企業(yè)內(nèi)審與外審管理流程工具集前言企業(yè)內(nèi)審與外審是質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系運(yùn)行的核心保障環(huán)節(jié)，也是企業(yè)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、持續(xù)改進(jìn)的重要手段。為規(guī)范審核流程、提升審核效率、保證審核結(jié)果的有效性，本工具集整合了內(nèi)審全流程（計(jì)劃、實(shí)施、報(bào)告、整改）與外審全流程（準(zhǔn)備、接待、整改）的標(biāo)準(zhǔn)化工具模板，涵蓋7個(gè)核心管理表格，并提供詳細(xì)操作步驟與使用要點(diǎn)。本工具集適用于各類企業(yè)內(nèi)審部門、管理體系負(fù)責(zé)人及相關(guān)審核人員，可結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理體系特點(diǎn)（如ISO9001、ISO14001等）靈活調(diào)整使用，助力企業(yè)構(gòu)建系統(tǒng)化、規(guī)范化的審核管理機(jī)制。一、企業(yè)內(nèi)審管理流程工具集內(nèi)審是企業(yè)自我評價(jià)管理體系有效性的重要活動(dòng)，需通過“計(jì)劃-實(shí)施-報(bào)告-整改”閉環(huán)管理保證問題識(shí)別到位、整改落實(shí)到位。本部分工具覆蓋內(nèi)審全流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)，助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)審工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。（一）內(nèi)審計(jì)劃階段工具：年度內(nèi)審計(jì)劃制定表適用場景說明年度內(nèi)審計(jì)劃是企業(yè)全年內(nèi)審工作的綱領(lǐng)性文件，適用于每年第四季度由管理者代表組織編制，用于統(tǒng)籌規(guī)劃下一年度內(nèi)審工作。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)以下情況時(shí)，需及時(shí)更新計(jì)劃：新增管理體系范圍（如新設(shè)部門、新增業(yè)務(wù)流程）、內(nèi)部發(fā)生重大變更（如組織架構(gòu)調(diào)整、工藝流程變更）、上次內(nèi)審發(fā)覺嚴(yán)重不符合項(xiàng)或外部審核出現(xiàn)重大不符合項(xiàng)。操作步驟詳解收集審核需求（責(zé)任人：管理者代表；參與人：各部門負(fù)責(zé)人）組織各部門提交下一年度內(nèi)審需求，重點(diǎn)關(guān)注高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域（如安全生產(chǎn)、關(guān)鍵生產(chǎn)工序）、上次審核未關(guān)閉項(xiàng)、客戶投訴集中的環(huán)節(jié)。匯總各部門需求，形成《內(nèi)審需求清單》，明確各領(lǐng)域?qū)徍藘?yōu)先級。評估風(fēng)險(xiǎn)與重要性（責(zé)任人：管理者代表；參與人：內(nèi)審組長）結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果（如FMEA分析）、內(nèi)外部環(huán)境變化（如法規(guī)更新、市場變化），確定各審核領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)等級（高/中/低）。優(yōu)先安排高風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域、核心業(yè)務(wù)流程的審核，保證審核資源向關(guān)鍵領(lǐng)域傾斜。分配審核資源（責(zé)任人：管理者代表）根據(jù)審核范圍與復(fù)雜程度，確定內(nèi)審組成員（需具備獨(dú)立性，審核員不得審核自身負(fù)責(zé)的工作）。明確審核組長職責(zé)（統(tǒng)籌審核計(jì)劃、協(xié)調(diào)審核資源、審核報(bào)告批準(zhǔn)）與審核員職責(zé)（編制檢查表、現(xiàn)場審核、發(fā)覺不符合項(xiàng)）。編制計(jì)劃草案（責(zé)任人：內(nèi)審組長；參與人：審核組成員）根據(jù)需求與風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，初步確定各次內(nèi)審的審核范圍、時(shí)間安排、審核組成員，形成《年度內(nèi)審計(jì)劃（草案）》。計(jì)劃需包含以下要素：審核目的（如“評價(jià)質(zhì)量管理體系在設(shè)計(jì)開發(fā)過程的符合性”）、審核范圍（覆蓋部門/過程）、審核時(shí)間（避開業(yè)務(wù)高峰期）、審核依據(jù)（ISO9001:2015、企業(yè)《質(zhì)量手冊》等）。審核與批準(zhǔn)（責(zé)任人：管理者代表；最終批準(zhǔn)人：總經(jīng)理）管理者代表組織各部門負(fù)責(zé)人對計(jì)劃草案進(jìn)行評審，重點(diǎn)審核審核范圍的充分性、時(shí)間安排的合理性、資源配置的可行性。評審?fù)ㄟ^后，提交總經(jīng)理批準(zhǔn)，正式發(fā)布《年度內(nèi)審計(jì)劃》，并分發(fā)至各部門執(zhí)行。年度內(nèi)審計(jì)劃制定表（模板）計(jì)劃編號(hào)審核領(lǐng)域?qū)徍四康挠?jì)劃審核時(shí)間審核組長審核組成員資源配置（文件/人員/設(shè)備）備注NPI-2024-001質(zhì)量管理體系評價(jià)采購過程與供應(yīng)商管理的有效性2024-03-15-03-17張*李、王《采購控制程序》、供應(yīng)商檔案、電腦重點(diǎn)審核A類供應(yīng)商N(yùn)PI-2024-002環(huán)境管理體系驗(yàn)證廢水處理合規(guī)性及目標(biāo)指標(biāo)達(dá)成情況2024-06-10-06-12劉*趙、陳《環(huán)境監(jiān)測報(bào)告》、廢水處理記錄、檢測設(shè)備涉及危廢管理環(huán)節(jié)NPI-2024-003職業(yè)健康安全管理體系檢查生產(chǎn)車間安全防護(hù)措施落實(shí)情況2024-09-05-09-07楊*周、吳《安全操作規(guī)程》、勞保用品發(fā)放記錄、防護(hù)設(shè)施覆蓋高風(fēng)險(xiǎn)工序使用要點(diǎn)提示計(jì)劃覆蓋性：保證年度計(jì)劃覆蓋所有管理體系過程（如ISO9001的“領(lǐng)導(dǎo)作用”“策劃”“支持”“運(yùn)行”“績效評價(jià)”“改進(jìn)”六大過程）及所有相關(guān)部門，避免遺漏。時(shí)間合理性：單次內(nèi)審時(shí)間一般控制在3-5天，避免審核時(shí)間過短導(dǎo)致檢查不充分，或過長影響正常業(yè)務(wù)。資源匹配性：審核組成員需具備相應(yīng)專業(yè)能力（如審核生產(chǎn)過程需具備生產(chǎn)工藝知識(shí)），必要時(shí)可邀請外部專家參與。（二）內(nèi)審實(shí)施階段工具1.內(nèi)審檢查表適用場景說明內(nèi)審檢查表是現(xiàn)場審核的核心工具，用于明確審核內(nèi)容、方法與抽樣要求，保證審核過程系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化。適用于內(nèi)審員在審核前依據(jù)審核計(jì)劃與審核依據(jù)（程序文件、標(biāo)準(zhǔn)條款）編制，審核過程中按表逐項(xiàng)檢查并記錄。操作步驟詳解明確審核依據(jù)（責(zé)任人：審核員）確認(rèn)本次審核的依據(jù)，包括：管理體系標(biāo)準(zhǔn)（如ISO9001:2015）、企業(yè)管理體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書）、法律法規(guī)要求、客戶特定要求等。分解審核條款（責(zé)任人：審核員）將審核范圍分解為具體的審核條款（如“采購過程”對應(yīng)《采購控制程序》4.1“供應(yīng)商選擇”、4.2“采購訂單下達(dá)”等條款），保證覆蓋所有關(guān)鍵控制點(diǎn)。設(shè)計(jì)檢查內(nèi)容與方法（責(zé)任人：審核員）針對每個(gè)審核條款，設(shè)計(jì)“檢查內(nèi)容”（具體審核點(diǎn)，如“供應(yīng)商資質(zhì)是否定期更新”）、“檢查方法”（如“查閱2023年供應(yīng)商資質(zhì)評審記錄”）、“抽樣數(shù)量”（如“抽查5家A類供應(yīng)商的資質(zhì)記錄”）。檢查內(nèi)容需具體、可操作，避免籠統(tǒng)描述（如“檢查采購過程”改為“檢查采購訂單是否明確技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”）。編制檢查表初稿（責(zé)任人：審核員）按審核條款順序填寫檢查內(nèi)容、檢查方法、抽樣數(shù)量，形成《內(nèi)審檢查表（初稿）》。檢查表需包含“檢查結(jié)果”欄（符合/不符合）、“問題描述”欄（不符合項(xiàng)時(shí)記錄）、“證據(jù)記錄”欄（如文件編號(hào)、記錄編號(hào)、訪談對象）。審核與確認(rèn)（責(zé)任人：審核組長）審核組長對檢查表進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查審核條款的完整性、檢查方法的合理性、抽樣的代表性。審核通過后，作為現(xiàn)場審核的依據(jù)，提交受審核部門確認(rèn)（確認(rèn)內(nèi)容為審核范圍，而非檢查結(jié)果）。內(nèi)審檢查表（模板）審核條款檢查內(nèi)容檢查方法抽樣數(shù)量檢查結(jié)果問題描述（不符合項(xiàng)時(shí)填寫）證據(jù)記錄（文件編號(hào)/記錄編號(hào)/訪談對象）ISO9001:20188.4.1供應(yīng)商選擇是否滿足要求查閱《供應(yīng)商名錄》《供應(yīng)商資質(zhì)評審記錄》抽查3家A類供應(yīng)商符合/《供應(yīng)商資質(zhì)評審記錄》（SP-2023-005）《采購控制程序》4.2采購訂單是否明確技術(shù)要求與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)抽查2024年1月采購訂單（PO-2024-001至PO-2024-010）5份不符合PO-2024-003未明確產(chǎn)品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)《采購訂單》（PO-2024-003）、訪談采購員*7.5.1.1生產(chǎn)過程是否按規(guī)定參數(shù)操作現(xiàn)場觀察3條生產(chǎn)線，查閱《生產(chǎn)過程監(jiān)控記錄》3條生產(chǎn)線符合/《生產(chǎn)過程監(jiān)控記錄》（PMC-2024-012）使用要點(diǎn)提示針對性：檢查表需結(jié)合受審核部門的特點(diǎn)編制（如采購部門側(cè)重供應(yīng)商管理，生產(chǎn)部門側(cè)重過程控制），避免“通用模板”導(dǎo)致檢查內(nèi)容脫離實(shí)際?？刹僮餍裕簷z查方法需具體（如“查閱記錄”“現(xiàn)場觀察”“訪談員工”），避免模糊表述（如“知曉情況”）。抽樣代表性：抽樣需覆蓋不同類型、不同時(shí)間段（如近期、歷史記錄），保證檢查結(jié)果能反映過程整體運(yùn)行情況。2.內(nèi)審不符合項(xiàng)報(bào)告適用場景說明內(nèi)審不符合項(xiàng)報(bào)告是記錄審核中發(fā)覺的不符合事實(shí)、分析原因并要求整改的正式文件，適用于內(nèi)審員在現(xiàn)場審核中發(fā)覺不符合項(xiàng)時(shí)填寫，經(jīng)審核組長確認(rèn)后發(fā)放至責(zé)任部門。操作步驟詳解描述不符合事實(shí)（責(zé)任人：審核員）客觀、準(zhǔn)確地描述不符合事實(shí)，包含“何時(shí)、何地、何人、何事、何文件”等要素，避免主觀判斷（如“工作態(tài)度不認(rèn)真”改為“未按《作業(yè)指導(dǎo)書WI-001》第3.2條要求操作，導(dǎo)致參數(shù)超差”）。事實(shí)描述需有證據(jù)支持（如文件編號(hào)、記錄編號(hào)、照片、錄音等），保證可追溯。判定不符合條款（責(zé)任人：審核員；審核組長復(fù)核）根據(jù)審核依據(jù)（標(biāo)準(zhǔn)條款、程序文件），明確不符合的具體條款（如“不符合ISO9001:20188.5.1條款‘生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制’”）。區(qū)分“嚴(yán)重不符合”（系統(tǒng)性失效、導(dǎo)致嚴(yán)重后果）與“輕微不符合”（孤立問題、影響輕微），判定依據(jù)為：是否影響管理體系運(yùn)行的有效性、是否導(dǎo)致目標(biāo)未達(dá)成、是否存在重大風(fēng)險(xiǎn)。分析原因（責(zé)任人：責(zé)任部門；審核員指導(dǎo)）責(zé)任部門組織分析不符合的直接原因（如“員工未培訓(xùn)”）與根本原因（如“培訓(xùn)體系不完善，未針對新操作員開展專項(xiàng)培訓(xùn)”）。原因分析需具體，避免籠統(tǒng)（如“人員失誤”改為“新員工入職培訓(xùn)未覆蓋《作業(yè)指導(dǎo)書WI-001》實(shí)操考核”）。制定糾正措施（責(zé)任人：責(zé)任部門負(fù)責(zé)人）針對根本原因，制定具體的糾正措施（如“修訂《培訓(xùn)管理程序》，增加新員工實(shí)操考核要求；3月31日前完成所有新員工培訓(xùn)與考核”）。糾正措施需滿足“5W1H”原則（誰做、做什么、何時(shí)完成、如何做、為何做、做到什么程度）。報(bào)告審核與發(fā)放（責(zé)任人：審核組長）審核組長審核不符合事實(shí)描述的準(zhǔn)確性、原因分析的合理性、糾正措施的可行性，簽字確認(rèn)后發(fā)放至責(zé)任部門。同時(shí)抄送管理者代表，保證管理層及時(shí)掌握審核發(fā)覺。內(nèi)審不符合項(xiàng)報(bào)告（模板）不符合項(xiàng)編號(hào)NC-2024-001審核對象生產(chǎn)部審核日期2024-03-16不符合事實(shí)描述2024年3月15日，在生產(chǎn)車間1號(hào)線現(xiàn)場審核時(shí)發(fā)覺，操作員*在焊接工序中未使用《作業(yè)指導(dǎo)書WI-S003》規(guī)定的焊接參數(shù)（電流應(yīng)為120A±5A，實(shí)際設(shè)置為135A），導(dǎo)致3件產(chǎn)品焊縫出現(xiàn)氣孔缺陷，不符合《焊接過程控制程序》4.1條“操作員必須按作業(yè)指導(dǎo)書參數(shù)操作”的要求。證據(jù)：《生產(chǎn)過程異常記錄》（PMP-2024-008）、《作業(yè)指導(dǎo)書WI-S003》復(fù)印件、現(xiàn)場照片3張。依據(jù)條款I(lǐng)SO9001:20188.5.1條款“生產(chǎn)和服務(wù)提供的控制”；《焊接過程控制程序》4.1條不符合類型輕微不符合（孤立問題，未造成批量不合格，但存在潛在質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)）原因分析直接原因：操作員*未核對作業(yè)指導(dǎo)書參數(shù)，擅自調(diào)整焊接電流。根本原因：生產(chǎn)部未對關(guān)鍵工序參數(shù)設(shè)置“雙人復(fù)核”機(jī)制，員工操作缺乏有效監(jiān)督。糾正措施計(jì)劃責(zé)任部門/人：生產(chǎn)部/經(jīng)理；措施：1.立即對操作員進(jìn)行《作業(yè)指導(dǎo)書》再培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；2.3月25日前修訂《焊接過程控制程序》，增加“關(guān)鍵工序參數(shù)操作需由班組長復(fù)核”要求；3.3月31日前組織所有焊接工序操作員完成參數(shù)復(fù)核培訓(xùn)。計(jì)劃完成時(shí)間2024-03-31驗(yàn)證結(jié)果驗(yàn)證人：審核員；驗(yàn)證日期：2024-04-02；驗(yàn)證結(jié)果：1.操作員培訓(xùn)考核合格（成績92分）；2.程序文件已修訂（版本號(hào)V2.0）；3.所有焊接工序操作員完成培訓(xùn)，現(xiàn)場檢查參數(shù)設(shè)置符合要求。驗(yàn)證結(jié)論：糾正措施有效，符合要求。關(guān)閉狀態(tài)已關(guān)閉使用要點(diǎn)提示事實(shí)客觀性：不符合事實(shí)描述需基于證據(jù)，避免主觀臆斷，責(zé)任部門對事實(shí)描述無異議后方可進(jìn)入原因分析環(huán)節(jié)。原因深度：根本原因分析需深入（如從“人、機(jī)、料、法、環(huán)、測”6個(gè)維度分析），避免僅停留在表面原因（如“員工失誤”），否則糾正措施無法解決根本問題。措施可行性：糾正措施需具體、可量化（如“完成培訓(xùn)”改為“完成8學(xué)時(shí)培訓(xùn)，考核合格率100%”），明確責(zé)任人與完成時(shí)限，保證整改落地。（三）內(nèi)審報(bào)告階段工具：內(nèi)審報(bào)告編制模板適用場景說明內(nèi)審報(bào)告是匯總審核結(jié)果、評價(jià)管理體系有效性的正式文件，適用于內(nèi)審組長在完成現(xiàn)場審核、不符合項(xiàng)整改驗(yàn)證后編制，提交管理者代表與總經(jīng)理。操作步驟詳解匯總審核結(jié)果（責(zé)任人：審核組長；參與人：審核組成員）收集各審核員的《內(nèi)審檢查表》《內(nèi)審不符合項(xiàng)報(bào)告》，統(tǒng)計(jì)審核數(shù)據(jù)：審核范圍覆蓋情況、檢查項(xiàng)總數(shù)、符合項(xiàng)數(shù)量、不符合項(xiàng)數(shù)量（按嚴(yán)重/輕微分類）。分析不符合項(xiàng)趨勢（責(zé)任人：審核組長）對不符合項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，識(shí)別高頻問題領(lǐng)域（如“供應(yīng)商管理”出現(xiàn)2次不符合，占比40%）、問題類型（如文件不符合、執(zhí)行不符合）。分析不符合項(xiàng)的根本原因共性（如“培訓(xùn)不足”“監(jiān)督機(jī)制缺失”），為體系改進(jìn)提供方向。評價(jià)體系有效性（責(zé)任人：審核組長）結(jié)合審核結(jié)果、目標(biāo)指標(biāo)達(dá)成情況（如產(chǎn)品合格率、客戶滿意度）、過程運(yùn)行數(shù)據(jù)，評價(jià)管理體系的充分性（是否覆蓋所有必要過程）、適宜性（是否適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境）、有效性（是否實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)）。明確體系優(yōu)勢（如“設(shè)計(jì)開發(fā)流程規(guī)范，新產(chǎn)品按時(shí)交付率100%”）與不足（如“供應(yīng)商管理存在漏洞，A類供應(yīng)商交期延遲率上升10%”）。提出改進(jìn)建議（責(zé)任人：審核組長；參與人：管理者代表）針對體系不足，提出具體、可操作的改進(jìn)建議（如“修訂《供應(yīng)商管理程序》，增加供應(yīng)商交期監(jiān)控機(jī)制；每季度開展供應(yīng)商績效評估”）。建議需優(yōu)先解決高風(fēng)險(xiǎn)、高頻次問題，并與企業(yè)年度改進(jìn)計(jì)劃銜接。編制與審核報(bào)告（責(zé)任人：審核組長；審核人：管理者代表；批準(zhǔn)人：總經(jīng)理）按模板編制《內(nèi)審報(bào)告》，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、語言簡練。管理者代表審核報(bào)告內(nèi)容的客觀性與準(zhǔn)確性，總經(jīng)理批準(zhǔn)后正式發(fā)布，并分發(fā)至各部門。內(nèi)審報(bào)告編制模板（模板）報(bào)告編號(hào)IR-2024-001審核目的評價(jià)質(zhì)量管理體系2024年第一季度運(yùn)行有效性，識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì)審核范圍覆蓋部門：采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量部；覆蓋過程：采購、生產(chǎn)過程控制、產(chǎn)品檢驗(yàn)審核日期2024-03-15-03-17審核組成員組長：張；組員：李、王*審核綜述本次內(nèi)審共檢查45個(gè)審核項(xiàng)，符合項(xiàng)40項(xiàng)，不符合項(xiàng)5項(xiàng)（均為輕微不符合），不符合項(xiàng)發(fā)生率11.1%。審核過程未發(fā)覺嚴(yán)重不符合項(xiàng)，管理體系整體運(yùn)行有效，但在供應(yīng)商管理、生產(chǎn)過程參數(shù)控制方面存在需改進(jìn)的環(huán)節(jié)。不符合項(xiàng)統(tǒng)計(jì)審核領(lǐng)域不符合項(xiàng)數(shù)量占比供應(yīng)商管理240%生產(chǎn)過程控制360%體系有效性評價(jià)充分性：管理體系文件覆蓋ISO9001:2018全部要求，與企業(yè)規(guī)模、業(yè)務(wù)流程相適應(yīng)，滿足當(dāng)前管理需求。適宜性：管理體系文件適應(yīng)企業(yè)組織架構(gòu)調(diào)整（2024年2月增設(shè)供應(yīng)鏈管理部），但《采購控制程序》未明確新部門的職責(zé)分工，需修訂。有效性：第一季度產(chǎn)品合格率98.5%（目標(biāo)≥98%），客戶投訴率0.5%（目標(biāo)≤1%），目標(biāo)指標(biāo)達(dá)成；但供應(yīng)商交期延遲率8%（目標(biāo)≤5%），需加強(qiáng)供應(yīng)商管理。改進(jìn)建議1.采購部：3月31日前修訂《采購控制程序》，明確供應(yīng)鏈管理部與采購部的職責(zé)分工；4月30日前完成所有供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)核，建立供應(yīng)商資質(zhì)預(yù)警機(jī)制。2.生產(chǎn)部：4月15日前開展“關(guān)鍵工序參數(shù)操作”專項(xiàng)培訓(xùn)；5月1日前實(shí)施“生產(chǎn)設(shè)備點(diǎn)查雙人復(fù)核”制度，每月點(diǎn)查記錄提交質(zhì)量部審核。附件清單1.《內(nèi)審檢查表》3份；2.《內(nèi)審不符合項(xiàng)報(bào)告》5份；3.審核現(xiàn)場照片12張使用要點(diǎn)提示數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：審核結(jié)果數(shù)據(jù)需與《內(nèi)審檢查表》《內(nèi)審不符合項(xiàng)報(bào)告》一致，避免統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤。評價(jià)客觀性：體系有效性評價(jià)需基于審核證據(jù)，避免夸大優(yōu)勢或隱瞞問題，保證管理層掌握真實(shí)情況。建議針對性：改進(jìn)建議需與審核發(fā)覺的不符合項(xiàng)直接關(guān)聯(lián)，避免提出與審核無關(guān)的建議，保證改進(jìn)方向明確。（四）內(nèi)審整改階段工具：糾正措施跟蹤表適用場景說明糾正措施跟蹤表是監(jiān)控不符合項(xiàng)整改過程、驗(yàn)證整改效果的動(dòng)態(tài)管理工具，適用于管理者代表或內(nèi)審組長在發(fā)放《內(nèi)審不符合項(xiàng)報(bào)告》后，對責(zé)任部門的整改計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，直至不符合項(xiàng)關(guān)閉。操作步驟詳解建立跟蹤臺(tái)賬（責(zé)任人：內(nèi)審組長）收集所有《內(nèi)審不符合項(xiàng)報(bào)告》，按不符合項(xiàng)編號(hào)建立《糾正措施跟蹤表》，記錄責(zé)任部門/人、糾正措施描述、計(jì)劃完成時(shí)間等基礎(chǔ)信息。定期跟蹤進(jìn)度（責(zé)任人：內(nèi)審組長；參與人：責(zé)任部門）通過例會(huì)（如內(nèi)審例會(huì)）、現(xiàn)場檢查、資料核查等方式，每周跟蹤責(zé)任部門整改計(jì)劃執(zhí)行情況。對逾期未完成的整改項(xiàng)，及時(shí)向責(zé)任部門發(fā)出《整改提醒函》，明確逾期原因與新的完成時(shí)限。驗(yàn)證整改效果（責(zé)任人：內(nèi)審員；參與人：責(zé)任部門）責(zé)任部門完成整改后，提交《整改完成報(bào)告》（附整改證據(jù)，如培訓(xùn)記錄、修訂后的程序文件、現(xiàn)場照片）。內(nèi)審員通過查閱證據(jù)、現(xiàn)場檢查、訪談員工等方式，驗(yàn)證糾正措施的有效性：是否解決了不符合的根本原因、是否導(dǎo)致新問題產(chǎn)生。關(guān)閉不符合項(xiàng)（責(zé)任人：內(nèi)審組長；批準(zhǔn)人：管理者代表）驗(yàn)證通過后，內(nèi)審組長在《糾正措施跟蹤表》中記錄“驗(yàn)證結(jié)果”“關(guān)閉狀態(tài)”，簽字確認(rèn)。管理者代表審核后，正式關(guān)閉不符合項(xiàng)，并將相關(guān)資料歸檔（保存期不少于3年）。糾正措施跟蹤表（模板）不符合項(xiàng)編號(hào)NC-2024-001責(zé)任部門/人生產(chǎn)部/經(jīng)理*計(jì)劃完成時(shí)間2024-03-31糾正措施描述1.對操作員*進(jìn)行《作業(yè)指導(dǎo)書》再培訓(xùn)，考核合格；2.修訂《焊接過程控制程序》，增加“關(guān)鍵工序參數(shù)雙人復(fù)核”要求；3.組織焊接工序操作員完成培訓(xùn)。實(shí)際完成時(shí)間2024-03-30驗(yàn)證人審核員*驗(yàn)證日期2024-04-02驗(yàn)證方式1.查閱操作員培訓(xùn)記錄（學(xué)時(shí)8學(xué)時(shí)，成績92分）；2.檢查修訂后的《焊接過程控制程序》（版本號(hào)V2.0，新增4.3條“關(guān)鍵工序參數(shù)操作需由班組長復(fù)核”）；3.現(xiàn)場抽查3條生產(chǎn)線焊接參數(shù)設(shè)置，均符合作業(yè)指導(dǎo)書要求；訪談班組長，確認(rèn)已執(zhí)行復(fù)核機(jī)制。驗(yàn)證結(jié)果糾正措施有效，不符合項(xiàng)已消除，未產(chǎn)生新問題。關(guān)閉狀態(tài)已關(guān)閉備注/使用要點(diǎn)提示跟蹤及時(shí)性：需定期（如每周）跟蹤整改進(jìn)度，避免臨近計(jì)劃完成時(shí)間才跟進(jìn)，導(dǎo)致整改倉促、效果不佳。驗(yàn)證有效性：驗(yàn)證需關(guān)注“根本原因是否解決”，而非僅“表面問題是否整改”（如“焊接參數(shù)超差”整改后，需驗(yàn)證“雙人復(fù)核機(jī)制”是否有效執(zhí)行，避免再次發(fā)生）。閉環(huán)管理：所有不符合項(xiàng)必須完成整改驗(yàn)證并關(guān)閉，未關(guān)閉項(xiàng)需說明原因并制定新的整改計(jì)劃，保證“事事有落實(shí)，件件有回音”。二、企業(yè)外審管理流程工具集外審（第三方審核/認(rèn)證審核）是企業(yè)獲得管理體系認(rèn)證、維持認(rèn)證有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需通過“準(zhǔn)備-接待-整改”全流程管理，保證順利通過審核并持續(xù)滿足認(rèn)證要求。本部分工具覆蓋外審關(guān)鍵環(huán)節(jié)，助力企業(yè)提升外審應(yīng)對能力。（一）外審準(zhǔn)備階段工具：外審資料準(zhǔn)備清單適用場景說明外審資料準(zhǔn)備清單是規(guī)范外審資料整理、保證資料完整性的工具，適用于企業(yè)在接到外審機(jī)構(gòu)通知后，由體系管理部門牽頭組織各部門準(zhǔn)備審核資料，避免資料遺漏影響審核進(jìn)度。操作步驟詳解明確審核范圍與依據(jù)（責(zé)任人：體系管理部門；參與人：各部門負(fù)責(zé)人）與外審機(jī)構(gòu)確認(rèn)審核范圍（如“質(zhì)量管理體系覆蓋產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)、生產(chǎn)、交付過程”）、審核依據(jù)（如ISO9001:2015、IATF16949:2016）、審核日期與審核組成員信息。將審核信息同步至各部門，明確各部門需準(zhǔn)備的資料類別。制定資料清單（責(zé)任人：體系管理部門）根據(jù)審核范圍與依據(jù)，按“文件類、記錄類、證據(jù)類”分類制定《外審資料準(zhǔn)備清單》，明確每類資料的名稱、版本號(hào)、存放位置、負(fù)責(zé)人。文件類包括：管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、法律法規(guī)清單；記錄類包括：培訓(xùn)記錄、內(nèi)審記錄、管理評審記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄；證據(jù)類包括：客戶合同、供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品檢測報(bào)告。分配資料準(zhǔn)備責(zé)任（責(zé)任人：各部門負(fù)責(zé)人）將《外審資料準(zhǔn)備清單》分發(fā)至各部門，明確各部門資料準(zhǔn)備的責(zé)任人（如“采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商資質(zhì)資料”“生產(chǎn)部負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程記錄”）。要求各部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成資料整理，保證資料為最新版本、填寫完整、簽字齊全。資料收集與核對（責(zé)任人：體系管理部門）各部門提交資料后，體系管理部門逐項(xiàng)核對資料的完整性（如“培訓(xùn)記錄是否包含培訓(xùn)內(nèi)容、簽到表、考核結(jié)果”）、有效性（如“程序文件版本號(hào)是否為最新”）。對缺失或不符合要求的資料，及時(shí)反饋至責(zé)任部門補(bǔ)充完善，保證所有資料在外審前準(zhǔn)備到位。外審資料準(zhǔn)備清單（模板）資料類別資料名稱版本號(hào)存放位置負(fù)責(zé)人是否準(zhǔn)備完成（是/否）備注（如缺失項(xiàng)說明）文件類《質(zhì)量手冊》V3.0體系部/文件柜張*是/《采購控制程序》V2.1采購部/共享文件夾李*是/記錄類2024年第一季度培訓(xùn)記錄V1.0人力資源部/檔案柜王*否缺少3月培訓(xùn)考核結(jié)果供應(yīng)商資質(zhì)評審記錄V1.2采購部/供應(yīng)商檔案李*是/證據(jù)類客戶訂單（2024年1-3月）V1.0銷售部/合同檔案趙*是/產(chǎn)品檢測報(bào)告（CMA認(rèn)證）V2.0質(zhì)量部/報(bào)告柜劉*是/使用要點(diǎn)提示清單全面性：資料清單需覆蓋審核范圍內(nèi)的所有過程，避免遺漏關(guān)鍵過程（如“設(shè)計(jì)開發(fā)”需包含《設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃》《設(shè)計(jì)評審記錄》）。版本有效性：保證所有文件、記錄為最新版本，舊版本文件需回收或明確標(biāo)識(shí)“作廢”，避免誤用。責(zé)任到人：明確每份資料的責(zé)任人，避免出現(xiàn)“多人負(fù)責(zé)、無人落實(shí)”的情況，保證資料按時(shí)按質(zhì)完成。（二）外審接待與配合階段工具：外審陪同計(jì)劃表適用場景說明外審陪同計(jì)劃表是規(guī)范外審期間人員安排、審核路線與溝通要點(diǎn)的工具，適用于體系管理部門在外審前編制，保證外審過程有序、高效，審核員與受審核部門溝通順暢。操作步驟詳解確定審核陪同人員（責(zé)任人：體系管理部門；參與人：各部門負(fù)責(zé)人）根據(jù)審核范圍，為每個(gè)審核領(lǐng)域配備1-2名陪同人員（需熟悉該領(lǐng)域業(yè)務(wù)流程、文件要求），優(yōu)先選擇部門負(fù)責(zé)人或內(nèi)審員。陪同人員職責(zé)：引導(dǎo)審核員至審核現(xiàn)場、提供審核資料、解答審核問題、記錄審核發(fā)覺。規(guī)劃審核路線（責(zé)任人：體系管理部門；參與人：陪同人員）根據(jù)審核流程（如文件審核→現(xiàn)場審核→訪談員工），規(guī)劃審核路線，保證路線合理（如避免部門間往返次數(shù)過多）?，F(xiàn)場審核路線需覆蓋關(guān)鍵區(qū)域（如生產(chǎn)車間、實(shí)驗(yàn)室、倉庫），并提前通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備（如清理現(xiàn)場、準(zhǔn)備相關(guān)記錄）。準(zhǔn)備溝通要點(diǎn)（責(zé)任人：陪同人員；審核人：體系管理部門）陪同人員提前熟悉審核依據(jù)（ISO9001:2015等）與本部門體系文件，準(zhǔn)備審核問題可能的回答（如“請說明供應(yīng)商選擇流程”）。明確溝通原則：客觀回答問題（不夸大、不隱瞞）、提供證據(jù)支持（如記錄、文件）、避免隨意承諾（如“我們會(huì)立即整改”需確認(rèn)整改計(jì)劃后再回復(fù)）。編制陪同計(jì)劃表（責(zé)任人：體系管理部門）按“審核日期-審核時(shí)間段-審核內(nèi)容-陪同人員-部門對接人-注意事項(xiàng)”編制《外審陪同計(jì)劃表》，明確每個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人與工作要求。計(jì)劃表需包含應(yīng)急聯(lián)系人（體系管理部門負(fù)責(zé)人），以便處理審核過程中的突發(fā)情況（如審核員提出額外資料需求）。外審陪同計(jì)劃表（模板）審核日期審核時(shí)間段審核內(nèi)容陪同人員（部門/姓名/職務(wù)）部門對接人注意事項(xiàng)應(yīng)急聯(lián)系人2024-04-1009:00-10:30文件審核（質(zhì)量手冊、程序文件）體系部/張*/體系工程師張*準(zhǔn)備最新版文件，重點(diǎn)審核“過程方法”章節(jié)李*（體系部經(jīng)理，138）10:40-12:00現(xiàn)場審核（生產(chǎn)車間-焊接工序）生產(chǎn)部/楊*/生產(chǎn)經(jīng)理?xiàng)?準(zhǔn)備《焊接過程控制程序》、生產(chǎn)記錄，安排操作員*配合演示2024-04-1114:00-15:30訪談（采購部負(fù)責(zé)人、采購員）采購部/李*/采購經(jīng)理李*準(zhǔn)備供應(yīng)商名錄、采購訂單，重點(diǎn)回答“供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)”使用要點(diǎn)提示人員專業(yè)性：陪同人員需熟悉審核領(lǐng)域業(yè)務(wù)，避免出現(xiàn)“審核員提問，陪同人員無法回答”的情況。路線合理性：審核路線需避免重復(fù)，現(xiàn)場審核前通知相關(guān)部門做好準(zhǔn)備，保證審核現(xiàn)場整潔、記錄齊全。溝通規(guī)范性：陪同人員需保持客觀，避免引導(dǎo)審核員或提供虛假信息，保證審核結(jié)果真實(shí)反映體系運(yùn)行情況。（三）外審報(bào)告與整改階段工具：外審不符合項(xiàng)整改計(jì)劃表適用場景說明外審不符合項(xiàng)整改計(jì)劃表是規(guī)范外審不符合項(xiàng)整改、保證整改有效性的工具，適用于企業(yè)在收到外審報(bào)告后，由體系管理部門牽頭組織責(zé)任部門制定整改計(jì)劃，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改。操作步驟詳解接收與傳達(dá)外審報(bào)告（責(zé)任人：體系管理部門；參與人：各部門負(fù)責(zé)人）及時(shí)接收外審機(jī)構(gòu)發(fā)放的《外審報(bào)告》，重點(diǎn)審核“不符合項(xiàng)描述”“審核結(jié)論”部分。將不符合項(xiàng)信息（不符合事實(shí)、依據(jù)條款、不符合類型）傳達(dá)至責(zé)任部門，明確整改要求（如“15個(gè)工作日內(nèi)提交整改計(jì)劃”）。分析不符合原因（責(zé)任人：責(zé)任部門；參與人：體系管理部門）責(zé)任部門組織相關(guān)人員分析不符合的直接原因與根本原因，必要時(shí)可邀請外審機(jī)構(gòu)或?qū)＜覅⑴c指導(dǎo)。原因分析需深入（如“產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄不全”的原因可能是“檢驗(yàn)員培訓(xùn)不足”“記錄表單設(shè)計(jì)不合理”），避免表面化。制定整改計(jì)劃（責(zé)任人：責(zé)任部門負(fù)責(zé)人；審核人：體系管理部門）針對根本原因，制定糾正措施（解決不符合項(xiàng)）與預(yù)防措施（避免類似問題再次發(fā)生），明確“5W1H”要素。整改計(jì)劃需包含“短期措施”（立即整改，如補(bǔ)充缺失記錄）與“長期措施”（體系改進(jìn)，如修訂程序文件、加強(qiáng)培訓(xùn)）。審核與批準(zhǔn)計(jì)劃（責(zé)任人：體系管理部門；批準(zhǔn)人：管理者代表）體系管理部門審核整改計(jì)劃的可行性（如措施是否具體、時(shí)限是否合理），責(zé)任部門修改完善后提交管理者代表批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后的整改計(jì)劃需分發(fā)至責(zé)任部門執(zhí)行，并作為后續(xù)跟蹤驗(yàn)證的依據(jù)。外審不符合項(xiàng)整改計(jì)劃表（模板）