企業(yè)資料檔案管理制度模板第一章總則第一節(jié)制定目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)資料檔案管理，保證檔案的完整性、安全性和可追溯性，提高檔案利用效率，防范檔案丟失、損毀或泄密風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及公司實(shí)際情況，制定本制度。第二節(jié)適用范圍本制度適用于公司各部門、子公司及全體員工在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類資料檔案，包括但不限于紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。第三節(jié)基本定義檔案：指企業(yè)在經(jīng)營管理、技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)營、財(cái)務(wù)核算、人力資源等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國家、企業(yè)和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄。歸檔：指各部門將辦理完畢的具有保存價(jià)值的文件材料，按照規(guī)定時(shí)間、要求和流程向檔案管理部門移交的過程。保管期限：根據(jù)檔案的價(jià)值和重要性，劃分的檔案保存年限，分為永久、30年、10年、5年四類。第二章檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第一節(jié)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立檔案管理委員會(huì)，由總經(jīng)理擔(dān)任主任，分管行政副總、法務(wù)總監(jiān)*擔(dān)任副主任，各部門負(fù)責(zé)人為成員。檔案管理委員會(huì)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案管理重大事項(xiàng)，審批檔案鑒定、銷毀等方案。檔案管理部門為檔案管理的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，設(shè)在行政部，配備專職檔案管理員1-2名（、），負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。第二節(jié)各部門職責(zé)分工業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門檔案的初步整理、立卷，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案管理部門移交，并對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。行政部：負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，落實(shí)檔案保管條件，組織檔案鑒定與銷毀，提供檔案查閱服務(wù)。法務(wù)部：負(fù)責(zé)對(duì)涉密合同、法律文書等檔案的合規(guī)性審核，指導(dǎo)檔案的保密管理。財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的專項(xiàng)管理，保證會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等檔案的規(guī)范歸檔。信息技術(shù)部：負(fù)責(zé)電子檔案的存儲(chǔ)、備份及安全管理，提供技術(shù)支持。第三章檔案分類與編號(hào)規(guī)則第一節(jié)檔案分類原則檔案分類采用“年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限”三級(jí)分類法，保證分類邏輯清晰、便于檢索。一級(jí)類目按業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分，二級(jí)類目按具體問題或機(jī)構(gòu)劃分，三級(jí)類目為保管期限。第二節(jié)檔案編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)統(tǒng)一采用“一級(jí)類目代碼-二級(jí)類目代碼-年度-流水號(hào)”格式，例如：“XZ-GL-2023-001”表示“行政管理-管理類-2023年度-第1號(hào)檔案”。表3-1：檔案一級(jí)類目代碼表一級(jí)類目代碼適用范圍說明行政管理類XZ公文、會(huì)議、印鑒、證照等管理檔案經(jīng)營管理類JY業(yè)務(wù)合同、市場調(diào)研、客戶管理等財(cái)務(wù)管理類CW會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等人力資源管理類RL勞動(dòng)合同、薪酬、培訓(xùn)、績效考核等產(chǎn)品研發(fā)類YF研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、專利文件等生產(chǎn)管理類SC生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)等設(shè)備管理類SB設(shè)備臺(tái)賬、維修記錄、采購合同等群工作類DQ務(wù)、工會(huì)、團(tuán)建等檔案表3-2：檔案二級(jí)類目代碼示例（以行政管理類為例）二級(jí)類目代碼包含內(nèi)容公文管理GW收文、發(fā)文、請(qǐng)示、報(bào)告等會(huì)議管理HY會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議材料、簽到表等印鑒管理YJ印章使用申請(qǐng)、登記表、審批記錄等證照管理ZZ營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、許可證等第三節(jié)檔案分類與編號(hào)操作流程確定一級(jí)類目：根據(jù)檔案內(nèi)容歸屬，從表3-1中選擇對(duì)應(yīng)的一級(jí)類目代碼。細(xì)化二級(jí)類目：結(jié)合檔案具體問題，從表3-2或自行制定二級(jí)類目代碼（需報(bào)檔案管理委員會(huì)備案）。編制年度與流水號(hào)：在二級(jí)類目后標(biāo)注檔案形成年度，流水號(hào)按年度從001開始順序編制，不得重復(fù)或空號(hào)。第四章檔案收集與整理第一節(jié)檔案收集范圍表4-1：各類型檔案收集范圍清單檔案類型具體收集內(nèi)容行政管理類公司紅頭文件、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、部門請(qǐng)示報(bào)告、印章使用申請(qǐng)、營業(yè)執(zhí)照正副本復(fù)印件等經(jīng)營管理類業(yè)務(wù)合同（銷售、采購、服務(wù)等）、客戶資料（含聯(lián)系方式、合作記錄）、市場調(diào)研報(bào)告、招投標(biāo)文件等財(cái)務(wù)管理類原始憑證（發(fā)票、收據(jù)）、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿（總賬、明細(xì)賬）、財(cái)務(wù)報(bào)表（月報(bào)、年報(bào)）、審計(jì)報(bào)告等人力資源管理類員工入職登記表、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、培訓(xùn)記錄、績效考核表、薪酬發(fā)放明細(xì)、離職證明等產(chǎn)品研發(fā)類研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)書、可行性研究報(bào)告、技術(shù)圖紙（CAD圖紙、3D模型）、專利申請(qǐng)文件、產(chǎn)品測試報(bào)告等生產(chǎn)管理類生產(chǎn)計(jì)劃書、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議記錄、工藝流程文件、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)設(shè)備臺(tái)賬等第二節(jié)檔案收集責(zé)任與時(shí)間要求責(zé)任主體：各業(yè)務(wù)部門為檔案收集的第一責(zé)任人，指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集。收集時(shí)間：即時(shí)性文件：如合同、會(huì)議紀(jì)要等，應(yīng)在辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理；月度/季度文件：如財(cái)務(wù)報(bào)表、考勤記錄等，應(yīng)在次月/次季度第5個(gè)工作日前整理完成；年度文件：如年度工作總結(jié)、審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)在次年1月31日前整理完成。第三節(jié)檔案整理操作步驟步驟一：文件預(yù)篩選去除無保存價(jià)值的文件（如草稿、重復(fù)件、過期通知等），僅保留具有憑證、參考、利用價(jià)值的材料。步驟二：文件排序與編頁排序：按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)系排列，例如：合同按簽訂日期排序，會(huì)議材料按會(huì)議議程順序排列。編頁：紙質(zhì)檔案采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫頁碼，正頁為“1、2、3…”，背面為“1-、2-、3-…”，單面書寫的文件在右下角編頁，雙面書寫的文件正面右下角、背面左下角編頁。步驟三：裝訂與修復(fù)裝訂：采用不銹鋼夾或線裝法裝訂，避免使用金屬訂書釘（易銹蝕），厚度超過2cm的檔案拆分裝訂。修復(fù)：對(duì)破損、字跡褪色的文件進(jìn)行修補(bǔ)，如粘貼加固、字跡描?。ㄐ璞３衷玻?，不得擅自涂改原文。步驟四：編制檔案目錄每份檔案需編制《檔案目錄表》，內(nèi)容包括：檔案名稱、形成日期、頁數(shù)、保管期限、歸檔部門、歸檔人、備注等。表4-2：檔案目錄表檔案名稱形成日期頁數(shù)保管期限歸檔部門歸檔人備注2023年度銷售合同2023-12-31120永久市場部*含附件5份2023年第四季度生產(chǎn)計(jì)劃2023-10-011510年生產(chǎn)部*經(jīng)總經(jīng)理*審批第四節(jié)檔案審核與移交部門審核：部門負(fù)責(zé)人對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后，向檔案管理部門移交。檔案部門接收：檔案管理員核對(duì)檔案數(shù)量、目錄與實(shí)物是否一致，檢查整理質(zhì)量（如頁碼連續(xù)、裝訂牢固），填寫《檔案移交登記表》（見表4-3），雙方簽字確認(rèn)。表4-3：檔案移交登記表移交日期移交部門移交人接收人檔案編號(hào)檔案名稱數(shù)量（份/頁）保管期限備注2024-01-15市場部**XZ-GW-2023-0012023年度收文5010年無破損2024-01-16財(cái)務(wù)部**CW-PZ-2023-0052023年12月憑證30030年已裝訂第五章檔案歸檔與保管第一節(jié)歸檔時(shí)間要求年度歸檔：各部門應(yīng)在次年3月31日前完成上一年度檔案的整理與移交，檔案管理部門于4月15日前完成歸檔入庫。專項(xiàng)歸檔：重大項(xiàng)目、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔。第二節(jié)檔案保管條件與要求1.紙質(zhì)檔案保管庫房要求：庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%，配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光設(shè)施（如滅火器、防盜門窗、溫濕度計(jì)、密集柜等）。存放要求：檔案按分類編號(hào)順序存放，密集柜標(biāo)識(shí)清晰，每層存放高度不超過30cm，避免擠壓；柜頂與天花板距離不低于50cm，與墻壁距離不低于30cm。2.電子檔案保管存儲(chǔ)介質(zhì)：電子檔案存儲(chǔ)于公司專用服務(wù)器或加密移動(dòng)硬盤，禁止存儲(chǔ)在個(gè)人電腦或非加密設(shè)備中。備份要求：實(shí)行“本地備份+異地備份”雙機(jī)制，每日增量備份，每周全量備份，異地備份介質(zhì)存放于遠(yuǎn)離主庫房的地點(diǎn)（如分公司保險(xiǎn)柜）。加密管理：涉密電子檔案（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙）需采用AES-256加密算法，訪問權(quán)限實(shí)行“雙人雙鎖”管理，密碼由檔案管理員和IT部分別保管。第三節(jié)檔案入庫操作流程登記入庫：檔案管理員將移交的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，唯一檔案編號(hào)，打印標(biāo)簽貼于檔案盒右下角。上架存放：按照編號(hào)順序?qū)n案放入密集柜，在柜體側(cè)面標(biāo)注類目范圍（如“XZ-行政管理類-2023年”），方便查找。系統(tǒng)更新：在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案存放位置（如“XZ-GL-2023-001：密集柜A區(qū)-3層-5柜”），保證系統(tǒng)信息與實(shí)物一致。表5-1：檔案入庫登記表檔案編號(hào)檔案名稱入庫日期存放位置經(jīng)辦人系統(tǒng)編號(hào)JY-HT-2023-0022023年度采購合同2024-01-20密集柜B區(qū)-2層-1柜*DB20230056第六章檔案利用與保密管理第一節(jié)檔案查閱權(quán)限內(nèi)部查閱：員工因工作需要查閱檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批；查閱涉密檔案（如財(cái)務(wù)、技術(shù)、合同類），需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。外部查閱：外單位因業(yè)務(wù)需要查閱檔案，需持單位介紹信、法定代表人授權(quán)委托書及身份證件，經(jīng)公司總經(jīng)理*批準(zhǔn)后，由檔案管理員陪同查閱。第二節(jié)檔案查閱流程步驟一：提交申請(qǐng)申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》（見表6-1），說明查閱檔案的名稱、編號(hào)、用途、查閱方式（查閱/復(fù)?。┘皻w還時(shí)間。步驟二：審批普通檔案：部門負(fù)責(zé)人審批；涉密檔案：部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部查閱：總經(jīng)理審批。步驟三：查閱與登記檔案管理員核對(duì)審批通過后的申請(qǐng)表，調(diào)取檔案，監(jiān)督查閱過程，填寫《檔案查閱登記表》（見表6-2），記錄查閱人、時(shí)間、用途、檔案狀態(tài)等信息。步驟四：歸還與核銷查閱完畢后，檔案管理員檢查檔案是否完好，確認(rèn)無誤后歸還，并在《檔案查閱登記表》上標(biāo)注“已歸還”。如需復(fù)印，由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)印，加蓋“檔案復(fù)印專用章”并登記復(fù)印份數(shù)。表6-1：檔案查閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人所在部門聯(lián)系方式查閱日期查閱時(shí)間*市場部1382024-02-019:00-11:00檔案信息檔案名稱檔案編號(hào)查閱用途查閱方式預(yù)計(jì)歸還時(shí)間2023年度銷售合同JY-HT-2023-002客戶對(duì)賬查閱+復(fù)印2024-02-0117:00審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：*日期：2024-01-31分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：*日期：2024-02-01總經(jīng)理簽字：*表6-2：檔案查閱登記表查閱日期查閱人所在單位/部門檔案編號(hào)檔案名稱查閱用途查閱方式歸還日期檔案狀態(tài)檔案管理員2024-02-01*市場部JY-HT-2023-0022023年度銷售合同客戶對(duì)賬查閱+復(fù)印2024-02-01完好*第三節(jié)保密管理要求涉密檔案范圍：包括但不限于未公開的技術(shù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、合同條款、高管薪酬、客戶信息等。保密責(zé)任：查閱涉密檔案需簽訂《保密承諾書》（見表6-3），嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄、外傳，違者按《保密管理制度》追究責(zé)任。銷毀要求：涉密檔案銷毀時(shí)，需由檔案管理員、法務(wù)部、行政部共同監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)，并填寫《涉密檔案銷毀記錄表》。表6-3：保密承諾書承諾人所在部門身份證號(hào)查閱涉密檔案名稱及編號(hào)*市場部3202023年度銷售合同（JY-HT-2023-002）承諾內(nèi)容本人承諾僅因工作需要查閱上述檔案，不復(fù)制、不摘抄、不外傳，不向任何第三方泄露檔案內(nèi)容。如違反承諾，愿意承擔(dān)由此造成的一切法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償。承諾人簽字：*日期：2024-02-01第七章檔案鑒定與銷毀第一節(jié)鑒定組織與周期鑒定小組：每3年組織一次檔案鑒定，由檔案管理委員會(huì)牽頭，成員包括檔案管理員、法務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門代表。鑒定依據(jù)：根據(jù)《檔案保管期限表》（見表7-1），結(jié)合檔案的利用價(jià)值、歷史價(jià)值、法律價(jià)值進(jìn)行鑒定。表7-1：檔案保管期限表檔案類型具體內(nèi)容保管期限行政管理類公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作總結(jié)永久一般通知、會(huì)議紀(jì)要10年經(jīng)營管理類重要業(yè)務(wù)合同（標(biāo)的額≥500萬）永久普通業(yè)務(wù)合同（標(biāo)的額＜500萬）30年財(cái)務(wù)管理類會(huì)計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬30年月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)表10年年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告永久人力資源管理類勞動(dòng)合同、員工名冊(cè)永久績效考核記錄、培訓(xùn)檔案10年第二節(jié)鑒定與銷毀流程步驟一：初篩檔案管理員列出到期檔案清單，提交鑒定小組。步驟二：鑒定評(píng)審鑒定小組逐項(xiàng)審查檔案，提出“繼續(xù)保管”“延長保管”“銷毀”三種意見，填寫《檔案鑒定意見表》（見表7-2）。步驟三：審批與銷毀審批：鑒定小組意見經(jīng)檔案管理委員會(huì)審核，總經(jīng)理*批準(zhǔn)后，方可執(zhí)行銷毀。銷毀：由檔案管理員、行政部、法務(wù)部共同監(jiān)銷，銷毀時(shí)雙人核對(duì)，保證檔案徹底銷毀（如碎紙?zhí)幚恚?，填寫《檔案銷毀審批表》（見表7-3）并簽字確認(rèn)。步驟四：備案銷毀完成后，將《檔案鑒定意見表》《檔案銷毀審批表》存檔，并在檔案管理系統(tǒng)中標(biāo)注“已銷毀”。表7-2：檔案鑒定意見表檔案編號(hào)檔案名稱形成日期原保管期限鑒定意見鑒定小組簽字日期XZ-GW-2020-0052020年度收文2020-12-3110年銷毀、、*2024-01-15CW-PZ-2020-0102020年10月憑證2020-10-3130年繼續(xù)保管、、*2024-01-15表7-3：檔案銷毀審批表銷毀日期銷毀檔案清單（名稱、編號(hào)、數(shù)量）鑒定小組意見監(jiān)銷人審批人（總經(jīng)理）備注2024-02-202020年度收文（XZ-GW-2020-005至XZ-GW-2020-012，共8份）同意銷毀、*已碎紙銷毀第八章責(zé)任追究與監(jiān)督第一節(jié)責(zé)任追究情形管理失職：未按時(shí)收集、整理、移交檔案，導(dǎo)致檔案丟失、損毀的，扣減部門負(fù)責(zé)人當(dāng)月績效的10%-20%，情節(jié)嚴(yán)重的給予通報(bào)批評(píng)。泄密行為：擅自復(fù)制、外傳涉密檔案，或泄露檔案信息的，視情節(jié)輕重給予警告、降職、解除勞動(dòng)合同處分，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。違規(guī)操作：未經(jīng)審批擅自查閱、借閱檔案，或涂改、偽造檔案的，對(duì)直接責(zé)任人扣減當(dāng)月績效30%，并調(diào)離檔案管理崗位。第二節(jié)監(jiān)督檢