粵式餐廳采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)粵式餐廳采購管理，規(guī)范采購行為，確保食材質(zhì)量，控制采購成本，提高餐廳經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本粵式餐廳所有食材、調(diào)料、餐具及相關(guān)物資的采購活動(dòng)。（三）基本原則1.質(zhì)量第一原則：采購的物資必須符合國(guó)家相關(guān)食品安全標(biāo)準(zhǔn)和粵式菜品制作要求，確保為顧客提供安全、優(yōu)質(zhì)的餐飲產(chǎn)品。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高餐廳的盈利能力。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)餐廳和供應(yīng)商的合法權(quán)益，杜絕不正當(dāng)交易。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，嚴(yán)格履行采購合同。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置設(shè)立獨(dú)立的采購部門，配備專業(yè)的采購人員，負(fù)責(zé)餐廳各類物資的采購工作。（二）采購人員職責(zé)1.采購計(jì)劃制定根據(jù)餐廳的經(jīng)營(yíng)狀況、庫存情況和菜品銷售趨勢(shì)，定期制定采購計(jì)劃，明確采購物資的種類、數(shù)量、規(guī)格和采購時(shí)間。與廚房、倉庫等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保采購計(jì)劃的合理性和準(zhǔn)確性。2.供應(yīng)商選擇與管理廣泛收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和篩選。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商保持長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，淘汰不合格供應(yīng)商。3.采購實(shí)施按照采購計(jì)劃，通過招標(biāo)、詢價(jià)、議價(jià)等方式選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保采購物資的質(zhì)量和價(jià)格優(yōu)勢(shì)。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.采購成本控制運(yùn)用市場(chǎng)調(diào)研、成本分析等方法，合理控制采購價(jià)格，降低采購成本。與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭(zhēng)取更有利的采購條件，如批量折扣、延長(zhǎng)付款期限等。定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析和總結(jié)，提出改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化采購成本。5.質(zhì)量檢驗(yàn)與驗(yàn)收協(xié)助質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。參與采購物資的驗(yàn)收工作，核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購合同一致，對(duì)不合格物資及時(shí)辦理退貨或換貨手續(xù)。6.信息管理及時(shí)收集、整理和更新采購相關(guān)信息，包括供應(yīng)商信息、采購訂單執(zhí)行情況、采購成本等，為餐廳管理層提供決策支持。定期向上級(jí)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，提出工作建議和存在的問題。（三）其他部門職責(zé)1.廚房部門根據(jù)餐廳的經(jīng)營(yíng)需求，提供食材的使用量和質(zhì)量要求，協(xié)助采購部門制定采購計(jì)劃。對(duì)采購回來的食材進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，及時(shí)反饋食材質(zhì)量問題。2.倉庫部門負(fù)責(zé)采購物資的入庫、存儲(chǔ)和發(fā)放管理，定期盤點(diǎn)庫存，提供庫存信息，協(xié)助采購部門控制庫存水平。對(duì)入庫物資進(jìn)行驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知采購部門處理。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同和付款申請(qǐng)，確保采購資金的合理使用和支付安全。對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.廚房部門根據(jù)每日食材消耗情況和菜品預(yù)訂情況，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出所需采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.《采購申請(qǐng)表》經(jīng)廚房主管審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購物資的必要性、合理性進(jìn)行審核。2.對(duì)于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，采購部門需將《采購申請(qǐng)表》提交至餐廳經(jīng)理審批。餐廳經(jīng)理根據(jù)餐廳的經(jīng)營(yíng)狀況、資金預(yù)算等因素進(jìn)行審批，審批通過后交采購部門執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與采購1.采購人員根據(jù)采購審批后的《采購申請(qǐng)表》，在已建立的供應(yīng)商檔案中選擇合適的供應(yīng)商。2.通過招標(biāo)、詢價(jià)、議價(jià)等方式與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，確定采購價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款。3.如采購物資為生鮮食材，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)地證明、檢驗(yàn)檢疫報(bào)告等相關(guān)資料，確保食材的質(zhì)量安全。4.與供應(yīng)商簽訂采購合同，并將采購合同副本交財(cái)務(wù)部門備案。（四）采購訂單下達(dá)1.采購人員根據(jù)與供應(yīng)商達(dá)成的協(xié)議，下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。2.將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。（五）物資驗(yàn)收1.采購物資到貨前，倉庫部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。2.物資到貨時(shí)，采購人員、倉庫驗(yàn)收人員和質(zhì)量檢驗(yàn)人員共同對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同一致。3.如發(fā)現(xiàn)物資存在數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫《物資驗(yàn)收不合格報(bào)告》，并通知采購人員與供應(yīng)商協(xié)商解決。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)負(fù)責(zé)補(bǔ)貨、換貨或退貨。（六）入庫與付款1.驗(yàn)收合格的物資由倉庫部門辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，并將物資存放至指定倉庫位置。2.采購人員根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，附上采購發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門審核。3.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。四、采購質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.采購部門應(yīng)會(huì)同廚房、質(zhì)量檢驗(yàn)等部門，根據(jù)國(guó)家食品安全標(biāo)準(zhǔn)和粵式菜品制作要求，制定各類采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物資的品種、規(guī)格、等級(jí)、外觀、口感、理化指標(biāo)等具體要求。（二）供應(yīng)商質(zhì)量管理1.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)加工環(huán)境、質(zhì)量管理體系、人員資質(zhì)等情況，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定供應(yīng)合格物資的能力。2.要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、認(rèn)證證書等相關(guān)資料，作為質(zhì)量審核的依據(jù)。3.定期對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商多次出現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)終止合作關(guān)系。（三）采購過程質(zhì)量控制1.采購人員在采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)商和采購物資，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。2.對(duì)于易腐壞、易變質(zhì)的食材，應(yīng)要求供應(yīng)商采取適當(dāng)?shù)谋ｕr、冷藏措施，確保食材在運(yùn)輸和儲(chǔ)存過程中的質(zhì)量安全。3.在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)采購物資的質(zhì)量檢驗(yàn)，嚴(yán)格把關(guān)，杜絕不合格物資入庫。五、采購成本控制（一）成本預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)餐廳的經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括各類物資的采購金額、采購數(shù)量、采購單價(jià)等明細(xì)項(xiàng)目。2.將采購成本預(yù)算提交至財(cái)務(wù)部門審核，經(jīng)餐廳管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）采購價(jià)格控制1.定期收集市場(chǎng)價(jià)格信息，了解各類物資的價(jià)格動(dòng)態(tài)，為采購價(jià)格談判提供參考依據(jù)。2.采用招標(biāo)、詢價(jià)、議價(jià)等多種采購方式，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，促使供應(yīng)商降低價(jià)格。3.與供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，通過批量采購、穩(wěn)定訂單等方式爭(zhēng)取更有利的采購價(jià)格。（三）采購費(fèi)用控制1.合理選擇采購運(yùn)輸方式，降低運(yùn)輸成本。對(duì)于批量較大的物資，可采用整車運(yùn)輸或與其他餐廳聯(lián)合采購的方式，降低運(yùn)輸費(fèi)用。2.控制采購過程中的其他費(fèi)用支出，如差旅費(fèi)、通訊費(fèi)等，嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）成本分析與考核1.定期對(duì)采購成本進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算執(zhí)行情況，找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題。2.建立采購成本考核制度，對(duì)采購人員的成本控制績(jī)效進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤，激勵(lì)采購人員積極控制采購成本。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購人員應(yīng)在采購訂單下達(dá)后及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保合同條款明確、具體、合法有效。2.采購合同應(yīng)包括以下主要條款：物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等。（二）合同執(zhí)行與跟蹤1.采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.如供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為，采購人員應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）合同變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因市場(chǎng)變化、餐廳經(jīng)營(yíng)調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面的合同變更協(xié)議。2.如因不可抗力或其他合法原因需要解除采購合同，采購人員應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)辦理解除手續(xù)，并及時(shí)通知相關(guān)部門。（四）合同歸檔采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)將合同副本交財(cái)務(wù)部門備案，并將合同原件整理歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)附件、往來函件等資料，以便日后查閱和追溯。七、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析各類風(fēng)險(xiǎn)可能對(duì)餐廳采購活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)造成的影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和價(jià)格監(jiān)測(cè)，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理安排采購計(jì)劃，避免因市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)造成采購成本增加。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，雙方可協(xié)商調(diào)整采購價(jià)格。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和質(zhì)量管理，建立健全質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收制度，確保采購物資的質(zhì)量安全。購買貨物運(yùn)輸保險(xiǎn)，降低因自然災(zāi)害、運(yùn)輸事故等原因?qū)е挛镔Y損失的風(fēng)險(xiǎn)。3.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低因供應(yīng)商違約、停產(chǎn)等原因?qū)е鹿?yīng)中斷的風(fēng)險(xiǎn)。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和控制。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)簽訂詳細(xì)、規(guī)范的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免合同糾紛。在合同履行過程中，加強(qiáng)對(duì)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)采購人員應(yīng)熟悉國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和政策，確保采購活動(dòng)合法合規(guī)。在采購合同簽