行政公文撰寫規(guī)范與審核流程手冊(cè)前言行政公文是單位內(nèi)部及對(duì)外傳遞信息、部署工作、請(qǐng)示事項(xiàng)、規(guī)范行為的重要載體，其規(guī)范性直接影響工作效率與單位形象。為統(tǒng)一公文格式、規(guī)范撰寫流程、明確審核職責(zé)，保證公文的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于單位各部門及全體員工在公文撰寫、審核、印發(fā)全流程中的操作指引，旨在提升公文管理標(biāo)準(zhǔn)化水平。一、適用范圍與使用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于單位各類行政公文的撰寫與審核，包括但不限于以下類型：通知：用于發(fā)布規(guī)章制度、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作、告知事項(xiàng)等（如《關(guān)于2024年節(jié)假日放假安排的通知》）；請(qǐng)示：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（如《關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示》）；報(bào)告：用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)（如《2023年度工作總結(jié)報(bào)告》）；函：用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)（如《關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開展聯(lián)合調(diào)研的函》）；紀(jì)要：用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)（如《項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》）。使用場(chǎng)景：日常行政管理、跨部門協(xié)作、向上級(jí)匯報(bào)、對(duì)外公務(wù)往來(lái)等需以書面形式固定事項(xiàng)的場(chǎng)景。二、行政公文撰寫步驟詳解（一）明確公文類型與核心目的確定文種：根據(jù)行文目的（如部署工作、請(qǐng)示批準(zhǔn)、通報(bào)情況）選擇合適的公文文種，避免“請(qǐng)示”與“報(bào)告”混用、“函”與“請(qǐng)示”混用等錯(cuò)誤。示例：需上級(jí)批準(zhǔn)事項(xiàng)用“請(qǐng)示”，非隸屬單位商洽工作用“函”。梳理核心內(nèi)容：明確公文需傳達(dá)的核心信息（如事項(xiàng)、依據(jù)、要求、數(shù)據(jù)等），列出關(guān)鍵點(diǎn)，保證內(nèi)容聚焦、邏輯清晰。（二）規(guī)范公文格式要素行政公文格式需嚴(yán)格遵循《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》要求，包含以下要素（以A4紙為例）：要素規(guī)范要求標(biāo)題一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成，居中排布，字體二號(hào)小標(biāo)宋簡(jiǎn)體，如“公司關(guān)于開展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知”。標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，不超過(guò)50字。主送機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格編排，其后加冒號(hào)，字體三號(hào)仿宋GB2312。如主送機(jī)關(guān)過(guò)多需回行，仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。首行縮進(jìn)2字符，字體三號(hào)仿宋GB2312，行距28磅。結(jié)構(gòu)一般包括“開頭（依據(jù)/目的）—主體（事項(xiàng)/要求）—結(jié)尾（希望/號(hào)召）”，層次序數(shù)依次為“一、”“（一）”“1.”“（1）”。附件說(shuō)明如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，如“附件：1.會(huì)議議程”。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)，附件與一起裝訂時(shí)，在附件左上角第一行頂格編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，編排于右下方，字體三號(hào)仿宋GB2312。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按順序橫向編排，并將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前。成文日期署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，聯(lián)合行文時(shí)署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（如“2024年3月15日”），字體三號(hào)仿宋GB2312，右空四字編排。印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期。頁(yè)碼公文頁(yè)碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁(yè)頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)頁(yè)碼居左空一字。（三）撰寫專項(xiàng)要求開頭：簡(jiǎn)明扼要說(shuō)明發(fā)文依據(jù)（如“根據(jù)上級(jí)要求”“為貫徹落實(shí)精神”）或目的（如“為保證工作順利開展”），避免冗長(zhǎng)鋪墊。主體：內(nèi)容條理清晰，采用“分點(diǎn)式”或“段落式”表述，每部分聚焦一個(gè)核心事項(xiàng)；數(shù)據(jù)、事例需真實(shí)準(zhǔn)確，引用政策文件需注明文號(hào)和標(biāo)題。結(jié)尾：根據(jù)文種選擇恰當(dāng)結(jié)束語(yǔ)，如“請(qǐng)示”用“妥否，請(qǐng)批示”，“報(bào)告”用“特此報(bào)告”，“通知”用“特此通知”等，語(yǔ)氣莊重得體。（四）復(fù)核與定稿自查重點(diǎn)：檢查格式要素是否齊全、文種是否恰當(dāng)、內(nèi)容是否與行文目的一致、有無(wú)錯(cuò)別字或語(yǔ)病、附件是否完整。征求意見：涉及其他部門職責(zé)的事項(xiàng)，需提前與相關(guān)部門溝通并達(dá)成一致，必要時(shí)附“會(huì)簽單”由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。最終定稿：經(jīng)起草人自查、部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，形成正式文稿，進(jìn)入審核流程。三、公文審核流程操作指南公文審核實(shí)行“分級(jí)負(fù)責(zé)、層層把關(guān)”原則，保證公文內(nèi)容準(zhǔn)確、合規(guī)、高效流轉(zhuǎn)。審核流程分為以下環(huán)節(jié)：（一）起草人自查（第一環(huán)節(jié)）責(zé)任主體：公文起草人（一般為部門經(jīng)辦人員）。審核要點(diǎn)：公文類型是否符合行文目的；格式要素（標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件等）是否規(guī)范；內(nèi)容是否真實(shí)、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、政策依據(jù)是否有效；是否存在錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤或語(yǔ)病；涉及其他部門職責(zé)的事項(xiàng)是否已征求意見并達(dá)成一致。輸出結(jié)果：自查無(wú)誤后，填寫《公文審核流轉(zhuǎn)單》（見附件1），隨文稿提交部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門負(fù)責(zé)人審核（第二環(huán)節(jié)）責(zé)任主體：起草人所在部門負(fù)責(zé)人（如“綜合管理部負(fù)責(zé)人”“財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人”）。審核要點(diǎn)：公文內(nèi)容是否符合部門職責(zé)范圍及單位整體工作部署；涉及部門間協(xié)作的事項(xiàng)，會(huì)簽手續(xù)是否完備；內(nèi)容表述是否準(zhǔn)確、邏輯是否清晰，有無(wú)需要補(bǔ)充或調(diào)整的細(xì)節(jié)；是否符合公文格式規(guī)范（如字體、行距、頁(yè)碼等）。輸出結(jié)果：審核通過(guò)后，在《公文審核流轉(zhuǎn)單》“部門負(fù)責(zé)人審核”欄簽字確認(rèn)，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核；需修改的，注明修改意見并退回起草人重新調(diào)整。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)審核（第三環(huán)節(jié)）責(zé)任主體：分管相關(guān)業(yè)務(wù)工作的單位領(lǐng)導(dǎo)（如“分管行政副總”“分管業(yè)務(wù)副總”）。審核要點(diǎn)：公文內(nèi)容是否符合分管領(lǐng)域工作要求及上級(jí)政策規(guī)定；事項(xiàng)審批權(quán)限是否符合單位規(guī)定（如大額資金使用、重大事項(xiàng)請(qǐng)示等）；提出的措施、要求是否切實(shí)可行，有無(wú)風(fēng)險(xiǎn)隱患；對(duì)涉及全局性的事項(xiàng)，是否已與主要領(lǐng)導(dǎo)溝通。輸出結(jié)果：審核通過(guò)后，在《公文審核流轉(zhuǎn)單》“分管領(lǐng)導(dǎo)審核”欄簽字確認(rèn)，提交主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；需修改的，提出具體修改意見并退回部門負(fù)責(zé)人。（四）主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（第四環(huán)節(jié)）責(zé)任主體：?jiǎn)挝恢饕I(lǐng)導(dǎo)（如“總經(jīng)理”“局長(zhǎng)”）。審核要點(diǎn)：公文內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、上級(jí)政策及單位戰(zhàn)略規(guī)劃；涉及重大事項(xiàng)、重要決策的，是否履行了集體決策程序；公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性是否得到充分體現(xiàn)；對(duì)需對(duì)外發(fā)布的公文，是否考慮社會(huì)影響及單位形象。輸出結(jié)果：簽發(fā)通過(guò)后，在《公文審核流轉(zhuǎn)單》“主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)”欄簽字確認(rèn)；需修改的，退回分管領(lǐng)導(dǎo)或起草人調(diào)整。（五）印發(fā)校對(duì)（第五環(huán)節(jié)）責(zé)任主體：綜合管理部（或辦公室）文秘人員。審核要點(diǎn)：稿件是否與簽發(fā)稿完全一致，有無(wú)擅自修改內(nèi)容；格式排版是否符合規(guī)范（如頁(yè)邊距、字體、頁(yè)碼等）；印章使用是否規(guī)范（與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致、加蓋位置正確）；份數(shù)、分發(fā)范圍是否符合要求。輸出結(jié)果：校對(duì)無(wú)誤后，填寫《公文印發(fā)登記表》（見附件2），安排印刷、分發(fā)，并同步電子版歸檔。四、常用公文模板與填寫指引（一）通知類模板公司關(guān)于召開2024年度工作總結(jié)會(huì)議的通知主送機(jī)關(guān)：各部門、各分支機(jī)構(gòu)為總結(jié)2024年度工作成果，部署2025年度重點(diǎn)工作計(jì)劃，經(jīng)研究決定召開2024年度工作總結(jié)會(huì)議?，F(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、會(huì)議時(shí)間2024年12月30日（星期五）上午9:00-12:00，會(huì)期半天。二、會(huì)議地點(diǎn)公司總部三樓第一會(huì)議室。三、參會(huì)人員公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員；各部門負(fù)責(zé)人（含分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人）；各部門員工代表（每部門2人，由部門負(fù)責(zé)人指定）。四、會(huì)議內(nèi)容總經(jīng)理作2024年度工作總結(jié)報(bào)告；分管領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)分管領(lǐng)域年度工作完成情況；各部門負(fù)責(zé)人簡(jiǎn)要匯報(bào)2025年工作計(jì)劃；總經(jīng)理作總結(jié)講話。五、其他事項(xiàng)請(qǐng)參會(huì)人員提前10分鐘入場(chǎng)，簽到后按指定就座；原則上不得請(qǐng)假，確需請(qǐng)假的，須于12月28日前向綜合管理部提交書面請(qǐng)假單（經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；請(qǐng)各部門于12月29日前將參會(huì)人員名單報(bào)綜合管理部李*處（聯(lián)系方式：-X）。特此通知。公司（印章）2024年12月20日（二）請(qǐng)示類模板公司關(guān)于申請(qǐng)購(gòu)置辦公設(shè)備的請(qǐng)示主送機(jī)關(guān)：集團(tuán)總經(jīng)理辦公室為保障各部門日常辦公需求，提高工作效率，經(jīng)綜合管理部排查，現(xiàn)有部分辦公設(shè)備使用年限較長(zhǎng)（如電腦平均使用年限超過(guò)5年），故障頻發(fā)，影響業(yè)務(wù)開展。具體情況綜合管理部：電腦12臺(tái)，其中6臺(tái)頻繁藍(lán)屏，維修成本高且影響文件處理效率；財(cái)務(wù)部：打印機(jī)2臺(tái)，打印模糊、卡紙嚴(yán)重，無(wú)法滿足月度財(cái)務(wù)報(bào)表打印需求；業(yè)務(wù)部：投影儀1臺(tái)，亮度不足，客戶演示效果不佳。經(jīng)市場(chǎng)調(diào)研，擬購(gòu)置以下辦公設(shè)備（詳見附件1《辦公設(shè)備購(gòu)置清單及預(yù)算》），共計(jì)需資金萬(wàn)元，擬從公司2024年度辦公經(jīng)費(fèi)中列支。妥否，請(qǐng)批示。公司（印章）2024年3月10日（三）會(huì)議紀(jì)要模板項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：2024年5月15日14:30-16:30會(huì)議地點(diǎn)：公司總部二樓會(huì)議室主持人：王*（副總經(jīng)理）參會(huì)人員：張（項(xiàng)目經(jīng)理）、李（財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人）、趙（技術(shù)部負(fù)責(zé)人）、孫（市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人）記錄人：周*會(huì)議議題：關(guān)于項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)展問(wèn)題及下一步工作安排會(huì)議內(nèi)容：一、各部門匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況項(xiàng)目組（張*）：目前項(xiàng)目已完成需求調(diào)研（5月10日完成）、方案設(shè)計(jì)（5月12日通過(guò)評(píng)審），當(dāng)前處于開發(fā)階段，已完成前端頁(yè)面搭建（60%），預(yù)計(jì)5月20日前完成全部開發(fā)工作，5月25日開始聯(lián)調(diào)測(cè)試。財(cái)務(wù)部（李*）：項(xiàng)目預(yù)算已審批通過(guò)（總額萬(wàn)元），截至5月14日已支出萬(wàn)元（主要用于設(shè)備采購(gòu)、人員外包），剩余資金可滿足后續(xù)測(cè)試及上線需求。技術(shù)部（趙*）：開發(fā)過(guò)程中遇到第三方接口對(duì)接問(wèn)題（數(shù)據(jù)傳輸延遲），已與接口提供方溝通，預(yù)計(jì)5月18日前解決，不會(huì)影響整體進(jìn)度。市場(chǎng)部（孫*）：宣傳物料設(shè)計(jì)已完成初稿，計(jì)劃5月22日定稿，6月1日開始投放線上廣告，與項(xiàng)目上線時(shí)間（6月10日）銜接順暢。二、討論并明確下一步工作安排開發(fā)進(jìn)度：項(xiàng)目組需加班加點(diǎn)，保證5月20日前完成全部開發(fā)工作，5月22日前提交測(cè)試版本；技術(shù)部安排2名測(cè)試人員全程參與，5月25日開始聯(lián)調(diào)，6月5日前完成所有測(cè)試用例執(zhí)行。問(wèn)題解決：技術(shù)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)接口對(duì)接問(wèn)題，每日17:00前向項(xiàng)目組反饋進(jìn)展；如遇無(wú)法解決的問(wèn)題，及時(shí)上報(bào)王*副總協(xié)調(diào)解決。宣傳配合：市場(chǎng)部根據(jù)測(cè)試進(jìn)展，于6月3日前完成宣傳物料終稿，同步準(zhǔn)備上線發(fā)布會(huì)方案（6月8日前提交）。三、會(huì)議要求各部門需嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)推進(jìn)工作，每日下班前向項(xiàng)目組提交《工作進(jìn)度日?qǐng)?bào)》；項(xiàng)目組每周五17:00前組織召開進(jìn)度例會(huì)，參會(huì)人員為各部門負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目組核心成員，特殊情況需提前向王*副總請(qǐng)假。報(bào)送：王副總、張項(xiàng)目經(jīng)理分送：各部門、項(xiàng)目組公司綜合管理部（印章）2024年5月16日五、公文撰寫與審核常見問(wèn)題及規(guī)避建議（一）格式規(guī)范類問(wèn)題常見問(wèn)題：標(biāo)題冗長(zhǎng)（如“公司關(guān)于認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)部門關(guān)于做好安全生產(chǎn)工作的通知的通知”）、主送機(jī)關(guān)頂格未加冒號(hào)、首行未縮進(jìn)、頁(yè)碼缺失或位置錯(cuò)誤。規(guī)避建議：嚴(yán)格參照本手冊(cè)“格式要素”表要求撰寫，標(biāo)題控制在50字以內(nèi)，主送機(jī)關(guān)后加全角冒號(hào)，首行縮進(jìn)2字符，頁(yè)碼統(tǒng)一編排在版心下邊緣下一行。（二）內(nèi)容邏輯類問(wèn)題常見問(wèn)題：文種使用錯(cuò)誤（如用“報(bào)告”代替“請(qǐng)示”）、核心事項(xiàng)不突出（如請(qǐng)示類公文未明確具體請(qǐng)求事項(xiàng)）、前后內(nèi)容矛盾（如數(shù)據(jù)與附件不一致）。規(guī)避建議：行文前明確目的，根據(jù)目的選擇文種；撰寫時(shí)先列提綱，保證邏輯層次清晰；涉及數(shù)據(jù)、附件的，需交叉核對(duì)，保證一致。（三）用語(yǔ)規(guī)范類問(wèn)題常見問(wèn)題：口語(yǔ)化表達(dá)（如“搞定”“麻煩幫忙”）、錯(cuò)別字或標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤（如“的”“得”“地”混用、“，”與“、”混用）、政策引用過(guò)時(shí)或未注明文號(hào)。規(guī)避建議：使用公文常用語(yǔ)（如“特此通知”“請(qǐng)批示”），撰寫后通讀2-3遍，重點(diǎn)檢查錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)；引用政策時(shí)需核對(duì)最新版本，注明文號(hào)和標(biāo)題。（四）審核時(shí)效類問(wèn)題常見問(wèn)題：審核環(huán)節(jié)拖延（如部門負(fù)責(zé)人3日內(nèi)未反饋審核意見）、緊急公文未標(biāo)注“特急”導(dǎo)致流程滯后。規(guī)避建議：各部門明確審核時(shí)限（一般不超過(guò)2個(gè)工作日），緊急公文需在標(biāo)題中標(biāo)注“特急”，并同步電話提醒審核人員；涉及跨部門協(xié)作的，提前預(yù)留溝通