合同信息記錄表格模板及使用指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景與價(jià)值合同信息記錄表格模板是企業(yè)、機(jī)構(gòu)或個(gè)人在日常經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中規(guī)范化管理合同的核心工具，適用于以下典型場(chǎng)景：（一）企業(yè)采購(gòu)與供應(yīng)鏈管理在企業(yè)采購(gòu)流程中，需記錄原材料、設(shè)備采購(gòu)合同的供應(yīng)商信息、交付周期、付款方式等關(guān)鍵條款，通過(guò)模板統(tǒng)一錄入合同基本信息，可快速追溯合同執(zhí)行進(jìn)度，避免因信息分散導(dǎo)致的交付延遲或付款糾紛。例如制造企業(yè)可通過(guò)模板記錄與供應(yīng)商*公司的采購(gòu)合同，明確“交貨地點(diǎn)為甲方倉(cāng)庫(kù)”“質(zhì)量異議期15天”等條款，保證供應(yīng)鏈協(xié)同效率。（二）服務(wù)外包與合作項(xiàng)目對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)、營(yíng)銷(xiāo)推廣、咨詢(xún)服務(wù)等服務(wù)類(lèi)合同，模板可詳細(xì)約定服務(wù)范圍、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等條款，配合簽字驗(yàn)證表單確認(rèn)雙方責(zé)任邊界。如互聯(lián)網(wǎng)公司與設(shè)計(jì)工作室*的合作項(xiàng)目，通過(guò)模板記錄“交付物需通過(guò)甲方3次驗(yàn)收”“著作權(quán)歸甲方所有”等條款，降低服務(wù)成果不達(dá)標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)。（三）租賃與物業(yè)合同管理房屋租賃、設(shè)備租賃等合同需明確租期、租金遞增規(guī)則、維修責(zé)任等細(xì)節(jié)，模板可標(biāo)準(zhǔn)化記錄“押三付一”“租賃物自然損耗由出租方承擔(dān)”等條款，避免口頭協(xié)議引發(fā)的爭(zhēng)議。例如房東通過(guò)模板與租戶(hù)*簽訂租房合同時(shí)通過(guò)表格清晰列明“租期2024年1月1日至2026年12月31日”“月租金5000元，每年上漲5%”等信息，保障雙方權(quán)益。（四）人事與勞動(dòng)合同管理企業(yè)通過(guò)模板記錄員工勞動(dòng)合同的試用期、薪資結(jié)構(gòu)、競(jìng)業(yè)限制條款，結(jié)合簽字驗(yàn)證表單確認(rèn)員工已閱讀并同意合同內(nèi)容，降低勞動(dòng)糾紛風(fēng)險(xiǎn)。如HR部門(mén)使用模板與員工*簽訂勞動(dòng)合同時(shí)錄入“試用期3個(gè)月，轉(zhuǎn)正后月薪8000元”“競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金為月薪30%”等條款，保證用工合規(guī)性。該模板的核心價(jià)值在于：統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)避免合同要素遺漏；集中化存儲(chǔ)便于查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)分析；流程化簽字驗(yàn)證保證合同效力；風(fēng)險(xiǎn)前置管控通過(guò)條款審核減少法律隱患。二、模板操作流程詳解使用合同信息記錄表格模板需遵循“準(zhǔn)備-填寫(xiě)-審核-簽字-歸檔”五步流程，保證每個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范操作，具體步驟（一）模板準(zhǔn)備與基礎(chǔ)配置模板選擇與導(dǎo)入根據(jù)合同類(lèi)型（采購(gòu)/服務(wù)/租賃等）選擇對(duì)應(yīng)的模板版本，若為通用模板，需提前刪除不適用字段（如“租賃物信息”僅租賃合同需填寫(xiě)）。將模板導(dǎo)入本地辦公軟件（如Excel/WPS），建議啟用“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”功能（如“合同金額”列設(shè)置為“數(shù)字”格式，“簽約日期”列設(shè)置為“日期”格式），避免輸入錯(cuò)誤?；A(chǔ)信息初始化在“合同基本信息表”中錄入企業(yè)統(tǒng)一信息，如“甲方（簽約主體）”默認(rèn)為公司全稱(chēng)，“合同編號(hào)規(guī)則”預(yù)設(shè)為“年份+部門(mén)代碼+流水號(hào)”（如“2024-CG-001”），保證編號(hào)唯一性。若模板為多版本管理，需在“版本號(hào)”列標(biāo)注當(dāng)前版本（如V1.0）。（二）合同基本信息填寫(xiě)在“合同基本信息表”中逐項(xiàng)填寫(xiě)核心要素，重點(diǎn)字段填寫(xiě)規(guī)范字段名稱(chēng)填寫(xiě)說(shuō)明示例合同編號(hào)按預(yù)設(shè)規(guī)則填寫(xiě)，不得重復(fù)2024-CG-001合同名稱(chēng)簡(jiǎn)明扼要反映合同內(nèi)容，格式為“[甲方]+[業(yè)務(wù)類(lèi)型]+[乙方]+合同”科技有限公司與設(shè)計(jì)工作室服務(wù)外包合同簽約主體（甲方）企業(yè)需填寫(xiě)全稱(chēng)+統(tǒng)一社會(huì)信用代碼，個(gè)人填寫(xiě)姓名+身份證號(hào)*科技有限公司（91110X）簽約主體（乙方）同甲方*設(shè)計(jì)工作室（個(gè)體工商戶(hù)X）簽約日期填寫(xiě)雙方簽字蓋章的日期，格式為YYYY-MM-DD2024-03-15合同金額填寫(xiě)含稅總金額，單位為元，保留兩位小數(shù)150000.00合同期限起止日期需明確，無(wú)固定期限的填寫(xiě)“長(zhǎng)期，至合同終止條件成就時(shí)止”2024-04-01至2025-03-31主要標(biāo)的物簡(jiǎn)述合同核心內(nèi)容，如采購(gòu)“100臺(tái)筆記本電腦”、服務(wù)“年度品牌推廣方案”年度品牌推廣方案設(shè)計(jì)與執(zhí)行注意事項(xiàng)：若合同涉及附件（如技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)），需在“附件清單”列注明名稱(chēng)及份數(shù)（如“附件1：技術(shù)參數(shù)書(shū)（3頁(yè)，1份）”），并在后續(xù)條款中明確附件效力。（三）主要條款內(nèi)容錄入在“主要條款明細(xì)表”中分類(lèi)填寫(xiě)合同核心條款，保證條款完整、表述清晰，避免歧義。條款分類(lèi)及填寫(xiě)要點(diǎn)1.權(quán)利義務(wù)條款明確雙方核心權(quán)利與責(zé)任，例如：甲方義務(wù)：“按合同約定支付服務(wù)費(fèi)，乙方完成階段性成果后5個(gè)工作日內(nèi)審核”；乙方義務(wù)：“保證交付物符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如因乙方原因?qū)е录追綋p失，需全額賠償”。2.履行方式與期限細(xì)化交付、付款等流程節(jié)點(diǎn)，例如：交付方式：“乙方于每月5日前提交上月服務(wù)成果，甲方通過(guò)郵件確認(rèn)”；付款節(jié)點(diǎn)：“合同簽訂后7日內(nèi)支付預(yù)付款30%，驗(yàn)收合格后支付70%尾款”。3.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與方法量化成果驗(yàn)收指標(biāo)，避免模糊表述，例如：服務(wù)驗(yàn)收：“推廣方案需通過(guò)甲方市場(chǎng)部書(shū)面確認(rèn)，達(dá)到‘品牌曝光量100萬(wàn)+’目標(biāo)”；貨物驗(yàn)收：“設(shè)備需通過(guò)3次開(kāi)機(jī)測(cè)試，無(wú)故障且符合附件1參數(shù)要求”。4.違約責(zé)任明確違約情形及賠償標(biāo)準(zhǔn)，例如：逾期付款：“甲方每逾期1日，按應(yīng)付金額的0.05%支付違約金”；履行不當(dāng)：“乙方交付成果不符合約定，需在3日內(nèi)整改，否則甲方有權(quán)解除合同”。5.爭(zhēng)議解決方式約定爭(zhēng)議解決途徑，例如：“因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決”。填寫(xiě)技巧：條款內(nèi)容需與合同文本完全一致，可復(fù)制粘貼后核對(duì)關(guān)鍵數(shù)字（如金額、日期）和責(zé)任主體（甲方/乙方），避免因筆誤導(dǎo)致條款無(wú)效。（四）簽字驗(yàn)證流程執(zhí)行簽字驗(yàn)證是合同生效的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需通過(guò)“簽字驗(yàn)證表單”確認(rèn)各方意思表示真實(shí)，流程簽字人身份核實(shí)企業(yè)方：簽字人需為法定代表人或授權(quán)代表，授權(quán)代表需提供《授權(quán)委托書(shū)》（作為合同附件），并在“簽字人職務(wù)”列填寫(xiě)“法定代表人”或“授權(quán)代表（授權(quán)范圍：事項(xiàng)）”；個(gè)人方：簽字人需持本人身份證原件，由經(jīng)辦人核對(duì)后記錄身份證號(hào)（模板中用“*”代替，如“1101”）。簽字與日期填寫(xiě)簽字人需在“簽字人”列親筆簽名，不得代簽；“簽字日期”列填寫(xiě)簽字當(dāng)天的日期，需與“合同基本信息表”中的“簽約日期”一致。簽字確認(rèn)事項(xiàng)在“簽字確認(rèn)事項(xiàng)”列勾選已閱讀并確認(rèn)的內(nèi)容，例如：□已閱讀并理解合同全部條款；□確認(rèn)合同基本信息（金額、期限等）無(wú)誤；□知悉違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式。示例簽字驗(yàn)證表單：簽字人職務(wù)身份證號(hào)（隱去部分）簽字日期簽字確認(rèn)事項(xiàng)（勾選）*法定代表人11012024-03-15□□□*授權(quán)代表310256782024-03-15□□□（五）合同歸檔與查詢(xún)電子歸檔將填寫(xiě)完成的表格（含合同掃描件、附件、簽字驗(yàn)證表）統(tǒng)一存儲(chǔ)至指定文件夾，命名規(guī)則為“合同編號(hào)+合同名稱(chēng)”（如“2024-CG-001_科技有限公司與設(shè)計(jì)工作室服務(wù)外包合同”），并錄入合同管理系統(tǒng)，設(shè)置“關(guān)鍵詞”標(biāo)簽（如“服務(wù)外包”“2024年”），便于后續(xù)檢索。紙質(zhì)歸檔打印表格與合同文本，按“合同基本信息表-主要條款明細(xì)表-簽字驗(yàn)證表-合同附件”順序裝訂，加蓋“合同專(zhuān)用章”騎縫章，移交檔案室保管，保管期限一般為合同終止后5年（租賃合同為10年，勞動(dòng)合同為員工離職后2年）。三、核心模板表格說(shuō)明（一）合同基本信息表序號(hào)合同編號(hào)合同名稱(chēng)甲方（簽約主體）乙方（簽約主體）簽約日期合同金額（元）合同期限主要標(biāo)的物附件清單12024-CG-001科技有限公司與設(shè)計(jì)工作室服務(wù)外包合同*科技有限公司（91110X）*設(shè)計(jì)工作室（個(gè)體工商戶(hù)X）2024-03-15150000.002024-04-01至2025-03-31年度品牌推廣方案設(shè)計(jì)與執(zhí)行附件1：技術(shù)參數(shù)書(shū)（3頁(yè)，1份）22024-ZL-002公司與商鋪?zhàn)赓U合同*公司（91310X）*（個(gè)體工商戶(hù)X）2024-02-20120000.002024-03-01至2026-02-28*商鋪（建筑面積50㎡）附件1：商鋪平面圖（1份）（二）主要條款明細(xì)表合同編號(hào)條款類(lèi)別條款內(nèi)容備注2024-CG-001權(quán)利義務(wù)條款甲方義務(wù)：按合同約定支付服務(wù)費(fèi)，乙方完成階段性成果后5個(gè)工作日內(nèi)審核；乙方義務(wù)：保證交付物符合國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如因乙方原因?qū)е录追綋p失，需全額賠償。需與合同文本一致2024-CG-001履行方式與期限交付方式：乙方于每月5日前提交上月服務(wù)成果，甲方通過(guò)郵件確認(rèn)；付款節(jié)點(diǎn)：合同簽訂后7日內(nèi)支付預(yù)付款30%，驗(yàn)收合格后支付70%尾款。預(yù)付款金額45000.00元2024-ZL-002違約責(zé)任甲方逾期支付租金，每逾期1日，按應(yīng)付金額的0.05%支付違約金；乙方逾期交付商鋪，每逾期1日，按月租金的0.1%支付違約金。違約金計(jì)算以月租金10000.00元為基數(shù)2024-ZL-002爭(zhēng)議解決方式因本合同引起的爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。甲方所在地：上海市浦東新區(qū)（三）簽字驗(yàn)證表單合同編號(hào)簽字人職務(wù)身份證號(hào)（隱去部分）簽字日期簽字確認(rèn)事項(xiàng)（勾選）2024-CG-001*法定代表人11012024-03-15□□□2024-CG-001*授權(quán)代表310256782024-03-15□□□2024-ZL-002*法定代表人310187652024-02-20□□□2024-ZL-002*個(gè)體工商戶(hù)經(jīng)營(yíng)者440324682024-02-20□□□四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）信息填寫(xiě)規(guī)范準(zhǔn)確性要求：合同編號(hào)、金額、日期等關(guān)鍵信息需與合同文本完全一致，避免因筆誤導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)（如金額大小寫(xiě)不一致可能引發(fā)爭(zhēng)議）。完整性要求：所有必填字段（如簽約主體、合同期限）不得留空，非必填字段（如備注）可根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充說(shuō)明。規(guī)范性要求：企業(yè)名稱(chēng)需使用全稱(chēng)并附統(tǒng)一社會(huì)信用代碼，個(gè)人身份信息需隱去部分?jǐn)?shù)字（用“*”代替），保護(hù)隱私安全。（二）條款審核要點(diǎn)合法性審核：條款內(nèi)容不得違反法律法規(guī)（如“工傷概不負(fù)責(zé)”等無(wú)效條款需刪除），可通過(guò)企業(yè)法務(wù)或外部律師審核確認(rèn)。邏輯性審核：條款之間需相互銜接，避免矛盾（如“付款節(jié)點(diǎn)”與“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”需對(duì)應(yīng)，避免“先付款后驗(yàn)收”與“驗(yàn)收合格后付款”沖突）?？蓤?zhí)行性審核：條款需明確、可量化（如“推廣效果良好”改為“品牌曝光量≥100萬(wàn)次”），避免模糊表述導(dǎo)致履行爭(zhēng)議。（三）簽字管理要求簽字主體資格：企業(yè)簽字人需提供法定代表人身份證明或授權(quán)委托書(shū)，個(gè)人簽字人需核對(duì)身份證原件，保證簽字人有權(quán)代表簽約主體。簽字形式要求：必須親筆簽名，不得以電子簽章（除非雙方約定并完成認(rèn)證）或蓋章代替，自然人簽字需按手?。ńㄗh）。簽字留存要求：簽字驗(yàn)證表單需與合同文本一并歸檔，保證“人、章、字”一致，避免后續(xù)對(duì)簽字真實(shí)性提出質(zhì)疑。（四）數(shù)據(jù)安全與保密電子數(shù)據(jù)安全：存儲(chǔ)合同信息的電子設(shè)備需設(shè)置密碼，定期備份，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失；敏感信息（如身份證號(hào)）不得通過(guò)普通郵件傳輸，建議使用加密軟件。紙質(zhì)資料保密：合同檔案需存放于帶鎖檔案柜，僅限授權(quán)人員查閱，查閱需登記《合同檔案借閱記錄》（包含借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間）。五、常見(jiàn)問(wèn)題與解決方案（一）問(wèn)題1：合同編號(hào)重復(fù)導(dǎo)致查詢(xún)困難解決方案：建立《合同編號(hào)登記臺(tái)賬》，實(shí)時(shí)記錄已使用編號(hào)，或在模板中設(shè)置“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”-“自定義”-“=COUNTIF(合同編號(hào)列,A2)=1”，若重復(fù)則提示錯(cuò)誤。（二）問(wèn)題2：主要條款遺漏關(guān)鍵要素（如違約金比例）解決方案：在模板“主要條款明細(xì)表”中設(shè)置“必填項(xiàng)”標(biāo)識(shí)（如紅色字體），或制作《條款檢查清單》（包含“付款方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、爭(zhēng)議解決”等10項(xiàng)必查內(nèi)容），填寫(xiě)后逐項(xiàng)勾確認(rèn)。（三）問(wèn)題3：簽字驗(yàn)證表單簽字人信息與實(shí)際不符解決