航空貨物單據(jù)管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司航空貨物單據(jù)的管理，規(guī)范單據(jù)的填制、流轉(zhuǎn)、保管及使用，確保航空貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，保障公司和客戶的合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及航空貨物單據(jù)管理的各部門及相關(guān)工作人員，包括但不限于市場(chǎng)營(yíng)銷部門、運(yùn)營(yíng)部門、財(cái)務(wù)部門、客服部門等。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及民航行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，確保航空貨物單據(jù)的管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則單據(jù)的填制必須準(zhǔn)確無(wú)誤，如實(shí)反映航空貨物的各項(xiàng)信息，包括貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、始發(fā)地、目的地、托運(yùn)人、收貨人等，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致運(yùn)輸延誤、貨物損失等問(wèn)題。3.完整性原則保證單據(jù)內(nèi)容完整，涵蓋航空貨物運(yùn)輸過(guò)程中所需的各項(xiàng)要素，不得遺漏重要信息。同時(shí)，相關(guān)聯(lián)的單據(jù)之間應(yīng)相互匹配、銜接，形成完整的業(yè)務(wù)鏈條。4.及時(shí)性原則各環(huán)節(jié)工作人員應(yīng)及時(shí)處理航空貨物單據(jù)，按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成單據(jù)的填制、審核、流轉(zhuǎn)、歸檔等工作，確保運(yùn)輸流程的高效順暢。5.保密性原則妥善保管航空貨物單據(jù)涉及的各類商業(yè)秘密和客戶信息，防止信息泄露給公司和客戶造成損失。二、單據(jù)種類及用途（一）航空貨運(yùn)單1.定義航空貨運(yùn)單是航空貨物運(yùn)輸合同訂立和運(yùn)輸條件以及承運(yùn)人接受貨物的初步證據(jù)，是托運(yùn)人或其代理人與承運(yùn)人之間運(yùn)輸貨物的契約文件。2.用途（1）作為貨物運(yùn)輸?shù)膽{證，記錄貨物的詳細(xì)信息和運(yùn)輸安排。（2）明確托運(yùn)人、承運(yùn)人、收貨人的權(quán)利和義務(wù)，是運(yùn)輸過(guò)程中各方責(zé)任界定的重要依據(jù)。（3）用于辦理貨物的托運(yùn)、報(bào)關(guān)、報(bào)檢、結(jié)算等相關(guān)手續(xù)。（二）托運(yùn)書1.定義托運(yùn)書是托運(yùn)人向承運(yùn)人提出貨物運(yùn)輸申請(qǐng)的書面文件，是航空貨運(yùn)單的重要組成部分。2.用途（1）詳細(xì)說(shuō)明托運(yùn)貨物的基本情況，包括貨物的名稱、性質(zhì)、數(shù)量、重量、體積等。（2）明確托運(yùn)人的要求，如運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸方式、交貨地點(diǎn)等。（3）作為承運(yùn)人審核貨物運(yùn)輸可行性和制定運(yùn)輸計(jì)劃的依據(jù)。（三）裝箱單1.定義裝箱單是詳細(xì)記載每箱貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量、嘜頭、包裝形式等內(nèi)容的單據(jù)，是對(duì)貨物包裝情況的詳細(xì)說(shuō)明。2.用途（1）便于貨物的裝卸、搬運(yùn)和清點(diǎn)，確保貨物在運(yùn)輸過(guò)程中的安全。（2）作為海關(guān)查驗(yàn)貨物的重要參考文件，幫助海關(guān)了解貨物的實(shí)際情況。（3）為收貨人提供貨物包裝及內(nèi)容的詳細(xì)信息，方便其接收和驗(yàn)收貨物。（四）發(fā)票1.定義發(fā)票是托運(yùn)人向收貨人開(kāi)具的證明貨物價(jià)值及交易情況的書面憑證，是財(cái)務(wù)結(jié)算的重要依據(jù)。2.用途（1）用于確定貨物的價(jià)值，作為計(jì)算運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等費(fèi)用的基礎(chǔ)。（2）作為財(cái)務(wù)記賬和稅務(wù)申報(bào)的重要憑證，確保公司財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（3）為收貨人提供貨物價(jià)格及相關(guān)交易信息，便于其進(jìn)行財(cái)務(wù)處理和成本核算。（五）提貨單1.定義提貨單是收貨人憑以向承運(yùn)人提取貨物的憑證，是貨物交付的重要依據(jù)。2.用途（1）證明收貨人有權(quán)提取貨物，是貨物所有權(quán)轉(zhuǎn)移的重要標(biāo)志。（2）承運(yùn)人根據(jù)提貨單的要求，將貨物交付給指定的收貨人。（3）提貨單的流轉(zhuǎn)過(guò)程反映了貨物運(yùn)輸?shù)淖罱K環(huán)節(jié)，確保貨物準(zhǔn)確無(wú)誤地交付給客戶。三、單據(jù)填制規(guī)范（一）基本要求1.字跡清晰單據(jù)上的文字、數(shù)字應(yīng)書寫工整、清晰，易于辨認(rèn)，避免使用模糊不清或容易引起歧義的字體。2.內(nèi)容完整按照單據(jù)的格式要求，填寫所有必填項(xiàng)目，確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確、完整。不得遺漏重要信息或故意隱瞞貨物的真實(shí)情況。3.不得涂改如單據(jù)填寫過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行更正，不得隨意涂改。更正處應(yīng)加蓋更正章或相關(guān)人員的簽名，并注明更正日期。（二）具體填制規(guī)范1.航空貨運(yùn)單（1）托運(yùn)人信息填寫托運(yùn)人的全稱、地址、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼等詳細(xì)信息，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，以便承運(yùn)人在運(yùn)輸過(guò)程中能夠及時(shí)與托運(yùn)人取得聯(lián)系。（2）收貨人信息填寫收貨人的全稱、地址、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼等詳細(xì)信息，同時(shí)注明收貨人的賬號(hào)信息（如有），以便貨物到達(dá)目的地后能夠順利交付。（3）貨物信息詳細(xì)填寫貨物的名稱、性質(zhì)、數(shù)量、重量、體積、包裝形式等信息。對(duì)于特殊貨物，如危險(xiǎn)貨物、易腐貨物、貴重貨物等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特別標(biāo)注，并提供相應(yīng)的證明文件。（4）運(yùn)輸信息明確貨物的始發(fā)地、目的地、運(yùn)輸路線、航班號(hào)、預(yù)計(jì)起飛時(shí)間、預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間等運(yùn)輸安排。如有中轉(zhuǎn)情況，應(yīng)詳細(xì)注明中轉(zhuǎn)地點(diǎn)及中轉(zhuǎn)時(shí)間。（5）費(fèi)用信息填寫貨物的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、雜費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用的金額及支付方式。費(fèi)用的計(jì)算應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，支付方式應(yīng)符合公司與客戶的約定。（6）其他信息根據(jù)實(shí)際情況填寫其他相關(guān)信息，如貨物的嘜頭、標(biāo)記、號(hào)碼等。嘜頭應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于貨物的識(shí)別和運(yùn)輸過(guò)程中的管理。2.托運(yùn)書（1）托運(yùn)人信息同航空貨運(yùn)單的要求，填寫托運(yùn)人的詳細(xì)信息。（2）貨物信息詳細(xì)描述貨物的名稱、性質(zhì)、數(shù)量、重量、體積、包裝形式等，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于需要特殊運(yùn)輸條件的貨物，應(yīng)在托運(yùn)書中注明，并提供相應(yīng)的說(shuō)明和證明文件。（3）運(yùn)輸要求明確托運(yùn)人的運(yùn)輸要求，如運(yùn)輸時(shí)間、運(yùn)輸方式、交貨地點(diǎn)、貨物的特殊處理要求等。運(yùn)輸要求應(yīng)具體、明確，便于承運(yùn)人根據(jù)要求制定合理的運(yùn)輸計(jì)劃。（4）其他信息填寫托運(yùn)人的聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、傳真號(hào)碼等信息，以便承運(yùn)人在運(yùn)輸過(guò)程中能夠及時(shí)與托運(yùn)人溝通協(xié)調(diào)。3.裝箱單（1）箱號(hào)及嘜頭填寫每個(gè)包裝箱的編號(hào)及相應(yīng)的嘜頭信息，確保嘜頭與航空貨運(yùn)單上的一致。（2）貨物信息按照包裝箱內(nèi)貨物的實(shí)際情況，逐一填寫貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量等信息。對(duì)于不同規(guī)格或型號(hào)的貨物，應(yīng)分別列出。（3）包裝形式描述貨物的包裝形式，如紙箱、木箱、托盤等，并注明包裝的尺寸和材質(zhì)。（4）總計(jì)信息填寫每個(gè)包裝箱內(nèi)貨物的總數(shù)量、總重量、總體積等信息，并在裝箱單的底部匯總整批貨物的相關(guān)信息，確保與航空貨運(yùn)單上的貨物信息一致。4.發(fā)票（1）發(fā)票編號(hào)填寫公司統(tǒng)一編制的發(fā)票號(hào)碼，確保發(fā)票的唯一性和可追溯性。（2）開(kāi)票日期填寫發(fā)票開(kāi)具的具體日期，格式應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)部門的要求。（3）購(gòu)貨單位信息填寫收貨人的全稱、地址、聯(lián)系電話等詳細(xì)信息，確保與航空貨運(yùn)單上的收貨人信息一致。（4）貨物信息同航空貨運(yùn)單的要求，填寫貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。貨物的單價(jià)和金額應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與雙方簽訂的合同或協(xié)議一致。（5）稅率及稅額按照國(guó)家稅收政策的規(guī)定，填寫貨物適用的稅率及相應(yīng)的稅額。稅額的計(jì)算應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保發(fā)票的合法性和合規(guī)性。（6）價(jià)稅合計(jì)填寫貨物的含稅總價(jià)，即貨物金額與稅額之和。價(jià)稅合計(jì)應(yīng)與發(fā)票上的其他金額信息一致。（7）開(kāi)票單位信息填寫公司的全稱、地址、聯(lián)系電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)等信息，確保發(fā)票的真實(shí)性和有效性。5.提貨單（1）提貨單編號(hào)填寫公司統(tǒng)一編制的提貨單號(hào)碼，確保提貨單的唯一性和可追溯性。（2）貨物信息同航空貨運(yùn)單的要求，填寫貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、重量等信息，確保與航空貨運(yùn)單上的貨物信息一致。（3）提貨人信息填寫提貨人的姓名、身份證號(hào)碼、聯(lián)系電話等信息，確保提貨人的身份合法有效。提貨人應(yīng)與航空貨運(yùn)單上注明的收貨人一致，如委托他人提貨，應(yīng)提供有效的授權(quán)委托書。（4）提貨地點(diǎn)及時(shí)間明確提貨的具體地點(diǎn)和時(shí)間要求。提貨地點(diǎn)應(yīng)與航空貨運(yùn)單上注明的目的地一致，提貨時(shí)間應(yīng)在貨物到達(dá)目的地后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)。（5）其他信息根據(jù)實(shí)際情況填寫其他相關(guān)信息，如提貨的注意事項(xiàng)、運(yùn)輸工具的信息等。四、單據(jù)流轉(zhuǎn)程序（一）托運(yùn)環(huán)節(jié)1.客戶向市場(chǎng)營(yíng)銷部門提交托運(yùn)書及相關(guān)資料，市場(chǎng)營(yíng)銷部門工作人員對(duì)托運(yùn)書進(jìn)行初步審核，檢查托運(yùn)書內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，貨物信息是否清晰、明確，運(yùn)輸要求是否合理、可行。2.如審核通過(guò)，市場(chǎng)營(yíng)銷部門工作人員將托運(yùn)書及相關(guān)資料傳遞給運(yùn)營(yíng)部門。運(yùn)營(yíng)部門根據(jù)托運(yùn)書的要求，安排貨物的運(yùn)輸計(jì)劃，包括選擇合適的航班、確定運(yùn)輸路線、安排貨物的裝卸等。3.運(yùn)營(yíng)部門工作人員根據(jù)運(yùn)輸計(jì)劃，填制航空貨運(yùn)單，并將托運(yùn)書、航空貨運(yùn)單及相關(guān)資料一并提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對(duì)貨物的運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等費(fèi)用進(jìn)行核算，并根據(jù)公司與客戶的約定確定費(fèi)用的支付方式。（二）運(yùn)輸環(huán)節(jié)1.運(yùn)營(yíng)部門將填制好的航空貨運(yùn)單及相關(guān)資料提交給航空公司或其代理人，辦理貨物的托運(yùn)手續(xù)。航空公司或其代理人對(duì)航空貨運(yùn)單及相關(guān)資料進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，在航空貨運(yùn)單上加蓋托運(yùn)章，并出具貨物收據(jù)。2.航空公司根據(jù)航空貨運(yùn)單上的信息，將貨物裝上飛機(jī)，并按照預(yù)定的運(yùn)輸路線進(jìn)行運(yùn)輸。在運(yùn)輸過(guò)程中，航空公司應(yīng)及時(shí)向運(yùn)營(yíng)部門反饋貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，如航班延誤、貨物到達(dá)中轉(zhuǎn)地點(diǎn)等信息。3.運(yùn)營(yíng)部門根據(jù)航空公司反饋的貨物運(yùn)輸狀態(tài)信息，及時(shí)通知市場(chǎng)營(yíng)銷部門和客戶，確保各方能夠及時(shí)了解貨物的運(yùn)輸情況。同時(shí)，運(yùn)營(yíng)部門工作人員應(yīng)密切關(guān)注貨物的運(yùn)輸過(guò)程，如有異常情況，應(yīng)及時(shí)與航空公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問(wèn)題。（三）到達(dá)及交付環(huán)節(jié)1.貨物到達(dá)目的地后，航空公司或其代理人將貨物卸下，并通知運(yùn)營(yíng)部門。運(yùn)營(yíng)部門根據(jù)貨物的運(yùn)輸狀態(tài)信息，安排貨物的提貨手續(xù)。2.運(yùn)營(yíng)部門工作人員根據(jù)提貨單的要求，核對(duì)提貨人的身份信息和提貨憑證，確認(rèn)無(wú)誤后，將提貨單交給提貨人。提貨人憑提貨單到指定的地點(diǎn)提取貨物。3.在貨物交付過(guò)程中，如收貨人發(fā)現(xiàn)貨物有損壞、短缺等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向運(yùn)營(yíng)部門提出異議。運(yùn)營(yíng)部門工作人員應(yīng)協(xié)助收貨人進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的處理措施，如向航空公司索賠、協(xié)商解決等。（四）結(jié)算環(huán)節(jié)1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)航空貨運(yùn)單及相關(guān)資料，與航空公司或其代理人進(jìn)行運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等費(fèi)用的結(jié)算。結(jié)算過(guò)程中，財(cái)務(wù)部門工作人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用的金額及支付方式，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無(wú)誤。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司與客戶的約定，向客戶開(kāi)具發(fā)票，并收取相應(yīng)的費(fèi)用。發(fā)票的開(kāi)具應(yīng)符合國(guó)家稅務(wù)部門的要求，確保發(fā)票的真實(shí)性和有效性。3.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)航空貨物運(yùn)輸業(yè)務(wù)的費(fèi)用結(jié)算情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)與市場(chǎng)營(yíng)銷部門、運(yùn)營(yíng)部門等相關(guān)部門保持密切溝通，確保費(fèi)用結(jié)算工作的順利進(jìn)行。五、單據(jù)保管與存檔（一）保管要求1.設(shè)立專門的單據(jù)保管場(chǎng)所，確保保管場(chǎng)所安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.對(duì)不同種類的航空貨物單據(jù)進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案索引，便于查找和管理。3.定期對(duì)單據(jù)進(jìn)行整理和核對(duì)，確保單據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)單據(jù)有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）存檔期限1.航空貨運(yùn)單、托運(yùn)書、裝箱單、發(fā)票等單據(jù)的存檔期限為自貨物運(yùn)輸完成之日起[X]年。2.提貨單的存檔期限為自貨物交付之日起[X]年。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱航空貨物單據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到單據(jù)保管部門查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)遵守單據(jù)保管部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀單據(jù)。2.因特殊原因需要借閱航空貨物單據(jù)時(shí)，借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱的原因、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和單據(jù)保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還單據(jù)。如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向單據(jù)保管部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。3.借閱人在借閱單據(jù)期間，應(yīng)妥善保管單據(jù)，不得將單據(jù)轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善導(dǎo)致單據(jù)丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，定期對(duì)航空貨物單據(jù)的管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括單據(jù)的填制規(guī)范、流轉(zhuǎn)程序、保管存檔等方面，確保單據(jù)管理工作符合公司的規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門涉及航空貨物單據(jù)管理的工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告給監(jiān)督檢查部門。3.監(jiān)督檢查部門應(yīng)建立健全監(jiān)督檢查記錄制度，對(duì)每次檢查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改情況等。檢查記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。（二）外部監(jiān)督1.積極配合國(guó)家相關(guān)部門和民航行業(yè)管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供航空貨物單據(jù)管理的相關(guān)資料和信息。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)的變化，及時(shí)調(diào)整公司的航空貨物單據(jù)管理辦法，確保公司的單據(jù)管理工作始終符合外部監(jiān)管要求。七、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因工作人員的疏忽、失誤或故意違規(guī)行為，導(dǎo)致航空貨物單據(jù)填制錯(cuò)誤、流轉(zhuǎn)不暢、保管不善等問(wèn)題，給公司或客戶造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.對(duì)于違反國(guó)家法律法規(guī)和民航行業(yè)