糧食采購合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司糧食采購合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、子公司在糧食采購活動(dòng)中簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和對(duì)方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.采購部門在簽訂合同前，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的主體資格進(jìn)行審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、食品生產(chǎn)許可證或食品經(jīng)營許可證等相關(guān)資質(zhì)證書。2.審查供應(yīng)商的經(jīng)營范圍是否包含糧食采購業(yè)務(wù)，是否具有良好的商業(yè)信譽(yù)和履約能力。3.對(duì)于新合作的供應(yīng)商，應(yīng)要求其提供法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)文件。（二）合同條款擬定1.采購部門應(yīng)根據(jù)糧食采購的實(shí)際情況，擬定詳細(xì)、明確、合法的合同條款。合同條款應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式；糧食的品種、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式等；包裝要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法；付款方式、付款時(shí)間；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。2.合同條款應(yīng)避免使用模糊、歧義、容易引起糾紛的語言，確保合同條款的準(zhǔn)確性和可操作性。（三）合同審批1.合同擬定后，采購部門應(yīng)將合同文本提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同符合法律法規(guī)的要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.經(jīng)法務(wù)部門審查通過的合同，采購部門應(yīng)將合同文本提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)從財(cái)務(wù)角度對(duì)合同條款進(jìn)行審核，包括付款方式、付款時(shí)間、價(jià)格條款等，確保合同的財(cái)務(wù)條款合理、可行。3.合同文本經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，采購部門應(yīng)將合同提交至公司管理層進(jìn)行審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營方針、戰(zhàn)略目標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn)承受能力，對(duì)合同進(jìn)行審批。4.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，公司應(yīng)成立專門的合同評(píng)審小組進(jìn)行評(píng)審。合同評(píng)審小組應(yīng)由采購部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，對(duì)合同的合法性、合理性、可行性進(jìn)行全面評(píng)審。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂書面合同。合同應(yīng)由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。2.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲(chǔ)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同約定履行各自的職責(zé)。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底。合同交底的內(nèi)容應(yīng)包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限、違約責(zé)任等。2.通過合同交底，使參與合同履行的人員了解合同的基本情況，明確各自的職責(zé)和義務(wù)，確保合同的順利履行。（二）供應(yīng)商管理1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、合同履行情況等進(jìn)行記錄和管理。2.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如暫停合作、取消合作資格等。3.加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對(duì)于供應(yīng)商提出的合理要求，應(yīng)積極予以回應(yīng)和解決；對(duì)于供應(yīng)商的不合理要求，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行溝通和協(xié)商，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（三）糧食驗(yàn)收1.倉儲(chǔ)部門應(yīng)按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)采購的糧食進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括糧食的品種、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等方面。2.驗(yàn)收合格的糧食，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的糧食，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。如因供應(yīng)商原因?qū)е录Z食不合格，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（四）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和付款時(shí)間，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和金額，防范預(yù)付款風(fēng)險(xiǎn)。在支付預(yù)付款前，應(yīng)要求供應(yīng)商提供相應(yīng)的擔(dān)保或保證措施。3.對(duì)于貨到付款的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到倉儲(chǔ)部門出具的驗(yàn)收合格證明后，按照合同約定及時(shí)支付貨款。4.對(duì)于分期付款的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的分期支付時(shí)間和金額，及時(shí)辦理付款手續(xù)。在每次付款前，應(yīng)審核供應(yīng)商的履約情況，確保供應(yīng)商按照合同約定履行了相應(yīng)的義務(wù)。四、合同變更管理（一）變更情形1.在合同履行過程中，如因市場(chǎng)行情變化、政策調(diào)整、不可抗力等原因，需要對(duì)合同條款進(jìn)行變更的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、變更的原因、變更后的合同條款等，并由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，加蓋雙方單位公章或合同專用章。（二）變更審批1.合同變更協(xié)議擬定后，采購部門應(yīng)按照合同審批程序，將變更協(xié)議提交至法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)變更協(xié)議進(jìn)行審查，確保變更協(xié)議符合法律法規(guī)的要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.經(jīng)法務(wù)部門審查通過的變更協(xié)議，采購部門應(yīng)將變更協(xié)議提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)從財(cái)務(wù)角度對(duì)變更協(xié)議進(jìn)行審核，包括變更后的價(jià)格條款、付款方式、付款時(shí)間等，確保變更后的財(cái)務(wù)條款合理、可行。3.變更協(xié)議經(jīng)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門審核通過后，采購部門應(yīng)將變更協(xié)議提交至公司管理層進(jìn)行審批。公司管理層應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營方針、戰(zhàn)略目標(biāo)和風(fēng)險(xiǎn)承受能力，對(duì)變更協(xié)議進(jìn)行審批。（三）變更執(zhí)行1.合同變更協(xié)議經(jīng)審批通過后，合同雙方應(yīng)按照變更協(xié)議的約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門按照變更后的合同約定履行各自的職責(zé)。2.在合同變更執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或糾紛，合同雙方應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行期限屆滿，雙方當(dāng)事人按照合同約定履行完畢各自的義務(wù)，合同自然終止。2.合同履行過程中，因不可抗力、政策調(diào)整等原因，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的，合同可以提前終止。3.合同履行過程中，一方當(dāng)事人嚴(yán)重違反合同約定，另一方當(dāng)事人有權(quán)解除合同，合同提前終止。4.合同履行過程中，雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，可以提前終止合同。（二）終止程序1.合同終止前，合同雙方應(yīng)進(jìn)行結(jié)算和清理。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商核對(duì)貨款、貨物數(shù)量等，確保雙方的債權(quán)債務(wù)清晰。2.合同終止后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同終止情況通知相關(guān)部門，如法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、倉儲(chǔ)部門等。3.對(duì)于因合同終止產(chǎn)生的文件、資料等，采購部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔，妥善保管。（三）后續(xù)事項(xiàng)處理1.合同終止后，如因合同履行過程中產(chǎn)生的糾紛或爭(zhēng)議，合同雙方應(yīng)按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式進(jìn)行處理。2.對(duì)于合同終止后可能涉及的售后服務(wù)、質(zhì)量保證等問題，合同雙方應(yīng)按照合同約定或協(xié)商一致的原則進(jìn)行處理。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同檔案的收集工作。在合同簽訂、履行、變更、終止等過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件、資料，如合同文本、審批文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證、變更協(xié)議、終止協(xié)議等，均應(yīng)及時(shí)收集整理。2.合同檔案收集應(yīng)確保文件、資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏或丟失重要文件。（二）檔案整理1.采購部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括文件分類、編號(hào)、裝訂、編目等。2.合同檔案應(yīng)按照合同類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，便于查閱和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管在公司指定的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止檔案損壞或丟失。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保檔案的保管情況良好。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案保管部門查閱。2.檔案保管部門應(yīng)按照檔案查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的合同檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。3.涉及公司商業(yè)秘密或機(jī)密信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)糧食采購合同管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)