船舶機務采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司船舶機務采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的科學性、合理性、公正性和透明度，提高采購效率，降低采購成本，保證船舶機務設備及物資的質(zhì)量，滿足船舶運營需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司船舶機務相關設備、備件、物料等的采購活動，包括但不限于船舶主機、輔機、電氣設備、甲板機械、通導設備、消防救生設備以及各類消耗性物資的采購。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購過程應公開透明，采用公平競爭機制，確保所有潛在供應商享有平等參與機會，保證采購結果公正合理。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的產(chǎn)品和服務，確保所采購的船舶機務設備及物資能夠滿足船舶安全運營和生產(chǎn)要求。4.成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購價格，提高采購效益。5.廉潔自律原則：參與采購活動的工作人員應嚴格遵守廉潔自律規(guī)定，杜絕任何形式的商業(yè)賄賂和不正當交易行為。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購領導小組，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購領導小組負責審議和決策重大采購事項，包括采購戰(zhàn)略、采購預算、采購政策、供應商選擇等，確保采購工作符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，作為采購工作的執(zhí)行機構，負責具體采購業(yè)務的實施。采購部門應配備專業(yè)的采購人員，負責采購計劃制定、供應商管理、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購款項支付等工作。采購人員應具備良好的業(yè)務素質(zhì)、溝通能力和談判技巧，熟悉采購業(yè)務流程和相關法律法規(guī)。（三）需求部門船舶機務相關需求部門（如輪機部、甲板部、物資供應部等）負責提出采購需求，提供詳細的技術規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并參與采購過程中的技術評審、驗收等工作。需求部門應確保所提需求的準確性和合理性，及時反饋采購過程中出現(xiàn)的問題，并配合采購部門完成采購任務。（四）其他部門職責1.財務部門：負責審核采購預算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購款項支付，確保資金使用合規(guī)、安全、有效。2.質(zhì)量部門：參與采購產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗和驗收工作，對采購產(chǎn)品的質(zhì)量進行監(jiān)督，確保所采購的設備及物資符合質(zhì)量要求。3.法務部門：為采購活動提供法律咨詢和支持，審核采購合同條款，確保合同的合法性和有效性，處理采購過程中的法律糾紛。三、采購流程（一）采購需求提出1.船舶機務相關需求部門根據(jù)船舶運營計劃、設備維護保養(yǎng)計劃以及實際工作需要，定期或不定期提出采購需求。采購需求應明確設備及物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術要求、交貨時間、交貨地點等詳細信息。2.需求部門應對所提采購需求進行充分論證，確保需求的必要性和合理性。對于重大采購項目，應組織相關技術人員進行技術評審，形成技術評審報告，作為采購決策的依據(jù)之一。（二）采購計劃制定1.采購部門收到需求部門提交的采購需求后，進行匯總整理，并結合公司庫存情況、采購預算等因素，制定采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃應報采購領導小組審批。采購領導小組根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和實際情況，對采購計劃進行審核，確定采購計劃的可行性和合理性。對于涉及金額較大、影響公司運營的重大采購項目，采購計劃還需報公司董事會審議批準。（三）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。供應商信息應包括供應商基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等內(nèi)容。對潛在供應商進行調(diào)查評估，實地考察供應商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、技術研發(fā)能力等，確保供應商具備良好的信譽和實力。根據(jù)調(diào)查評估結果，篩選出合格的供應商，納入供應商名錄，并定期對供應商名錄進行更新和維護。2.供應商選擇根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應商名錄中選擇合適的供應商參與投標或報價。對于公開招標的采購項目，應按照國家相關法律法規(guī)和公司規(guī)定的招標程序進行操作，發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商投標。組織相關部門對供應商的投標文件或報價進行評審，評審內(nèi)容包括技術方案、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務、交貨期等方面。根據(jù)評審結果，確定中標供應商或成交供應商。3.供應商管理與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、售后服務等條款。建立供應商評價機制，定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行評價。評價結果作為供應商后續(xù)合作、訂單分配、淘汰退出等的重要依據(jù)。加強與供應商的溝通與協(xié)調(diào)，及時解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保供應商能夠按時、按質(zhì)、按量供應貨物。（四）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)評審結果，與中標供應商或成交供應商進行采購合同談判，達成一致意見后，起草采購合同文本。采購合同應符合法律法規(guī)要求，條款清晰、明確、完整，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。2.采購合同文本應提交法務部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、有效性、風險防范條款等內(nèi)容，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)法務部門的審核意見，對采購合同進行修改完善。3.采購合同經(jīng)采購部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，報公司主管領導審批。公司主管領導審批通過后，采購部門與供應商簽訂正式采購合同。（五）采購合同執(zhí)行1.采購部門負責跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保供應商按照合同約定的時間、地點、質(zhì)量、數(shù)量等要求供應貨物。2.需求部門負責組織采購產(chǎn)品的驗收工作。驗收人員應根據(jù)采購合同和相關技術標準，對采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等進行仔細檢查，填寫驗收報告。對于驗收不合格的產(chǎn)品，應及時通知供應商進行整改或退換貨處理。3.財務部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購款項支付申請，按照公司財務管理制度辦理付款手續(xù)。付款時應嚴格遵守合同約定的付款方式和付款期限，確保資金支付安全、準確。（六）采購檔案管理1.采購部門負責建立采購檔案，對采購活動全過程的文件資料進行整理、歸檔和保管。采購檔案應包括采購需求文件、采購計劃、供應商資料、投標文件、報價文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等相關資料。2.采購檔案應按照檔案管理的相關規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性。采購檔案的保管期限應符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，以便于日后查閱和審計。四、采購方式（一）公開招標1.適用范圍：對于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目，應采用公開招標方式進行采購。2.招標程序：采購部門編制招標文件，明確招標項目的技術規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、投標報價要求、評標標準等內(nèi)容。發(fā)布招標公告，通過公司官網(wǎng)、行業(yè)媒體、政府采購平臺等渠道向社會公開招標信息，邀請潛在供應商參與投標。接收投標文件，對投標文件進行資格審查和初步評審，篩選出符合要求的投標供應商。組織開標、評標會議，按照評標標準對投標供應商的投標文件進行詳細評審，確定中標候選人。公示中標候選人，公示期結束后，如無異議，向中標供應商發(fā)出中標通知書，并簽訂采購合同。（二）邀請招標1.適用范圍：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的采購項目，或采用公開招標方式的費用占采購項目總價值比例過大的采購項目，可以采用邀請招標方式進行采購。2.招標程序：采購部門根據(jù)采購項目的特點和要求，從供應商名錄中選擇若干家潛在供應商，向其發(fā)出投標邀請書。被邀請的供應商按照投標邀請書的要求編制投標文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交投標文件。采購部門組織開標、評標會議，對投標文件進行評審，確定中標候選人。公示中標候選人，公示期結束后，如無異議，向中標供應商發(fā)出中標通知書，并簽訂采購合同。（三）競爭性談判1.適用范圍：對于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的采購項目，技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的采購項目，或者不能事先計算出價格總額的采購項目，可以采用競爭性談判方式進行采購。2.談判程序：采購部門成立談判小組，談判小組由采購部門代表、相關技術專家、法務人員等組成。談判小組制定談判文件，明確談判項目的技術規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、談判程序、評定成交的標準等內(nèi)容。邀請符合條件的供應商參加談判，供應商按照談判文件的要求進行報價和談判。談判小組與供應商進行多輪談判，根據(jù)談判情況，要求供應商對報價和技術方案進行調(diào)整。談判結束后，談判小組按照評定成交的標準，確定成交供應商，并向成交供應商發(fā)出成交通知書，簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：只能從唯一供應商處采購的采購項目，發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的采購項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目，可以采用單一來源采購方式進行采購。2.采購程序：采購部門填寫單一來源采購申請表，說明采用單一來源采購方式的理由、采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容。單一來源采購申請表經(jīng)采購部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，報公司主管領導審批。公司主管領導審批通過后，采購部門與唯一供應商進行談判，簽訂采購合同。（五）詢價1.適用范圍：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式進行采購。2.詢價程序：采購部門向多家供應商發(fā)出詢價通知書，詢價通知書應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、交貨地點、報價要求等內(nèi)容。供應商按照詢價通知書的要求進行報價，采購部門對供應商的報價進行比較，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為成交供應商。采購部門與成交供應商簽訂采購合同。五、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和船舶機務采購需求，結合歷史采購數(shù)據(jù)和市場價格走勢，編制年度采購預算草案。采購預算草案應包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容。2.采購預算草案報采購領導小組審議。采購領導小組根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和財務狀況，對采購預算草案進行審核，提出修改意見和建議。采購部門根據(jù)采購領導小組的審核意見，對采購預算草案進行修改完善，形成年度采購預算方案。3.年度采購預算方案經(jīng)公司董事會審議批準后，下達給采購部門執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行與控制1.采購部門應嚴格按照年度采購預算方案組織采購活動，確保采購支出控制在預算范圍內(nèi)。對于超預算的采購項目，應按照公司規(guī)定的預算調(diào)整程序進行審批。2.財務部門負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，定期向采購領導小組報告采購預算執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)采購預算執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏差，應及時采取措施進行調(diào)整和糾正。3.采購部門應加強與需求部門的溝通協(xié)調(diào)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，避免因需求變化頻繁或采購計劃不合理導致采購預算失控。（三）預算調(diào)整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如因市場價格波動、政策調(diào)整、業(yè)務發(fā)展需要等原因，導致原采購預算無法滿足實際采購需求時，采購部門應及時提出預算調(diào)整申請。2.預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項目、調(diào)整的金額等內(nèi)容，并附相關證明材料。預算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負責人、財務部門負責人審核簽字后，報采購領導小組審批。3.采購領導小組根據(jù)公司實際情況，對預算調(diào)整申請進行審議，決定是否批準預算調(diào)整。如批準預算調(diào)整，采購部門應按照調(diào)整后的預算方案組織采購活動。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購部門應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，規(guī)范采購操作流程，防止采購過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，及時整改存在的問題。2.主動接受供應商和社會公眾的監(jiān)督，對于供應商和社會公眾提出的意見和建議，應認真對待，及時處理，并將處理結果反饋給相關方。（三）考核評價1.建立采購工作考核評價制度，對采購部門和采購人員