檔案資料管理制度政府檔案管理制度一、檔案室管理制度一、本單位綜合檔案室由專人管理，非專管人員不得擅自入室。二、檔案室內(nèi)嚴禁煙火、住人和存放食品雜物；不準放置易燃、易爆物品，保持消防道路暢通；有防火、防盜、防蟲、防光、防霉、防潮、防高溫、防有害氣體等設(shè)備和措施。三、檔案、資料、裝具、設(shè)備等入室之前必須檢查、清潔、消毒，發(fā)現(xiàn)有蟲、霉和被污染的檔案資料，應(yīng)及時殺蟲、去污、除霉。四、檔案室內(nèi)檔案、資料必須按規(guī)定科學(xué)分類、整理、編目，做到存放有序，排列整齊，編目準確，調(diào)閱方便。五、建立統(tǒng)計臺帳。嚴格檔案、資料的接收、調(diào)出、借閱、銷毀、審批、登記手續(xù)。檔案人員變動時，交接手續(xù)清楚。六、定期檢查室藏全部檔案，如實填寫檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告并采取相應(yīng)措施。七、經(jīng)常保持檔案室內(nèi)外整潔，下班前要認真檢查門、窗、電器、電源情況，人離斷電、落鎖。二、檔案利用制度一、本單位綜合檔案室的檔案資料主要供本單位和上級主管部門利用；利用密級檔案須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準。二、凡利用本室檔案、資料者都應(yīng)按規(guī)定填寫《查閱檔案登記表》。三、檔案原件一般不借出檔案室，因特殊情況需要借出時，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準；密級檔案、特殊重要的檔案借出檔案室時，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)文字批準、借出時間不得過超過7天，到期仍需利用的，應(yīng)辦理延期借閱手續(xù)。四、愛護檔案資料，不準在檔案上打點、劃線、折角、或做其他記號，更不準涂改和撕、拆檔案；借出的檔案、資料要防止丟失、損壞，收回時要嚴格檢查。五、閱檔室內(nèi)嚴禁吸煙，閱檔桌上不準擺放茶杯、墨水等有可能污染檔案的物品。六、利用者有義務(wù)將利用檔案資料產(chǎn)生的效果反饋到檔案室，檔案室應(yīng)詳細填寫利用效果登記。七、利用者必須遵守《中華人民共和國檔案法》，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，不得擅自公布檔案。三、立卷歸檔制度一、本單位各類檔案資料，均由本單位文書處理部門和各業(yè)務(wù)部門立卷歸檔后，移交檔案室管理。二、文書和業(yè)務(wù)檔案于翌年六月底前立卷歸檔，科技檔案在工作任務(wù)完成后整理移交，會計檔案于翌年三月底立卷，隔年移交。三、立卷歸檔的文件材料種類、份數(shù)、頁數(shù)應(yīng)完整齊全，每份文件的印件與底稿、正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件不得分開，文電合一整理。四、各類檔案在裝訂前，應(yīng)去掉金屬物，取齊下沿和左沿，大張、小頁、破損文件應(yīng)折疊裱糊，文書檔案以件為單位采用專用裝訂卡釘左側(cè)裝訂。案卷封面書寫工整，編號排列規(guī)范有序。五、文書檔案歸檔文件目錄永久與長期的打印一式五份，短期一式二份，除一份裝入檔案盒內(nèi)，其余按照保管期限，分別用歸檔文件目錄夾裝成冊；會計檔案報表、賬簿及憑證分別建立案卷目錄簿，報表須有卷內(nèi)目錄；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)有案卷目錄和卷內(nèi)目錄；科技檔案須有總目錄、分類目錄和卷內(nèi)目錄、底圖目錄、資料目錄。六、本單位的編號文件，應(yīng)留存兩份，一份立卷歸檔，另一份作《文件匯集》，同時要做好相應(yīng)紙質(zhì)文件的電子文件歸檔工作。七、堅持每年寫好《立卷說明》，立卷人應(yīng)在備考表上簽名。四、檔案保密制度一、本單位檔案工作人員必須遵守《檔案法》、《保密法》和《保密守則》，正確處理檔案保密與利用的關(guān)系，做到既保守黨和國家機密，又積極主動提供利用。二、成立單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員參加的檔案保密鑒定小組，確定本單位保密檔案的密級、保密期限和解密時間。三、記錄絕密、機密、秘密的檔案和文件材料必須由專人保管，分柜存放，并有保安措施。四、查閱、利用、復(fù)制密級檔案必須符合保密規(guī)定，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，并登記簽名。五、凡密級檔案和文件材料，不準帶回家，不準向親友和無關(guān)人員泄露其內(nèi)容、存放位置及保安設(shè)施。六、管理保密檔案和文件材料的人員變動時，必須嚴格交接手續(xù)。五、主管領(lǐng)導(dǎo)工作職責一、組織《檔案法》、《檔案法實施辦法》等黨和國家的檔案工作法律、法規(guī)、方針、政策的學(xué)習(xí)宣傳教育活動，提高全鎮(zhèn)干部職工的檔案意識和法制觀念。二、將本單位檔案工作納入議事日程和工作計劃，實行目標管理，定期主持召開工作會議，切實解決檔案工作中存在的人、財、物等實際問題。三、布置檔案工作規(guī)范化管理任務(wù)，提出“收、管、用”要求，并組織監(jiān)督、檢查。四、協(xié)調(diào)檔案室與其他科室及本系統(tǒng)所屬單位的關(guān)系。五、組織開展本鎮(zhèn)各村（社區(qū)）檔案人員的而培訓(xùn)工作與業(yè)務(wù)考核。六、檔案員崗位職責一、認真宣傳貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》等黨和國家的檔案工作法律、法規(guī)、方針、政策，遵守檔案工作的規(guī)章制度和工作紀律，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德。二、按時收集、整理和管理本單位的各類檔案。三、積極開發(fā)檔案信息資源，編制方便查閱室藏檔案、資料的檢索工具和有利用價值的參考資料，做好查借閱登記和利用效果記錄，密切配合單位各項中心工作，積極提供檔案利用。四、珍惜檔案原件，維護檔案的完整與安全，做好防火、防水、防蟲、防霉、防光、防塵、防潮、防高溫、防有害氣體和防人為的機械損毀、涂改、污染、偷盜檔案的工作。五、參加設(shè)備開箱、工程竣工驗收、科研成果和技改項目鑒定驗收及生產(chǎn)技術(shù)活動。六、積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理技術(shù)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)知識和操作水平。七、完成單位領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。公司檔案管理制度為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。檔案管理機構(gòu)及其職責公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。第三條歸檔制度1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。第四條檔案保管制度1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。第五條檔案借閱制度1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。本制度從二Oxx年十月一日起執(zhí)行。公司檔案管理制度范本總則1、1為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為公司的發(fā)展和經(jīng)營服務(wù)，特制定本制度。1、2本制度所稱的檔案，是指公司各個部門以及個人在從事工作和經(jīng)營管理活動中直接形成的對公司有保存價值和利益關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。1、3公司所有部門和個人均有保護公司檔案的義務(wù)。1、4公司的檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的方式，共同維護檔案的完整與安全，便于公司在經(jīng)營中的借鑒和利用。1、5本制度適用于公司所有檔案資料的管理。檔案管理的機構(gòu)與職責2、1公司的檔案工作實行部門收集保管，辦公室統(tǒng)一歸檔的原則。2、2公司辦公室為公司檔案管理的主管部門，對公司的檔案資料實行統(tǒng)一的歸檔和日常管理，并對公司各部門的檔案管理進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體工作由辦公室的檔案管理員負責。2、3公司各部門為檔案管理的分管部門，負責管理本部門的檔案資料。公司各部門負責人均應(yīng)指定專人(兼職檔案員)負責收集、保管本部門的檔案資料并督促其及時歸檔。2、4辦公室的檔案管理員和各部門的兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，名單須報到辦公室進行備案，各部門的檔案工作人員如有變動須及時通知辦公室。2、5檔案工作人員出現(xiàn)工作變動或離職時，應(yīng)將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴禁擅自帶走或銷毀。2、6所有檔案工作人員應(yīng)忠于職守，遵守公司保密制度，嚴守公司秘密，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3、檔案管理3、1檔案的歸檔3、1、1公司應(yīng)歸檔的檔案資料包括：行政文書檔案、人事檔案、營銷業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備儀器檔案、生產(chǎn)技術(shù)資料檔案和基建項目檔案等。3、1、2對于應(yīng)當立卷歸檔的材料，各部門須按照規(guī)定，定期向本部門的檔案工作人員移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為已有。3、1、3除人事檔案由公司人力資源部負責外，其它檔案資料均由辦公室負責整理分類，立卷和歸檔管理。人力資源部的檔案管理亦遵循本制度。3、1、4公司各部門(人力資源部除外)的檔案工作人員應(yīng)于每年的12月20日將本部門本年度的檔案材料移交到辦公室。3、2檔案保管3、2、1公司所有檔案資料均進行專人、專柜管理。3、2、2檔案管理員應(yīng)做好檔案資料的立卷、案卷排列和編制案卷目錄等工作。具體的立卷工作，相關(guān)部門的檔案工作人員應(yīng)配合檔案管理員進行。3、2、3檔案工作人員應(yīng)做好案卷的準確、及時歸檔，并根據(jù)檔案的密級和保管期限的不同，分類進行管理。3、2、4檔案工作人員應(yīng)參照國家的規(guī)定和公司<保密制度>，對檔案資料進行密級劃分，并確定保管期限，上報董事會，經(jīng)批準后執(zhí)行。3、2、5所有檔案資料劃分四個密級：普通級、秘密級、機密級和絕密級。具體劃分標準見<保密制度>。3、2、6檔案工作人員應(yīng)注意檔案資料的保護工作，檔案的存放地點要做到“八防”：防塵、防潮、防火、防盜、防鼠、防蟲、防霉、防光。3、2、7對于檔案的管理和利用，密級的變更和解密，參照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、3檔案的查閱、借閱3、3、1公司員工查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴格辦理查閱(借閱)手續(xù)，由檔案管理員對查閱(借閱)人、所查閱檔案名稱、查閱(借閱)時間和歸還時間進行詳細登記。3、3、2查閱(借閱)密級檔案時，如查閱人為<保密制度>中知曉范圍外的員工或公司外部人員，須填寫<檔案查閱(借閱)申請單>，經(jīng)檔案管理員審核，批準人審批后方可進行查閱(借閱)。公司員工不得查閱(借閱)檔案內(nèi)容與本身工作無關(guān)的檔案。3、3、3檔案查閱(借閱)的批準權(quán)限：普通檔案由辦公室主任審批;秘密級檔案由行政總監(jiān)審批;機密級檔案由總經(jīng)理審批，絕密級檔案由董事長審批。3、3、4原則上檔案原件概不外借，檔案室可對常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。3、3、5查閱、借閱公司檔案者應(yīng)愛護檔案，不得在文件上作任何標記、標志和涂改，不得損壞檔案。3、3、6嚴禁公司員工未經(jīng)允許私自對檔案資料進行復(fù)印和復(fù)制，否則將按照公司<保密制度>的有關(guān)規(guī)定予以處罰。3、4檔案的銷毀3、4、1對于超過保管期限或確已失去價值的檔案，檔案工作人員應(yīng)定期