網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)文件的規(guī)范化管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、公正性和透明度，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行的各類(lèi)采購(gòu)文件的編制、審核、發(fā)布、存檔及使用等管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)文件的內(nèi)容和流程合法合規(guī)。2.公正性原則：采購(gòu)文件應(yīng)公平對(duì)待所有潛在供應(yīng)商，不得設(shè)置不合理的條件限制或排斥潛在供應(yīng)商。3.完整性原則：采購(gòu)文件應(yīng)涵蓋采購(gòu)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素，確保采購(gòu)過(guò)程的順利進(jìn)行。4.保密性原則：對(duì)于涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的采購(gòu)文件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、采購(gòu)文件的分類(lèi)與構(gòu)成（一）分類(lèi)1.采購(gòu)公告：用于發(fā)布采購(gòu)項(xiàng)目的基本信息，吸引潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。2.招標(biāo)文件：詳細(xì)描述采購(gòu)項(xiàng)目的要求、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，是供應(yīng)商編制投標(biāo)文件的依據(jù)。3.投標(biāo)文件：供應(yīng)商根據(jù)招標(biāo)文件要求編制的響應(yīng)文件，包括報(bào)價(jià)、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等。4.評(píng)標(biāo)報(bào)告：記錄評(píng)標(biāo)過(guò)程和結(jié)果的文件，是確定中標(biāo)供應(yīng)商的重要依據(jù)。5.采購(gòu)合同：明確采購(gòu)雙方權(quán)利義務(wù)的法律文件，是采購(gòu)活動(dòng)的最終成果體現(xiàn)。（二）構(gòu)成1.采購(gòu)公告項(xiàng)目名稱(chēng)、編號(hào)、采購(gòu)人及聯(lián)系方式。采購(gòu)項(xiàng)目的基本概況，包括采購(gòu)內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格要求等。采購(gòu)方式及預(yù)算金額。供應(yīng)商資格要求。采購(gòu)文件獲取的時(shí)間、地點(diǎn)、方式及售價(jià)。投標(biāo)截止時(shí)間、開(kāi)標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)。公告發(fā)布媒體及有效期。2.招標(biāo)文件投標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)：同采購(gòu)公告中的相關(guān)內(nèi)容。投標(biāo)人須知：包括對(duì)投標(biāo)人的資格要求、投標(biāo)文件編制要求、投標(biāo)報(bào)價(jià)要求、開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)程序等內(nèi)容。采購(gòu)項(xiàng)目需求：詳細(xì)描述采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、性能要求、服務(wù)要求等。評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)：明確評(píng)標(biāo)方法、評(píng)標(biāo)因素及權(quán)重等。合同條款及格式：包括合同主要條款、合同格式等。附件：如技術(shù)方案、樣品要求、圖紙等相關(guān)資料。3.投標(biāo)文件投標(biāo)函：投標(biāo)人對(duì)投標(biāo)項(xiàng)目的承諾及報(bào)價(jià)等內(nèi)容。法定代表人身份證明及授權(quán)委托書(shū)。投標(biāo)報(bào)價(jià)表：包括各項(xiàng)采購(gòu)內(nèi)容的報(bào)價(jià)明細(xì)及總價(jià)。技術(shù)方案：針對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目需求提供的技術(shù)解決方案。商務(wù)條款偏離表：對(duì)比招標(biāo)文件商務(wù)條款，列出投標(biāo)人的偏離情況。資格證明文件：如營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明等。售后服務(wù)承諾：包括售后服務(wù)內(nèi)容、響應(yīng)時(shí)間、質(zhì)保期等。4.評(píng)標(biāo)報(bào)告評(píng)標(biāo)基本情況和數(shù)據(jù)表。評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員名單。開(kāi)標(biāo)記錄。符合要求的投標(biāo)人一覽表。廢標(biāo)情況說(shuō)明。評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)標(biāo)方法或者評(píng)標(biāo)因素一覽表。經(jīng)評(píng)審的價(jià)格或者評(píng)分比較一覽表。經(jīng)評(píng)審的投標(biāo)人排序。推薦的中標(biāo)候選人名單與簽訂合同前要處理的事宜。澄清、說(shuō)明、補(bǔ)正事項(xiàng)紀(jì)要。5.采購(gòu)合同合同雙方當(dāng)事人的名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式等基本信息。采購(gòu)項(xiàng)目的名稱(chēng)、內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格、價(jià)格等具體條款。合同履行的期限、地點(diǎn)和方式。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法。付款方式及結(jié)算辦法。違約責(zé)任及爭(zhēng)議解決方式。其他條款：如保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款等。三、采購(gòu)文件的編制與審核（一）編制要求1.采購(gòu)公告語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確傳達(dá)采購(gòu)項(xiàng)目的關(guān)鍵信息。確保公告內(nèi)容符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，不得有虛假或誤導(dǎo)性信息。2.招標(biāo)文件明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格和要求，應(yīng)具體、清晰、可衡量，避免模糊不清的表述。合理設(shè)置評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，確保評(píng)標(biāo)過(guò)程的公平公正，能夠綜合評(píng)估供應(yīng)商的實(shí)力和信譽(yù)。合同條款應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免出現(xiàn)歧義或漏洞。3.投標(biāo)文件格式應(yīng)符合招標(biāo)文件要求，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。報(bào)價(jià)應(yīng)合理，不得低于成本價(jià)，同時(shí)應(yīng)提供詳細(xì)的價(jià)格構(gòu)成說(shuō)明。技術(shù)方案應(yīng)具有可行性和先進(jìn)性，能夠滿足采購(gòu)項(xiàng)目的需求。（二）審核流程1.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)起草采購(gòu)文件初稿。2.初稿完成后，采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)（如技術(shù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等）進(jìn)行審核。3.技術(shù)部門(mén)重點(diǎn)審核采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格和要求，確保其合理性和可行性。4.法務(wù)部門(mén)審核采購(gòu)文件的合法性，確保其符合法律法規(guī)要求，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。5.財(cái)務(wù)部門(mén)審核采購(gòu)文件中的預(yù)算金額、付款方式等財(cái)務(wù)條款，確保其合理性和經(jīng)濟(jì)性。6.各部門(mén)審核意見(jiàn)反饋至采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行修改完善。7.修改后的采購(gòu)文件再次提交審核，直至各部門(mén)審核通過(guò)。四、采購(gòu)文件的發(fā)布與獲?。ㄒ唬┌l(fā)布1.采購(gòu)公告應(yīng)在規(guī)定的網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)平臺(tái)及公司指定的媒體上同時(shí)發(fā)布，確保潛在供應(yīng)商能夠及時(shí)獲取信息。2.招標(biāo)文件等其他采購(gòu)文件應(yīng)在采購(gòu)平臺(tái)上以電子文檔形式發(fā)布，同時(shí)應(yīng)提供紙質(zhì)版文件供供應(yīng)商查閱（如有需要）。3.發(fā)布時(shí)間應(yīng)符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，確保供應(yīng)商有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備投標(biāo)文件。（二）獲取1.潛在供應(yīng)商可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)采購(gòu)平臺(tái)或公司指定的方式獲取采購(gòu)文件。2.獲取采購(gòu)文件時(shí)，供應(yīng)商應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行注冊(cè)登記，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)審核通過(guò)后方可獲取。3.采購(gòu)文件獲取后，供應(yīng)商應(yīng)妥善保管，不得擅自修改、轉(zhuǎn)讓或泄露給他人。五、采購(gòu)文件的接收與開(kāi)標(biāo)（一）接收1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)接收投標(biāo)文件，接收時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件規(guī)定執(zhí)行。2.接收投標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)檢查投標(biāo)文件的密封情況、包裝完整性等，確保投標(biāo)文件符合要求。3.對(duì)不符合要求的投標(biāo)文件，應(yīng)及時(shí)通知投標(biāo)人進(jìn)行補(bǔ)正或拒收，并做好記錄。（二）開(kāi)標(biāo)1.開(kāi)標(biāo)應(yīng)在招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)公開(kāi)進(jìn)行，開(kāi)標(biāo)過(guò)程應(yīng)邀請(qǐng)所有投標(biāo)人參加，并接受其監(jiān)督。2.開(kāi)標(biāo)時(shí)，應(yīng)首先檢查投標(biāo)文件的密封情況，確認(rèn)無(wú)誤后當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱(chēng)、投標(biāo)報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件的其他主要內(nèi)容等。3.開(kāi)標(biāo)過(guò)程應(yīng)做好記錄，并存檔備查。六、評(píng)標(biāo)與定標(biāo)（一）評(píng)標(biāo)1.評(píng)標(biāo)由依法組建的評(píng)標(biāo)委員會(huì)負(fù)責(zé)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員應(yīng)具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，且人數(shù)符合規(guī)定要求。2.評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)標(biāo)，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審和比較。3.評(píng)標(biāo)過(guò)程中，評(píng)標(biāo)委員會(huì)可以要求投標(biāo)人對(duì)投標(biāo)文件中的有關(guān)問(wèn)題進(jìn)行澄清或說(shuō)明，但不得改變投標(biāo)文件的實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容。4.評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果編寫(xiě)評(píng)標(biāo)報(bào)告，評(píng)標(biāo)報(bào)告應(yīng)客觀、公正、準(zhǔn)確地反映評(píng)標(biāo)過(guò)程和結(jié)果。（二）定標(biāo)1.根據(jù)評(píng)標(biāo)報(bào)告，采購(gòu)人應(yīng)按照規(guī)定的程序確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.中標(biāo)供應(yīng)商確定后，應(yīng)在規(guī)定的媒體上發(fā)布中標(biāo)公告，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)。3.中標(biāo)通知書(shū)對(duì)采購(gòu)人和中標(biāo)供應(yīng)商具有法律效力，雙方應(yīng)按照中標(biāo)通知書(shū)和采購(gòu)合同的約定履行各自的義務(wù)。七、采購(gòu)文件的存檔與保管（一）存檔1.采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將采購(gòu)文件進(jìn)行整理歸檔，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購(gòu)文件應(yīng)按照類(lèi)別、項(xiàng)目編號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢(xún)和使用。3.存檔的采購(gòu)文件應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版，電子版文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（二）保管1.公司應(yīng)指定專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員負(fù)責(zé)采購(gòu)文件的保管工作，確保采購(gòu)文件的妥善保管。2.保管期限應(yīng)符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，一般采購(gòu)文件的保管期限為[X]年，重要采購(gòu)文件的保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。3.在保管期限內(nèi)，應(yīng)嚴(yán)格限制采購(gòu)文件的查閱和使用權(quán)限，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)制或銷(xiāo)毀采購(gòu)文件。4.定期對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文件的質(zhì)量不受影響，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。八、采購(gòu)文件的變更與終止（一）變更1.在采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，如因特殊原因需要對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行變更，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知所有已獲取采購(gòu)文件的潛在供應(yīng)商。2.變更后的采購(gòu)文件應(yīng)按照本辦法規(guī)定的審核流程進(jìn)行審核，并重新發(fā)布和獲取。3.潛在供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)變更后的采購(gòu)文件調(diào)整投標(biāo)文件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交。（二）終止1.在采購(gòu)活動(dòng)尚未結(jié)束前，如因不可抗力、采購(gòu)任務(wù)取消等原因需要終止采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)發(fā)布終止公告，并通知所有已獲取采購(gòu)文件的潛在供應(yīng)商。2.采購(gòu)項(xiàng)目終止后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)妥善處理已接收的投標(biāo)文件，退還已收取的投標(biāo)保證金（如有），并按照相關(guān)規(guī)定做好后續(xù)工作。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)文件的管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)文件的編制、審核、發(fā)布、存檔等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改