秘書崗位職責(zé)說明書及日常工作指南一、引言秘書崗位是企業(yè)運營中的“樞紐型角色”，承擔(dān)著連接決策層與執(zhí)行層、協(xié)調(diào)內(nèi)部資源與外部關(guān)系的關(guān)鍵職責(zé)。其工作質(zhì)量直接影響團(tuán)隊效率、信息傳遞準(zhǔn)確性及決策落地效果。本指南旨在明確秘書崗位的核心職責(zé)、規(guī)范日常工作流程，為秘書人員提供可操作的工作指引，助力其提升專業(yè)能力與服務(wù)水平。二、崗位基本信息**崗位名稱**秘書**直屬上級**部門負(fù)責(zé)人/總經(jīng)理**所屬部門**行政部/總經(jīng)理辦公室**崗位級別**基層/中級職員**工作地點**公司總部**編制類型**全職三、核心崗位職責(zé)秘書的工作以“服務(wù)決策、協(xié)調(diào)資源、保障執(zhí)行”為核心，具體職責(zé)如下：（一）文件管理：規(guī)范流轉(zhuǎn)，確保信息閉環(huán)1.收文處理：對收到的公文、函件、傳真等進(jìn)行登記（包括編號、來源、日期、內(nèi)容摘要、密級），并根據(jù)文件性質(zhì)及權(quán)限呈送上級或相關(guān)部門審批；跟蹤文件傳閱進(jìn)度，確保在規(guī)定時間內(nèi)反饋處理意見；對已辦結(jié)的文件進(jìn)行分類歸檔（按部門、項目、時間等維度），編制文件目錄，便于快速查閱；嚴(yán)格遵守《公司檔案管理辦法》，對涉密文件進(jìn)行加密存儲，嚴(yán)禁泄露。2.發(fā)文管理：根據(jù)上級指示或部門需求，起草一般性公文（如通知、函件、簡報），確保格式符合《公文處理辦法》（如字體、字號、頁碼、附件標(biāo)注等）；對擬發(fā)文進(jìn)行校對（核對內(nèi)容準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、用詞嚴(yán)謹(jǐn)性），經(jīng)上級審核簽字后，按規(guī)定流程印發(fā)（電子件/紙質(zhì)件）；留存發(fā)文底稿及發(fā)放記錄，便于追溯。（二）會議管理：全流程保障會議效率1.籌備階段：根據(jù)上級要求，確定會議主題、時間、地點、參會人員（內(nèi)部/外部）及會議議程；準(zhǔn)備會議資料（包括議程表、匯報材料、簽到表、席卡、會議紀(jì)要模板），確保資料完整、準(zhǔn)確；發(fā)送會議通知（通過郵件/辦公系統(tǒng)/短信），明確會議時間、地點、議程及需提前準(zhǔn)備的材料（如匯報PPT、數(shù)據(jù)報表）；協(xié)調(diào)行政部門布置會場（桌椅擺放、投影儀/麥克風(fēng)/音響調(diào)試、茶水/紙筆準(zhǔn)備），提前檢查設(shè)備運行狀態(tài)（備用設(shè)備：如筆記本電腦、移動麥克風(fēng)）。2.執(zhí)行階段：提前15分鐘到達(dá)會場，組織簽到（使用電子簽到或紙質(zhì)簽到表），發(fā)放會議資料；記錄會議紀(jì)要（重點涵蓋：決議事項、行動項、責(zé)任人、完成時間、爭議問題及后續(xù)跟進(jìn)要求），確保內(nèi)容客觀、準(zhǔn)確，不遺漏關(guān)鍵信息；監(jiān)控會議進(jìn)度，適時提醒發(fā)言人員控制時間，避免會議超時；處理會議中的突發(fā)情況（如設(shè)備故障、人員遲到），及時協(xié)調(diào)解決（如聯(lián)系IT部門修復(fù)設(shè)備、調(diào)整議程順序）。3.跟進(jìn)階段：會議結(jié)束后24小時內(nèi)，整理會議紀(jì)要（按“決議事項+行動項+責(zé)任人+時間節(jié)點”格式），經(jīng)上級審核后發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門；每周跟蹤行動項落實情況，通過表格記錄進(jìn)度（如“已完成/進(jìn)行中/未啟動”），及時向上級匯報延誤事項及原因；歸檔會議資料（紀(jì)要、簽到表、匯報材料），便于后續(xù)查閱。（三）日程管理：精準(zhǔn)統(tǒng)籌，避免遺漏1.行程規(guī)劃：提前與上級確認(rèn)每日/每周/每月行程（包括會議、接待、出差、調(diào)研等），將重要事項錄入日程管理工具（如Outlook、釘釘日歷），標(biāo)注優(yōu)先級（紅色標(biāo)注緊急事項）；對行程中的沖突（如同一時間有兩個會議），及時與相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)，調(diào)整時間并告知上級；出差行程需提前準(zhǔn)備：預(yù)訂機(jī)票/酒店（確認(rèn)上級偏好：如座位靠窗、酒店位置）、安排接送機(jī)、準(zhǔn)備差旅資料（如行程表、會議材料、身份證復(fù)印件）。2.提醒與反饋：對重要行程設(shè)置雙重提醒（如提前30分鐘發(fā)送短信/釘釘消息，提前15分鐘口頭提醒）；行程變動時（如航班延誤、會議取消），及時告知上級及相關(guān)方，調(diào)整后續(xù)安排；每日下班前向上級匯報次日行程，確認(rèn)無遺漏。（四）溝通協(xié)調(diào)：搭建高效信息橋梁1.內(nèi)部溝通：傳達(dá)上級指示至各部門，確保信息準(zhǔn)確、及時；協(xié)調(diào)部門間需求（如申請辦公物資、安排跨部門會議），解決溝通障礙；收集各部門反饋的問題（如流程瓶頸、資源需求），整理后向上級匯報。2.外部溝通：接待來訪客人（如客戶、合作伙伴），引導(dǎo)至?xí)h室，提供茶水，聯(lián)系相關(guān)負(fù)責(zé)人接待；處理外部函件、電話（如咨詢、投訴），記錄關(guān)鍵信息，轉(zhuǎn)至相關(guān)部門處理；代表公司參加外部會議或活動，做好信息傳遞與反饋。（五）信息管理：精準(zhǔn)篩選，支持決策1.信息收集：關(guān)注行業(yè)動態(tài)（如政策變化、競爭對手動向）、公司內(nèi)部信息（如部門業(yè)績、項目進(jìn)展），通過官網(wǎng)、行業(yè)報告、內(nèi)部系統(tǒng)等渠道收集；對收集的信息進(jìn)行篩選（去重、核實真實性），保留與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的內(nèi)容。2.信息呈現(xiàn)：每周/每月整理信息簡報（如《行業(yè)動態(tài)摘要》《內(nèi)部工作簡報》），采用圖表、列表等形式，突出重點（如關(guān)鍵數(shù)據(jù)、重要事件）；向上級匯報信息時，做到簡潔明了，重點突出（如“本周行業(yè)內(nèi)3家企業(yè)推出新產(chǎn)品，其中A公司的產(chǎn)品與我司業(yè)務(wù)重疊度較高”）。（六）應(yīng)急處理：快速響應(yīng)，降低風(fēng)險1.突發(fā)情況應(yīng)對：上級臨時交辦緊急任務(wù)（如起草重要文件、安排緊急會議），需調(diào)整現(xiàn)有工作優(yōu)先級，優(yōu)先完成；遇到突發(fā)問題（如辦公設(shè)備故障、文件丟失），及時聯(lián)系相關(guān)部門（如IT、行政）解決，同時向上級匯報進(jìn)展；處理客戶投訴或媒體詢問時，遵循“先安撫情緒、再了解情況、最后轉(zhuǎn)至相關(guān)部門”的原則，避免矛盾升級。2.危機(jī)事件處理：若發(fā)生重大危機(jī)（如輿情事件、安全事故），需立即向上級匯報，協(xié)助啟動應(yīng)急預(yù)案；做好信息傳遞（如向各部門傳達(dá)危機(jī)應(yīng)對要求）、資料準(zhǔn)備（如危機(jī)事件報告）等工作。（七）后勤支持：保障日常運營順暢1.辦公物資管理：定期檢查辦公物資庫存（如紙張、筆、文件夾、打印機(jī)耗材），提前申請采購（避免斷貨）；發(fā)放辦公物資，記錄領(lǐng)取情況（如部門、領(lǐng)取人、數(shù)量）。2.環(huán)境維護(hù)：保持辦公室整潔（如整理桌面、打掃會議室、更換茶水）；協(xié)調(diào)行政部門維修辦公設(shè)備（如打印機(jī)、空調(diào)），確保正常使用。四、任職要求秘書崗位需具備“細(xì)心、耐心、責(zé)任心”三大核心素質(zhì)，具體要求如下：（一）學(xué)歷與專業(yè)大專及以上學(xué)歷，文秘、行政管理、漢語言文學(xué)等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先；具備秘書資格證（如初級/中級秘書證）者優(yōu)先。（二）工作經(jīng)驗1年以上秘書、行政管理或相關(guān)工作經(jīng)驗；有大型企業(yè)或機(jī)關(guān)單位秘書工作經(jīng)驗者優(yōu)先。（三）技能要求1.辦公軟件：熟練使用Office套件（Word、Excel、PowerPoint），掌握郵件管理（如Outlook）、日程管理（如釘釘）工具；2.公文寫作：熟悉公文格式（如通知、報告、紀(jì)要），具備較強(qiáng)的文字組織能力；3.溝通能力：具備良好的口頭與書面溝通能力，能準(zhǔn)確傳達(dá)信息，協(xié)調(diào)各方需求；4.應(yīng)急處理：能快速應(yīng)對突發(fā)情況，具備一定的問題解決能力。（四）素質(zhì)要求1.保密意識：嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不泄露上級行程、公司機(jī)密信息；2.責(zé)任心：認(rèn)真完成每一項工作，確保無遺漏、無錯誤；3.細(xì)心：關(guān)注細(xì)節(jié)（如文件格式、日程時間、會議資料），避免因小失大；4.抗壓能力：能適應(yīng)快節(jié)奏工作，處理多任務(wù)時保持冷靜；5.主動意識：提前預(yù)判上級需求（如會議資料準(zhǔn)備、行程提醒），主動提供支持。五、日常工作指南（一）日常事務(wù)處理技巧文件管理小技巧：用文件夾分類整理文件（如“待處理”“已辦結(jié)”“涉密”），標(biāo)注清晰；用Excel表格記錄文件流轉(zhuǎn)情況（如收文日期、呈批人、處理結(jié)果、歸檔日期），便于跟蹤；定期清理過期文件（如超過3年的非重要文件），釋放存儲空間。日程管理小技巧：使用釘釘日歷同步上級行程，設(shè)置“僅自己可見”權(quán)限，確保隱私；出差前制作“行程清單”（如機(jī)票、酒店、會議材料、身份證），避免遺漏；對重復(fù)行程（如每周例會），設(shè)置“重復(fù)提醒”，減少手動操作。（二）會議管理注意事項會議通知需明確“參會人員”（避免無關(guān)人員參加）、“會議議程”（讓參會人員提前準(zhǔn)備）、“截止報名時間”（便于統(tǒng)計人數(shù)）；會議紀(jì)要需“簡明扼要”（避免冗長）、“重點突出”（只記錄決議和行動項）、“格式統(tǒng)一”（如使用公司模板）；會議結(jié)束后，需“及時跟進(jìn)”（如24小時內(nèi)發(fā)送紀(jì)要，每周跟蹤行動項），確保決議落地。（三）溝通協(xié)調(diào)技巧與上級溝通時，需“簡潔明了”（重點突出，避免啰嗦）、“主動匯報”（如“本周完成了3項任務(wù)，分別是……”）；與同事溝通時，需“禮貌客氣”（如“麻煩您幫忙處理一下這份文件，謝謝”）、“換位思考”（理解對方的工作壓力，避免催促）；與外部人員溝通時，需“專業(yè)得體”（如使用禮貌用語，代表公司形象）。（四）應(yīng)急處理流程1.突發(fā)情況上報：立即向直屬上級匯報情況（如“客戶突然來訪，需要安排接待”）；2.制定解決方案：與相關(guān)部門協(xié)商（如行政部安排會議室、業(yè)務(wù)部派人參會）；3.執(zhí)行解決方案：落實各項措施（如引導(dǎo)客戶到會議室、準(zhǔn)備茶水）；4.后續(xù)反饋：向上級匯報處理結(jié)果（如“客戶已接待完畢，需求已轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)部”）。六、職業(yè)發(fā)展與能力提升（一）職業(yè)路徑初級秘書→中級秘書→高級秘書→行政經(jīng)理→總經(jīng)理助理；可向?qū)I(yè)方向發(fā)展（如公文寫作、會議策劃、信息管理）。（二）能力提升建議1.學(xué)習(xí)培訓(xùn)：參加秘書專業(yè)培訓(xùn)（如《高級文秘實務(wù)》《公文寫作技巧》）；學(xué)習(xí)辦公軟件高級功能（如Excel函數(shù)、PowerPoint動畫）；了解行業(yè)知識（如公司業(yè)務(wù)、行業(yè)動態(tài)），提升業(yè)務(wù)能力。2.實踐積累：主動承擔(dān)更多任務(wù)（如組織大型會議、跟進(jìn)重點項目）；總結(jié)工作經(jīng)驗（如“如何提高文件處理效率”“如何更好地協(xié)調(diào)部門間需求”）；向資深同事請教（如“如何與上級有效溝通”“如何處理突發(fā)情況”）。七、附則1.本指南由人力資