財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)單詳細(xì)填寫規(guī)范一、適用范圍與常見報(bào)銷場(chǎng)景本規(guī)范適用于公司全體員工因公支出費(fèi)用的報(bào)銷管理，涵蓋日常工作中各類需由公司承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)場(chǎng)景，包括但不限于：日常辦公費(fèi)用：如辦公用品采購(gòu)、打印復(fù)印費(fèi)、快遞費(fèi)、通訊費(fèi)（辦公電話、流量套餐）等；差旅費(fèi)用：因公出差的交通費(fèi)（飛機(jī)、高鐵、汽車）、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)貼等；業(yè)務(wù)招待費(fèi)用：接待客戶、合作伙伴發(fā)生的餐費(fèi)、禮品費(fèi)（需符合公司禮品管理規(guī)定）、活動(dòng)場(chǎng)地費(fèi)等；市場(chǎng)與推廣費(fèi)用：展會(huì)參展費(fèi)、宣傳物料制作費(fèi)、廣告投放費(fèi)（需附推廣方案審批件）等；其他合規(guī)費(fèi)用：如員工培訓(xùn)費(fèi)（需附培訓(xùn)通知）、固定資產(chǎn)零星采購(gòu)（單價(jià)2000元以下）等。二、報(bào)銷申請(qǐng)單填寫全流程詳解（一）報(bào)銷前：資料準(zhǔn)備與合規(guī)自查收集合規(guī)票據(jù)取得合法有效的原始票據(jù)（發(fā)票）：需為稅務(wù)監(jiān)制章清晰的增值稅發(fā)票（電子發(fā)票需打印并注明“已報(bào)銷”及日期），發(fā)票抬頭必須為“[公司全稱]”，稅號(hào)準(zhǔn)確無(wú)誤；票據(jù)內(nèi)容需與實(shí)際業(yè)務(wù)一致：如辦公用品需注明具體品名、數(shù)量，差旅費(fèi)需注明出行日期、路線，餐費(fèi)需注明招待對(duì)象及事由；補(bǔ)充證明材料：大額支出（單筆超5000元）需附合同或?qū)徟鷨危盥觅M(fèi)需附出差審批單，業(yè)務(wù)招待費(fèi)需附《招待事由說(shuō)明》（含客戶單位、接待人、目的）。確認(rèn)報(bào)銷類別與周期根據(jù)費(fèi)用性質(zhì)選擇對(duì)應(yīng)報(bào)銷類別（如“辦公費(fèi)”“差旅費(fèi)”），避免混填；確認(rèn)報(bào)銷周期：費(fèi)用需在發(fā)生后1個(gè)月內(nèi)提交報(bào)銷，跨季度費(fèi)用需提前向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)（特殊情況說(shuō)明原因）。（二）第一步：填寫基本信息欄（必填項(xiàng)完整準(zhǔn)確）在申請(qǐng)單頂部“基本信息”區(qū)域按以下要求填寫：申請(qǐng)人：填寫本人姓名（工號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，無(wú)需手動(dòng)填寫）；所在部門：填寫所在部門全稱（如“市場(chǎng)部”“研發(fā)中心”）；報(bào)銷日期：填寫實(shí)際提交申請(qǐng)單的日期（需早于票據(jù)日期1個(gè)月內(nèi)）；報(bào)銷周期：填寫費(fèi)用所屬自然月或季度（如“2024年3月1日-2024年3月31日”）；費(fèi)用合計(jì)：填寫本次報(bào)銷總金額（小寫，保留兩位小數(shù)），并在“大寫”欄填寫中文大寫金額（如“￥1,234.56”對(duì)應(yīng)“壹仟貳佰叁拾肆元伍角陸分”）。（三）第二步：填寫費(fèi)用明細(xì)欄（逐項(xiàng)列示，清晰可追溯）按費(fèi)用類別逐行填寫“費(fèi)用明細(xì)”表格，每行對(duì)應(yīng)一類費(fèi)用，需包含以下信息：序號(hào)：按費(fèi)用類別順序填寫（如1、2、3…）；費(fèi)用類別：從下拉選項(xiàng)中選擇（如“辦公費(fèi)”“差旅費(fèi)”），不可自行填寫其他類別；發(fā)生日期：填寫單筆費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生日期（如“2024-03-15”）；金額：填寫該類別費(fèi)用的小寫金額（保留兩位小數(shù)），需與票據(jù)金額一致；費(fèi)用事由：簡(jiǎn)要說(shuō)明費(fèi)用用途（需具體，如“采購(gòu)A4紙100包，用于部門日常打印”“出差至上海參加行業(yè)展會(huì)，往返高鐵票”）；備注：填寫特殊情況說(shuō)明（如“含增值稅專票1張，稅率13%”“住宿費(fèi)超標(biāo)部分由個(gè)人承擔(dān)200元”）。示例：序號(hào)費(fèi)用類別發(fā)生日期金額（元）費(fèi)用事由備注1辦公費(fèi)2024-03-10580.00采購(gòu)簽字筆、筆記本、文件夾含普票3張2差旅費(fèi)2024-03-151,200.00出差北京參加客戶會(huì)議，高鐵票附出差審批單（編號(hào)XC20240305）（四）第三步：整理附件（票據(jù)與證明材料齊全）票據(jù)粘貼：將所有原始票據(jù)按費(fèi)用類別分類，整齊粘貼在“附件粘貼單”上（票據(jù)右上角對(duì)齊，不得遮擋發(fā)票代碼、金額、稅號(hào)等信息）；附件清單：在“附件清單”欄填寫附件數(shù)量及類型（如“附件1：發(fā)票5張，附件2：出差審批單1份”），并在“附件張數(shù)”處填寫總張數(shù)；特殊情況說(shuō)明：若票據(jù)無(wú)法清晰反映業(yè)務(wù)（如一批混合采購(gòu)的辦公用品），需另附《費(fèi)用明細(xì)說(shuō)明》（加蓋部門公章）。（五）第四步：提交審批（按流程逐級(jí)簽字）部門負(fù)責(zé)人審核：申請(qǐng)人將填寫完整的申請(qǐng)單及附件提交至部門負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人審核費(fèi)用真實(shí)性、合理性，簽字并注明日期；財(cái)務(wù)部審核：部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)專員審核票據(jù)合規(guī)性、填寫完整性、金額準(zhǔn)確性，若發(fā)覺(jué)問(wèn)題，當(dāng)場(chǎng)退回修改；總經(jīng)理審批：?jiǎn)喂P報(bào)銷金額超5000元或特殊費(fèi)用（如大額招待費(fèi)），需經(jīng)總經(jīng)理簽字審批；財(cái)務(wù)付款：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部于5個(gè)工作日內(nèi)將款項(xiàng)支付至申請(qǐng)人工資卡（需在申請(qǐng)單填寫“收款賬戶信息”：戶名、開戶行、卡號(hào)）。三、財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)單模板（標(biāo)準(zhǔn)版）財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)單基本信息申請(qǐng)人*工號(hào)：_________所在部門___________聯(lián)系電話___________報(bào)銷日期_______年_月_日?qǐng)?bào)銷周期_______年_月_日至_______年_月_日費(fèi)用合計(jì)（小寫）￥_________元費(fèi)用合計(jì)（大寫）______________________________元整費(fèi)用明細(xì)序號(hào)費(fèi)用類別—————-123……附件信息附件清單附件1：_________張，附件2：_________份，附件3：_________附件張數(shù)共_________張審批流程部門負(fù)責(zé)人審核簽字：_________日期：_________財(cái)務(wù)部審核簽字：_________日期：_________總經(jīng)理審批（≥5000元）簽字：_________日期：_________財(cái)務(wù)付款確認(rèn)簽字：_________日期：_________收款賬戶信息戶名___________開戶行___________銀行卡號(hào)___________四、填寫易錯(cuò)點(diǎn)與合規(guī)提醒（一）票據(jù)合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)禁止無(wú)效票據(jù)：過(guò)期發(fā)票（發(fā)票日期超過(guò)1年）、抬頭錯(cuò)誤（非公司全稱）、印章模糊（無(wú)發(fā)票專用章或稅務(wù)監(jiān)制章）的票據(jù)一律不予報(bào)銷；電子發(fā)票管理：電子發(fā)票需打印紙質(zhì)版，每張發(fā)票右上角手寫“已報(bào)銷+日期”，避免重復(fù)報(bào)銷（財(cái)務(wù)部通過(guò)發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)核驗(yàn)）；連號(hào)發(fā)票處理：同一批次取得的連號(hào)發(fā)票（如辦公用品），需按序號(hào)逐項(xiàng)填寫明細(xì)，不可合并填寫“一批辦公用品”。（二）填寫完整性要求必填項(xiàng)不可空缺：申請(qǐng)人、部門、報(bào)銷日期、費(fèi)用合計(jì)（大小寫）、費(fèi)用事由為必填項(xiàng)，遺漏任何一項(xiàng)均退回修改；金額一致性：費(fèi)用合計(jì)小寫金額需與明細(xì)欄金額總和一致，大寫金額需與小寫金額對(duì)應(yīng)（如小寫“1000.00”，大寫需為“壹仟元整”，不可寫“一千元”）；事由描述清晰：避免模糊表述（如“辦公費(fèi)”“餐費(fèi)”），需具體到“購(gòu)買物品”“招待客戶，用于項(xiàng)目洽談”。（三）審批流程與時(shí)效越級(jí)審批無(wú)效：未經(jīng)部門負(fù)責(zé)人直接提交至財(cái)務(wù)部的申請(qǐng)單，財(cái)務(wù)部有權(quán)退回；超期報(bào)銷處理：費(fèi)用發(fā)生超過(guò)1個(gè)月未報(bào)銷，需提交《超期報(bào)銷說(shuō)明》（部門負(fù)責(zé)人簽字+總經(jīng)理審批），財(cái)務(wù)部根據(jù)情況審核；大額費(fèi)用提前報(bào)備：?jiǎn)喂P費(fèi)用預(yù)估超1萬(wàn)元，需提前3個(gè)工作日向財(cái)務(wù)部提交《費(fèi)用預(yù)申請(qǐng)》，明確用途、預(yù)算及審批進(jìn)度。（四）特殊情況處理境外費(fèi)用報(bào)銷：境外消費(fèi)需取得當(dāng)?shù)卣?guī)票據(jù)，并附匯率換算說(shuō)明（以報(bào)銷當(dāng)日中國(guó)銀行外匯牌價(jià)為準(zhǔn)），超過(guò)5000元需附《境外費(fèi)用審批單》；個(gè)人墊付費(fèi)用：因公墊付的出租車費(fèi)、通訊費(fèi)等，需在費(fèi)用發(fā)生后10個(gè)工作日