婚慶公司新人合同審核記錄辦法

一、總則1.適用范圍本辦法適用于婚慶公司全體參與合同審核工作的員工以及與公司簽訂婚慶服務(wù)合同的客戶。旨在確保公司與新人所簽訂合同的準確性、合法性和完整性，保障雙方的合法權(quán)益。2.目的通過建立規(guī)范的新人合同審核記錄辦法，加強合同管理，提高合同質(zhì)量，降低經(jīng)營風(fēng)險，提升公司的服務(wù)水平和經(jīng)濟效益，同時維護公司良好的社會形象，踐行公司“用愛打造每一場浪漫婚禮”的企業(yè)文化和經(jīng)營理念。二、合同審核人員職責(zé)1.業(yè)務(wù)人員職責(zé)業(yè)務(wù)人員作為合同的初步接觸者和信息收集者，負責(zé)準確、全面地收集新人的需求信息，包括婚禮日期、地點、服務(wù)項目、預(yù)算等，并詳細記錄在合同初稿中。在提交合同審核前，需對合同內(nèi)容進行初步自查，確保信息的真實性和完整性。向?qū)徍巳藛T詳細介紹新人的特殊要求和關(guān)注點，協(xié)助審核人員更好地理解合同背景。2.策劃人員職責(zé)策劃人員要從專業(yè)角度審核合同中服務(wù)項目的可行性和合理性，根據(jù)新人需求設(shè)計詳細的婚禮策劃方案，并確保方案與合同條款緊密結(jié)合。審核合同中關(guān)于婚禮創(chuàng)意、流程安排等方面的內(nèi)容，保證符合新人期望且具有可操作性。對合同中涉及的特殊道具、場地布置等要求進行評估，提出專業(yè)意見，避免后期出現(xiàn)執(zhí)行困難的情況。3.財務(wù)人員職責(zé)財務(wù)人員重點審核合同中的財務(wù)條款，包括服務(wù)費用、付款方式、付款時間、優(yōu)惠政策等。確保合同中的收費項目明確、合理，符合公司的定價策略和財務(wù)制度。對合同中的付款風(fēng)險進行評估，提出風(fēng)險防范建議，如設(shè)置預(yù)付款比例、逾期付款的違約責(zé)任等，保障公司的經(jīng)濟效益。4.法務(wù)人員職責(zé)法務(wù)人員負責(zé)審查合同的合法性，確保合同條款符合法律法規(guī)的要求，避免出現(xiàn)違法違規(guī)內(nèi)容。審核合同中的權(quán)利義務(wù)條款，確保公司和新人的權(quán)益得到公平保護，合同條款不存在重大法律風(fēng)險。對合同中的違約責(zé)任、爭議解決方式等重要條款進行審查，提出修改意見，以保障公司在法律層面的安全。三、合同審核流程1.合同初稿提交業(yè)務(wù)人員在與新人初步溝通并確定大致服務(wù)內(nèi)容后，起草合同初稿。合同初稿應(yīng)包含新人基本信息、服務(wù)項目、服務(wù)費用、付款方式、婚禮日期、地點等核心內(nèi)容。業(yè)務(wù)人員將合同初稿提交給部門主管進行初步審核，確保合同內(nèi)容完整、表述準確。部門主管審核通過后，將合同初稿連同新人需求說明等相關(guān)資料一并提交至專門的合同審核小組。2.小組集中審核合同審核小組由業(yè)務(wù)、策劃、財務(wù)、法務(wù)等相關(guān)人員組成。審核小組在收到合同初稿后，安排專門時間進行集中審核。各成員按照各自職責(zé)對合同進行詳細審查，在審核過程中做好記錄，提出具體的修改意見和建議。審核小組內(nèi)部進行充分溝通和討論，對合同中的關(guān)鍵問題達成共識，形成審核意見。對于存在較大爭議的條款，組織相關(guān)人員進行進一步的研討和協(xié)商。3.反饋與修改審核小組將審核意見反饋給業(yè)務(wù)人員，業(yè)務(wù)人員負責(zé)與新人進行溝通，說明審核意見和修改建議。根據(jù)新人的反饋和意見，業(yè)務(wù)人員對合同進行修改完善。修改后的合同再次提交給審核小組進行二次審核，確保修改后的合同符合要求，不存在遺留問題。4.終審與簽署經(jīng)過二次審核通過的合同，提交給公司總經(jīng)理進行終審。總經(jīng)理從公司整體經(jīng)營和戰(zhàn)略角度對合同進行審查，確保合同符合公司的利益和發(fā)展方向。總經(jīng)理終審?fù)ㄟ^后，合同由業(yè)務(wù)人員安排與新人簽署。簽署后的合同一式多份，公司和新人各留存相應(yīng)份數(shù)，同時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，作為后續(xù)服務(wù)執(zhí)行的依據(jù)。四、合同審核記錄內(nèi)容1.基本信息記錄記錄合同的編號、簽訂日期、新人姓名、聯(lián)系方式、婚禮日期、地點等基本信息，確保合同信息的可追溯性。詳細記錄合同的服務(wù)項目、服務(wù)費用、付款方式等核心條款，便于后續(xù)查詢和核對。2.審核意見記錄記錄各審核人員對合同的具體審核意見，包括對條款內(nèi)容的修改建議、風(fēng)險提示等。明確審核人員提出意見的時間、原因和依據(jù)，為后續(xù)的決策和糾紛處理提供參考。對審核過程中存在的爭議問題進行詳細記錄，包括爭議焦點、各方觀點以及最終的解決方案。3.修改記錄記錄合同修改的過程和內(nèi)容，包括修改的原因、修改的具體條款以及修改的時間。對每次修改后的合同版本進行留存，以便對比和查看合同的演變過程。4.溝通記錄記錄業(yè)務(wù)人員與新人溝通審核意見和修改建議的過程，包括溝通的方式（如電話、郵件、面談等）、溝通的時間、新人的反饋意見等。對業(yè)務(wù)人員與其他部門審核人員之間的溝通情況進行記錄，確保信息傳遞的準確性和及時性。五、審核記錄的管理與存儲1.記錄管理指定專人負責(zé)合同審核記錄的管理工作，確保記錄的完整性和準確性。對審核記錄進行定期整理和歸檔，按照合同編號或時間順序進行分類存放，便于查詢和檢索。建立審核記錄的查閱制度，明確查閱權(quán)限和流程，確保記錄的保密性和安全性。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得隨意查閱和修改審核記錄。2.存儲方式采用紙質(zhì)和電子兩種方式存儲審核記錄。紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的文件柜中，做好防潮、防火、防蟲等措施。電子記錄應(yīng)存儲在公司的服務(wù)器或?qū)ｉT的存儲設(shè)備中，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要確保電子記錄的安全性，設(shè)置訪問密碼和權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改和泄露。六、與績效考核掛鉤1.考核指標設(shè)定將合同審核工作的質(zhì)量和效率納入員工績效考核體系。設(shè)定考核指標，如合同審核的準確性、及時性、風(fēng)險識別能力等。對業(yè)務(wù)人員的考核指標包括合同信息收集的完整性、與新人溝通的效果、合同修改的及時性等。對策劃、財務(wù)、法務(wù)等審核人員的考核指標包括審核意見的專業(yè)性、合理性、對合同風(fēng)險的把控能力等。2.考核方式定期對員工的合同審核工作進行考核，考核周期可以為月度、季度或年度。通過查看審核記錄、客戶反饋、內(nèi)部評估等方式對員工的工作表現(xiàn)進行綜合評價。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵，如獎金、晉升機會、榮譽證書等；對表現(xiàn)不佳的員工進行培訓(xùn)、警告或相應(yīng)的績效扣分處理，以激勵員工提高合同審核工作的質(zhì)量和效率。七、安全生產(chǎn)相關(guān)要求在合同審核中的體現(xiàn)1.場地安全條款審核在合同審核中，重點審查關(guān)于婚禮場地的安全條款。確保合同中明確規(guī)定場地提供方的安全責(zé)任，包括場地設(shè)施的安全性、消防設(shè)施的配備和維護等。要求合同中約定場地布置過程中的安全措施，如搭建舞臺、燈光設(shè)備等的安全規(guī)范，以保障婚禮現(xiàn)場人員的生命安全。審核合同中關(guān)于應(yīng)對突發(fā)安全事件的預(yù)案條款，確保在遇到火災(zāi)、地震等緊急情況時，有明確的應(yīng)對措施和責(zé)任分工。2.設(shè)備安全條款審核對合同中涉及的各類設(shè)備，如音響、燈光、攝影攝像設(shè)備等，審核其安全條款。確保合同中規(guī)定設(shè)備的質(zhì)量標準和安全檢測要求，以及設(shè)備出現(xiàn)故障時的維修和更換責(zé)任。審查合同中關(guān)于設(shè)備操作人員的資質(zhì)和安全培訓(xùn)要求，確保設(shè)備的安全使用。八、人文關(guān)懷在合同審核中的體現(xiàn)1.新人特殊需求關(guān)注在合同審核過程中，要求審核人員關(guān)注新人的特殊需求和情感訴求。對于新人提出的個性化、特殊化要求，在不違反法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，盡量在合同中予以明確和保障。審核人員要以新人的角度出發(fā)，對合同條款進行審查，確保合同內(nèi)容能夠為新人提供溫馨、舒適的婚禮體驗，體現(xiàn)公司“用愛服務(wù)”的人文關(guān)懷理念。2.溝通方式與態(tài)度業(yè)務(wù)人員在與新人溝通審核意見和修改建議時，要注意溝通方式和態(tài)度。采用溫和、耐心、專業(yè)的方式與新人交流，充分尊重新人的意愿和想法。及時解答新人的疑問，