公司采購(gòu)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，提高采購(gòu)效率，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門的物資采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。3.公開、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開透明，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有平等參與競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)，公正地對(duì)待每一個(gè)供應(yīng)商。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購(gòu)人員和供應(yīng)商應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的義務(wù)和責(zé)任。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購(gòu)決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購(gòu)決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購(gòu)項(xiàng)目，制定采購(gòu)戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行情況。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)具體的采購(gòu)業(yè)務(wù)操作。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司需求，制定采購(gòu)計(jì)劃，選擇供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，組織采購(gòu)驗(yàn)收等工作。采購(gòu)部門的主要職責(zé)包括：1.市場(chǎng)調(diào)研：收集市場(chǎng)信息，了解供應(yīng)商情況，分析采購(gòu)需求和市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)。2.采購(gòu)計(jì)劃編制：根據(jù)公司年度預(yù)算、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等，編制采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、時(shí)間等要求。3.供應(yīng)商選擇與管理：建立供應(yīng)商評(píng)估體系，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選、評(píng)估和管理，確保供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)和產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。4.采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行：與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。5.采購(gòu)驗(yàn)收：組織相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合合同要求。6.采購(gòu)文檔管理：負(fù)責(zé)采購(gòu)過(guò)程中各類文檔的整理、歸檔和保管，包括采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（三）需求部門職責(zé)1.提出采購(gòu)需求：根據(jù)本部門的工作需要，準(zhǔn)確、及時(shí)地向采購(gòu)部門提出采購(gòu)需求，包括物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間等。2.參與采購(gòu)過(guò)程：協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同談判等工作，提供必要的技術(shù)支持和商務(wù)意見。3.驗(yàn)收采購(gòu)物資：參與采購(gòu)物資的驗(yàn)收工作，對(duì)物資的質(zhì)量、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估，確保符合本部門的使用要求。（四）其他部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。2.審計(jì)部門：對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況等。3.法務(wù)部門：為采購(gòu)活動(dòng)提供法律咨詢和支持，審核采購(gòu)合同的合法性，處理采購(gòu)糾紛等法律事務(wù)。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購(gòu)部門。2.對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或涉及重要項(xiàng)目的采購(gòu)申請(qǐng)，需求部門應(yīng)提供詳細(xì)的項(xiàng)目背景、技術(shù)方案、預(yù)算等資料，以便采購(gòu)部門進(jìn)行評(píng)估和決策。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購(gòu)需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購(gòu)金額的大小和重要性，按照公司的審批權(quán)限規(guī)定，將采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤幌鄳?yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查采購(gòu)申請(qǐng)，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的必要性、預(yù)算合理性、供應(yīng)商選擇等方面進(jìn)行評(píng)估，并簽署審批意見。（三）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合公司庫(kù)存情況、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)備案，如有必要，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。（四）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，收集其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)文件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格。3.建立供應(yīng)商評(píng)估體系，從供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、樣品測(cè)試、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)等方式進(jìn)行。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并將供應(yīng)商名單報(bào)采購(gòu)決策委員會(huì)審批。（五）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，就采購(gòu)物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)符合《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰。3.采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交采購(gòu)決策委員會(huì)審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。（六）采購(gòu)執(zhí)行與跟蹤1.采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同的要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的具體要求和交貨時(shí)間。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解物資的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，確保采購(gòu)物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。3.在采購(gòu)物資交付前，采購(gòu)部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。（七）采購(gòu)驗(yàn)收1.采購(gòu)物資到貨后，采購(gòu)部門組織需求部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行逐一核對(duì)。2.對(duì)于重要物資或技術(shù)復(fù)雜的物資，可邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)簽署《采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。3.如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或數(shù)量短缺等情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。（八）采購(gòu)付款1.采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)資料，如采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等，提交給財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司的財(cái)務(wù)制度和采購(gòu)合同的約定，對(duì)采購(gòu)資料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后辦理付款。付款方式應(yīng)根據(jù)公司的資金狀況和與供應(yīng)商的協(xié)商結(jié)果確定，可采用支票、匯票、電匯、信用證等方式。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行支付，并跟蹤預(yù)付款的使用情況，確保資金安全。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問(wèn)題、價(jià)格波動(dòng)、法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核。與重要供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)管理：在采購(gòu)合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對(duì)重要物資進(jìn)行抽檢或委托第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量符合要求。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理：關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。通過(guò)與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判、招標(biāo)等方式，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的物資，可采用套期保值等方式進(jìn)行價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)管理。4.法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理：加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識(shí)。在采購(gòu)合同簽訂和執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如供應(yīng)商逾期交貨率、采購(gòu)物資不合格率、采購(gòu)成本超支率等。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)超過(guò)預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。五、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)1.采購(gòu)成本：包括采購(gòu)物資的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購(gòu)成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.采購(gòu)質(zhì)量：通過(guò)采購(gòu)物資的驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)，評(píng)估采購(gòu)物資的質(zhì)量是否符合要求。3.采購(gòu)效率：包括采購(gòu)周期、訂單處理時(shí)間、交貨準(zhǔn)時(shí)率等指標(biāo)，評(píng)估采購(gòu)部門的工作效率。4.供應(yīng)商管理：通過(guò)供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等指標(biāo)，評(píng)估采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的管理水平。（二）評(píng)估方法1.定期評(píng)估：采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，一般每季度或每半年進(jìn)行一次。評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，提交給采購(gòu)決策委員會(huì)和相關(guān)部門。2.綜合評(píng)估：采用定量與定性相結(jié)合的方法，對(duì)采購(gòu)績(jī)效進(jìn)行綜合評(píng)估。定量指標(biāo)可通過(guò)數(shù)據(jù)分析得出，定性指標(biāo)可通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)訪談等方式進(jìn)行評(píng)價(jià)。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購(gòu)部門和采購(gòu)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于采購(gòu)績(jī)效優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于采購(gòu)績(jī)效不佳的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并要求其制定改進(jìn)措施，限期整改。2.將采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果作為采購(gòu)部門和采購(gòu)人員績(jī)效考核的重要依據(jù)，與薪酬、晉升等掛鉤，激勵(lì)采購(gòu)人員不斷提高工作績(jī)效。3.通過(guò)對(duì)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估結(jié)果的分析，總結(jié)采購(gòu)工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題和不足，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)