本過高）。注意事項：財務(wù)部門重點關(guān)注資金合規(guī)性與成本控制，對大額采購（如單筆超5萬元）可要求提供第三方價格評估報告。（五）第五步：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批操作人：根據(jù)采購金額及類型確定審批人（示例：日常辦公物資（單筆≤5000元）：采購管理部門負(fù)責(zé)人審批；固定資產(chǎn)/項目采購（5000元＜單筆≤20000元）：分管副總審批；大額采購（單筆＞20000元）：總經(jīng)理審批）操作內(nèi)容：綜合審核：結(jié)合采購需求必要性、預(yù)算合規(guī)性、成本合理性及公司戰(zhàn)略，最終審批采購申請。簽署審批意見：在“最終審批”欄簽字，明確“同意執(zhí)行”“不同意”或“重新論證”，并注明日期。對“同意執(zhí)行”的申請，同步明確采購方式（如招標(biāo)、詢價、直接采購等）。注意事項：審批人需對審批結(jié)果負(fù)最終責(zé)任，嚴(yán)禁越權(quán)審批或違規(guī)審批。（六）第六步：采購執(zhí)行與歸檔操作人：采購管理部門、申請人、財務(wù)部門操作內(nèi)容：采購實施：采購管理部門根據(jù)審批結(jié)果，按照公司采購管理規(guī)定選擇供應(yīng)商、簽訂合同、下單采購，同步將采購進(jìn)度告知申請人。驗收入庫：物品送達(dá)后，申請人與采購管理部門共同驗收（固定資產(chǎn)需填寫《固定資產(chǎn)驗收單》），核對數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格是否符合要求，驗收合格后簽字確認(rèn)。付款結(jié)算：財務(wù)部門憑審批通過的《采購申請單》、采購合同、驗收單、發(fā)票等憑證辦理付款手續(xù)。資料歸檔：采購管理部門將《采購申請單》、審批文件、合同、驗收單、發(fā)票等資料整理歸檔，保存期限不少于3年。注意事項：驗收不合格的物品，需及時聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并記錄原因；付款需嚴(yán)格遵循“三單匹配”（申請單、合同、發(fā)票）原則。三、企業(yè)采購申請單模板（標(biāo)準(zhǔn)版）企業(yè)采購申請單申請單編號：_________日期：____年__月__日基本信息內(nèi)容申請部門申請人聯(lián)系方式采購類型□日常辦公物資□固定資產(chǎn)□項目專項采購□服務(wù)類采購□其他______預(yù)算金額（元）大寫：_________________________小寫：￥_________________________采購明細(xì)序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）用途說明供應(yīng)商信息（可選）123合計金額（元）大寫：_________________________小寫：￥_________________________審批流程審核環(huán)節(jié)審核人意見簽字日期部門負(fù)責(zé)人審核______________年__月__日采購管理部門初審______________年__月__日財務(wù)部門復(fù)核______________年__月__日最終審批（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理）______________年__月__日備注（如緊急采購、特殊需求、供應(yīng)商推薦理由等）_________________________申請人簽字__________部門蓋章四、使用過程中的關(guān)鍵要點提示（一）預(yù)算控制與審批權(quán)限嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購、超預(yù)算不審批”原則，年度預(yù)算內(nèi)采購需按季度分解執(zhí)行，超預(yù)算需提前15個工作日提交預(yù)算調(diào)整申請。審批權(quán)限分級明確（參考第五步示例），嚴(yán)禁化整為零規(guī)避審批（如將20000元采購拆分為兩筆9999元申請）。（二）附件材料完整性日常物資采購：需附部門需求匯總表（由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）；固定資產(chǎn)采購：需附《固定資產(chǎn)采購申請表》及技術(shù)參數(shù)要求；服務(wù)類采購：需附服務(wù)方案、供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）；單筆金額超10000元的采購：需提供至少2家供應(yīng)商的書面報價單（或電子比價記錄）。（三）信息真實性與可追溯性申請人需對采購信息的真實性負(fù)責(zé)（如物品名稱、規(guī)格、數(shù)量），嚴(yán)禁虛報、瞞報；審批流程中各環(huán)節(jié)簽字需為手寫簽名，不得代簽，保證審批責(zé)任可追溯；采購?fù)瓿珊?，驗收單需由申請人、采購部門雙方簽字，避免“只采購不驗收”。（四）特殊情況處理緊急采購（如突發(fā)故障維修、應(yīng)急物資采購）：需在申請單備注欄注明“緊急采購”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)口頭溝通確認(rèn)后，可先執(zhí)行采購，但需在2個工作日內(nèi)補辦書面審批手續(xù)；跨部門采購需求：由牽頭部門發(fā)起申請，需會簽各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人意見，避免職責(zé)交叉或遺漏。（五）歸檔與審計配合采購管理