DB51/TXXXX—2023

市場監(jiān)管行政許可檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了行政許可檔案管理基本要求、行政許可事項(xiàng)分類、文件形成要求、收集、整理、歸檔

和移交、檔案保管和保護(hù)、利用與統(tǒng)計(jì)、電子檔案轉(zhuǎn)化與遷移、檔案鑒定與銷毀、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、

信息化建設(shè)等內(nèi)容。

本文件適用于市場監(jiān)管行政許可檔案的形成、管理和利用，市場監(jiān)管其他行政權(quán)利檔案的形成、管

理和利用參照使用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T20988信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范

GB/T24422信息與文獻(xiàn)檔案紙耐久性和耐用性要求

GB/T26163.1信息與文獻(xiàn)文件管理過程文件元數(shù)據(jù)第1部分：原則

GB/T42727-2023政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范

GB/T42727政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范

DA/T1檔案工作基本術(shù)語

DA/T13檔號(hào)編制規(guī)則

DA/T24無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T48基于XML的電子文件封裝規(guī)范

DA/T58電子檔案管理基本術(shù)語

DA/T62錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T69紙質(zhì)歸檔文件裝訂規(guī)范

DA/T78錄音錄像檔案管理規(guī)范

DA/T84檔案館應(yīng)急管理規(guī)范

DA/T89實(shí)物檔案數(shù)字化規(guī)范

DA/T92電子檔案單套管理一般要求

3術(shù)語和定義

DA/T1、DA/T58界定的以及下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1

市場監(jiān)管行政許可文件administrativelicensedocumentsformarketregulation

1

DB51/TXXXX—2023

在市場監(jiān)管行政許可辦理全過程中形成的文字、圖表、音像、實(shí)物等形式的文件材料。

3.2

市場監(jiān)管行政許可檔案administrativelicensearchivesformarketregulation

經(jīng)過鑒定、整理，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并依法應(yīng)歸檔管理的市場監(jiān)管行政許可文件。

3.3

市場監(jiān)管行政許可電子文件electronicdocumentsofmarketsupervisionadministrativelicensing

在履行市場監(jiān)管行政許可職責(zé)過程中,通過一體化在線平臺(tái)形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的

各種信息記錄，由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

3.4

市場監(jiān)管行政許可電子檔案electronicarchivesofmarketsupervisionadministrativelicensing

是指具有憑證、查考價(jià)值，對(duì)國家以及社會(huì)具有保存價(jià)值，并歸檔保存的市場監(jiān)管行政許可電子文

件。

3.5

聲像文件audio-visualdocument

在履行市場監(jiān)管行政許可職責(zé)過程中形成的照片、音頻、視頻及相應(yīng)的文字說明。

3.6

案卷file

由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

[來源:DA/T1-2000，5.9]

3.7

歸檔archiving

辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。

[來源:DA/T1-2000,3.1.1]

3.8

業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem

形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

示例：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng),電子郵件系統(tǒng)等

促進(jìn)機(jī)構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

[來源:GB/T18894-2016，3.9]

3.9

電子文件管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagemnentsystem

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織用來對(duì)電子文件的識(shí)別、捕獲、存儲(chǔ)、維護(hù)、利用和處置等進(jìn)

行管理和控制的信息系統(tǒng)。

[來源:GB/T29194-2012，3.17]

3.10

電子檔案管理系統(tǒng)electronicrecordsmanagementsystem

對(duì)電子文件、電子檔案進(jìn)行采集、維護(hù)、利用和處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

注：電子檔案管理系統(tǒng)通常用干電子檔案形成單位，更注重對(duì)電子檔案的管理。系統(tǒng)通過維護(hù)數(shù)據(jù)及電子檔案之間

的聯(lián)系，支持電子檔案作為證據(jù)的價(jià)值。

[來源:DA/T92-2022，3.6]

3.11

元數(shù)據(jù)metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。

2

DB51/TXXXX—2023

[來源:GB/T18894—2016，3.3]

3.12

采集capture

對(duì)電子文件、電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)的方法與過程。

[來源:GB/T18894-2016，3.11]

3.13

固化fixing

為避免電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等存在的動(dòng)態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為不

可逆的只讀方式的過程。它是將電子文件及其信息固定下來的操作過程。

[來源:CJJ/T117-2017，2.0.14]

3.14

封裝encapsulation

將電子文件及其元數(shù)據(jù)采用關(guān)聯(lián)、嵌入等方式，按指定結(jié)構(gòu)打包的過程。

[來源:CJJ/T117-2017，2.0.15]

3.15

信息包informationpackage

由內(nèi)容信息和相關(guān)保存描述信息構(gòu)成的信息整體。

[來源:DA/T58—2014，2.8]

3.16

歸檔信息包archivingsubmissioninformationpackage；ASIP

電子文件歸檔時(shí)立檔單位內(nèi)部業(yè)務(wù)部門向檔案部門提交的信息包。

[來源:DA/T70-2018，3.11，有修改]

3.17

保存信息包archivalinformationpackage；AIP

按照長期保存要求形成的電子檔案信息包。

[來源:DA/T70-2018，3.13，有修改]

3.18

在線歸檔onlinefiling

通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔的過程。

[來源:CJJ/T117-2017，2.0.16，有修改]

3.19

離線歸檔offlinebackup

將電子文件及元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到可脫機(jī)保存的存儲(chǔ)媒體上歸檔的過程。

[來源:CJJ/T117-2017，2.0.17，有修改]

3.20

轉(zhuǎn)換conversion

在維護(hù)真實(shí)性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)

換成另一種格式的過程。

[來源:GB/T18894-2016，3.15]

4基本要求

3

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4.1市場監(jiān)管行政許可檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范和安全，電子檔案應(yīng)來源可靠、程序規(guī)范、要

素合規(guī)，能反映市場監(jiān)管行政許可業(yè)務(wù)辦理實(shí)際情況。

4.2應(yīng)建立健全市場監(jiān)管行政許可文件責(zé)任制，按照“誰主管、誰負(fù)責(zé)，誰形成、誰歸檔”的原則，

開展形成、收集、整理和歸檔等工作。

4.3應(yīng)配備檔案工作所需人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施設(shè)備，應(yīng)考慮檔案數(shù)量增量，合理規(guī)劃檔案庫房面積。檔

案人員應(yīng)具備相應(yīng)專業(yè)知識(shí)和技能，定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

4.4應(yīng)建立檔案管理系統(tǒng)，宜推動(dòng)完善行政許可辦理系統(tǒng)歸檔功能，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)

建設(shè)，做好行政許可電子文件形成、辦理、歸檔和行政許可電子檔案保管、利用、移交等工作。

5行政許可事項(xiàng)分類

5.1行政許可檔案按照行政許可事項(xiàng)分類管理，行政許可事項(xiàng)包括但不限于以下內(nèi)容。

——市場主體登記：

?企業(yè)登記注冊(cè)；

?外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)登記；

?外國（地區(qū)）企業(yè)在中國境內(nèi)從事生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)核準(zhǔn)；

?個(gè)體工商戶登記注冊(cè)；

?農(nóng)民專業(yè)合作社（聯(lián)合社）登記注冊(cè)。

——特種設(shè)備：

?特種設(shè)備生產(chǎn)單位許可；

?移動(dòng)式壓力容器、氣瓶充裝許可；

?特種設(shè)備使用登記；

?特種設(shè)備檢驗(yàn)、檢測機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)；

?特種設(shè)備安全管理和作業(yè)人員資格認(rèn)定；

?特種設(shè)備檢驗(yàn)、檢測人員資格認(rèn)定。

——計(jì)量：

?計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具核準(zhǔn)；

?計(jì)量器具型式批準(zhǔn)；

?承擔(dān)國家法定計(jì)量檢定機(jī)構(gòu)任務(wù)授權(quán)；

?注冊(cè)計(jì)量師注冊(cè)。

——資質(zhì)認(rèn)定：

?檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定。

——工業(yè)產(chǎn)品

?重要工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可。

——食品許可：

?食品生產(chǎn)許可；

?食品添加劑生產(chǎn)許可；

?食品經(jīng)營許可。

——廣告審查：

?保健食品廣告審查；

?特殊醫(yī)學(xué)用途配方食品廣告審查。

5.2應(yīng)建立行政許可事項(xiàng)動(dòng)態(tài)管理制度，根據(jù)法律法規(guī)、規(guī)章設(shè)定的行政許可及時(shí)調(diào)整。

4

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6文件形成要求

6.1應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、有效，其內(nèi)容及辦理程序符合國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定。

6.2文件形成時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用耐久、可靠、滿足長期保存需求的記錄載體和記錄方式。

6.3行政許可文件應(yīng)字跡清楚，圖表清晰，圖表整潔。

6.4計(jì)算機(jī)輸出文字、圖件以及手工書寫材料，字跡、紙張的耐久性和耐用性應(yīng)符合GB/T24422中的

規(guī)定。文字材料幅面宜為A4幅面(210mm×297mm)。

6.5照片文件像素不宜低于1200萬像素。照片原始屬性應(yīng)完整，不應(yīng)修飾、剪裁。照片拍攝時(shí)不宜低

于1200萬像素。

6.6聲像文件應(yīng)具有典型性和代表性，內(nèi)容應(yīng)清晰、真實(shí)，并附相應(yīng)的文字說明，包括事由、時(shí)間、

地點(diǎn)、人物、事件背景和采集者等。聲像文件的內(nèi)容和相應(yīng)信息不應(yīng)修改或處理。視頻文件分辨率不宜

低于1920像素×1080像素，宜選擇PAL制式，幀數(shù)不宜低于25fps。

6.7電子文件應(yīng)滿足真實(shí)性、完整性、可用性、安全性的要求，其格式應(yīng)按照GB/T18894-2016的8.4

和8.5的要求以及GB/T42727-2023第9章的規(guī)定，電子文件元數(shù)據(jù)參見GB/T18894、GB/T42727、

DA/T46、DA/T54和DA/T63的規(guī)定。

7文件收集

7.1收集范圍

7.1.1在市場監(jiān)管行政許可辦理全過程中形成的證據(jù)性材料、程序性材料、結(jié)果性材料等均應(yīng)納入收

集范圍，其中形成的照片、錄音、錄像、電子郵件、網(wǎng)頁信息、社交媒體、實(shí)物等材料也應(yīng)一并收集。

歸檔范圍應(yīng)符合附錄A的規(guī)定，市場監(jiān)管其他行政權(quán)利文件（股權(quán)出質(zhì)、股權(quán)凍結(jié)）歸檔材料參見附錄

B。

7.1.2歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)以行政許可事項(xiàng)的最小細(xì)分項(xiàng)(如子項(xiàng))為單位制定。

7.1.3電子文件及其元數(shù)據(jù)的收集參見GB/T18894、GB/T42727、DA/T46、DA/T54、DA/T63的規(guī)

定。元數(shù)據(jù)應(yīng)由文件實(shí)體、業(yè)務(wù)實(shí)體、責(zé)任者實(shí)體、關(guān)系實(shí)體等元素集組成。

7.1.4需歸檔但以電子郵件附件形式傳輸、交換的電子文件，應(yīng)進(jìn)行下載收集、歸入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或存儲(chǔ)

文件夾中。

7.1.5事項(xiàng)辦理過程中以數(shù)據(jù)共享形式調(diào)閱的電子證照及其元數(shù)據(jù)應(yīng)與該辦件形成的電子文件及元數(shù)

據(jù)一并歸檔。

7.2鑒定原則

7.2.1行政許可文件應(yīng)根據(jù)其憑證、查考作用和歷史研究價(jià)值來判定是否需要?dú)w檔，并確定保管期限。

7.2.2行政許可檔案保管期限分為永久和定期兩種，定期宜分為30年和10年，自歸檔之日起算。行

政許可檔案保管期限見附錄A的規(guī)定。

7.2.3行政許可檔案保管期限的劃定還應(yīng)符合下列規(guī)定：

——市場主體登記檔案保管期限為永久；

注：市場主體注銷后，其市場主體登記檔案應(yīng)重新劃分保管期限。

——20年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料的

保管期限為永久；

——20年以下有效的許可證、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料的保管期限為30年。

7.2.4在電子文件歸檔、入庫及長期保管環(huán)節(jié)，應(yīng)對(duì)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全

5

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性進(jìn)行鑒定。

7.3收集要求

7.3.1按照“誰產(chǎn)生，誰收集，誰負(fù)責(zé)”的原則，行政許可文件在辦理完畢后應(yīng)及時(shí)收集。

7.3.2字跡易褪變的行政許可文件應(yīng)復(fù)制后，與原件一并歸檔，且符合保存要求。

7.3.3非紙質(zhì)載體文件宜采用一次寫光盤、磁帶、硬磁盤等進(jìn)行收集，不宜使用U盤。歸檔時(shí)，應(yīng)編

制文字說明，并在對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)案卷的備考表中填寫互見號(hào)。歸檔的光盤、磁性載體上的行政許可文件應(yīng)

是可讀文件，運(yùn)轉(zhuǎn)正常、無病毒、無劃傷，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。

7.3.4行政許可事項(xiàng)辦結(jié)后，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)先設(shè)置的歸檔范圍和歸檔材料目錄，自動(dòng)將行政許可服務(wù)事

項(xiàng)辦理過程中形成的電子文件組件及元數(shù)據(jù)采集至歸檔文件夾中，采集的電子文件組件存儲(chǔ)格式和元

數(shù)據(jù)應(yīng)按照GB/T42727的規(guī)定，電子文件組件和元數(shù)據(jù)的采集一般以實(shí)時(shí)、物理的形式進(jìn)行，以計(jì)算

機(jī)自動(dòng)采集為主，必要時(shí)可人工補(bǔ)充。

8文件整理

8.1傳統(tǒng)載體文件整理

8.1.1整理原則

8.1.1.1紙質(zhì)文件整理宜包括組卷、分類、排列、編號(hào)、編目、裝訂、裝盒等工作。

8.1.1.2應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

8.1.1.3應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

8.1.1.4應(yīng)避免重復(fù)歸檔，案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件。

8.1.1.5應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

8.1.1.6光盤、硬盤等特殊載體內(nèi)所含的行政許可文件應(yīng)與紙質(zhì)載體檔案一并整理，原始載體應(yīng)妥善

保管。

8.1.2組卷

8.1.2.1宜根據(jù)每個(gè)行政許可文件形成規(guī)律、邏輯關(guān)系對(duì)其進(jìn)行組件，可將同一類或緊密相關(guān)的多個(gè)

文件組合為一件文件，也可以單個(gè)文件為一件。

示例：申請(qǐng)人的租賃合同、房產(chǎn)權(quán)屬證明等地址類材料可組為一件；正文、附件為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)

（本）為一件（作為文件附件時(shí)除外）；會(huì)議紀(jì)要一般一次會(huì)議為一件；來文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與

復(fù)函等）宜獨(dú)立成件。

8.1.2.2應(yīng)以“卷”為單位進(jìn)行整理，原則實(shí)行“一事一卷”“一卷一號(hào)”。一次辦理的單一事項(xiàng)的

若干件為一卷，多件事項(xiàng)一次辦理的，應(yīng)分別組卷，共用文件的實(shí)體歸入小的類別號(hào)案卷中，文件缺失

的案卷則應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄備注欄中注明文件去向,并在該卷備考表中注明缺失文件所在案卷的檔號(hào)。

8.1.3分類

8.1.3.1分類原則

8.1.3.1.1市場監(jiān)管部門形成的行政許可業(yè)務(wù)檔案應(yīng)歸入專業(yè)檔案，并按照業(yè)務(wù)辦理的規(guī)律、特點(diǎn)和

行政許可事項(xiàng)類別，結(jié)合檔案構(gòu)成的內(nèi)容特點(diǎn)進(jìn)行分類，便于保管和利用。

8.1.3.1.2分類應(yīng)具有概括性和包容性以及相對(duì)的穩(wěn)定性與可擴(kuò)充性，保持行政許可文件的有機(jī)聯(lián)系。

8.1.3.1.3非紙質(zhì)載體形式的行政許可檔案分類宜與紙質(zhì)行政許可檔案分類保持一致。

6

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8.1.3.2類目設(shè)置

8.1.3.2.1應(yīng)遵循行政許可文件形成的邏輯規(guī)則，各級(jí)類目之間為上、下位類的隸屬關(guān)系，并應(yīng)避免

交叉，保持相對(duì)穩(wěn)定性。具體應(yīng)按照：

a)一級(jí)類目為檔案門類代碼，采用2位大寫漢語拼音字母“ZY”標(biāo)識(shí)；

b)市場主體登記檔案二級(jí)類目代碼采用2位大寫漢語拼音字母“DJ”標(biāo)識(shí)；其他行政許可類檔案

二級(jí)類目代碼采用2位大寫漢語拼音字母“XK”標(biāo)識(shí)；

c)市場主體登記檔案三級(jí)類目為主事項(xiàng)代碼；其他行政許可檔案三級(jí)類目為年度；

d)市場主體登記檔案四級(jí)類目為市場主體流水號(hào)；其他行政許可檔案四級(jí)類目為主事項(xiàng)代碼。

8.1.3.2.2主事項(xiàng)代碼由4位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，前兩位為主事項(xiàng)大類，后兩位為該大類下主事項(xiàng)的順

序號(hào)，其根據(jù)行政許可權(quán)力清單的變化進(jìn)行適時(shí)調(diào)整。

示例1：01市場主體登記，02特種設(shè)備，03計(jì)量，04資質(zhì)認(rèn)定，05工業(yè)產(chǎn)品，06食品許可，07廣告審查。

示例2：0101為企業(yè)登記注冊(cè)，0201為特種設(shè)備生產(chǎn)單位許可，0501為重要工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可。

8.1.3.2.3主事

8.1.4排列

8.1.4.1件內(nèi)文件排序時(shí)，應(yīng)按正文在前、附件在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、

收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后，組合文件應(yīng)根據(jù)組合內(nèi)各單個(gè)文件間的邏輯關(guān)系進(jìn)行件內(nèi)

排序。

8.1.4.2案卷內(nèi)文件宜根據(jù)辦理程序依次排列。

8.1.4.3案卷宜按行政許可檔案的形成時(shí)間和類別進(jìn)行排列。

8.1.5編號(hào)

8.1.5.1市場主體登記檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·市場主體登記類代碼·主事項(xiàng)代碼·市

場主體流水號(hào)-案卷號(hào)。

示例1：Z101-ZY·DJ·0101·XXXXXXXXXX-000001

案卷號(hào)

四級(jí)類目：市場主體流水號(hào)

三級(jí)類目：主事項(xiàng)代碼

二級(jí)類目：市場主體登記類代碼

一級(jí)類目：檔案門類代碼

全宗號(hào)

注1：全宗號(hào)-檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，應(yīng)按照DA/T13要求。

注2：檔案門類代碼-宜用2位大寫漢語拼音字母標(biāo)識(shí)檔案門類代碼。行政許可檔案為專業(yè)檔案，用“ZY”標(biāo)識(shí)。

注3：市場主體登記類代碼-宜用2位大寫漢語拼音字母“DJ”標(biāo)識(shí)。

注4：主事項(xiàng)類代碼-宜用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

注5：市場主體流水號(hào)-宜用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置。

注6：案卷號(hào)-在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)的排列順序號(hào)，宜用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足6位用“0”補(bǔ)足。

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8.1.5.2其他許可檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·行政許可類代碼·年度·主事項(xiàng)代碼-案卷

號(hào)。

示例2：Z101-ZY·XK·2019·0201-000001

案卷號(hào)

四級(jí)類目：主事項(xiàng)代碼

三級(jí)類目：年度

二級(jí)類目：行政許可類代碼

一級(jí)類目：檔案門類代碼

全宗號(hào)

注1：全宗號(hào)-檔案館給立檔單位編制的代號(hào)，用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，應(yīng)按照DA/T13的要求制

定。

注2：檔案門類代碼-宜用2位大寫漢語拼音字母標(biāo)識(shí)檔案門類代碼。行政許可檔案為專業(yè)檔案，由“ZY”標(biāo)識(shí)。

注3：行政許可類代碼-宜用2位大寫漢語拼音字母“XK”標(biāo)識(shí)。

注4：年度-行政許可文件形成年度。用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)公元紀(jì)年，如“2023”。

注5：主事項(xiàng)類代碼-同類行政許可事項(xiàng)內(nèi)的主事項(xiàng)代碼，宜用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

注6：案卷號(hào)-在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)的排列順序號(hào)，宜用6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不足6位用“0”補(bǔ)足。

8.1.6編目

8.1.6.1卷內(nèi)文件頁號(hào)編寫應(yīng)符合下列要求:

——卷內(nèi)文件應(yīng)按有效內(nèi)容的頁面為一頁，依序從“1”開始編寫連續(xù)頁號(hào)；且各卷之間頁號(hào)互

不連續(xù)；

——成套性文件或印刷成冊(cè)的文件，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不

變；

——案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不應(yīng)編寫頁號(hào)。

8.1.6.2單面書寫的文件其頁號(hào)應(yīng)編寫在右上角；雙面書寫的文件，正面的頁號(hào)應(yīng)編寫在右上角，背

面的頁號(hào)應(yīng)編寫在左上角的空白位置；書寫頁號(hào)所使用的筆、墨等不應(yīng)破壞檔案原件或?qū)n案長期保存

造成影響。

8.1.6.3卷內(nèi)目錄編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

——卷內(nèi)文件目錄宜根據(jù)歸檔范圍和實(shí)際情況按事項(xiàng)設(shè)置固定目錄，排列在卷內(nèi)文件首頁之前，

宜采用70g以上白色書寫紙制作，或直接印制在軟卷皮上，幅面應(yīng)統(tǒng)一采用A4幅面，式樣

應(yīng)符合附錄C.1的規(guī)定；

——卷內(nèi)文件電子目錄應(yīng)設(shè)置順序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、密級(jí)、開放標(biāo)

識(shí)、備注等項(xiàng)目，填寫規(guī)范應(yīng)符合附錄D.1。

8.1.6.4案卷級(jí)目錄的編制應(yīng)符合下列要求：

——案卷目錄式樣應(yīng)符合附錄C.2的規(guī)定；

——案卷電子目錄應(yīng)設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、起始日期、終止日期、總頁數(shù)、保管期限、開

放標(biāo)識(shí)、立卷單位、申請(qǐng)主體名稱、主體資格證號(hào)、事項(xiàng)名稱、變更內(nèi)容、許可證編號(hào)、批

準(zhǔn)日期、備注等項(xiàng)目，填寫規(guī)范應(yīng)符合附錄D.2的要求。

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8.1.7裝訂與裝盒

8.1.7.1案卷內(nèi)文件應(yīng)整卷裝訂，裝訂排列順序?yàn)檐浘矸饷?卷內(nèi)目錄-文件-卷內(nèi)備考表-封底。宜采

用三孔一線裝訂方式，并應(yīng)按照DA/T69的規(guī)定。對(duì)案卷內(nèi)超出卷盒幅面的文件應(yīng)按A4紙規(guī)格折疊裝，

破損的文件應(yīng)修復(fù)。

8.1.7.2裝訂應(yīng)牢固，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件應(yīng)平整。案卷總頁數(shù)較大的，

可適當(dāng)分冊(cè)裝訂，一卷一號(hào)多冊(cè)。

8.1.7.3卷內(nèi)備考表編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

——卷內(nèi)備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件的尾頁之后，宜采用70g以上書寫紙制作或直接印制在

軟卷皮封底內(nèi)，式樣應(yīng)符合附錄C.3的規(guī)定；

——卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總頁數(shù)，特殊載體所含文件內(nèi)容以及在組卷和案卷提供使

用過程中需要說明的問題；

——檔號(hào)的填寫方法應(yīng)符合8.1.5的規(guī)定；

——“互見號(hào)”應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體的編號(hào)；

——“立卷人”應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名或簽章；

——“立卷日期”應(yīng)填寫完成立卷的日期；

——“檢查人”應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名或簽章；

——“檢查日期”應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的日期。

8.1.7.4案卷封面編制應(yīng)符合下列規(guī)定:

——案卷封面采用軟卷皮封面形式，宜采用120g以上牛皮紙制作，幅面可根據(jù)檔案厚度采用A4

幅面或A3幅面，案卷封面的式樣應(yīng)符合附錄C.4的規(guī)定；

——案卷封面內(nèi)容應(yīng)包含檔號(hào)、案卷題名、立卷單位、許可證編號(hào)、批準(zhǔn)日期、保管期限，各項(xiàng)

填寫規(guī)范應(yīng)符合附錄D.2。

8.1.7.5案卷裝具宜采用卷盒形式，并應(yīng)符合下列規(guī)定:

——卷盒的外表面尺寸應(yīng)為220mm×310mm（長×寬），厚度可為20mm、30mm、40mm、50

mm、60mm，卷盒式樣應(yīng)符合附錄C.5的規(guī)定；

——卷盒宜采用不低于680g無酸紙制作，應(yīng)按照DA/T24的規(guī)定；

——卷脊項(xiàng)目包括全宗號(hào)、分類號(hào)、年度、起止卷號(hào)、位置號(hào)。其中全宗號(hào)、分類號(hào)、位置號(hào)為

必填項(xiàng)，其余各項(xiàng)可根據(jù)實(shí)際需要填寫。

8.1.7.6裝盒方式應(yīng)便于檔案的保管和利用，根據(jù)其業(yè)務(wù)特點(diǎn)結(jié)合庫房空間選擇適當(dāng)?shù)难b盒方式，宜

采用一盒多卷的方式進(jìn)行裝盒。其中市場主體登記檔案可按申請(qǐng)主體集中歸集方式裝盒，其他許可檔案

可按年度、分類進(jìn)行歸集裝盒。

8.1.7.7特殊載體物品在不影響保存和后續(xù)利用的前提下應(yīng)粘貼特殊載體標(biāo)簽，特殊載體標(biāo)簽內(nèi)容包

括載體編號(hào)、立卷單位、內(nèi)容摘要、保管期限、密級(jí)與保密期限等，標(biāo)簽樣式應(yīng)符合附錄C.6，具體內(nèi)

容符合以下要求：

——載體編號(hào)，宜采用全宗號(hào)-載體類型代碼-年度-順序號(hào)結(jié)構(gòu)，如Z101-GP-2022-0001。特殊

載體類型可為光盤，代碼GP；硬盤，代碼YP；照片，代碼ZP；實(shí)物，代碼SW；磁帶，代碼

CD；

——立卷單位，填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位全稱；

——內(nèi)容摘要，填寫對(duì)載體內(nèi)檔案信息內(nèi)容的簡要說明，標(biāo)明載體內(nèi)存儲(chǔ)內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的檔號(hào)范

圍；

——保管期限，填寫載體內(nèi)檔案的保管期限；

——密級(jí)與保密期限，填寫載體內(nèi)檔案的密級(jí)與保密期限；

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——卷內(nèi)備考表中應(yīng)注明特殊載體編號(hào)及所含文件內(nèi)容等情況。

8.2電子文件整理

8.2.1基本要求

8.2.1.1市場監(jiān)管行政許可電子文件的整理宜包括組卷、分類、排序、命名、編號(hào)、編目等工作。

8.2.1.2整理活動(dòng)應(yīng)保持電子文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。

8.2.1.3電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔格式應(yīng)具備格式開放、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持長期保存

格式的轉(zhuǎn)換。無法轉(zhuǎn)換為通用格式，以專有格式歸檔的，其專用軟件技術(shù)文件等應(yīng)齊全完整。

8.2.1.4電子文件形成部門可基于電子文件管理系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件進(jìn)行整理。

8.2.2組卷

8.2.2.1電子文件組件、組卷與紙質(zhì)文件方法一致，應(yīng)符合8.1.2的規(guī)定。

8.2.2.2電子文件組卷時(shí)，目錄數(shù)據(jù)應(yīng)建立層級(jí)關(guān)系。

8.2.3分類

8.2.3.1電子文件分類應(yīng)與紙質(zhì)文件分類一致，應(yīng)符合8.1.3的規(guī)定。

8.2.3.2分類方案應(yīng)在電子文件管理系統(tǒng)內(nèi)配置，有條件的單位通過預(yù)設(shè)規(guī)則、自動(dòng)聚類技術(shù)進(jìn)行自

動(dòng)分類。

8.2.4排列與命名

8.2.4.1電子文件排列應(yīng)符合8.1.4的規(guī)定。

8.2.4.2命名規(guī)則應(yīng)能保持電子文件及其組件的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系與排列順序，能通過計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)

據(jù)建立電子文件與相應(yīng)元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，宜由電子文件管理系統(tǒng)按內(nèi)置命名規(guī)則自動(dòng)、有序地為電子文件

及其組件命名。

8.2.5編號(hào)

8.2.5.1排列好的電子文件應(yīng)編制檔號(hào)。市場主體登記檔號(hào)的格式宜為：全宗號(hào)-檔案門類代碼·市場

主體登記類代碼·主事項(xiàng)代碼·市場主體流水號(hào)-案卷號(hào)-件號(hào)·子件號(hào)；其他行政許可檔號(hào)結(jié)構(gòu)宜為：

全宗號(hào)-檔案門類代碼·行政許可類代碼·年度·主事項(xiàng)代碼-案卷號(hào)-件號(hào)·子件號(hào)。

8.2.5.2電子檔案案卷檔號(hào)編制宜符合8.1.5的規(guī)定。

8.2.6編目

8.2.6.1卷內(nèi)文件目錄應(yīng)設(shè)置順序號(hào)、檔號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)、密級(jí)、開放標(biāo)識(shí)、備

注等項(xiàng)目，填寫規(guī)范應(yīng)符合附錄D.1。

8.2.6.2案卷目錄應(yīng)設(shè)置序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、起始日期、終止日期、總頁數(shù)、保管期限、開放標(biāo)

識(shí)、立卷單位、申請(qǐng)主體名稱、主體資格證號(hào)、事項(xiàng)名稱、變更內(nèi)容、許可證編號(hào)、批準(zhǔn)日期、備注等

項(xiàng)目，填寫規(guī)范應(yīng)符合附錄D.2。

9文件歸檔

9.1歸檔要求

9.1.1紙質(zhì)歸檔材料應(yīng)為原件，歸檔的行政許可文件原則上一式一份。

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9.1.2來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的行政許可電子文件，可以以電子形式歸檔并向檔案部門移交，

除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，不再以紙質(zhì)形式歸檔和移交。

9.1.3組卷后的電子文件應(yīng)進(jìn)行封裝固化處理，形成歸檔信息包。信息包的封裝結(jié)構(gòu)應(yīng)按照DA/T48

的規(guī)定。

9.1.4電子文件歸檔前，應(yīng)對(duì)整理成果進(jìn)行四性檢測。檢測合格的電子文件，由電子文件管理系統(tǒng)或

檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)為歸檔狀態(tài)，并賦予歸檔標(biāo)識(shí)。

9.1.5電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)一并歸檔。電子文件可采取在線歸檔或離線歸檔的方式。經(jīng)信息技術(shù)手

段加密的電子文件應(yīng)在解密后再歸檔。

9.1.6電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔格式應(yīng)具備格式開放、可轉(zhuǎn)換、易于利用等性能，能夠支持長期保存格

式的轉(zhuǎn)換。無法轉(zhuǎn)換為通用格式，以專有格式歸檔的，其專用軟件技術(shù)文件等應(yīng)齊全完整。

9.1.7基于安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境或?qū)Ｓ秒x線存儲(chǔ)介質(zhì)采用在線歸檔或離線歸檔的，宜通過電子文件管理系

統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)客戶端或歸檔接口完成電子文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔。

9.1.8在線方式歸檔應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子文件管理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及本單

位實(shí)際，應(yīng)確定電子文件及其元數(shù)據(jù)歸檔接口并作出書面說明，歸檔接口宜采用以下三種：

——webservice歸檔接口；

——中間數(shù)據(jù)庫歸檔接口；

——?dú)w檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的規(guī)范存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。

9.1.9離線歸檔的電子文件其存儲(chǔ)載體應(yīng)具有較好的耐久性,在裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上應(yīng)注明檔號(hào)、

名稱、保管期限、密級(jí)、存入日期、套別等。存儲(chǔ)介質(zhì)為光盤的，歸檔標(biāo)簽參見DA/T38中的規(guī)定。

9.2歸檔時(shí)間

9.2.1市場主體登記行政許可文件宜在業(yè)務(wù)辦理完結(jié)后及時(shí)歸檔?？刹捎脤?shí)時(shí)歸檔和定期歸檔，但歸

檔時(shí)間最遲不應(yīng)超過辦理完畢后20個(gè)工作日。

9.2.2其他行政許可文件宜在業(yè)務(wù)辦理完結(jié)后及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間最遲不能超過辦理完畢后的第二年

6月底。

10歸檔移交

10.1文件交接應(yīng)由歸檔人填寫《電子文件歸檔登記表》《行政許可文件歸檔交接審查簽證》《行政許

可文件歸檔移交清單》，其格式宜分別符合格式應(yīng)按照附錄C.7～C.9的格式規(guī)定，一式二份，交接雙

方各留一份存檔。并由相關(guān)單位或部門的責(zé)任人對(duì)歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性、規(guī)范

性進(jìn)行檢查和簽署意見，合格后才能辦理歸檔移交。

10.2檔案人員在接收時(shí)，應(yīng)按檔案管理要求對(duì)歸檔的行政許可文件的完整性、系統(tǒng)性進(jìn)行核對(duì)與驗(yàn)收，

對(duì)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測，檢測通過后方可接收，對(duì)接收的電子檔

案賦予接收標(biāo)識(shí)，接收標(biāo)識(shí)中應(yīng)含有接收責(zé)任人、接收時(shí)間、歸檔信息包名稱等信息，并形成保存信息

包轉(zhuǎn)為入庫狀態(tài)。

11檔案保管與保護(hù)

11.1傳統(tǒng)載體檔案保管

11.1.1排架

11.1.1.1根據(jù)檔案歷史存量和增量合理規(guī)劃庫房存儲(chǔ)空間，應(yīng)避免頻繁倒架。

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11.1.1.2市場主體登記檔案宜按申請(qǐng)主體集中方式進(jìn)行排架。其他行政許可檔案宜按年度、分類依次

排架。

11.1.1.3上架前，應(yīng)再次確認(rèn)檔案事項(xiàng)、頁數(shù)和載體等內(nèi)容與移交清單保持一致。

11.1.1.4上架過程中，如發(fā)現(xiàn)缺卷、錯(cuò)卷等問題及時(shí)處理。

11.1.1.5光盤、硬盤、照片等載體上架保管除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，還應(yīng)按照GB/T11821和DA/T

78的要求。

11.1.2庫房定位

11.1.2.1應(yīng)以盒為單位進(jìn)行物理位置定位，定位號(hào)宜采用單位編號(hào)、庫房編號(hào)、柜排號(hào)、列號(hào)、格號(hào)

和格內(nèi)序號(hào)組成。

11.1.2.2位置號(hào)應(yīng)填寫在卷盒背脊處，便于查找。

11.2電子檔案保管

11.2.1電子檔案儲(chǔ)存

11.2.1.1應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)與備份規(guī)劃,規(guī)劃時(shí)限不低于檔案保管期限。電子檔案存儲(chǔ)與備份規(guī)劃

應(yīng)隨技術(shù)發(fā)展定期更新。

11.2.1.2應(yīng)為電子檔案安全存儲(chǔ)配置專用在線存儲(chǔ)設(shè)備或虛擬云存儲(chǔ)空間。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備(空間)

應(yīng)配置在具有必要安全措施的局域網(wǎng)或電子政務(wù)網(wǎng)。

11.2.1.3電子檔案應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)命名,按照檔號(hào)構(gòu)成項(xiàng)逐級(jí)建立文件夾進(jìn)行存儲(chǔ),并在元數(shù)據(jù)中自

動(dòng)記錄電子檔案在線存儲(chǔ)路徑。電子檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)轉(zhuǎn)化為XML等文件并與電子檔案統(tǒng)一存放。

11.2.1.4應(yīng)以獨(dú)立的方式存儲(chǔ)電子檔案,在不依賴特定管理系統(tǒng)的前提下實(shí)現(xiàn)歸檔電子文件的自包含、

自描述和自證明。

11.2.1.5應(yīng)建立電子檔案目錄,與電子檔案建立關(guān)聯(lián)和對(duì)應(yīng)關(guān)系。

11.2.1.6電子檔案應(yīng)實(shí)施在線和離線存儲(chǔ)。在線存儲(chǔ)按電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行要求實(shí)施。離線存儲(chǔ)應(yīng)

以卷(含元數(shù)據(jù))的保存信息包為存儲(chǔ)單元,其存儲(chǔ)載體應(yīng)經(jīng)過檢測,應(yīng)無病毒、無數(shù)據(jù)讀寫故障，具有較

好的耐久性，按優(yōu)先順序依次為一次性寫光盤、磁帶、硬磁盤等，其管理要求參見DA/T15、DA/T38、

DA/T74、DA/T75。

11.2.1.7離線存儲(chǔ)應(yīng)按照保管單位和存儲(chǔ)載體容量進(jìn)行信息組織。應(yīng)支持導(dǎo)入后形成交接憑據(jù),交接

憑據(jù)的要求參見DA/T93的內(nèi)容，不能用運(yùn)維備份的信息組織方式進(jìn)行離線存儲(chǔ)，更不能用系統(tǒng)備份文

件代替離線存儲(chǔ)文件。

11.2.1.8離線存儲(chǔ)的電子檔案至少應(yīng)制作三套；不同套別的存儲(chǔ)載體宜分開保存,有條件的單位應(yīng)將

一套置300km以上、不在同一流域的地點(diǎn)保存,或不同的建筑物內(nèi)保存。

11.2.1.9對(duì)離線存儲(chǔ)電子檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn),抽樣率不

低于10%,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施。

11.2.1.10對(duì)磁性載體上的電子檔案,應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

11.2.2電子檔案備份

11.2.2.1電子檔案備份應(yīng)結(jié)合本單位電子檔案管理和信息化建設(shè)實(shí)際,在確保電子檔案真實(shí)性、完整

性、可用性和安全性的基礎(chǔ)上,統(tǒng)籌制定電子檔案備份方案和策略,實(shí)施電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案

管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)等備份管理。有條件的還應(yīng)采取異質(zhì)異地備份。

11.2.2.2相關(guān)單位建設(shè)災(zāi)難備份中心時(shí),應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)難備份納

入規(guī)劃之中,進(jìn)行同步分析、設(shè)計(jì)和建設(shè)。電子檔案的災(zāi)難備份和災(zāi)難恢復(fù)應(yīng)按照GB/T20988的規(guī)定。

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11.2.2.3檔案管理部門對(duì)離線存儲(chǔ)介質(zhì)管理活動(dòng)應(yīng)進(jìn)行登記、檢測與管理,填寫《電子檔案離線存儲(chǔ)

介質(zhì)管理登記表》,其格式應(yīng)符合附錄C.10的規(guī)定。

11.2.3審計(jì)跟蹤

11.2.3.1應(yīng)建立審計(jì)跟蹤制度,對(duì)電子檔案管理流程操作行為、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)維操作行為實(shí)施

審計(jì)跟蹤。操作行為應(yīng)包括但不限于行為描述、行為步驟、行為對(duì)象、行為日期、行為人員等。

11.2.3.2應(yīng)自動(dòng)記錄審計(jì)跟蹤事件信息,并將有關(guān)審計(jì)信息按元數(shù)據(jù)方案要求同時(shí)作為電子檔案的元

數(shù)據(jù)加以管理。

11.2.3.3應(yīng)規(guī)范審計(jì)跟蹤日志管理,在電子檔案生命周期內(nèi)持續(xù)維護(hù)審計(jì)跟蹤日志。審計(jì)跟蹤日志和

重要操作日志可按日期、人員等條件進(jìn)行檢索查詢,保存時(shí)間不應(yīng)低于電子檔案保管期限,且應(yīng)納入備

份恢復(fù)范圍。

11.2.4電子檔案元數(shù)據(jù)維護(hù)

11.2.4.1應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)在電子檔案管理全過程中持續(xù)開展電子檔案元數(shù)據(jù)采集、備份、轉(zhuǎn)

換和遷移等管理活動(dòng)。電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)與電子文件一并維護(hù)。

11.2.4.2實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng)升級(jí)或更新、電子檔案格式轉(zhuǎn)換等管理活動(dòng)時(shí),應(yīng)自動(dòng)采集新增的電

子檔案結(jié)構(gòu)、背景及管理過程元數(shù)據(jù),包括信息系統(tǒng)描述、格式信息、音頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、視頻編碼標(biāo)準(zhǔn)、

技術(shù)參數(shù)等。

11.2.4.3應(yīng)按照GB/T26163.1的規(guī)定,持續(xù)并自動(dòng)采集電子檔案管理過程元數(shù)據(jù),應(yīng)記錄的電子檔案

管理過程包括登記、格式轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀、移交等元數(shù)據(jù)。

11.2.4.4應(yīng)通過備份、格式轉(zhuǎn)換、遷移等措施管理電子檔案元數(shù)據(jù),包括電子文件歸檔接收的以及歸

檔后形成的電子檔案元數(shù)據(jù)。

11.2.4.5不應(yīng)修改電子檔案結(jié)構(gòu)、背景及管理過程元數(shù)據(jù),對(duì)題名、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、人物、

保管期限、密級(jí)等元數(shù)據(jù)的修改應(yīng)符合管理規(guī)定,修改操作應(yīng)記錄于日志文件。

11.3庫房管理要求

11.3.1檔案保管應(yīng)做到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防水、防塵、防鼠、防蟲等，檔案室內(nèi)溫

度宜在14℃～24℃，相對(duì)濕度宜在45％～60％。還應(yīng)滿足：

——設(shè)有防盜、監(jiān)控設(shè)施設(shè)備；

——窗戶應(yīng)配掛遮光窗簾，防止陽光直射檔案；

——周圍應(yīng)滅絕火源跡象，庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，應(yīng)建立嚴(yán)密的防火制度并配備消防滅火器材；

——定期檢查并投放滅鼠藥，應(yīng)具備調(diào)溫、調(diào)濕設(shè)施設(shè)備；

——保持庫房清潔；

——檔案柜架應(yīng)放置防蟲藥品，以防檔案害蟲破壞檔案。

11.3.2檔案庫房安全管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)。建立應(yīng)急管理制度，應(yīng)按照DA/T84的規(guī)定。

11.3.3檔案庫房不得存放與檔案保管、保護(hù)無關(guān)的物品。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)監(jiān)測和記錄庫房溫濕度情

況，根據(jù)需要采取措施調(diào)節(jié)；定期檢查維護(hù)檔案庫房設(shè)施設(shè)備，確保正常運(yùn)轉(zhuǎn)；定期清掃除塵，保持庫

房清潔；定期采取措施，防治鼠蟲霉等。

11.3.4應(yīng)定期檢查檔案的保管狀況，并做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取有效措施。對(duì)破損或變質(zhì)的檔

案材料應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或采取其他技術(shù)處理手段，確保檔案的完整和安全。

11.3.5進(jìn)出檔案庫房應(yīng)當(dāng)進(jìn)行記錄，檔案庫房視頻監(jiān)控記錄應(yīng)至少保存六個(gè)月。

12利用與統(tǒng)計(jì)

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12.1檔案利用

12.1.1應(yīng)建立健全檔案利用制度，應(yīng)根據(jù)檔案涉及的國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私等內(nèi)容設(shè)定頁面

查詢權(quán)限，規(guī)定不同的利用權(quán)限、范圍和審批手續(xù)。檔案利用不得損害國家安全和利益，不得侵犯第三

方的合法權(quán)益。登記機(jī)關(guān)內(nèi)部審批文書，在辦理涉及登記機(jī)關(guān)的案件時(shí)方可查閱。電子檔案提供利用范

圍宜僅限于其內(nèi)容信息的開放利用，在利用時(shí)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。

12.1.2不同的申請(qǐng)人查詢檔案時(shí)，應(yīng)提供下列法律證明文件；

——公安機(jī)關(guān)、國家安全機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、審判機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)等國家機(jī)關(guān)

進(jìn)行查詢，應(yīng)當(dāng)出具本部門公函及查詢?nèi)藛T的有效證件；

——律師應(yīng)提供律師執(zhí)業(yè)證書、律師事務(wù)所開具的與承辦案件有關(guān)的證明文件、并填寫查詢

承諾書。

——市場主體應(yīng)提供加蓋公章并由法定代表人（負(fù)責(zé)人）簽字的查詢本市場主體相關(guān)檔案的

授權(quán)委托書與查詢?nèi)藛T的有效證件。

——其他主體因涉及案件查檔，需提供“與被查市場主體名稱相符的法院立案證明（或判決

書）”。

12.1.1檔案部門應(yīng)按照檔案開放要求和政府信息公開原則，定期開展檔案開放鑒定與解密劃控工作。

12.1.2利用檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行利用制度，履行檔案查閱、復(fù)制、借出審批和登記手續(xù)。通過網(wǎng)絡(luò)方式

提供利用時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制。

12.1.3市場監(jiān)管行政許可檔案一般不得對(duì)外借出，確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)

當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。利用者應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借閱的檔案，嚴(yán)禁篡改和損壞，確保檔案的

安全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。

12.1.4電子檔案可根據(jù)授權(quán)提供在線或離線利用,利用過程應(yīng)通過日志或其他方式形成記錄,記錄信

息包括利用人、利用時(shí)間、利用方式、利用電子檔案名稱、檔號(hào)、文件編號(hào)、文件名等。利用過程信息

應(yīng)作為電子檔案業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)的一部分進(jìn)行保存。

12.2檔案統(tǒng)計(jì)

12.2.1應(yīng)建立行政許可檔案統(tǒng)計(jì)制度，按照《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計(jì)調(diào)查制度》的要求,結(jié)合工作實(shí)際需

要對(duì)各門類和載體的電子檔案數(shù)量及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

12.2.2對(duì)所保管檔案情況、檔案年度出入庫情況、檔案設(shè)施設(shè)備情況、檔案利用情況、檔案移交進(jìn)館

情況、檔案鑒定銷毀情況、檔案信息化情況、檔案工作人員情況、檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)等情況建立完備

的臺(tái)賬。

12.2.3統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，支持以可視化方式顯示，便于統(tǒng)計(jì)分析。

13電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移

13.1應(yīng)制定、評(píng)估電子檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與遷移策略,確保轉(zhuǎn)換與遷移后電子檔案各組件、元數(shù)據(jù)、審計(jì)

日志、配置信息之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系,保持上述內(nèi)容的完整性、可用性。

13.2電子檔案保存格式不能滿足長期保存需要時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。電子檔案格式轉(zhuǎn)換時(shí),

應(yīng)自動(dòng)采集相關(guān)元數(shù)據(jù)。

13.3檔案部門應(yīng)每年對(duì)電子檔案的可讀性進(jìn)行評(píng)估,形成評(píng)估報(bào)告；如存在因系統(tǒng)軟硬件或其他技術(shù)

升級(jí)、更新導(dǎo)致電子檔案不可讀取的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移或轉(zhuǎn)換。電子檔案格式轉(zhuǎn)換或遷移時(shí)

應(yīng)填寫《電子檔案格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表》，其格式應(yīng)符合附錄C.11的規(guī)定。

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13.4電子檔案遷移前應(yīng)進(jìn)行遷移可行性評(píng)估,包括目標(biāo)載體、系統(tǒng)、格式的可持續(xù)性、安全性、經(jīng)濟(jì)

性等評(píng)估,并保證遷移過程中電子檔案真實(shí)、完整，過程可控，防止遷移過程中電子檔案信息丟失或被

非法篡改。

13.5在電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充、應(yīng)用軟件升級(jí)、存儲(chǔ)載體改變等情況發(fā)生時(shí),應(yīng)對(duì)電子

檔案管理系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)進(jìn)行相應(yīng)遷移和更新操作。電子檔案管理系統(tǒng)更換時(shí),應(yīng)實(shí)施電子檔案及其元數(shù)

據(jù)的遷移。

13.6服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、安全管理設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)根據(jù)遷移和更新需求及時(shí)調(diào)整、擴(kuò)容、

升級(jí)。

13.7在確信轉(zhuǎn)換或遷移活動(dòng)成功實(shí)施后，根據(jù)本單位實(shí)際對(duì)轉(zhuǎn)換或遷移前的電子檔案及其元數(shù)據(jù)進(jìn)

行銷毀或繼續(xù)留存的處置。

14檔案鑒定與處置

14.1應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定。

14.2鑒定工作應(yīng)在檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制下進(jìn)行，由辦公室負(fù)責(zé)人主持，檔案部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門有關(guān)

人員組成鑒定小組共同開展，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c。

14.3鑒定結(jié)束后，應(yīng)形成鑒定工作報(bào)告。對(duì)仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限并做出標(biāo)注；

對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，銷毀過渡期為2年，過渡期內(nèi)無利用記錄的可銷毀，有利用記錄的則重新鑒定

其保管期限，在《檔案鑒定清冊(cè)》，其格式應(yīng)符合附錄C.12的要求，備注欄中注明需要延長的保管期

限，同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中撤銷待銷毀的標(biāo)注。銷毀時(shí)至少兩人監(jiān)督,銷毀清單及記錄需打印成紙質(zhì)文

件歸檔保存。

14.4經(jīng)鑒定可銷毀的傳統(tǒng)載體檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:

a)應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀檔案的檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成時(shí)間、應(yīng)保管期限、

已保管時(shí)間和銷毀時(shí)間等內(nèi)容，按檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制報(bào)請(qǐng)審核批準(zhǔn)；

b)相關(guān)經(jīng)辦人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見；

c)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；

d)在檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。銷毀清冊(cè)應(yīng)當(dāng)永久保存。

14.5經(jīng)鑒定可以銷毀的電子檔案,應(yīng)按以下程序銷毀:

a)對(duì)已獲批銷毀的電子檔案、元數(shù)據(jù)及存儲(chǔ)設(shè)備,檔案管理人員宜在電子檔案管理系統(tǒng)中做“待

銷毀”標(biāo)識(shí);在以后2年內(nèi)無利用記錄則統(tǒng)一組織銷毀,有利用記錄的電子檔案延長保管期限

至下一個(gè)鑒定周期；

b)電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在管理過程元數(shù)據(jù)、日志中自動(dòng)記錄鑒定、銷毀活動(dòng),并將被銷毀電子檔

案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫；

c)檔案管理人員應(yīng)從在線存儲(chǔ)設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除應(yīng)銷毀的電子檔案,并以電子

形式保存銷毀清單及記錄；

d)檔案管理人員應(yīng)對(duì)需銷毀電子檔案的離線存儲(chǔ)介質(zhì)實(shí)施破壞性銷毀；

e)銷毀電子檔案時(shí)應(yīng)填寫《電子檔案銷毀登記表》，其格式應(yīng)符合附錄C.13的規(guī)定,并歸檔保

存。

14.6涉密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

15傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

15

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15.1傳統(tǒng)載體檔案宜全部進(jìn)行數(shù)字化。暫不具備全部數(shù)字化條件的,應(yīng)根據(jù)檔案重要程度、利用頻率

等確定數(shù)字化范圍，應(yīng)以“卷”為單位進(jìn)行數(shù)字化。

15.2紙質(zhì)載體檔案數(shù)字化應(yīng)按照DA/T31的要求，光盤、硬盤等計(jì)算機(jī)可讀載體應(yīng)利用計(jì)算機(jī)讀取文

件內(nèi)容。照片、實(shí)物、錄音帶等計(jì)算機(jī)不可讀載體應(yīng)利用掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、錄音錄像采集設(shè)備等進(jìn)

行數(shù)字化采集，照片數(shù)字化應(yīng)按照DA/T31的規(guī)定執(zhí)行，實(shí)物數(shù)字化應(yīng)按照DA/T89的規(guī)定，錄音帶、

錄像帶文件數(shù)字化應(yīng)按照DA/T62的規(guī)定。

15.3同一案卷中線上辦理產(chǎn)生的電子文件與線下辦理產(chǎn)生的傳統(tǒng)載體文件數(shù)字化副本進(jìn)行合并，一

同掛接、存儲(chǔ)。

15.4統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本應(yīng)實(shí)施在線和離線存儲(chǔ)。在線存儲(chǔ)按電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行要求實(shí)施。離

線存儲(chǔ)應(yīng)以卷（含元數(shù)據(jù)）的保存信息包為存儲(chǔ)單元，其存儲(chǔ)載體應(yīng)經(jīng)過檢測，應(yīng)無病毒、無數(shù)據(jù)讀寫

故障，具有較好的耐久性。光盤作為離線儲(chǔ)存載體的管理參見DA/T38、DA/T74的規(guī)定，磁帶作為離

線儲(chǔ)存載體的管理參見DA/T15的規(guī)定，硬磁盤作為離線儲(chǔ)存載體的管理參見DA/T15、DA/T75的規(guī)

定。

16信息化建設(shè)

16.1應(yīng)遵循規(guī)范性、安全性、效益性原則，開展檔案信息化工作。宜建立市場監(jiān)管行政許可檔案信息

資源共享平臺(tái)，推動(dòng)市場監(jiān)管行政許可系統(tǒng)數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子

檔案規(guī)范管理，促進(jìn)檔案信息資源共享規(guī)模、質(zhì)量和服務(wù)水平同步提升。

16.2行政許可電子檔案應(yīng)真實(shí)、完整、可用、安全,符合來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的原則。

16.3行政許可單位應(yīng)組織建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)行政許可電子文件形成、收集、

整理、歸檔和電子檔案接收、保管與維護(hù)、利用與統(tǒng)計(jì)、處置的全過程管理。

16.4業(yè)務(wù)系統(tǒng)或電子文件管理系統(tǒng)宜具有電子文件整理歸檔功能,執(zhí)行規(guī)范的工作程序,采取可靠的

安全防護(hù)技術(shù)和措施,確保電子文件及時(shí)、規(guī)范、安全歸檔。

16.5應(yīng)按照全程管理、前端控制、集中統(tǒng)一的原則,建立、完善電子文件和電子檔案管理制度。

16.6應(yīng)配備滿足工作需要、符合安全保管要求的設(shè)施設(shè)備,保障業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的正常

運(yùn)行及信息安全。

16.7電子文件在歸檔、移交及長期保管等環(huán)節(jié)應(yīng)進(jìn)行檢測。電子文件和電子檔案檢測參見DA/T70的

規(guī)定。

16.8形成(或接收)或簽署了具有法律效力的電子印章或電子簽名應(yīng)按照DA/T92的規(guī)定,并按照本文

件管理的行政許可電子文件,可僅以電子形式歸檔保存。

16.9檔案管理系統(tǒng)宜實(shí)現(xiàn)以市場主體為單位歸集各許可檔案案卷，并能進(jìn)行查詢檢索。

16.10涉密檔案信息化管理按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。

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附錄A

（規(guī)范性）

行政許可檔案分類、行政許可文件歸檔范圍及檔案保管期限表

A.1行政許可檔案分類、行政許可文件歸檔范圍及檔案保管期限表

行政許可檔案分類、行政許可文件歸檔范圍及檔案保管期限需要滿足表A.1所示的內(nèi)容，許可事項(xiàng)

文件在特殊情況下需要保留其他材料（表A.1所列之外）的應(yīng)一起歸檔保管。

表A.1行政許可檔案分類、行政許可文件歸檔范圍及檔案保管期限表

主事項(xiàng)文件保管

主事項(xiàng)名稱事項(xiàng)名稱歸檔范圍備注

代碼序號(hào)期限

1公司登記（備案）申請(qǐng)書必要

2公司章程必要

3股東、發(fā)起人的主體資格文件或自然人身份證

必要

明

4法定代表人、董事、監(jiān)事和高級(jí)管理人員的任