行政公文寫作及審批流程標準化模板一、適用范圍與核心價值本模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位及其他組織內(nèi)部行政公文的標準化起草、審核、簽發(fā)及歸檔管理，涵蓋通知、報告、請示、函、紀要等常用行政公文類型。通過規(guī)范寫作格式與審批流程，可顯著提升公文處理效率，保證內(nèi)容合規(guī)、權責清晰，減少因格式混亂或審批疏漏導致的溝通成本與執(zhí)行風險，為組織內(nèi)部管理及跨部門協(xié)作提供標準化支撐。二、公文寫作標準化操作流程（一）前期準備：明確公文類型與核心目標確定公文類型根據(jù)行文目的選擇合適類型，例如：通知：適用于發(fā)布規(guī)章制度、部署工作、傳達事項；請示：適用于向上級機關請求指示、批準；報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況；函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題；紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。收集基礎信息與素材明確公文的受眾（主送機關）、核心事項（如政策依據(jù)、數(shù)據(jù)支撐、執(zhí)行要求等）、發(fā)文單位及時間節(jié)點，保證內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確，必要時附上相關文件或調(diào)研材料作為支撐。（二）起草內(nèi)容：按模板規(guī)范填充核心要素公文需遵循“事由—事項—要求”的邏輯結構，各要素需完整規(guī)范：一般由“發(fā)文機關+事由+文種”組成（如“公司關于開展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知”），簡潔明了，不超過30字。主送機關：指公文的主要受理機關，頂格書寫，后加冒號；若涉及多個機關，用頓號分隔，最后一個機關后加全角冒號。開頭：說明發(fā)文依據(jù)或目的（如“根據(jù)會議精神，為加強……，現(xiàn)就有關事項通知”）；主體：分條列項闡述具體事項，邏輯清晰，條理分明（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”分級標注）；結尾：提出執(zhí)行要求或希望（如“請各單位于X月X日前報送落實情況”“特此請示，請予批復”）。附件說明：若有附件，在下空一行左空二字標注“附件：”，后加全角冒號和附件名稱（如“附件：1.會議議程”）。發(fā)文機關署名：應使用機關全稱或規(guī)范化簡稱，聯(lián)合行文時主辦機關在前。成文日期：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全（如“2024年3月15日”），加蓋發(fā)文機關印章（聯(lián)合行文時需所有機關印章齊全）。抄送機關：需要知曉公文內(nèi)容的上級或下級機關，標注在成文日期下一行，左空一字標注“抄送：”，后加冒號，機關名稱間用逗號分隔。（三）內(nèi)部初審：保證內(nèi)容與格式合規(guī)公文起草完成后，需經(jīng)以下環(huán)節(jié)初審：部門負責人審核：重點核對內(nèi)容是否符合部門職責、數(shù)據(jù)是否準確、執(zhí)行要求是否明確，簽署審核意見（如“內(nèi)容屬實，同意上報”）。文秘部門核稿：檢查格式規(guī)范性（如標題、主送機關、附件等要素是否完整）、文字表述是否簡潔、有無錯別字或歧義，提出修改建議并反饋至起草人。（四）定稿與編號：正式發(fā)文前的最后確認修改完善：起草人根據(jù)審核意見修改定稿，保證內(nèi)容無爭議、格式無誤。公文編號：由文秘部門統(tǒng)一編號，編號規(guī)則一般為“機關代字〔年份〕序號號”（如“公司辦〔2024〕12號”），年份應標全稱，序號不編虛位（如“1”不編“001”）。三、審批流程標準化操作步驟（一）前置準備：提交審批申請起草人將定稿后的公文（含電子版及紙質(zhì)版，紙質(zhì)版需部門負責人簽字確認）及《公文審批表》（模板見下文）一并提交至文秘部門，明確審批路徑及時限要求。（二）逐級審批：按權責履行審批程序根據(jù)公文類型及重要性，實行分級審批，一般流程公文類型審批路徑審批要點常規(guī)通知、函經(jīng)辦人擬稿→部門負責人審核→分管領導審批→文秘部門編號印發(fā)重點核對事項是否明確、是否符合部門職責重大事項請示、報告經(jīng)辦人擬稿→部門負責人審核→分管領導審核→主要領導簽發(fā)核請示事項是否符合政策、是否需上級批準；報告內(nèi)容是否全面規(guī)章制度類文件經(jīng)辦人擬稿→部門負責人審核→法務部門合規(guī)性審查→分管領導審批→主要領導簽發(fā)重點審查是否符合法律法規(guī)、是否與其他制度沖突審批操作說明：每個審批環(huán)節(jié)需在1-2個工作日內(nèi)完成，特殊情況需注明理由并延長時限；審批人需在《公文審批表》上簽署明確意見（如“同意”“原則同意，請補充材料后印發(fā)”“不同意，需修改內(nèi)容”），并簽字注明日期；若審批環(huán)節(jié)被否決，起草人需根據(jù)意見修改后重新提交審批。（三）印發(fā)與歸檔：流程閉環(huán)管理印發(fā)：審批完成后，由文秘部門統(tǒng)一編號、排版、印制，加蓋公章后分發(fā)至主送機關及抄送機關，并做好《公文印發(fā)登記表》記錄（含文號、標題、份數(shù)、分發(fā)部門、領取人等信息）。歸檔：公文印發(fā)后3個工作日內(nèi)，由文秘部門將公文定稿（含電子版及紙質(zhì)版）、審批表、附件材料等整理歸檔，按照“年度—文種—問題”分類存放，保存期限按照組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行（一般不少于10年）。四、標準化模板與表單示例（一）行政公文通用模板（以通知為例）公司關于開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查的通知各分公司、各部門：為深入貫徹落實上級關于安全生產(chǎn)工作的決策部署，切實消除安全隱患，保障公司財產(chǎn)和員工生命安全，根據(jù)《市安全生產(chǎn)條例》及公司《2024年安全生產(chǎn)工作要點》，現(xiàn)就開展2024年度安全生產(chǎn)大檢查有關事項通知一、檢查時間2024年4月10日至4月30日。二、檢查范圍公司各辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉庫、施工現(xiàn)場及所有在用設備設施。三、檢查內(nèi)容（一）安全生產(chǎn)責任制落實情況；（二）消防設施、器材是否完好有效，疏散通道是否暢通；（三）特種設備（如電梯、起重機械）是否定期檢驗并規(guī)范操作；（四）用電安全是否符合規(guī)范，有無私拉亂接線路現(xiàn)象；（五）應急預案是否健全，應急演練是否定期開展。四、工作要求（一）各單位需成立專項檢查小組，于4月15日前將檢查方案報安全部備案；（二）對檢查中發(fā)覺的問題，需建立整改臺賬，明確責任人及整改時限，并于5月10日前將整改情況報送安全部；（三）安全部將對各單位檢查情況進行督導抽查，對未按要求落實的單位予以通報批評。特此通知。公司辦公室2024年3月25日（二）公文審批流程表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批時間備注經(jīng)辦人擬稿*（經(jīng)辦人）—2024-03-20初稿完成部門負責人審核*（部門負責人）內(nèi)容屬實，同意2024-03-21重點核對檢查范圍分管領導審批*（分管領導）同意印發(fā)2024-03-22—主要領導簽發(fā)*（主要領導）同意2024-03-23—文秘部門編號印發(fā)*（文秘專員）文號：辦〔2024〕15號2024-03-24印制50份，分發(fā)至各分公司、各部門五、關鍵注意事項與風險規(guī)避（一）寫作注意事項內(nèi)容準確性：公文中的數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、事項描述需真實可靠，避免模糊表述（如“大概”“可能”），確需引用的文件需注明文號及標題。邏輯清晰性：結構需層次分明，避免事項交叉或前后矛盾，復雜事項可附圖表說明。格式規(guī)范性：嚴格遵循公文格式標準（如字體、字號、行距等，一般用仿宋GB2312三號字，行距28磅），避免隨意調(diào)整版式。用語簡潔性：使用書面語、規(guī)范語，避免口語化、網(wǎng)絡用語，如“特此通知”為規(guī)范結尾，不可用“就這樣通知了”。（二）審批流程注意事項提前溝通：對涉及跨部門或重大事項的公文，起草人應在正式提交審批前與相關部門或領導溝通，避免審批環(huán)節(jié)反復退改。材料齊全：提交