公司日常辦公物品采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)審批流程工具一、工具制定目的為規(guī)范公司日常辦公物品采購(gòu)行為，明確審批職責(zé)與流程，提高采購(gòu)效率，控制采購(gòu)成本，保證采購(gòu)物品的合理性與必要性，特制定本流程工具。本工具適用于公司各部門日常辦公所需物品的采購(gòu)審批管理，涵蓋從需求提出到費(fèi)用報(bào)銷的全流程管控。二、適用范圍與使用場(chǎng)景（一）適用物品類型本工具適用于日常辦公消耗品（如紙張、筆、文件夾等）、辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、辦公家具等）、辦公耗材（如墨盒、硒鼓、清潔用品等）及其他部門必需的辦公輔助物品。（二）適用金額范圍根據(jù)物品價(jià)值及重要性，劃分為以下三類，對(duì)應(yīng)不同審批權(quán)限：小額采購(gòu)：?jiǎn)未尾少?gòu)金額500元（含）以下，由部門負(fù)責(zé)人審批即可執(zhí)行；常規(guī)采購(gòu)：?jiǎn)未尾少?gòu)金額500-5000元（含），需部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門、分管副總審批；大額采購(gòu)：?jiǎn)未尾少?gòu)金額5000元以上，需部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、分管副總、總經(jīng)理審批。（三）適用部門公司各職能部門、業(yè)務(wù)部門及分支機(jī)構(gòu)（如適用）的日常辦公物品采購(gòu)。三、采購(gòu)審批全流程操作指南（一）第一步：需求發(fā)起與部門初審操作主體：部門員工（需求提出人）、部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：需求提出：?jiǎn)T工根據(jù)部門辦公實(shí)際需求，填寫《辦公物品需求清單》（模板見(jiàn)附件1），注明物品名稱、規(guī)格型號(hào)、預(yù)估數(shù)量、用途、緊急程度等信息，經(jīng)部門內(nèi)部確認(rèn)后提交至部門負(fù)責(zé)人。部門初審：部門負(fù)責(zé)人需對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，重點(diǎn)確認(rèn)：物品是否為部門日常辦公必需，是否存在可替代方案（如共用、舊物修復(fù)等）；預(yù)估數(shù)量是否合理，避免過(guò)度采購(gòu)；采購(gòu)金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)（如超預(yù)算，需同步提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》）。初審結(jié)果：審核通過(guò)后，部門負(fù)責(zé)人在《辦公物品需求清單》上簽字確認(rèn)；審核不通過(guò)的，需反饋需求人說(shuō)明原因，需求人可根據(jù)意見(jiàn)調(diào)整后重新提交。所需材料：《辦公物品需求清單》《部門年度預(yù)算表》（超預(yù)算時(shí)需附）。（二）第二步：采購(gòu)申請(qǐng)表填寫與提交操作主體：需求人、部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：填寫申請(qǐng)表：部門初審?fù)ㄟ^(guò)后，需求人登錄公司OA系統(tǒng)或填寫《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》（模板見(jiàn)附件2），詳細(xì)填寫以下信息：申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；物品名稱、規(guī)格型號(hào)、品牌（如有要求）、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)；用途說(shuō)明、緊急程度、附件（如《辦公物品需求清單》、比價(jià)記錄等）。部門確認(rèn)：申請(qǐng)表提交后，由部門負(fù)責(zé)人在線審批或紙質(zhì)簽字確認(rèn)，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤。提交至采購(gòu)部門：確認(rèn)無(wú)誤后，將《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》及相關(guān)附件提交至采購(gòu)部門（或行政部，根據(jù)公司實(shí)際部門設(shè)置），等待后續(xù)審核。所需材料：《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》《辦公物品需求清單》（小額采購(gòu)可簡(jiǎn)化，僅需申請(qǐng)表）。（三）第三步：預(yù)算與財(cái)務(wù)審核操作主體：財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門操作內(nèi)容：預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)后，1個(gè)工作日內(nèi)完成預(yù)算審核，重點(diǎn)檢查：采購(gòu)金額是否在部門剩余預(yù)算額度內(nèi)；預(yù)算科目是否正確（如“辦公費(fèi)”“固定資產(chǎn)”等）；超預(yù)算采購(gòu)是否已通過(guò)《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》審批。財(cái)務(wù)意見(jiàn)反饋：預(yù)算審核通過(guò)，在《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》“財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)”欄簽字；審核不通過(guò)的，注明原因并退回至申請(qǐng)部門。采購(gòu)部門初審：財(cái)務(wù)審核通過(guò)后，采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行合規(guī)性初審，確認(rèn)：物品規(guī)格、數(shù)量是否符合實(shí)際需求；是否屬于公司統(tǒng)一采購(gòu)目錄內(nèi)物品（如屬于，需優(yōu)先從定點(diǎn)供應(yīng)商采購(gòu)）；采購(gòu)方式建議（小額采購(gòu)可自行比價(jià)，常規(guī)/大額采購(gòu)需啟動(dòng)詢價(jià)或招標(biāo)流程）。所需材料：《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》《部門年度預(yù)算執(zhí)行表》《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》（超預(yù)算時(shí)）。（四）第四步：采購(gòu)部門審批與供應(yīng)商對(duì)接操作主體：采購(gòu)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)操作內(nèi)容：采購(gòu)審批：采購(gòu)部門根據(jù)初審意見(jiàn)，填寫《采購(gòu)審批意見(jiàn)表》（模板見(jiàn)附件3），明確采購(gòu)方式、建議供應(yīng)商等信息，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。供應(yīng)商選擇：審批通過(guò)后，采購(gòu)部門按以下原則確定供應(yīng)商：小額采購(gòu)（500元以下）：可從公司定點(diǎn)供應(yīng)商庫(kù)中選擇1-2家比價(jià)，擇優(yōu)采購(gòu)；常規(guī)采購(gòu)（500-5000元）：需向至少3家合格供應(yīng)商詢價(jià)，填寫《比價(jià)記錄表》（模板見(jiàn)附件4），選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商；大額采購(gòu)（5000元以上）：需啟動(dòng)招標(biāo)流程或提交供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后確定。訂單確認(rèn)：供應(yīng)商確定后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同（金額5000元以上需簽訂）或下達(dá)采購(gòu)訂單，明確物品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等條款，并將合同/訂單復(fù)印件反饋至申請(qǐng)部門。所需材料：《采購(gòu)審批意見(jiàn)表》《比價(jià)記錄表》《采購(gòu)合同》（大額采購(gòu)）。（五）第五步：物品驗(yàn)收與入庫(kù)操作主體：需求人、部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理員操作內(nèi)容：收貨核對(duì)：物品送達(dá)后，需求人、部門負(fù)責(zé)人與采購(gòu)部門共同到場(chǎng)驗(yàn)收，核對(duì)：物品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量是否與采購(gòu)訂單一致；物品質(zhì)量是否符合要求（如無(wú)質(zhì)量問(wèn)題，當(dāng)場(chǎng)拆封試用；設(shè)備類需檢查功能參數(shù)）；包裝是否完好，有無(wú)破損或缺失。驗(yàn)收確認(rèn)：驗(yàn)收合格后，填寫《辦公物品驗(yàn)收單》（模板見(jiàn)附件5），由需求人、部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)人員簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需當(dāng)場(chǎng)拍照記錄，由采購(gòu)部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至合格為止。入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格的物品，由倉(cāng)庫(kù)管理員辦理入庫(kù)手續(xù)，登記《物品入庫(kù)臺(tái)賬》，更新庫(kù)存信息；無(wú)需入庫(kù)的消耗品（如紙張、筆等），可直接由需求人領(lǐng)用，并在《物品領(lǐng)用登記表》簽字。所需材料：《采購(gòu)訂單》《辦公物品驗(yàn)收單》《物品入庫(kù)臺(tái)賬》《物品領(lǐng)用登記表》。（六）第六步：費(fèi)用報(bào)銷與賬務(wù)處理操作主體：需求人、財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門操作內(nèi)容：報(bào)銷材料準(zhǔn)備：物品驗(yàn)收合格后，需求人整理以下報(bào)銷材料：增值稅發(fā)票（抬頭為公司全稱，稅號(hào)準(zhǔn)確，需與采購(gòu)訂單信息一致）；《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》（含各環(huán)節(jié)審批簽字）；《辦公物品驗(yàn)收單》；《比價(jià)記錄表》（常規(guī)/大額采購(gòu)需提供）；采購(gòu)合同（大額采購(gòu)需提供）。提交報(bào)銷申請(qǐng)：通過(guò)公司OA系統(tǒng)或填寫《費(fèi)用報(bào)銷單》，將上述材料提交至財(cái)務(wù)部門，注明“辦公物品采購(gòu)-部門-項(xiàng)目”。財(cái)務(wù)審核與付款：財(cái)務(wù)部門在3個(gè)工作日內(nèi)完成報(bào)銷材料審核，重點(diǎn)檢查發(fā)票真實(shí)性、審批流程完整性、金額準(zhǔn)確性；審核通過(guò)后，按公司付款流程安排付款（如對(duì)公轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡等），并在《費(fèi)用報(bào)銷單》上簽字確認(rèn)。賬務(wù)登記：財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)銷憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，更新固定資產(chǎn)臺(tái)賬（如采購(gòu)辦公設(shè)備），保證賬實(shí)一致。所需材料：《費(fèi)用報(bào)銷單》、增值稅發(fā)票、《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》《辦公物品驗(yàn)收單》《比價(jià)記錄表》《采購(gòu)合同》（大額采購(gòu)）。四、采購(gòu)審批相關(guān)模板示例附件1：辦公物品需求清單序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)預(yù)估數(shù)量用途緊急程度（□急□一般□不急）備注1A4復(fù)印紙70g10包日常打印□急□一般□不急2辦公椅人體工學(xué)2把新員工入職□急□一般□不急需帶扶手…需求人簽字：______________日期：______年_月_日部門負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)：□同意□不同意（原因：____________________）簽字：______________日期：______年_月_日附件2：辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)品牌（要求）單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）用途說(shuō)明緊急程度□急□一般□不急附件清單（□需求清單□比價(jià)記錄□其他）部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：簽字：______________日期：______年_月_日采購(gòu)部門意見(jiàn)：□同意采購(gòu)，建議供應(yīng)商：______________□需補(bǔ)充材料：____________________簽字：______________日期：______年_月_日財(cái)務(wù)審核意見(jiàn)：□預(yù)算充足，同意□預(yù)算不足，需調(diào)整預(yù)算簽字：______________日期：______年_月_日分管副總審批：□同意□不同意（原因：____________________）簽字：______________日期：______年_月_日總經(jīng)理審批（5000元以上需填）：□同意□不同意（原因：____________________）簽字：______________日期：______年_月_日附件3：辦公物品驗(yàn)收單驗(yàn)收日期物品名稱規(guī)格型號(hào)采購(gòu)數(shù)量實(shí)收數(shù)量單價(jià)（元）總價(jià)（元）…采購(gòu)訂單號(hào)供應(yīng)商名稱驗(yàn)收情況（□數(shù)量準(zhǔn)確□質(zhì)量合格□包裝完好□其他）□合格□不合格（問(wèn)題描述：____________________）需求人驗(yàn)收簽字：______________部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)收簽字：______________采購(gòu)部門驗(yàn)收簽字：______________倉(cāng)庫(kù)管理員入庫(kù)簽字：______________五、操作要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）審批時(shí)限要求部門初審：收到需求后1個(gè)工作日內(nèi)完成；財(cái)務(wù)審核：收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成；采購(gòu)部門審批：收到申請(qǐng)后2個(gè)工作日內(nèi)完成（常規(guī)/大額采購(gòu)含詢價(jià)時(shí)間）；分管副總/總經(jīng)理審批：收到材料后1個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急事項(xiàng)可加急處理）。（二）材料完整性規(guī)范小額采購(gòu)需提供：《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》《辦公物品驗(yàn)收單》；常規(guī)采購(gòu)需提供：《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》《辦公物品需求清單》《比價(jià)記錄表》《辦公物品驗(yàn)收單》；大額采購(gòu)需提供：《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》《辦公物品需求清單》《比價(jià)記錄表》《采購(gòu)合同》《辦公物品驗(yàn)收單》。注：材料不齊全的，審批部門有權(quán)退回，補(bǔ)充完整后方可繼續(xù)流程。（三）緊急采購(gòu)處理因突發(fā)工作急需（如重要會(huì)議、臨時(shí)任務(wù)等），可啟動(dòng)緊急采購(gòu)流程：需求人電話請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人及采購(gòu)部門，經(jīng)同意后先行采購(gòu)；采購(gòu)后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填《辦公物品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明“緊急采購(gòu)”及原因，并附采購(gòu)憑證；審批流程需在補(bǔ)交材料后3個(gè)工作日內(nèi)完成。（四）超預(yù)算與預(yù)算外采購(gòu)超預(yù)算采購(gòu)：需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明超預(yù)算原因及金額，經(jīng)分管副總、總經(jīng)理審批后，方可啟動(dòng)采購(gòu)流程；預(yù)算外采購(gòu)（如年度預(yù)算未列明的新增需求）：需提交《預(yù)算外采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、分管副總、總經(jīng)理聯(lián)合審批，審批通過(guò)后納入臨時(shí)預(yù)算執(zhí)行。（五）供應(yīng)商管理與退貨供應(yīng)商選擇：優(yōu)先從公司定點(diǎn)供應(yīng)商庫(kù)采購(gòu)，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估（質(zhì)量、價(jià)